Средства подготовки текстовых и табличных документов

Классификационные группы и подгруппы средств организационной техники

Общая характеристика, классификация и критерии выбора средств организационной техники.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть средств изменила свои габариты, технические характеристики и прочее, появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести: персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, средства коммуникационной техники, средства составления и изготовления текстовых и табличных документов и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника -- это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и прочее), которая применяется персоналом офиса (и, естественно, секретарем) для своего повседневного труда.

Персонал офиса должен иметь представление о практической применимости оргтехники, знать ее основные функциональные возможности и с учетом этого оптимально организовывать рабочий процесс.

Однако многообразие средств оргтехники, представленной на российском рынке, создает определенные проблемы в плане выбора соответствующих устройств для применения их в повседневной деятельности.

Во-первых, в силу целого ряда причин персонал офиса часто не имеет соответствующей подготовки, во-вторых, он не всегда представляет, какая техника того или иного назначения предлагается на рынке оргтехники, в-третьих, необходимо знать критерии выбора того или иного устройства, той или иной модели, в-четвертых, знать, как и где искать соответствующую информацию. Для того чтобы облегчить, упорядочить процедуры поиска и выбора конкретной модели технических средств, необходимо вначале выполнить некоторые предварительные работы, в частности провести классификацию существующих средств оргтехники, а затем определить общие критерии ее выбора, а потом и частные для каждой конкретной модели.

Многообразие средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация ни функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе техническими характеристиками и возможностями средств оргтехники. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков.

В настоящее время состав функциональных групп средств оргтехники претерпел существенные изменения, что связано с проникновением на российский рынок ведущих фирм -- производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, средства и системы подготовки и проведения презентаций в офисе, расширились возможности средств и систем электронной передачи документов, но в то же время уделяется внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.

Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и передачи документов к новым способам и технологиям, основанным на современных средствах организационной техники, требует иного подхода к ее классификации. Это связано с тем, что существовавший перечень технических средств в настоящее время подвергся изменениям как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.

Рассмотрим классификацию средств оргтехники, применяемой при создании и обработке документов в офисе.

1.0. Средства подготовки текстовых и табличных документов:

Ручные пишущие средства.

Пишущие машины.

Диктофонная техника.

Печатающие устройства для персональных компьютеров.

2.0. Средства копирования документов:

Средства электрофотографического копирования.

Средства ризографии.

3.0. Средства микрографии.

4.0. Средства обработки и хранения документов в офисе:

Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры).

Конвертовскрывающие машины.

Машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы).

Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины (франкингмашины).

Машины для уничтожения документов (шредеры).

Первичные и вторичные средства хранения документов.

Картотечное оборудование.

5.0. Средства коммуникационной техники:

5.1. Средства и системы телефонной связи.

5.2. IР-телефония.

5.3. Электронная почта.

5.3. Пневматическая почта.

6.0. Офисная мебель и оборудование.

Охарактеризуем основные группы средств организационной техники, причем более подробно будут рассмотрены те технические средства, которые наиболее часто и эффективно используются или могут быть использованы на конкретных рабочих местах.

Рынок средств организационной техники весьма многообразен и разносторонен. Очень часто, желая приобрести то или иное устройство, пользователь сталкивается с трудноразрешимой задачей: что приобрести, в каком количестве, на какие характеристики устройства обратить внимание, сколько заплатить и т. д. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть ряд факторов, влияющих на процедуру выбора. Основными являются:

— объем документооборота;

— временные характеристики документопотоков;

— средняя информационная емкость документов;

— количество форм документов, изготовленных на типографски напечатанных бланках;

— тип изображения, содержащегося в документе (полутоновое, штриховое, комбинированное, цветное, монохромное);

— объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи (дифференцированно по каждому типу устройств связи);

— первичный объем копируемых документов (с использованием и без использования масштабирования);

— вторичный объем копируемых документов (с использованием и без использования масштабирования);

— вид используемых документов (сброшюрованные, полистовые);

— имеющаяся в наличии в офисе организационная и вычислительная техника;

— способ организации эксплуатации технических средств, в том числе оргтехники (централизованный, децентрализованный, смешанный);

— наличие в офисе специально приспособленных помещений для размещения и эксплуатации техники, отвечающих требованиям соответствующих нормативно-методических документов;

— фирма -- производитель данной техники и страна сборки;

— наличие фирменного сервиса в регионе, городе;

— технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

— наличие инструкции по эксплуатации на русском языке;

— соответствие соединительных электрических кабелей параметрам и соединительным разъемам электросети;

— стоимость оборудования;

— стоимость расходных материалов и ЗИП, частота их замены;

— стоимость эксплуатации, обслуживания и т. п.;

— эргономические характеристики оборудования и устройств, в том числе безопасность работы на устройствах;

— квалификация обслуживающего персонала и пользователей;

— наличие сертификата Ростеста;

— срок службы оборудования.

