Изучение библиотечного фонда в целях управления

Одним из важнейших аспектов управления деятельностью по формированию документного фонда является проблема обеспе­чения качества документного фонда как ее конечного результата.

В библиотечной практике анализ качества документного фонда проводится давно. Его принято называть «изучением библиотечного фонда». В ходе изучения фонда осуществляется сбор и анализ информации о его состоянии и использовании, и на этой основе дается оценка оптимальности состава документного фонда, выявляются отклонения и принимаются решения по их регулированию.

Для изучения документных фондов принято использовать следующие методы:

- повседневное наблюдение при работе с фондом;

- статистический анализ;

- социологические методы;

- библиографический метод.

Повседневное наблюдение является наименее затратным методом изучения фонда. Его осуществляют сотрудники, работающие с фондом на разных технологических участках — в подразделениях комплектования и обработки документов, в хранилищах на обслуживании пользователей.

Метод предполагает:

- быстрое ознакомление с содержанием документа при обработке поступлений, при подготовке выставок, перед выдачей и при расстановке документов. Это позволяет работнику лучше знать состав фонда, свободно ориентироваться в фонде, быстро находить документ по запросу, рекомендовать документы из фонда в ответ на неопределенный запрос пользователя. На основе такого ознакомления принимается множество оперативных решений по корректировке размещения и по продвижению документа пользователю;

- наблюдение за интенсивностью спроса по различным темам, на те или иные виды документов, а также на отделы документы. Благодаря этому можно выявить документы повышенного спроса, недостаточную или избыточную экземплярность документов, малоспрашиваемые и незаслуженно забытые издания, чтобы отрегулировать процессы пополнения фонда, вторичного отбора и перераспределения фондов. Кроме того, сотрудники, осуществляющие выдачу документов из фонда, могут персонифицировать спрос на отдельные документы, отслеживать, какие группы пользователей имеют интерес к той или иной части документного фонда. Все это дает важную информацию для корректировки состава фонда;

- наблюдение за отказами по различным причинам (выдано, нет на месте, нет в фонде и т. п.). Повседневное наблюдение помогает отслеживать различные ситуации, приводящие к отказам, выявлять типичные сбои и ошибки на различных этапах формирования фонда, приводящие к отказам на отдельные документы, а также оперативно исправлять их, своевременно диагностировать и снимать неудовлетворенность пользователя;

- наблюдение за состоянием материальной основы отдельных документов, которое позволяет своевременно принимать меры по реставрации ветхих или испорченных документов ментов, по замене документов, пришедших в негодность. Кроме того, оно помогает оперативно выявлять возникающие проблемы сохранности документов в фонде, чтобы пресекать действия вредоносных факторов.

Метод повседневного наблюдения прост и эффективен, поскольку при малых затратах труда, времени и материальных ресурсов позволяет выявлять и корректировать разнообразные недочеты и погрешности, допущенные при формировании фонда. Однако его непременным условием становится желание сотрудников осуществлять наблюдения и корректировки, стремиться к повышению качества документного фонда. Поэтому результативность данного метода напрямую зависит от профессионализма и мотивированности сотрудников. Его недостатком является субъективность получаемой информации о фонде и его востребованности. Для снижения субъективности необходимо одновременно применять и другие методы оценки качества фонда.

Значительно большей объективностью обладает метод статистического анализа, который базируется на количественных данных о состоянии и использовании документного фонда, собранных в результате сплошного учета фонда и фактов его использования.

Количественные данные, полученные в результате суммирования данных учета, называются абсолютными (базовыми) показателями.

К абсолютным показателям относятся все количественные данные, регистрируемые в Книге суммарного учета фонда:

- объем фонда в экземплярах, или общее количество документов в фонде;

- объем фонда в названиях, который характеризует информационное разнообразие фонда;

- объемы подфондов по видам документов, по отраслям, по языкам и др.;

- объем новых поступлений, т. е. количество документов, поступивших в фонд в течение определенного периода, а также объемы поступлений по отдельным видам документов, по отраслям, по языкам, источникам комплектования и др.;

- количество выбывших из фонда документов, в том числе по видам документов, по отраслям, по языкам, причинам выбытия и др.

