Тема 3.3. Обеспечение цехов предприятия материальными ресурсами

Q 2

Мз - заказанная поставщику, но не поступившая на склад партия материала.

Он - остаток материала на складе на начало периода,

Где V - потребность предприятия в материале (сырье) за определенный период,

Разработка плана закупок

1. Расчет объема закупок.
2. Определение вида закупок.

Вопрос 1. Расчет объема закупок.

При определении наиболее приемлемой для условий рынка производственной программы следует учитывать спрос покупателей на изделия предприятия, а также имеющуюся на складе продукцию, учитывать данные реализации в предшествующие периоды.

При стабильном потреблении материальных ресурсов целесообразно применять метод статистического прогнозирования. Главным для этого метода является определение потребности будущего периода на основе показателей прошедшего времени. После определения потребности в материальных ресурсах разрабатывается план закупок. Этот план закупок нужен для рациональной закупки материальных ресурсов. Составить план закупок – это означает определить объем закупок на определенный период.

Объем закупок определяется по формуле:

L = V - Он - Мз,

Таким образом, материальное обеспечение ориентировано на создание запасов, но при этом учитывается уровень производственных запасов на складе отдела материально-технического снабжения. Снабжение, ориентированное на создание запасов, имеет положительные и отрицательные стороны. К положительным относятся:

- использование ценовых льгот (скидки с цены для крупных покупателей),

- определенная защищенность от рыночной конъюнктуры.

К отрицательным относятся:

- затрачивается значительный оборотный капитал,

- увеличение процентов за кредит при росте запасов.

Поэтому стоит задача определения экономически целесообразного уровня материальных запасов, поскольку размер запасов влияет на конечные результаты деятельности предприятия. Отделу материально-технического снабжения выгодно закупать сырье и материалы большими партиями, так как при этом можно получать скидки с оптовой цены. Но увеличение партии закупки приводит к росту производственных запасов и потребности в оборотных средствах, увеличиваются затраты на хранение. Поэтому в целях уменьшения затрат предприятия нужно рассчитывать экономически целесообразные партии закупки материальных ресурсов у поставщиков.

Расходы, связанные с закупками материальных ресурсов определенного вида, можно представить следующей формулой 1:

А * V h * q

С = ---------- + V * Ц + -----------,

где С – суммарные годовые затраты по организации закупки, доставке материалов

и хранению запасов на складе,

А – расходы на организацию одного заказа и поставку закупаемой партии,

V - годовая потребность предприятия в материале определенного вида,

q - величина партии закупки,

Ц - цена единицы сырья,

h - расходы по хранению единицы сырья на складе в течение года.

В приведенной формуле 1 включены три вида затрат: V

1) Годовые затраты на организацию закупки и поставку материальных ресурсов: А* -----

q

Эти затраты включают расходы по организации и размещению заказов,

определению потребности в ресурсах, заключению договора с поставщиком, организации приемки и контроля качества поступающих материалов.

2) Годовые затраты на закупку материалов: Ц * V. q

3) Расходы на хранение материальных запасов на складе в течение года: h * -----

Поскольку поставлена задача определения экономичной партии

закупок, которой можно достичь путем минимизации годовых затрат по организации закупки, доставке материалов и хранению запасов на складе, отсюда экономически целесообразная партия закупки будет рассчитываться по формуле 2.

2 * А * V

q (экон) = √ -------------

h

Следует отметить, что система скидок с цены за количество закупаемых материальных ресурсов, снижение расходов на размещение заказа и доставку. К числу недостатков – более высокие расходы на хранение запасов, потребность в большом размере капитала на образование запасов, большая вероятность морального и физического износа материальных ресурсов, находящихся в запасах.

Вопрос 2. Определение вида закупок.

В зависимости от объема закупок материальных ресурсов устанавливается возможный вид закупки. Известны следующие виды закупок:

- напрямую у изготовителя,

- оптовые закупки через посредника или биржу,

- закупки мелкими партиями в магазинах розничной торговли,

- закупки через торги (тендеры).

Прямые закупки материальных ресурсов, как правило, осуществляются при больших объемах потребления.

Через оптовую фирму закупаются материалы и сырье небольшими партиями или делаются срочные закупки для обеспечения бесперебойного хода производства.

Распространяются также закупки металлопроката, древесины, кожевенного сырья через биржи, где небольшие предприятия могут приобретать материалы по относительно низким ценам. На Белорусской универсальной товарной бирже развиваются электронные торги, что позволяет закупать материалы из офиса фирмы.

