Анализ контракта

Необходимо разработать и поддерживать в рабочем состоянии документированные процедуры, необходимые для проведения периодического контроля и анализа контрактов, а также для координации этой работы как внутри предприятия - поставщика, так и с заказчиком. Это, в частности, предусматривает:

• ясное техническое задание;
• проверку на соответствие предложений и заказов;
• проверку способностей изготовителя на возможность выполнения технического задания;
• согласование с заказчиком.

Отчеты о просмотрах и анализах контрактов должны вестись на постоянной основе.

Анализ контракта - систематическая деятельность, предпринимаемая предприятием до подписания контракта, чтобы убедиться в том, что требования к качеству точно определены, избавлены от двусмысленности, документально оформлены и могут быть выполнены предприятием (ИСО 8402).

Цель анализа контракта состоит в предупреждении необоснованных требований, которые могут возникнуть у заказчика после постановки продукции на производство. Анализ контракта является обязанностью предприятия, в отдельных случаях он может быть выполнен совместно с заказчиком.

Для российских предприятий деятельность, связанная с анализом контракта, является практически новой, поскольку при командно-административной системе управления хозяйством страны, базировавшейся на централизованном фондовом распределении продукции и жестком закреплении их поставщиков, не было необходимости в ее регулярном проведении. Кроме того, требования к качеству продукции в подавляющем большинстве регламентировались государственной или отраслевой нормативно-технической документацией, на которую в обязательном порядке ссылались в договорах на поставку, что фактически закрепляло диктат производителя.

В условиях рыночной экономики, ориентированной на постоянно изменяющиеся требования и ожидания потребителя, необходимы большая гибкость и оперативность в удовлетворении этих требований, а это достигается согласованием требований к качеству в контрактах на поставку продукции. При этом контракт становится не только юридическим, но и техническим документом. Анализ контракта в значительной степени уменьшает риск потребителя.

Анализ контракта может проводиться в следующих контрактных ситуациях:

Основными задачами анализа контракта являются

• обеспечение правильного установления требований заказчика к поставляемой продукции и их закрепление в документации;
• оценка способности предприятия выполнить требования заказчика, в том числе по срокам и объемам;
• обеспечение адекватности (недвусмысленности) понимания требований контракта предприятием и заказчиком;
• уменьшение риска ответственности предприятия и предупреждение финансового ущерба;
• защита информации, составляющей "ноу-хау" предприятия;
• принятие решения по любым требованиям, отличающимся от изложенных (например, в технических условиях, объемах и сроках поставки) в заявке на подряд;
• информирование заказчика об изменениях и отклонениях от установленных контрактом требований.

В общем случае процедура анализа контракта предусматривает выполнение работ, показанных на рис. 5.3.

При рассмотрении контракта анализу подлежат следующие моменты, касающиеся качества продукции:

• критерии приемки продукции;
• порядок контроля за изменениями требований заказчика при разработке продукции;
• взаимодействие с потребителем в точном определении требований к продукции, условий приемки и монтажа;
• оборудование, материалы, узлы и другие средства, подлежащие поставке потребителем;
• применяемые стандарты и методики испытаний;
• требования к копированию (если контракт составляется на продукт программного обеспечения - инструкции по эксплуатации и другие документы).

При поставке продукции основными объектами анализа являются:

• требования к качеству продукции, включая технико-эксплуатационные показатели, изложенные в стандартах, чертежах, спецификациях и др.;
• методы контроля качества; используемые материалы и комплектующие изделия; условия транспортировки и хранения; требования к срокам, объемам поставки и ценам.

Поправка к контракту. Поставщик должен проверить оформление поправки к контракту и довести ее до заинтересованных лиц. Т. е. стандарт предписывает повторную проверку документации, связанной с контрактом, после внесения в нее изменений. О внесении изменений должны информироваться службы предприятия, задействованные в выполнении контракта. Это гарантирует безошибочное выполнение контракта с внесенными изменениями.

Регистрация данных. Стандарт предписывает обязательное документирование и хранение результатов анализа контрактов. К числу таких документов относятся:

• документы, подтверждающие проведение процедур и фиксирующие внесение изменений в контракт;
• документы, подтверждающие привлечение к анализу контракта соответствующих служб предприятия (конструкторские и технологические службы, плановый отдел);
• отметки о согласии подразделений предприятия, привлекаемых к анализу контракта, относительно требований контракта в области качества;
• извещения подразделений предприятия об изменениях, внесенных в контракт.

Анализ контракта — один из немногих элементов системы качества, отражающих суть рыночных отношений.