К абсолютным показателям относятся и статистические данные, полученные в результате учета фактов использования документов из фонда. Основным показателем использования документного фонда является выдача (книговыдача, документо-выдача) — это количество документов, выданных из фонда пользователям. Объемы выдачи также разделяют по видам документов, по отраслям, по языкам и другим признакам (частная книговыдача) — по аналогии с объемами подфондов. Это позволяет анализировать состояние и использование отдельных подфондов и производить более тонкую настройку каждого раздела фонда.

В анализе документного фонда и его использования применяется также показатель количества пользователей, характеризующий диапазон его востребованности. Кроме общего количества пользователей, желательно количественно отслеживать потоки потребителей, обращающихся в отдельные подфонды. Благодаря этому можно оценивать востребованность каждого подфонда. Дифференциация данных показателей по различным признакам (полу, возрасту, уровню образования, категориям специалистов и пр.) помогает выявить соотношение пользовательских групп, предпочитающих те или иные разделы фонда.

Абсолютные показатели одного вида можно сравнивать друг с другом, выстраивать на их основе графики, выявляя тенденции роста или спада в показателях фонда и его использования. Однако оценить качество фонда и оптимальность его состава непосредственно по абсолютным показателям невозможно. Поэтому в статистическом анализе используются и относительные показатели.

Относительные показатели рассчитываются на основе абсолютных по специальным формулам, поэтому иногда их называют «расчетными». «Относительными» их называют потому, что в них количественно выражаются отношения двух сравниваемых между собой показателей, например, объема фонда и количества пользователей или объема фонда и объема новых поступлений и т. д. Как правило, относительные показатели получаются в результате деления одного из показателей на другой, принятый за базу сравнения, и выражаются в коэффициентах (кратных отношениях) или процентах, а в некоторых случаях — именованными числами (например, количество экземпляров на одного пользователя).

Их преимущество перед абсолютными показателями состоит в том, что они устанавливают соотношение между различными явлениями и позволяют наблюдать и сравнивать их соотносительность в разных фондах или подфондах. При значительных различиях в абсолютных показателях (ситуация несопоставимости) относительные показатели могут оказаться близкими по значению. Например, в одном из документных фондов при объеме 2 тыс. экз. выдается в год 4 тыс. экз., в другом фонде объем составляет 100 тыс. экз., и в год выдается 200 тыс. экз. — какой из этих фондов оптимальнее? При всем различии абсолютных величин, характеризующих фонд и выдачу документов (в 50 раз!), соотношение величин в каждом из них оказывается одинаковым: объем книговыдачи в 2 раза превышает объем фонда. Это означает, что каждый документ из фонда был выдан в течение года в среднем 2 раза (показатель обращаемости фонда).

Таким образом, относительные показатели не только помогают увидеть зависимость между объемом фонда и книговыдачи (либо другими показателями), но и позволяют сопоставлять состояние и использование различных фондов. Для многих из них разрабатываются нормативы, которые устанавливают приемлемый уровень соотношений. Отклонения от нормативного показателя свидетельствует об имеющихся проблемах в фонде. Так, если показатель обращаемости фонда ниже нормативного, то это говорит о том, что фонд имеет низкую востребованность, значительная часть документов в нем не пользуется спросом.

Если же показатель обращаемости фонда оказывается выше нормативного, то это свидетельствует о сверхактивном использовании фонда. Такая ситуация не только приводит к быстрому изнашиванию документов, но и побуждает работников строго ограничивать сроки пользования документом. В конечном итоге это сигнал о том, что документов недостаточно для полноценного обслуживания потребителей. Различают относительные показатели состава (состояния), развития и использования документного фонда.

Состав документного фонда характеризуют книгообеспеченность, показатели удельного веса каждого подфонда и коэффициент полноты комплектования. Книгообеспеченность показывает, сколько в среднем документов из фонда приходится на одного пользователя. Если этот показатель низок, то вводятся ограничения на пользование документами в связи с тем, что их недостаточно для удовлетворения поступающих запросов. Все это снижает удовлетворенность потребителя и, соответственно, качественные свойства фонда. Значительное превышение норматива книгообеспеченности снижает эффективность формирования документного фонда, поскольку большая доля пассивного фонда не приносит пользы, но требует затрат на ее содержание.

