Основные компоненты. ИТ автоматизированного офиса

ИТ автоматизированного офиса

Характеристика, назначение и основные компоненты ИТ автоматизированного офиса, ИТ поддержки принятия решений (ППР) и ИТ экспертных систем (ЭС)

ИТ автоматизированного офиса – организацияи поддержка коммуникационных процессов внутри организации и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств работы с информацией. Возможно использование автоматизации офиса в качестве инструмента для улучшения принимаемых решений.

Известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

База данных (БД) – о бязательный компонент любой технологии. БД концентрирует в себе данные о фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде БД. Информация из БД поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр.

Текстовый процессор – вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов, вид письменной коммуникации.

Электронная почта (Е-mail) дает возможность получать, хранить и отправлять сообщения по сети.

Аудиопочта – почта для передачи сообщений голосом. Вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон (выделенный канал). Система включает компьютер для хранения аудиосообщений. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения. Главным преимуществом аудиопочты является то, что она проще, не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника. Функции табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.

Электронный календарь – возможность использовать ПК для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Система дает возможность получить доступ к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встреч.

Компьютерные конференции и телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы. Телеконференция включает три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст основан на использовании ПК для получения отображения текстовых и графических данных на мониторе.

Хранение изображений – хранит не сам документ, а его образ, причем хранит в цифровой форме. Хранение изображений основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа в цифровой вид для хранения во внешней памяти (оптические диски).

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными подразделениями фирмы. Техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия ПК.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует ПК.

Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его на другом.