Распространен вид закупа посредством проведения торгов при закупке крупных партий сырья, при закупке машин, оборудования, Покупатели, принявшие решение о закупке каких-либо видов продукции, создают тендерные комитеты, в состав которых входят технические и коммерческие эксперты. Публикуется объявление о торгах, распространяются условия торгов, далее анализируются предложения потенциальных продавцов, принимаются решения о выдаче заказов. Таким образом, при закупке через торги покупатель объявляет конкурс среди продавцов (поставщиков) на определенный товар с заранее установленными свойствами и характеристиками и после сравнения полученных предложений подписывается контракт с продавцом, предложившим товар на более выгодных условиях. Для каждого вида сырья или материалов может быть выбран наиболее целесообразный вид закупки, применяется и сочетание различных видов.

Анализ заготовительной сферы.

1. Анализ заготовительной сферы предприятия.
2. Составление бюджета снабжения предприятия.

Вопрос 1. Анализ заготовительной сферы предприятия.

Анализ коммерческой деятельности промышленного предприятия должен проводиться по двум направлениям:

- закупки материальных ресурсов,

- сбыт продукции.

Актуальность анализа закупок материальных ресурсов обусловлена тем, что затраты на закупку материальных ресурсов занимают наибольшую долю в расходах промышленного предприятия, и поэтому их сокращение является источником увеличения доходов. Закупочную деятельность целесообразно анализировать в отношении:

1) качества определения потребности в материальных ресурсах,

2) выполнения договорных обязательств поставщиками;

3) затрат на приобретение материальных ресурсов;

4) использование производственных запасов.

1) Анализ качества определения потребности в материальных ресурсах на предприятиях

включает:

- выявление полноты расчета материальной потребности,

- установление внутренних резервов сырья и материалов,

- анализ показателей состояния нормирования материальных ресурсов.

Использование нормативного метода требует интеграции производства, сбыта и заготовок (снабжения). При этом производиться должно только то, что нужно покупателю, а заказываться поставщикам должны только те материальные ресурсы, которые необходимы предприятию. Общая потребность в материальных ресурсах предприятия включает:

- потребность на производство продукции,

- потребность на ремонтно-эксплуатационные нужды,

- потребность на образование производственных запасов,

- потребность на НИР и ОКР.

2) В процессе анализа выполнения договорных обязательств поставщиками целесообразно провести общий анализ реализации договоров поставки продукции, а также выполнения договорных обязательств в разрезе отдельных поставщиков и сроков поставки. Для этого необходима информация о поставщиках, с которыми заключены договоры на поставку, а также данные о сроках поступления продукции на предприятие. Для анализа поставок составляется таблица, в которой фиксируются вид материала, поставщик, № ТТН или накладной и дата поступления, объем поставок по договору (всего и по месяцам), а также определяется отклонение поставленного сверх договора (+) или недопоставлено (-). Результаты такого анализа могут быть важным критерием оценки поставщиков при установлении коммерческих связей на предстоящий год.

3) Анализ затрат на закупку материалов включает:

- общий анализ этих расходов,

- анализ факторов, влияющих на отклонение фактических затрат на закупку каждого материала от запланированного уровня (инфляция, неверный выбор поставщика, повышение спроса на сырье, поставка некачественного сырья и др.).

Доля материальных затрат в себестоимости промышленной продукции составляет более половины, а в отдельных отраслях превышает 80%. Поэтому анализ у затрат на закупку материальных ресурсов должно уделяться большое внимание.

Общий анализ расходов на закупку материальных ресурсов заключается в установлении количественной зависимости суммарного объема закупок от многочисленных условий:
- конъюнктуры товарных рынков,

- конкуренции на рынке,

- особенностей технологического процесса на предприятии и организации производства и сбыта конкретной продукции,

- номенклатуры потребляемых материальных ресурсов и др.

Все перечисленные условия, определяющие суммарный объем закупок сырья и материалов, можно сгруппировать по трем направлениям:

- изменение объема товарной продукции,

- изменение структуры выпускаемой продукции,

- изменение доли материальных затрат в себестоимости изделий.

Для проведения стоимостного анализа закупочной деятельности в отделе материально-технического снабжения предприятия должен быть один или несколько специалистов по стоимостному анализу и изучению рынка сырья и материалов. Основными задачами этих специалистов являются снижение затрат на материальные ресурсы, повышение их качества благодаря смене поставщиков, замены материалов альтернативными, концентрации объема закупок.

