Особенности этапов выявления, диагностики и структурирования проблем
Обнаружение и интерпретация проблем
Как показывает анализ специфики деятельности руководителей при решении проблем, особенно слабоструктурированных, наибольшие трудности они испытывают на стадиях выявления, структурирования и диагностики проблемы и стадии проектирования решений.
Сложности, которые испытывают руководители на стадии выявления проблемы, объясняются такими моментами, как:
· отсутствие, неполнота и противоречивость необходимых для выявления проблемы данных;
· невозможность установления нормативов для регистрации проблемы в силу быстрых изменений, происходящих во внешней среде, и постоянной корректировки целей, стоящих перед предприятием.
· в большинстве случаев кризисное состояние предприятия связано не с одной, а с несколькими проблемами;
· показатели, факты или события, с которыми руководители связывают появление проблем, не всегда совпадают с реальными причинами их возникновения.
|
|
· проблемы находятся в сложных взаимодействиях друг с другом.
На стадии структурирования и диагностики проблемы основными факторами, обуславливающими сложность данной стадии, выступают:
· необходимость привлечения дополнительной информации, специалистов различных служб и экспертов;
· что, в свою очередь, ведет к значительным затратам времени и денежных средств.
Фактором, лимитирующим возможности человека на данном этапе, как считает большинство исследователей в области психологии, является ограниченная емкость краткосрочной памяти у людей, что позволяет руководителю рассматривать одновременно лишь 5-7 блоков структурных единиц информации (факторов, причин, элементов проблемы, решений).
Следствием данной гипотезы, получившей название "принципа ограниченной рациональности" Г. Саймона, является необходимость разделения проблем на подпроблемы и дальнейшего обособленного их анализа.
Определенные трудности данной стадии решения проблемы связаны с тем, что ЛПР, диагностирующее проблему, должно хорошо понимать основные факторы и явления, составляющие сущность проблемы, а также их взаимосвязи и возможные тенденции к изменению.
Практика показывает, что руководители отдельных функциональных подсистем, хорошо разбирающиеся в отдельных технических и технологических вопросах, слабо представляют, что происходит в организации в целом и во внешней среде.
Этап выявления проблем и определения степени их критичности является начальным и одним из ключевых этапов процесса решения проблемы, так как от своевременности установления руководителем факта существования той или иной проблемы во многом зависит эффективность ее решения.
|
|
Большинство исследователей в области технологии решения проблем выделяет следующие методывыявления проблемных ситуаций :
· анализ результатов производственно-коммерческой деятельности;
· экспертный опрос руководителей и специалистов;
· привлечение консультантов по управлению для выявления проблем.
Анализ результатов производственно-коммерческой деятельности предприятия, в рамках которого на основе отчетных, плановых и нормативных данных о его состоянии и функционировании устанавливаются отклонения и причины их возникновения для основных технико-экономических показателей, широко используется для выявления проблем и причин их возникновения.
Если методы, построенные на анализе технико-экономических показателей, обеспечивают объективность выявления проблемы и точность оценки степени ее критичности, то методы, базирующиеся на обработке результатов экспертных опросов, несмотря на их субъективность, позволяют эффективно работать с качественной информацией в условиях ее неполноты и недостаточности.
Практическая реализация методов экспертных оценок применительно к проблемным ситуациям осуществляется обычно путем проведения опросов специалистов, что позволяет составить перечень наиболее значимых проблем и рассчитать средние значения балльных оценок, характеризующих степень значимости проблемы или степень достоверности факта существования (несуществования) проблемы.
Привлечение консультантов по управлению для выявления проблем (как и для их решения) оправдано в следующих случаях:
· В областях, в которых использование собственного персонала невозможно, например, для выявления проблем в области управления организацией, или проблем, связанных с персоналом (низкий уровень квалификации, частые конфликты, высокая текучесть кадров, проблема воровства и т.д.)
· В случае, когда решение необходимо принимать быстро, т.е. у руководителя нет времени проработать проблему самому.
· Когда требуется высокая квалификация, а держать высокооплачиваемого специалиста на ставке нецелесообразно.
Более подробно методы выявления проблемных ситуаций будут рассмотрены на практических занятиях.