Формы подготовки и реализации управленческих решений

При подготовке УР перед руководителем стоит за­дача выбора форм его представления (приказ, распоря­жение, соглашение и др.). Каждая форма имеет опреде­ленные особенности и юридический статус.

Акт – решение широкого круга государственных и общественных организаций. Акт может быть международ­ным (о передаче чего-либо в собственность).

Акцепт – решение о приеме предложения о заключе­нии сделки на предложенных в оферте условиях. Акцепт – это вторая сторона контракта
(первая – оферта).

Бюллетень – решение руководителя о кратком сооб­щении (оповещении) подчиненных по поводу событий, имеющих общественное значение.

Декларация – торжественное программное заявление руководителя.

Договор – решение о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств в коммерческих и некоммерческих сферах деятельности (например, дого­вор о портфельных инвестициях, договор кооперации с зарубежным производителем, учредительный договор о создании компании).

Закон – решение высшей государственной власти, имеющий общеобязательный и непреложный характер (Конституция страны, Закон о несостоятельности (бан­кротстве), Закон об акционерных обществах).

Заявление – официальное сообщение руководителя высшего ранга.

Изменение – решение о коренных переменах в какой-либо деятельности.

Инструкция – решение, устанавливающее порядок и способ выполнения каких-либо действий (например, ин­струкция по составлению бизнес-плана, инструкция по работе с персоналом, должностная инструкция начальни­ка бюро технического контроля цеха). Кодекс – свод законов.

Контракт – решение, обычно коммерческого характе­ра, о проведении совместных работ с указанием взаим­ных прав и обязательствах. Контракт является подвидом соглашения (например, контракт на поставку компьюте­ров, брачный контракт, контракт купли-продажи).

Концепция – система взглядов руководителя, отражен­ная в каком-либо документе.

Модель какого-либо процесса или явления – реше­ние, включающее набор определенных элементов и свя­зей, который с заданной точностью воспроизводит реак­ции реального процесса или явления на входные воздей­ствия. Например, модель завода включает:

- справочные данные (полные данные о потенциаль­ных поставщиках и их продукции);

- имитационную модель организации;

- методики экономического расчета и прогнозирования;

- информацию о решениях в аналогичных ситуаци­ях других организаций и о реальных полученных при этом результатах;

- набор законодательных актов и др.

Норма – порядок действия в какой-либо области (нор­ма права, норма поведения, норма отношений, узаконен­ных государством, отраслью или компанией).

Норматив – организационный, технологический, эко­номический, социальный показатель норм, в соответ­ствии с которыми осуществляется деятельность.

Обзор – сжатое сообщение о каких-либо процессах или явлениях (например, обзор информации о рыках сбыта, обзор деятельности компании за 10 лет).

Оферта – решение, обычно коммерческого характе­ра, о предложении конкретному или любому лицу заклю­чить сделку на указанных условиях. Оферта является од­ной стороной контракта (например, оферта на оптовые закупки холодильников марки «ЗИЛ», оферта на оптовую продажу маргарина).

Перечень – сообщение, классифицированное по ка­кому-либо порядку (например, перечень мероприятий по совершенствованию деятельности компании, перечень конкурентных преимуществ новой продукции).

План – решение, отражающее цели и конкретные за­дачи деятельности, средства, методы и время их реали­зации (бизнес-план, план мероприятий по реформирова­нию и реструктуризации компании).

Положение – решение, представляющее набор зако­нов, правил и инструкций, регламентирующих какую-либо деятельность (например, положение о главном ин­женере, положение об отделе стандартизации и нормали­зации, положение об отделе внешних сношений).

Порядок (распорядок) – документ о целесообразном расположении объектов для правильной налаженной де­ятельности.

Постановление – правовой акт, выпускаемый органом государственной власти. К этим органам относятся: Со­вет Федерации, Государственная Дума, правительство РФ, руководители федеральных органов власти, органов местного самоуправления. Обычно статус постановления выше статуса приказа (например, постановление собра­ния акционеров, постановление губернатора Московской области).

Правила – решение, учитывающее традиции органи­зации и представляющее набор устоявшихся норм пове­дения и деятельности определенных групп работников, предлагаемых для исполнения (например, правила внут­реннего распорядка, правила дорожного движения, пра­вила Международного морского комитета для электрон­ных коносаментов).

Прейскурант – справочник, включающий цены, тари­фы на товары и услуги.

Пресс-релиз – специальные бюллетени для срочной о публикации в средствах массовой информации. Формируется правительственными учреждениями, международными организациями и пресс-бюро.

Приказ (письменный или устный) – решение руководителя, облеченного властью в организации или крупном подразделении. Он обязателен для исполнения его подчинёнными и может готовиться по вопросам, входя­щим в компетенцию руководителя.

Приказ – это норма­тивный документ, который должен храниться в архиве, он может быть обжалован в более высоких управленческих инстанциях или в суде.

Протокол – решение об отражении каких-либо собы­тий (например, протокол прошедшего собрания, дипло­матический протокол).

Распоряжение – решение руководителя, не наделен­ного административными функциями. Распоряжение обычно касается вопросов технологии, организации тру­да и техники безопасности. Оно обязательно для исполнения непосредственными подчиненными руководителя. Обжаловать решение можно у линейного руководителя данного подразделения или организации.

