Управление стоимостью проекта включает в себя:
Ø воздействие на факторы, вызывающие изменения базового плана по стоимости;
Ø проверку того, что запрошенные изменения получили одобрение;
Ø управление фактическими изменениями по мере их возникновения;
Ø обеспечение того, что потенциальное превышение стоимости не приведет к увеличению расходов сверх авторизованных пределов финансирования, как периодических, так и проекта в целом;
Ø осуществление мониторинга выполнения стоимости с целью обнаружения и анализа отклонений от базового плана по стоимости;
Ø точное фиксирование и ведение записей всех соответствующих изменений в затратах, имеющих отличия от базового плана по стоимости;
Ø защиту правил использования утвержденных ресурсов или денежных средств от того, чтобы в них не были внесены неверные, несоответствующие или неутвержденные изменения;
Ø информирование соответствующих участников проекта об утвержденных изменениях;
|
|
Ø выполнение действий, необходимых для того, чтобы превышения стоимости затрат оставались допустимых пределах.
4.1. Управление стоимостью: инструменты и методы
Как же можно контролировать исполнение плана проекта?
Первый способ субъективный, каждый участник проекта имеет свое мнение о состоянии проекта, в частности об исполнении бюджета, от самого мелкого исполнителя, до заинтересованных сторон проекта(stakeholder). Если первые могут достаточно объективно оценить. Мне очень нравиться сравнение. У всех участников проекта свое ощущение о
Второй объективный, мы исключаем из рассмотрения наши субъективные ощущения. И делаем наши выводы исходя из количественных оценок. Один из распространенных способов количественного контроля и прогнозирования метод освоенного объема который мы сейчас рассмотрим более подробно.
-*Но прежде чем мы это сделаем я хотел бы Вас предостеречь от использование только количественных оценок, тем более бездумного использования программных средств автоматизации расчета количественных показателей.
Метод освоенного объема — интегрированный анализ исполнения календарного плана проекта и бюджета по стоимостным оценкам, наиболее распространенный метод измерения исполнения проекта и его управления (освоенный объем задачи — это утвержденный бюджет, выделенный на ее решение).
Метод позволяет получить ответы на следующие вопросы.
Ø Фактические затраты меньше запланированных на данный момент. Выигрывает ли мой проект или он, напротив, есть отставание от расписания?
Ø Фактические затраты на проект выше плановых, хотя проект выполнен лишь наполовину. Какова будет его стоимость к моменту завершения всех проектных работ?
|
|
Ø Менеджер проекта или инженер убеждает меня, что нет смысла беспокоиться о перерасходе бюджета. Оставшаяся доля работы будет стоить меньше предполагаемых затрат. Может ли такое быть?
Ø Есть ли у меня исполнители для выполнения нового контракта?
Ø Будут ли влиять изменения в ставках оплаты исполнителей и в курсе валют на стоимость моего проекта?
Ø Как сокращение финансирования проекта повлияет на план движения денежных средств в проекте?
Данный метод позволяет представить сведения об исполнении расходов и расписания, причем и расписание, и расходы измеряются в валюте, в которой ведется бюджет проекта. Измерение и расходов, и расписания проекта в денежных единицах является наиболее информативным описанием состояния проекта. Метод использует систему отчетности с нарастающим итогом, которая основана на отслеживании трех показателей проекта.
Ø Плановая стоимость запланированных работ или плановый объем — PV (Planned Value). Плановый объем рассчитывается на основании базового плана по стоимости и базового расписания, где каждая операция имеет свои сроки и оценку стоимости. Плановый объем представляет бюджет с нарастающим итогом и отображающий во времени, когда предполагается делать затраты согласно плану проекта.
Достаточно разобраться в способе расчета этого показателя, чтобы понять, что его название точно передает смысл: он является суммой плановых бюджетных стоимостей работ проекта, которые должны быть выполнены в рассматриваемый период времени. Все элементарные работы проекта имеют планируемую бюджетную стоимость, которая определяется на основе сметы затрат и календарного плана проекта (календарный план содержит сроки начала и продолжительность каждой работы). Таким образом, PV — просто сумма этих величин, объединенных по планируемому времени предстоящего осуществления затрат, то есть план проекта, представленный в виде сумм бюджета, привязанных к моментам времени, когда было запланировано эти суммы потратить
Ø Фактическая стоимость выполненных работ — AC (Actual Cost). Фактическая стоимость с нарастающим итогом отображается во времени для каждого отчетного периода.
При расчете этого показателя объединяются не планируемые, а реальные затраты проекта, произведенные за рассматриваемый период времени. По окончании каждого отчетного периода общий объем затрат проекта за этот период добавляется к общему объему затрат за предыдущие отчетные периоды
Ø Плановая стоимость выполненных работ или освоенный объем — EV (Earned Value). Объем работы эквивалентен бюджету, установленному для данной работы. Освоенный объем изображается на графике в конце каждого отчетного периода на основании информации о фактической выполненной работе.
Как и два предыдущих показателя, — это объединение денежных средств по рассматриваемому периоду времени. Выше мы указали, что каждая из элементарных работ проекта имеет планируемую бюджетную стоимость и сроки выполнения. EV — это объединение плановых стоимостей фактически выполненных за отчетный период работ. Например, если выполнена работа с плановой (сметной) стоимостью 1000 долл., то EV для этой работы по ее окончанию будет равен 1000 долл. Так же, как и для других показателей, чтобы получить EV проекта, суммируются EV всех работ, выполненных к окончанию отчетного периода.
Если проект выполняется в соответствии с планом, все три показателя будут иметь одинаковое значение. Отклонения между показателями могут стать сигналом об отставании проекта по срокам или перерасходе бюджетных средств (рис. 7.4).
|
|
Трудными задачами методики освоенного объема является сбор данных и составление отчетности о выполнении работ.
Ключевыми показателями методики освоенного объема являются:
Ø отклонение по стоимости — CV (Cost Variance). Равно разнице между плановой стоимостью выполненной работы и ее фактической стоимостью: CV = EV – AC;
Ø отклонение по срокам — SV (Schedule Variance). Равно разнице между плановой стоимостью выполненной работы и плановой стоимостью запланированных работ: SV = EV – PV;
Ø коэффициент выполнения бюджета (или индекс выполнения стоимости) — CPI (Cost Performance Index): CPI = EV / AC;
Ø коэффициент выполнения календарного плана (или индекс выполнения сроков) — SPI (Schedule Performance Index). SPI = EV / PV.
Метод освоенного объема объединяет параметры содержания проекта, стоимости (или ресурсов) и сроков, которые помогают команде управления проектом оценить эффективность исполнения проекта.