Удельный вес подфонда отражает его долю в общем объеме фонда, выраженную в процентах. Расчет удельного веса каждого из подфондов позволяет получить представление о структуре фонда, о количественном соотношении между подфондами, предусматривает сравнение строения разных подфондов. При сопоставлении с удельным весом книговыдачи из данного фонда становится возможным оценка его укомплектованности, способности удовлетворять запросы по своему профилю. Благодаря такому анализу выявляются наиболее проблемные и наиболее качественные разделы данного документного фонда. Расчет удельного веса поступлений/выбытий по отраслям, типам документов или другим основаниям структурирования позволит изучать структуру новых поступлений или анализировать потоки выбывающих документов. Структуру новых поступлений и/или структурное распределение выбывающих документов по различным признакам сопоставляют между собой или со структурой документного фонда в целом, что позволяет наблюдать пропорциональность развития разных подфондов.

Коэффициент полноты комплектования количественно характеризует долю в фонде или подфонде документов из профильного документопотока. Как известно, лишь ограниченное число документных фондов/подфондов стремится к исчерпывающей полноте, и соответственно данный показатель в них должен составлять 100%. В других фондах степень полноты колеблется от справочной (20%) до максимально релевантной (75%). В соответствии с особенностями профиля можно рассчитывать этот показатель по отдельным видам/типам документов и даже отдельным темам, поскольку в разных фондах/под фондах акценты полноты могут расставляться со значительной долей детализации.

Для получения количественных показателей документопотока производят его статистическое мониторинговое исследование на основе текущих библиографических изданий по профилю фонда. Для сопоставимости показателей фонда и документопотока следует выбирать один и тот же период для изучения. Наиболее актуальными считаются новые документы, вышедшие в течение последних 3-5 лет, которые и следует выявить в фонде и в документном потоке. Но при желании хронологические границы исследования можно расширить.

Для статистической оценки качества документного фонда большое значение имеют относительные показатели использования фонда.

Как уже известно, одним из показателей полноты фонда является удовлетворенный пользовательский спрос. Для оценки оптимальности полноты как важного потребительского свойства документного фонда рассчитывается удельный вес удовлетворенного спроса (коэффициент удовлетворения запросов). В соответствии с критерием оптимальности Парето соотношение удовлетворенных запросов и отказов должно составлять 80%: 20%. Если в документном фонде такое соотношение поддерживается, то он является оптимально качественным.

Показатели обращаемости фонда и читаемости характеризуют интенсивность использования документного фонда, а, следовательно, его востребованность. В этом смысле могут быть отнесены к показателям качества фонда.

Относительные показатели развития документного фонда характеризуют темпы и пропорции обновления его состава. Документный фонд должен изменяться в соответствии с развитием информационных потребностей и тенденциями спроса. Поэтому оценка полученных показателей производится в сравнении с динамикой изменений других показателей — прежде всего с количеством пользователей. Большое значение придается равномерной поступательности роста, отсутствию резких колебаний в темпах роста и прироста, которые служат свидетельством того, что все возникающие ситуации находятся под контролем, являются управляемыми.

Потребительские свойства документного фонда отражает показатель обновляемости фонда. Традиционный подход к пониманию обновляемости трактует ее как удельный вес (долю) новых поступлений в общем объеме фонда. Этот показатель позволят контролировать объемы новых поступлений, которые не должны существенно снижаться. Другой подход к определению обновляемости рассматривает период времени, за который фонд должен полностью обновиться. Для различных фондов он может колебаться от 10 до 30 лет. Но данный подход неприменим к фондам, в составе которого имеются документы «вечного хранения».

Качество документного фонда характеризует и уровень представленности в фонде новых документов. В Модельном стандарте публичной библиотеки определяется доля новых документов в составе фонда, которая должна быть не менее 50% от объема фонда. Однако этот норматив также может колебаться в зависимости от задач фонда и особенностей профиля.