Вопрос 2. Составление бюджета снабжения предприятия.

Разработка плана закупок завершается составлением бюджета снабжения предприятия, который включает:

- бюджет закупок (объем и стоимость закупок),

- бюджет содержания запасов (объем и стоимость запасов),

- бюджет общих затрат, включающий затраты на приобретение материалов, затраты на хранение запасов и накладные расходы.

В процессе планирования материального обеспечения предприятия в целях сокращения затрат должен осуществляться стоимостной анализ, результаты которого используются при согласовании плана закупок со сметой затрат на производство.

План закупок материальных ресурсов согласовывается таким образом. Отдел материально-технического снабжения предприятия передает экономическому отделу данные о закупочных ценах на материальные ресурсы и план закупок материальных ресурсов в натуральных единицах измерения. Экономический отдел определяет приемлемые цены закупки материальных ресурсов с учетом рентабельности производства, а также согласованный со сметой затрат на производство план закупок материальных ресурсов. В смете затрат на производство определяются все затраты на выполнение производственной программы. В состав материальных затрат в себестоимости продукции входят:

- сырье и основные материалы,

- вспомогательные материалы,

- покупные изделия и полуфабрикаты,

- топливо и энергия со стороны,

- износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов,

- прочие материальные затраты.

Из затрат на материальные ресурсы, входящих в себестоимость продукции, исключается стоимость используемых возвратных отходов, к которым относятся остатки сырья, материалов, образовавшиеся в процессе производства и утративших полностью или частично свои потребительские качества.

Возвратные отходы могут оцениваться:

1) либо по полной цене исходного материального ресурса, если они реализуются на сторону для использования в качестве полноценного ресурса;

2) либо по пониженной цене, если они применяются для основного производства по повышенным нормам расхода или используются для изготовления предметов широкого потребления или хозяйственного обихода

1. Лимитированный, сверхлимитированный и нелимитированный отпуск материальных ресурсов.
2. Документальное оформление выдачи материалов и доставки их в цех.
3. Способы доставки материальных ресурсов в цехи.

Вопрос 1. Лимитированный, сверхлимитированный и нелимитированный отпуск материальных ресурсов.

Обеспечение цехов и производственных участков материальными ресурсами является завершающим этапом материально-технического обеспечения. В целях эффективного использования каждый цех предприятия должен получить материальных ресурсов столько, сколько их необходимо для выполнения задания по выпуску продукции. Поэтому целесообразно установить цехам лимит отпуска сырья и материалов на определенный период.

Установление лимита на материалы предполагает ограничение их отпуска в производство в соответствии с обоснованной потребностью цехов. Лимитирование повышает ответственность цехов за экономное использование материалов, упорядочение работы складского хозяйства и увеличивает возможность контроля за использованием ресурсов в производстве.

Лимит должен соответствовать фактической потребности цехов в материалах, устанавливается на основе норм расхода и размеров цеховых запасов. Лимит отпуска материальных ресурсов цеху можно рассчитать по формуле:

Лц = Пц + З – Оф,

где Пц – потребность цеха в определенном материале для изготовления необходимой

продукции,

З - запас материала, который постоянно находится в цехе,

Оф – фактический остаток неизрасходованного материала на начало того периода,

на который установлен лимит.

Запас материала, который постоянно находится в цехе, рассчитывается так:

З = С • t,

где С – среднесуточное потребление материала,

t - интервал времени между поставками сырья в цех.

Лимит отпуска материалов цехам может быть рассчитан на месяц или квартал, что зависит в основном от типа производства. Лимит отпуска цехам должен устанавливаться отделом материально-технического обеспечения предприятия. Кроме отпуска материалов цехам по лимиту, могут быть сверхлимитный отпуск, а также замены одних материалов на другие, связанные с конструктивными изменениями в выпускаемых изделиях, в технологическом процессе (нелимитированный отпуск).

Вопрос 2. Документальное оформление выдачи материалов и доставки их в цех.

Установленные лимиты на материалы должны быть доведены до начала периода изготовления продукции цехам предприятия. Для этой цели используются специальные документы: лимитные ведомости, лимитно-заборные карты, расходные фондовые ордера, требования, план-карты. Выбор того или иного документа зависит от характера потребления и вида материала, стабильности производства.

