Тема 4. Структуризация проекта

Все методы, которые использует УП для планирования и организации проектных разработок, могут быть разбиты условно на 3 группы:

1. общие методы теории управления;

2. методы, связанные с технологией создания продукта проекта (методы прикладной сферы);

3. специальные методы управления проектной деятельностью

Основная цель процесса планирования – создать реальную и естественную модель проекта.

В большинстве своем проекты – комплексные мероприятия со многими действиями, необходим инструмент для упрощения (формализации), а затем последующей организации всех проектных разработок.

После тщательного обоснования проекта следует важнейшее действие по его структурированию до уровня так называемых «пакетов» работ путем построения иерархического WBS-графа (Work Breakdown Structure).

Структуризация исполняет следующие основные функции:

1. происходит переход от общих, не всегда конкретно выражаемых целей к определенным знаниям об особенностях данного проекта;

2. производится разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки. Это основа для последующей формализации, определения соподчиненности работ в проектном планировании. в соответствии с этим рабочие пакеты из WBS-графа разбиваются на отдельные работы для составления сетевого графика и расчетов по нему;

3. возникает основа для принятия организационных решений, в частности, по определению ответственности за различные элементы проекта увязки работ со структурой организации и ресурсами;

4. создается единая база для точной оценки необходимых затрат (денежных средств, времени и материальных ресурсов);

5. производится увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов, а «пакет» работ может выступать как самостоятельная финансовая единица.

WBS-граф предназначен для нормализации всех проектных разработок.

Основная цель WBS-графа – идентифицировать «пакеты» работ.

Пакет работ:

· Может включать до и более отдельных работ и являться самостоятельной финансовой единицей;

· Должен иметь отдельную смету, бюджет и отчетность о расходах.

Пакеты работ в дальнейшем могут не быть детализированы на свои WBS-графы.

Пакеты из различных работ, соответствующих смыслу данного пакета.

Пример: рабочий пакет «Исследование текущей ситуации». Его формируют такие входящие в него работы, как определение формы исследования, например, в виде анкетирования, составления анкет, обработка результатов, их оценка, подготовка отчета и пр.

WBS-граф отражает структуру работ в виде дерева.

WBS-граф может иметь не менее двух уровней. Состав работ по проекту должен быть определен с достаточной полнотой.

· Уровень 1 называется по имени самого проекта или задания;

· Уровень 2 содержит определенные пакеты работ.

В терминах УП структура проекта – это «дерево» компонентов проекта (работ, услуг, информации, оборудования, исполнителей), ориентированных на конечный продукт проекта.

В качестве исходных данных используются следующие информационные источники:

1. Структура продукции проекта;

2. Этапы ЖЦ, или последовательность реализации целей;

3. Организационная структура.

Пример WBS-графа с ориентацией на этапы ЖЦ проекта (вторую составляющую), игнорируя первую и третью.

В процессе структуризации проекта используется ряд специальных моделей:

· «дерево» целей;

· «дерево» работ (WBS-граф);

· Организационная структура (ORG);

· Матрица ответственности (синтез WBS-графа и организационной структуры);

· Сетевая модель.

«Дерево» целей – это граф, показывающий, как генеральная цель проекта разбивается на подцели следующих уровней.

Рис. Источники информации и фрагмент WBS-графа проекта организации перевозок на лини «А-Б»

Обозначения:

1.0 – анализ грузопотоков на направлении А-Б;

1.1 – анализ объема перевозок н направлении А-Б;

1.1.1 – анализ сезонности;

1.1.2 – анализ перспектив роста;

1.1.3 – анализ стабильности структуры;

1.2 – выбор типа судна;

1.2.1 – обоснование типа судна по технико-эксплуатационным характеристикам;

1.2.2 – обоснование типа судна по финансовым показателям;

2.0 – заключение договора с отправителями;

2.1 – заключение договора с отправителем 1;

2.1.1 – обоснование периода действия договора;

2.1.2 – обоснование размера грузовой партии;

2.1.3 – обоснование интенсивности отправок;

2.1.4 – обоснование тарифных ставок;

2.2 – заключение договора с отправителем 2;

3.0 – составление расписания.

Матрица ответственности связывает пакеты работ с организациями и подразделениями-исполнителями. В матрице определяются исполнители по пакетам и работам в них.

Таблица. Пример составления матрицы ответственности

			Y	Z
		ORG
WBS			A	B	C	D
…
…

WBS-граф должен обеспечивать получение ответов на следующие вопросы:

· Как ожидаемый результат проекта может быть разделен на части и отдельные компоненты?