Таким образом, почти все нормативы относительных показателей документного фонда в настоящее время носят рекомендательный, ориентирующий характер. При выборе имеющихся нормативов следует иметь в виду ограниченность их действия. Прежде всего, они разрабатываются для документных фондов определенного типа. Наибольшее распространение получили нормативы для публичных (ранее — массовых библиотек). Это связано с их численным преобладанием и широкой аудиторией их пользователей. Нормативы для фондов массовых библиотек ориентировались в первую очередь на эффективность использования фондов. Для современных публичных библиотек актуальны задачи существенного улучшения их материально-технической базы и увеличения объемов финансирования со стороны государственных и муниципальных органов. Поэтому новые нормативы задают повышенные требования, прежде всего, к ресурсной стороне формирования документных фондов. В этой связи наблюдается тенденция к росту некоторых нормативных показателей, например, норматива книгообеспеченности.

Для других документных фондов нормативы публичных библиотек могут быть неприемлемы. К примеру, книгообеспеченность учебных фондов рассчитывается исходя из других оснований (количество учебников на 1 учащегося), поэтому традиционно рассчитанная книгообеспеченность здесь будет во много раз превышена. В справочно-библиографическом фонде показатель книгообеспеченности не имеет принципиального значения, потому что использование документов в них кратковременно. Для оценки его качества важнее коэффициент полноты комплектования.

Показатель обращаемости в научном фонде объективно ниже, чем в публичной библиотеке, поскольку спрос на документы в них более индивидуализирован; здесь меньше типовых запросов, и при этом они не отличается массовостью. В фонде периодических изданий читаемость всегда выше, чем в книжном фонде или в фонотеке. При использовании сетевых ресурсов она увеличивается многократно в связи с высоким уровнем информационного шума при поиске по запросу.

Все сказанное приводит к выводу, что для каждого отдельного фонда может разрабатываться собственный стандарт оценки качества, в котором должны быть учтены целевые особенности фонда, его профиль и требования пользователей данного фонда.

Метод статистического анализа предусматривает сравнение показателей документного фонда, полученных в результате учета и/или расчета, с другими, принятыми в качестве эталона: базового уровня. В результате выявляются отклонения от оптимального состояния и функционирования фонда.

В качестве эталона сравнения обычно служат нормативные показатели, которые становятся идеальными количественными моделями фонда. Поэтому в первую очередь оценка качества фонда производится путем сопоставления реальных показателей со стандартами и нормативами.

Значительное распространение получил сравнительный анализ текущих показателей и аналогичных показателей данного фонда за предыдущие периоды (год, квартал, месяц и пр.). Он позволяет делать выводы о том, какие изменения происходят в фонде в последние годы. Если эти изменения позитивны, то необходимо их поддерживать и усиливать; если же наблюдаются негативные тенденции в развитии фонда, то требуются решения по противодействию им.

Интересную информацию дает сравнение статистических показателей данного фонда с аналогичными показателями фонда других библиотек и информационных служб. При сравнении с показателями однотипных фондов выявляются возможности повышения эффективности деятельности по формированию использованию фонда. Сравнение с показателями фондов, имеющих другие задачи и состав, способствует более глубокому пониманию происходящих процессов и механизмов востребованности документных фондов.

Однако наиболее глубокие выводы позволяет сделать комплексный анализ документного фонда. Для этого сопоставляются между собой все абсолютные и относительные показатели фонда. В результате выявляются наиболее влиятельные факторы, определяющие ситуацию.

Особенно показательно сопоставление величин обращаемости (Об), читаемости (Ч) и книгообеспеченности (Ко). Например, в результате расчетов получено следующее соотношение данных показателей: Об = 6,5; Ч = 16; Ко = 8,4. Как видим, уровень книгообеспеченности соответствует минимальной норме, читаемость тоже отвечает нормативным требованиям, однако высок показатель обращаемости. Очевидно, что в данном фонде катастрофически не хватает документов и при использовании применяются сдерживающие ограничения по количеству выдаваемых документов и по срокам пользования ими. Вывод: требуется докомплектование данного фонда.

Другой пример: Об = 0,7; Ч = 21; Ко = 31. Как видим, читательская активность достаточно высока, но фонд явно перенасыщен (высокая книгообеспеченность и низкий уровень обращаемости фонда). Можно говорить о том, что значительная часть фонда пассивна. Такая ситуация обычно характерна для научных фондов. Главной проблемой в данном фонде является дефицит помещений для хранения фонда.

