Особенности оформления искового заявления

Людям довольно часто приходится обращаться в судебные органы для решения разного рода проблем. Для всех этих ситуаций необходимо составлять отдельное заявление.. Итак, исковое заявление оформляют в качестве документа письменного типа. Во время составления иска не стоит писать сокращениями, то есть все слова должны быть составлены в полной форме. На верхней границе документа нужно написать название судебного органа, куда отправляется документ. После указывается ФИО и адрес проживания истца. Там же следует указать ФИО ответчика и третьих лиц. Не забудьте также отметить, где они проживают. В ситуациях, где принимает участие организация, обязательно укажите ее адрес расположения и наименование, включая тип организации. В шапке иска необходимо представить его цену, определяемую как сумма всех требований. В основной текстовой части документа указывается его наименование. Далее по тексту описывается суть проблемы и все причины ее возникновения – например, с чем именно связано нарушение ваших прав и законных интересов. Лучше всего, если иск будет изложен в спокойном и нейтральном тоне, так как излишне эмоциональный текст будет слишком трудно изучать. При написании оперируйте фактами, чтобы их можно было подтвердить в судебном процессе заранее подготовленными доказательствами.

43.Виды обращений граждан

Под обращением гражданина понимаются направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные:

Предложение — рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критику деятельности указанных органов и должностных лиц;

Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Указанные действия граждан регламентируются:

- Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» № 59-ФЗ от 02.05.2006 г.

- Федеральным законом «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» № 8-ФЗ от 09.02.2009г..

44.Требования, предъявляемые к письменным обращениям граждан

1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает наименование органа местного самоуправления, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

2. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

45.Порядок рассмотрения обращений

Обращение, поступившее в орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральными законами.

Орган местного самоуправления, их должностные лица, которым направлено обращение вправе не рассматривать обращения если:

- в обращении не указаны фамилия обратившегося гражданина и почтовый адрес для ответа;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу; по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну

46.Прием и первичная обработка входящих документов

Операция в основном техническая.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку. При получении документов с пометой "Срочно" проставляется время получения. Документы, полученные работниками при командировках, в других организациях и от посетителей, должны также передаваться в группу первичной обработки.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса так же проверяется как общее количество полученных страниц,соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте.

Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учётного порядкового номера. Кроме того в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учётный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.

Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих документов, является проставление отметки о поступлении только на документах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику

Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическимштемпелевателем.

Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс как правило выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают ксерокопию.

В последнее время получили распространение факсимильные аппараты, позволяющие получать документы на обычной бумаге и следовательно не нуждающиеся в копировании.

Аналогично проблема решается при получении факсимильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом и последующей, при необходимости, распечаткой факсов на обычном принтере.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

47.Прием и обработка исходящих документов

Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно или секретарем и состоит из следующих этапов:

- составление чернового документа;

- подготовка проекта документа;

- его согласование (визирование);

- удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);

- отправка документа адресату;

- подшивка копии-отпуска в дело.

Работа с исходящими документами производится по схеме, представленной в примере

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель проводит сбор и обработку необходимой информации, затем составляет черновой документ.

После необходимых консультаций и доработки черновика исполнитель оформляет проект документа, визирует и доводит до сведения всех заинтересованных лиц, которые его тоже визируют.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется «Гриф согласования».

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Первая страница документа оформляется на бланке, последующие и копия-отпуск - на стандартных листах бумаги.

Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на подпись руководителю.

После подписания двух экземпляров проставляется дата подписания документа, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату.

48.Передача документов внутри организации

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

49.Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация - фиксация факта получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах. Регистрация документа - "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация - основа информационно-поисковой системы (ИПС) организации.

Основными целями регистрации являются справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов. Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте. Если документ зарегистрирован службой ДОУ, в структурном подразделении он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.

Отдельные регистрационные массивы образуют (т.е. регистрируются со своими порядковыми номерами) входящие документы, исходящие документы и каждый вид (разновидность) внутренних документов.

Порядковые регистрационные номера обновляются в начале каждого года. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Приложения к документам отдельно не регистрируются.

Существует три вида регистрационных форм: журнал регистрации, регистрационно-контрольная карточка и компьютерные системы регистрации и контроля исполнения документов ("системы электронного документооборота").

Контроль за исполнением документов – одна из важнейших задач службы делопроизводства, канцелярии или общего отдела

Если в организации введена система электронного документооборота…

Самым удобным способом является автоматический контроль, осуществляемый системой электронного документооборота. Если в организации она имеется, то срок при наложении резолюции проставляет руководство или сотрудник службы делопроизводства. При этом, не имеет значения поступил документ в бумажном виде или электронном, так как регистрационная карточка (РК) все равно будет в электронном.

Если документ поступил в бумажном виде,

РК распечатывается и прикладывается к документу. Затем под роспись в карточке документ передается исполнителю. На самой РК и/или документе может ставится отметка о контроле буквой «К», словом «Контроль» или штамп «контроль» (ГОСТ Р 6.30-2003). Но это не обязательно, если срок установлен в электронном виде.

Затем при приближении сроков исполнения документа система будет автоматически рассылать напоминание об истечении сроков в электронный ящик непосредственному исполнителю (начальнику отдела, делопроизводителю - в зависимости от настроек).

Система электронного документооборота также имеет функцию автоматического контроля за исполнением. По каждому приказу, распоряжению, протоколу в РК можно внести необходимое количество задач по каждому пункту, в которых устанавливается срок. После этого каждая задача направляется в электронный ящик непосредственного исполнителя.

Если в организации нет системы электронного документооборота…

Сотрудник службы делопроизводства прикладывает РК к документу, проставляет отметку «Контроль», если установлен срок исполнения по данному документа. Затем сотрудник передает документ исполнителю под роспись в РК, фиксирует у себя в специальном журнале (блокноте) номер документа, отдел, которому документ направлен, срок исполнения.