Соглашение – решение, формирующее общую пози­тивную инфраструктуру для какой-либо деятельности, например, соглашение о намерениях, соглашение между РФ и США об избежании двойного налогообложения, соглашение о разделе рынков сбыта, соглашение о кво­тах на экспорт нефти странами ОПЕК.

Указ – решение главы государства, утвержденное пар­ламентом, например, Указ Президента РФ, утвержден­ный Думой РФ. Указ имеет силу закона.

Указание – решение, носящее методический, техно­логический характер. Указание реализуется в форме на­ставления или разъяснения.

Устав – набор правил, регулирующих деятельность каких-либо организаций, установленный государствен­ными, международными или общественными организа­циями.

При реализации УР перед руководителем стоит задача выбора форм его доведения до исполнителя (предписание, совет, разъяснение и др.). Каждая форма имеет определенные особенности и юридический статус.

Выписка – законченный фрагмент какого-либо доку­мента. Деловая беседа – специально организованная ру­ководителем встреча с подчиненным или группой подчи­ненных для обмена мнениями по заранее оговоренной теме актуальной для компании.

Деловая беседа – специально организованная руково­дителем встреча с подчиненными или группой подчинен­ных для обмена мнениями по заранее оговоренной теме, актуальной для компании.

Деловое слово – твердое решение руководителя, дан­ное подчиненному в устной форме, подкрепленное авто­ритетом руководителя, как среди подчиненных, так и сре­ди вышестоящего руководства.

Деловая игра (тренинг) – специально организованная интенсивная деятельность работников по подготовке и реализации УР на основе имитационных моделей реаль­ных процессов. В процессе деловой игры закрепляются навыки ПРУР за счет многократного повторения одно­типных ситуаций, методов и технологий ПРУР.

Заседание – узкопрофессиональные совещания для решения в основном организационных вопросов (напри­мер, заседание профкома, заседание президиума и т.д.). Информационное письмо – набор уточняющих сведе­ний к договору, соглашению, оферте и т.д., отправляемых заинтересованным лицам.

Рекомендательное письмо – решение авторитетного специалиста поручиться за какого-либо человека, компа­нию или деятельность перед потенциальным или конк­ретным работодателем, поставщиком или потребителем. Личный пример – действия руководителя в среде под­чиненных по заранее подготовленному сценарию для раз­вития у них эффекта подражания авторитетам в технике выполнения УР.

Методика – документ, включающий совокупность методов для профессионального выполнения какой-либо деятельности (например, методика подбора и расстановки кадров).

Наставление – деловая беседа, проводимая руководителем с целью научить, передать опыт для успешного выполнения УР.

Обучение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью дать новые знания или информацию для выполнения какой-либо деятельности.

Отчет – решение специалиста о результатах индиви­дуальной или коллективной проделанной работы по выполнению УР. Отчет может быть письменным и устным. Письмо – текст какого-либо сообщения, посылаемого заинтересованным лицам или организациям.

Предписание – официальное извещение какому-либо должностному лицу об обязательном выполнении приве­денного решения в установленный срок.

Принуждение – деловая беседа, проводимая руково­дителем с целью осознанно заставить работника выпол­нять УР путем угроз или повышенного вознаграждения. Разъяснение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью объяснить, сделать более понятным суть и содержание УР.

Совет – деловая беседа, проводимая руководителем с целью поделиться собственными взглядами по поводу выполнения УР. Совет не является обязательным для испол­нения подчиненным.

Совещание – коллективная деловая беседа, проводи­мая руководителем с целью оперативного доведения до подчиненных конкретных задач, использования коллективного разума, обмена информацией и накопленным опытом для выполнения важных УР.

Сообщение – деловая беседа, проводимая руководи­телем с целью передачи дополнительной информации, необходимой для выполнения УР.

Убеждение – деловая беседа, проводимая руководите­лем с целью добиться у подчиненного требуемых проч­ных взглядов или понятий по содержанию УР для его выполнения (например, убеждение в необходимости соблюдения техники безопасности на рабочем месте).

Условие – отдельный документ или текст в докумен­те, отражающий требования предъявляемые сторонам договора, соглашения (например, условия конкурса на за­мещение вакантной должности).

Для успешного выполнения УР необходимо для каж­дой формы подготовки решения найти соответствующую ей форму реализации.

Форма реализации – это механизм выполнения подготовленного решения. Каждая форма подготовки УР может иметь несколь­ко форм реализации.

- Для акцепта, договора, контракта, оферты, согла­шения и устава – это деловое слово, информационное письмо, отчет, письмо, предписание, совещание, убежде­ние и условие.

- Для инструкции, кодекса, положения, протокола, правила и указания – это деловая беседа, деловое слово, наставление, обучение, принуждение, разъяснения, совет и сообщение.

- Для закона, постановления, приказа, распоряжения и указа – это выписка, заседание, личный пример, ме­тодика, наставление, предписание, принуждение, разъяс­нение, убеждение и условие.

Основные правила оформления документов регламен­тируются в ГОСТ
Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Правила составления документов:

- элементы для эмоционального воздействия на пользователя;

- краткость изложения;

- рациональное сочетание текстов, графиков, таблиц и формул;

- указание срока жизненного цикла документа;

- идентификация документа:

- соответствие документа организационной структу­ре, в которой он обрабатывается:

- соответствие уровня изложения уровню потребителей документа.