· Какие промежуточные стадии для получения конечного результата необходимы?

· Какие требуются ресурсные факторы (инструменты, персонал, оборудование и т.д.)

· В каком виде должны быть оформлены результаты?

Различают WBS-графы:

· Объектно-ориентированный;

· Функционально-ориентированный;

· Комбинированный.

При построении WBS-графа объективно-ориентированного типа в качестве результатов проектной деятельности выступает продукция в виде некоторых объектов (т.е. результаты имеют определенное физическое или объектное воплощение, например – информационное, программно-математическое, техническое обеспечение в информационных системах). Используя объективно-ориентированный WBS-граф, обзор проекта происходит с позиций планирования и управления элементами продукции.

При построении функционально-ориентированного WBS-графа результаты рассматриваются с позиции выполнения определенных действий или функций (т.е. результаты имеют функциональную интерпретацию). В случае использования такой структуры, проект теряет свой объектный контур и сводится к функциям (конструирование, расчеты, технология и т.д.). использование функционально-ориентированного WBS-графа может привести к лучшему обзору вовлеченных в проектирование подразделений. Тем не менее, функционально-ориентированные WBS-графы используются в проектной деятельности не так часто.

Часто на практике используется сочетание объектно- и функционально-ориентированных структур. (комбинированный тип). Этот путь обеспечивает получение лучших результатов, так как использует преимущества обоих подходов.

Идентификация пакетов проводится путем присвоения кодовых обозначений и предназначена для того, чтобы обеспечить управляемость рабочих пакетов со стороны системы УП.

Наиболее часто в WBS-графах используется буквенно-цифровое кодирование.

Выбранная система кодирования зависит от структуры WBS-графа, а также числа уровней в нем и числа рабочих пакетов на каждом уровне. Например: код КОН.ОБ.001.039 означает пакет работ №039 из группы пакетов №001, которая относится к заданиям по «Оборудованию» из направления разработок «Конструирование» 2-го уровня WBS-графа.

Тщательно подготовленный WBS-граф исключительно важен для всей последующей разработки проекта. Это означает, что WBS-граф – не только база для планирования и распределения во времени работ, которые будут выполняться далее, так как он определяет отдельные работы и взаимосвязи между ними, но также – база для составления документации, определения ответственности и контроля за расходованием бюджета.

10.10.12

Тема 5: «Исследование и анализ особенностей проекта»

1. Поиск инвестиционных концепций (основы бизнес-планирования)

Поиск и выбор идей, в которые стоит вложит деньги, - задача столь важная, что она рассматривается в нескольких направлениях. Вначале очеркиваются рамки, в которых стоит вести такой поиск, а затем подробно разбираются возможные при этом подходы и связь их со стратегией компании.

На прединвестиционной фазе, согласно справочнику UNIDO, выделяются следующие этапы:

· Поиск инвестиционных концепций (Opportunity Studies)

· Предварительная подготовка проекта (Pre-Feasibility Studies)

· Окончательная формулировка проекта и оценка его технико-экономической и финансовой состоятельности

· Этап финального рассмотрения проекта и принятия по нему решения

UNIDO организации ООН по проблемам промышленного развития, которая занимается поддержкой реализации крупных проектов, обеспечивающих создание объектов промышленности и инфраструктуры в развивающихся странах мира.

Классификация исходных посылок, на основе которых может вестись поиск инвестиционных концепций:

1. Наличие полезных ископаемых или иных природных ресурсов, пригодных для переработки и производственного использования;

2. Возможности и традиции существующего сельскохозяйственного производства (для предприятий агропромышленного комплекса);

3. Сдвиги в величине и структуре спроса под влиянием демографических или социально-экономических факторов либо в результате появления на рынке новых типов товаров.

4. Структуры и объемы импорта (импортозаменяющие производства);

5. Опыт и тенденции развития структуры производства в других странах (со сходными ресурсами и уровнем социально-эконмического развития);

6. Потребности, которые возникли или могут возникнуть в отраслях-потребителях в рамках отечественной и мировой экономики;

7. Информация о планах увеличения производства в отраслях-потребителях или растущем спросе на мировом рынке на уже производимую продукцию;

8. Известные или вновь обнаруженные возможности расширения производства на единой сырьевой базе (переработка древесины);

9. Рациональность увеличения масштабов производства ради достижения экономии издержек при массовом выпуске изделий;

10. Общеэкономические условия. Создание правительством особо благоприятного инвестиционного климата, улучшение возможностей для экспорта в результате изменений обменных курсов национальной валюты.