Ежедневно ответственный за исполнительскую дисциплину должен напоминать посредством телефона или других средств связи исполнителям или делопроизводителям в структурных подразделениях о приближающихся сроках исполнения документа.

Пример резолюции с контрольным сроком исполнения:

Карасевой З.И.

Для исполнения

Срок - 27.10.2014

Как продлить срок исполнения документа?

С помощью служебной записки от начальника структурного подразделения на имя заместителя/руководителя (как правило, того, кто наложил резолюцию) с указанием причин неисполнения документа в срок (в связи с тем, что материалы из Министерства экологии не поступили к указанному сроку, просим продлить срок исполнения документа до 20.12.2014).

Если документ не исполнен вовремя…

Служба делопроизводства обязана потребовать объяснительную записку от начальника структурного подразделения, который являлся ответственным за исполнение документа, с объяснением причины несвоевременного исполнения документа. Затем общий отдел доводит все материалы до руководства. В зависимости от масштабов ущерба руководство принимает решение о мере наказания.

Как документ снимается с контроля?

В регистрационной базе или на регистрационных карточках фиксируется ход исполнения документа: выполненные мероприятия, дата и номер подготовленного документа (проведено совещание 10.08.2014, направлен документ от 22.09.2014 № 05-08/256).

50.Формы регистрации документов

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации документов:

журнальная;

карточная;

автоматизированная.

Журнальная форма

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная форма

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Автоматизированная форма

Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

51.Понятие номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Назначение номенклатуры дел:

- распределение исполненных документов в дела;

- систематизация и учет дел;

- закрепление индексов дел;

- установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- является основой для составления актов на уничтожение дел;

- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

52.Виды номенклатуры дел

Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и конкретные (индивидуальные).

Типовая номенклатура дел:

- является нормативным документом;

- содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы однородных по характеру деятельности и структуре организаций;

- устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли;

- применяется без внесения изменений в заголовки дел, конкретизируя только наименования организаций и отделов.

Примерная номенклатура дел:

- устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но различных по структуре организаций;

- носит рекомендательный характер;

- допускается исключение дел, которые не образуются в деятельности конкретной организации, и добавление новых с указанием их индекса.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств, утверждаются их руководителями и служат пособиями для составления конкретных номенклатур дел.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями при составлении индивидуальных (конкретных) номенклатур дел для организаций, входящих в данную единую сеть.

Каждая организация, учреждение, предприятие должны иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

53.Структура номенклатуры организации

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Для разработки индивидуальной номенклатуры дел необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности. Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений, или (при отсутствии структурных подразделений) направлениям деятельности, или должностям руководителей и специалистов.Документы общественных органов включаются в номенклатуру как самостоятельный раздел.Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется индекс.Первым разделом указывают службу ДОУ (документационное обеспечение управления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01 - служба ДОУ, 02 - финансовый отдел, 03 - плановый отдел, 04 - служба персонала и т. д.Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 - дирекция, 02 - учебная работа, 03 - учебно-воспитательная работа, 04 - производственная практика, 05 - физическое воспитание и т. д.Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов.Например: 01 - генеральный директор, 02 - заместитель генерального директора, 03 - коммерческий директор и т. д.Составляется номенклатура дел на общем бланке организации по установленной форме

54.Формирование дел

Формированием дела называется группирование исполненных документов в

депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри

дела.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие

дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента

появления в нем первого исполненного документа.

Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так

как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое

названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-

скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение

и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение

документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек

дел.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела.

От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит

время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными

принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными

являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный.

Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип,

согласно которому документы располагают в делах в логической

последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация

совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов,

названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-

территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий,

поощрениях".

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие

порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и

т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в

дополнение к личному листку по учету кадров.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел

следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий

документов:

• в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а

также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в

соответствии с требованиями государственных стандартов и других

нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно

проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз,

индекса, дат, отметок и т.д.;

• в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики,

размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут

составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых

есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в

отдельные дела;

• в дела группируются документы одного календарного года, за

исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои

особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего

периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных

комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений

формируется в дела по учебным годам;

• документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним

приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой

объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет

примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома.

Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле

значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку

документов к последующему хранению и использованию.

55.Правовая и нормативная основа проведения экспертизы ценности документов

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации. Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности.

Экспертиза ценности документов организации проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК), которая создается приказом руководителя организации. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются, протоколы утверждаются руководителем организации. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, другими нормативными документами.

ЭК организации изучает документы с целью их отбора для хранения в архиве или уничтожения, если срок хранения документов истек.

В организациях экспертиза ценности проводится при составлении номенклатур дел, когда заранее определяется срок хранения документов; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены.

56.Внутренняя опись документов.

Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, который содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела.

Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе.

Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. В том случае если дело переплетено или подшито без бланка внутреннее описи, то она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела.

В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами и в листе-заверителе дела указываются через знак "+".

Правила заполнения внутренней описи документов дела

Порядковый номер

Указывается порядковый номер документа в деле.

Индекс документа

Индекс документа – это регистрационный номер документа (если такового нет, то во внутренней описи делается пометка б/н).

Дата документа

В графе проставляется дата регистрации документа или дата подписи документа (если документ не был зарегистрирован).

Заголовок документа

Заголовок документа включает в себя краткое содержание документа.

Номера листов

Нужно указать номера листов документа.

Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.

Итоговая запись

В конце описи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов. Указывается количество листов внутренней описи.

57.Передача дел в архив

В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям (раздел 4 настоящего Порядка).

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии с настоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

Дела сроком хранения до 10-ти лет включительно хранятся службой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче в архив для уничтожения в установленном порядке.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения организации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.