По определению, документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, фирме, можно разделить на следующие этапы:

— экспедиционная обработка и регистрация входящих документов;

— предварительное рассмотрение документов и первичное копирование;

— исполнение документов и вторичное копирование;

— передача документов на архивное хранение;

— экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов (в том числе по техническим каналам связи).

Немаловажным критерием является выбор формы эксплуатации оборудования: централизованный, децентрализованный, смешанный. Выбор формы зависит от целого ряда факторов, в том числе типа технических средств, их количества, размера организации, ее внутренней структуры и размещения подразделений, организации способа и форм обслуживания оргтехники.

Иногда определяющим фактором при приобретении технических средств является выбор фирмы-производителя. Известно, что, несмотря на их многообразие, существует определенная специализация у каждого из производителей средств организационной техники, что влияет на выбор пользователем конкретного устройства.

Особое внимание следует уделять расчету потребного количества расходных материалов. Это связано с тем, что, например, расход тонера или черной краски в картриджах принтеров рассчитывается исходя из примерно 25% наполненности текстом листа формата А4, а расход цветных чернил - из расчета 6% каждого оттенка на листе. При покупке техники необходимо обратить внимание на Количество дозаправок, которое выдерживает картридж устройства.

Подытожим сказанное!

Общая классификация офисной техники

Существует определенная классификация офисной техники, с которой необходимо ознакомиться каждому.

Функциональная классификация офисной техники:

К этому виду относят лазерный принтер, копировальный аппарат, факсимильный аппарат, сканер, многофункциональное устройство (с комбинацией функций принтер - сканер - факс – копир) МФУ чаще всего базируется на лазерном копире или принтере.

Классификация по назначению:

- для персонального использования. Например, МФУ или копир формата А4;

- для офисных нужд. Например, копир, МФУ, принтер формата А3;

- для выпуска любой полиграфической продукции;

- для выпуска документации, которая используется в производстве или строительстве.

Классификация офисной техники по формату:

- формат А3+;

- формат А4;

- широкоформатный (А1 и А0).

Классификация техники по применению цвета:

- черно-белый;

- полноцветный;

- цветной.

Классификация техники по аппаратной конфигурации:

- базовая конфигурация; - с автоподатчиком оригиналов;

- с устройством двухстороннего автоматического копирования или печати;

- с определенным числом лотков для бумаги;

- с лотками прямой подачи;

- с дополнительными устройствами, предназначенными для упорядочивания документов.

Безусловно, возможны любые комбинации всех указанных опций, даже в составе основной конфигурации, для разнообразных задач пользователя зависимо от того, какие именно оригиналы используются и в каком виде необходимы документы на выходе.

Классификация по торговой марке принтера, копира, МФУ, сканера:

- Konica Minolta. Для этой марки характерны черно-белые лазерные принтеры и МФУ, полноцветные принтеры и МФУ в формате А4, А3+;

- XEROX. В наличии весь спектр цветной и черно-белой техники формата от А4 до А0 (принтер, копир, сканер, МФУ, факс), некоторое полиграфическое оборудование, кроме ризографов;

- Kyocera. Полный спектр как офисной техники (принтеры, копиры, МФУ), так и инженерной техники (копировальной) цветной и черно-белой, форматом А4 - А0;

- Ricoh. Самые «выносливые» копиры и МФУ - А4. Все МФУ - А3, в основе копир, есть и трафаретно-множительные машины, то есть ризографы, а так же лазерные цветные принтеры, широкоформатные инженерные копиры и МФУ;

- Toshiba. Это экономичные МФУ (принтер-копир-сканер) в формате А3 низкой ценовой категории;

- Brother. Факсимильные аппараты, МФУ в формате А4. Практически во всей представленной технике можно найти устройства, отвечающие Вашим требованиям.

Дальнейший выбор Вы осуществляете на основе личных предпочтений и характеристик моделей офисной техники. Для чего ниже приведены классификационные группы.

Сканеры в МФУ:

Сканеры в многофункциональных устройствах могут быть цветные и черно-белые. В обоих случаях это сетевой сканер или TWAIN. Для сетевых сканеров очень важно знать, в каком именно формате сохраняются файлы (например, TIFF, PDF, JPEG).