Таким образом, статистический анализ является средством распознавания проблемных ситуаций в фонде, которые снижают его качественные свойства.

С помощью статистического анализа можно диагностировать следующие проблемы:

- несоответствие фонда/подфонда запросам пользователей (масштабы неудовлетворенного спроса);

- наличие пассивных частей фонда;

- несоответствие отраслевой структуры фонда структуре спроса;

- нарушения в нормальном развитии фонда и др.

Кроме того, статистический анализ может служить обоснованием для определения плановых показателей деятельности и выявления скрытых резервов для повышения эффективности использования фонда.

В оценке качества документного фонда все большее значение приобретают социологические методы. Они предполагают изучение мнений пользователей о данном фонде, служат для выявления их удовлетворенности документным фондом. Благодаря этим методам выявляется уникальная информация, которую невозможно получить другими способами, но без нее понимание проблем качества документного фонда оказалось бы неполным.

Самыми распространенными из социологических методов являются опросы — анкетирование, интервьюирование. Их достоинством является то, что потребитель имеет возможность непосредственно высказать свое мнение о том, что ему нравится или не нравится. Однако требуется большое мастерство для того, чтобы побудить его это сделать откровенно и по существу. Принято считать, что главным недостатком результатов опросов является субъективность суждений, которую в социологии снижают через расширение круга респондентов, когда статистические погрешности становятся не слишком значительными.

При оценке качества фонда единичные мнения столь же значимы, как ответы большинства, поскольку, отвечая на вопросы анкеты или интервьюера, лишь немногие пользователи готовы формулировать причины своей неудовлетворенности. Большая же часть респондентов скрывает теневые стороны своих мнений за стандартными и вежливыми ответами или отговорками. Поэтому очень распространена ситуация, когда статистика ответов рисует позитивную картину удовлетворенности пользователей, но реальная оценка качества, оставаясь за границами опросов, определяет нежелательное поведение потребителей по отношению к данному фонду.

Другой формой узнать мнение пользователей о фонде является предоставление им возможности вносить свои предложения по комплектованию. В некоторых автоматизированных информационных системах для библиотек и информационных служб создается специальный модуль в электронном каталоге, где пользователи могут записать название тех документов на разных носителях, которые им необходимы, но которые отсутствуют в фонде. Такой подход к выявлению отказов дает более объективную картину неудовлетворенного спроса, чем их учет работниками.

Разновидностью опроса является экспертный опрос, в котором респондентами и субъектами оценивания выступают эксперты. т. е. высококвалифицированные специалисты, компетентные в области, связанной с профилем данного документного фонда. Как правило, к экспертному оцениванию прибегают в том случае, когда невозможно непосредственное измерение процессов или явлений либо когда пользователи не могут быть достаточное компетентны для оценки документного фонда. Например, для оценки фонда детской литературы в качестве экспертов могут быть привлечены руководители детского чтения; для оценки учебного фонда — преподаватели данных предметов. Экспертные оценки содержания документа позволяют принимать решение о включении или, напротив, исключении того или иного документа из фонда. Данный метод целесообразно использовать также для оценки качества ядра фонда или его моделирования.

Процедура экспертной оценки предусматривает заполнение оценочного листа, в котором перечислены документы и/или некоторые важнейшие параметры для оценки данного фонда/подфонда: например, удобство расстановки документов, удобочитаемость документов, частота спроса на тот или иной документ, культура обслуживания пользователей, эстетичность среды и др.

Для оценки степени выраженности качественных свойств по данным параметрам могут использоваться различные оценочные шкалы:

- дихотомическая шкала, фиксирующая наличие или отсутствие того или иного свойства и предусматривающая выбор вариантов — «да/нет»,«+/-». Например, «удобно/неудобно», «соответствует/не соответствует»;

- ранговая шкала, применяемая в тех случаях, когда некоторый признак не может быть измерен, но объекты могут сравниваться между собой и упорядочиваться от более качественного к менее качественным. В этом случае эксперту предлагается упорядочить предложенный список объектов, понятий или суждений по определенному критерию — например, документов по степени ценности;

- сферическая шкала, в которой качественные свойства оцениваются по степени их выраженности у объекта. Например, при оценке интенсивности спроса на конкретный документ эксперт выбирает один из вариантов, характеризующих данный параметр: «постоянно», «часто», «иногда», «редко», «никогда». Каждому варианту может быть присвоено определенное количество баллов, которые впоследствии суммируются. Благодаря этому, появляется возможность определить, насколько данный признак, по мнению экспертов, более или менее выражен у одного объекта по сравнению с другим. Разновидностью сферической шкалы является 5-10-100-балльная оценка свойств фонда.