Материалы (основные и вспомогательные), потребляемые в течение месяца многократно, отпускаются по лимитно-заборным картам. Лимитно-заборная карта может быть месячной или квартальной. Месячная (месячный лимит) выписывается на одно наименование материала в трех экземплярах: один направляется складу, второй – цеху, третий остается в отделе снабжения. По мере фактической выдачи материала в карте фиксируется отпущенное количество, при этом кладовщик расписывается в экземпляре цеха, а представитель цеха – в экземпляре склада. В конце месяца месячные лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию для учета движения материалов. Квартальная лимитно-заборная карта с распределением лимита по месяцам имеет на первый и второй месяцы квартала отрывные талоны, которые в конце месяца направляются в бухгалтерию. В последнем месяце квартала в бухгалтерию сдается лимитно-заборная карта.. Порядок выдачи материалов по квартальной карте такой же, как и по месячной. Оформление лимитно-заборной карты на квартал более эффективно, так как позволяет уменьшить документооборот.

При эпизодическом потреблении материалы выдаются в цехи по требованиям. Разовые требования применяются при выдаче вспомогательных и основных материалов при небольших объемах потребления. Кроме того, они выписываются при отпуске материальных ресурсов по лимитным ведомостям. Разовые требования бывают однострочные и многострочные, выписываются в двух экземплярах.

Для выдачи драгоценных металлов применяют расходные фондовые ордера, где лимит отпуска, а также количество отпущенного материала в цех указываются в натуральном и стоимостном выражении.

Лимитные ведомости применяются в тех производствах, где имеет место большая номенклатура потребляемых материальных ресурсов. Лимитные ведомости составляются в двух экземплярах на несколько номенклатурных позиций материала. Один экземпляр лимитной ведомости отправляется на склад, второй – в цех. При получении материала представитель цеха должен выписать требование, с которым обращается на склад. Кладовщик склада отпускает цеху материал в пределах установленного лимита, отмеченного в лимитной ведомости, получает расписку представителя цеха, расписывается в требовании цеха и отмечает в лимитной ведомости фактическое количество отпущенного материала. При таком порядке отпуска материалов лимитная ведомость служит оперативным документом, а бухгалтерским документом является требование.

При стабильном выпуске продукции и ритмичном производственном процессе материальные ресурсы могут выдаваться в цех с помощью план-карты. В план-карте кроме наименований материалов и лимита выдачи указываются сроки доставки материала в цех (при этом применяется централизованная доставка материалов). План-карта является оперативным документом, к ней необходимо выписывать требование.

Сверхлимитный отпуск материалов должен оформляться требованиями, при замене материалов – специальными актами. В требованиях на сверхлимитный отпуск необходимо указывать причину дополнительной потребности в материалах. Разрешение на сверхлимитный отпуск может давать директор предприятия, его заместитель, начальник отдела снабжения. Акты на замену материалов оформляются в связи с изменением номенклатуры выпускаемой продукции, при конструктивных изменениях в производимых изделиях, в технологическом процессе. Разрешение на замену должны давать конструкторский, технологический отдел, главный механик, отдел технического контроля; а утверждается акт замены главным инженером предприятия. Для получения материала в случае замены выписывается требование обычной формы в двух экземплярах, которое предъявляется складу вместе с актом замены. Такая система учета сверхлимитного отпуска может повысить ответственность цехов за рациональное использование материалов в производстве.

Вопрос 3. Способы доставки материальных ресурсов в цехи.

Доставка материальных ресурсов в цехи осуществляется двумя способами: децентрализованным и централизованным.

При децентрализованном способе цехи сами получают и вывозят материалы со склада отдела снабжения цеховым транспортом или средствами транспортного отдела предприятия. Этот способ доставки применяется там, где трудно определить, какой материал и к какому сроку потребуется цеху, что характерно для предприятий с индивидуальным и мелкосерийным производством, а также для ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия.

Децентрализованный способ доставки отвлекает руководителей цехов от выполнения ими производственных функций, вызывает увеличение числа работников, занимающихся снабжением цехов, ведет к нерациональному использованию транспорта предприятия.

При централизованном способе доставки материалов склады по установленному графику подают требующиеся в определенном количестве цехам материалы. Этот способ более рациональный, так как дает возможность заранее подготовить материалы к производственному потреблению, целесообразнее использовать транспортные средства, улучшить систему учета прохождения сырья и материалов от центрального склада до рабочего места.