2. Предварительная подготовка проекта. Бизнес-план.

Задача бизнес-плана состоит в поиске ответа на два основных вопроса:

· Является ли концепция ИП настолько интересной и сулящей такие выгоды, что имеет смысл продолжить над ней работать, готовя детальные материалы для всестороннего анализа проекта;

· Есть ли в данной концепции какие-то аспекты, которые имеют решающее значение для будущего успеха проекта, и исследованию которых необходимо поэтому уделить особое внимание.

Бизнес-план – это документ, который описывает все основные аспекты будущего коммерческого предприятия, анализирует все проблемы, с которыми оно может столкнуться, а также определяет способы решения этих проблем.

Бизнес-план должен быть достаточно подробным, чтобы, ознакомившись с ним, потенциальные инвесторы смогли получить полное представление о предполагаемом проекте и понять его цели.

Составление бизнес-плана требует личного участия руководителя фирмы или человека, собирающегося открыть свое дело

Справочник UNIDO рекомендует выделять в структуре бизнес-плана разделы по следующим направлениям:

1) Объемы и структура производства товаров (что?)

2) Ассортимент и объемы ресурсов, которые будут использоваться для организации производства (ресурсы?)

3) Желательное и возможное размещение производственных объектов (где?)

4) Технические основы организации производства – технологии и необходимое оборудование (как?)

5) Размеры и структура накладных расходов (сколько?)

6) Организационно-правовое обеспечение реализации проекта (право)

7) Финансовое обеспечение проекта, т.е. оценка необходимых сумм инвестиций, возможных производственных затрат, способы получения инвестиционных ресурсов и достижимой прибыльности их использования (результат)

Примерный состав бизнес-плана

1.Вводная часть:

· название и адрес фирмы;

· учредители;

· суть и цель проекта

· стоимость проекта

· потребность в финансировании

Вводная часть, как правило, пишется после того, как составлен весь план. Она должна быть краткой (2-3 стр.) и трактоваться как самостоятельный рекламный документ

2.Анализ положения дел в отрасли:

· текущая ситуация и тенденции развития отрасли;

· направление и задачи проекта

Рекомендуется дать анализ текущего состояния дел в отрасли и сведения о тенденциях развития.

3.Существо проекта:

· продукция (товары или услуги)

· технология

· лицензия

· патентные права

Сделать акцент на тех преимуществах, которые эта продукция несет потенциальным покупателям.

4.Анализ рынка:

· потенциальные потребители продукции;

· потенциальные конкуренты;

· размер рынка и его рост

Необходимо убедить инвестора в существовании рынка для продукции. Определить тот сегмент, на котором будет все происходить.

5.План маркетинга:

· цены;

· ценовая политика

· каналы сбыта

· реклама

· прогноз новой продукции

Показать, почему клиенты будут покупать продукцию.

6.Производственый план:

· производственный процесс

· производственные помещения

· оборудование

· источники поставки сырья, материалов, оборудования, рабочих кадров

Описываются все рабочие процессы.

7.Организационный план:

· форма собственности

· сведения о владельцах и партнерах предприятия

· сведения о руководящем составе

· организационная структура

Указывается форма собственности создаваемого предприятия. Рассматриваются вопросы руководства и управления предприятием. Анализируется знания и квалификация всей команды. Вопрос оплаты труда.

8.Степень риска:

· слабые стороны проекта

· вероятность появления новых технологий

· альтернативные стратегии

Главные моменты, связанные с риском, должны быть описаны просто и объективно. Риски могут быть внешними и внутренними. Выработать заранее стратегию поведения.

9.Финансовый план:

· план доходов и расходов

· план оттоков и притоков денежных средств

· точка безубыточности производства

Финансовый план – это важнейшая составная часть бизнес плана. Его показатели: объем продаж, прибыль, оборот капитала.

Составляется на 3-5 лет, причем данные за 1-й год представляются с помесячной разбивкой.

Бизнес-план – документ перспективный. Рекомендуется составлять на 3-5 лет вперед. При этом для первого года показатели рекомендуется делать в помесячной разбивке, второго – поквартальной и лишь начиная с третьего года можно ограничиться годовыми показателями.

Если инициатор не может хотя бы приближенно определить перспективу на такой срок, то инициатор туманно представляет свой будущий рынок сбыта.

17.10.12