Экспертные оценки основываются на суждениях отдельных людей, хотя и высокопрофессиональных, поэтому они в значительной степени субъективны. Объективность экспертного оценивания достигается путем специальных методов формирован групп экспертов, продуманных форм вопросов и ответов, компьютерной обработки результатов и пр.

Электронные каталоги открывают новые возможности ведения наблюдения за реальным спросом. Статистика поисков по предметным рубрикам, авторам, заглавиям, сериям и другим поисковым признакам, которая собирается в автоматическом режиме, дает объективную картину того, что реально интересу пользователей. Для совершенствования качества фонда можно проследить, сколько и каких документов реально может найти в каталоге пользователь по той или иной рубрике. Аналогично можно выявлять лидеров спроса среди отдельных документов, которые были выбраны при поиске по запросу, и оценивать соответствие их экземплярности реальному спросу.

В некоторых ситуациях целесообразно использовать метод выборочного наблюдения. Например, в течение определенного периода учитывать запросы и книговыдачу по определенной теме, которая не включена в параметры сплошного учета выдачи. Полученная информация прояснит положение дел в той или иной нетипичной ситуации и поможет принять обоснованное решение по ее исправлению.

Аналогичные цели достигаются с помощью анализа формуляров пользователей, поскольку это позволяет выявить выдачу по отдельным темам или видам документов и при этом соотнести ее с отдельными группами пользователей. Благодаря этому появляется возможность выявлять предпочтения тех или иных групп пользователей и частоту спроса на отдельные документы, если не используется других способов его учета. Преимущество анализа формуляров перед методом выборочного наблюдения состоит в том, что доступны более длительные периоды наблюдения, позволяющие выявлять тенденции и делать надежны выводы.

В выявлении пользовательских предпочтений можно использовать метод эксперимента. В науке данный метод (от лат. experimentum — проба, опыт) применяется для выявления причинно-следственных связей или проверки гипотезы путем пробного воспроизведения объекта или ситуации. В качестве эксперимента можно использовать перестановку, выделение временного подфонда, организацию выставки с документами определенного типа или содержания для того, чтобы понаблюдать за информационным поведением пользователей, а после этого принимать решения по совершенствованию фонда. Надежность выводов обеспечивается учетом наблюдаемых фактов до и после введения изменений либо на основе сравнения поведения экспериментальной и контрольной групп.

Библиографический метод изучения фонда состоит в том, что состав фонда сверяется с внешним профильным документопотоком и выявляются лакуны и дезидераты. На практике происходит сопоставление текущих библиографических указателей (в том числе государственных, научно-вспомогательных, издательских и книготорговых), в которых отображаются документы по профилю фонда, с каталогом, отражающим состав фонда. В результате составляется список тех документов, которые необходимо приобрести для фонда. Метод предназначен для совершенствования состава фонда, в особенности его ядра. Главный недостаток — в его трудоемкости. Некоторые документопотоки недостаточно полно регистрируются и отражаются библиографически. Зачастую такая информация бывает труднодоступна. Однако это единственный метод, который способен обеспечить полноту комплектования.

Таким образом, все рассмотренные методы решают более широкий спектр задач, помимо оценки качества фонда. Их эффективность повышается, если они, помимо выполнения контролирующей функции, ориентированы также и на своевременные корректирующие действия. Однако ограничения, свойственные каждому из методов, обусловливают необходимость использования их в комплексе, а относительный характер качества фонда требует систематичности в их применении.

Литература:

1. Морева О.Н. Документные фонды библиотек и информационных служб. СПб.: Профессия, 2010. С. 270-285.