Классификация техники по работе в программной среде:

Для современных МФУ, принтеров, сканеров важно, под какой ОС работает компьютер, сеть. Лишь в случае соответствия техника работает корректно, а драйвера будут лицензионными, адекватными самой конфигурации техники. Сегодня принтеры и МФУ рассчитаны на работу под ОС Windows, Linux, MAC OS и др.

Классификация по типам эксплуатационных затрат такая:

- затраты на покупку расходных материалов;

- затраты на плановое обслуживание; - затраты на ремонт.

Классификация техники по красящему веществу:

- с необходимостью использования тонера;

- с необходимостью использования чернил. Например, ризографы и широкоформатные плоттеры.

Пример классификации и выбора конкретной модели определенного вида оргтехники

Рассмотрим подробнее классификацию аппаратов электрофотографического копирования и критерии выбора конкретной модели, поскольку данные устройства наиболее популярны среди пользователей.

Основными характеристиками копировальных аппаратов являются следующие:

— скорость копирования;

— производительность;

— рекомендуемый объем копирования;

— формат оригинала и копии.

Классификацию копировальных аппаратов можно произвести по следующим параметрам:

— по габаритам: портативные, настольные, офисные;

— по принципам сканирования: аналоговые (более старые модели всех фирм) и цифровые (более новые модели фирм CANON, RICOH, SHARP, MINOLTA, MITA, TOSHIBA);

— по цветности: одноцветные и цветные;

— стандартные (для бумаги А4, A3) и специальные (для издательских комплексов), широкоформатные (для изготовления чертежей);

— по скорости копирования: до 6 копий/мин, до 20 копий/мин, до 40 копий/мин, более 40 копий/мин;

— по объему копирования (в день, месяц, год).

При покупке нового копировального аппарата пользователь должен обратить внимание:

— на стоимость копировального аппарата, стоимость и наличие на рынке расходных материалов, запасных блоков, узлов, деталей, компонентов;

— гарантийный срок работы копировального аппарата;

— производительность;

— трудоемкость обслуживания, ремонтопригодность;

— наличие технической документации;

— подбор копировальных аппаратов одной фирмы-производителя (при покупке нескольких копиров);

— получение информации о надежности работы копировальных аппаратов из данных сервис-центров.

Наиболее популярные модели копировальных аппаратов в России следующие:

1. Портативные копировальные аппараты (portable copiers): формат А4, скорость копирования -- до 6 копий/мин, объем копирования --- до 500 копий в месяц. Они предназначены в основном для индивидуального пользования, имеют минимум сервисных возможностей и используют бумажные носители формата А4.

2. Низкоскоростные офисные настольные копировальные аппараты (low-volume copiers): формат А4 (A3), скорость копирования-- 10--20 копий/мин, объем копирования -- до 1500--3000 копий в месяц. Этот класс аппаратов является самым многочисленным. Они предназначены для небольших офисов. По своим возможностям они значительно превосходят копировальные аппараты в малогабаритном исполнении и уже обеспечивают масштабирование изображения; у аппаратов значительно увеличена производительность, предусмотрена возможность работы с бумажными носителями формата как А4, так и A3. Также на пользовательскую панель этих копировальных аппаратов выведена расширенная индикация о возникновении конфликтных ситуаций.

3. Офисные копировальные аппараты среднего класса (middle-volume copiers): формат A3, скорость копирования -- 15---40 копий/мин формата А4 или 10--20 копий/мин формата A3, рекомендуемый объем копирования -- до 1500 копий в месяц. Этот класс аппаратов предназначен для средних учреждений. В данных копировальных аппаратах предусмотрены следующие дополнительные возможности: подачи бумаги (формата от А5 до A3) с двух и более лотков; автоматического двухстороннего копирования; возможность установки механизма сортировки и сшивания копий: по отношению к предыдущим классам значительно увеличен их ресурс. Стоимость копии также значительно ниже. Расширен набор специальных пользовательских и сервисных функций.

4. Копировальные аппараты для больших офисов и бизнесцентров (high-volume copiers): формат до А2, скорость копирования -- 40--85 копий/мин формата А4, черно-белое копирование с возможностью выделения цветом, объем копирования -- 1500-- 30000 копий в месяц. Эти копировальные аппараты дополнительно способны производить копирование цветного изображения, осуществлять печать оригиналов большого формата, получать отпечатки с фотопленок, осуществлять печать с предварительно записанных заданий копирования на специальных карточках и др.

В середине 1990-х гг. в России появилось новое поколение цифровых копировальных аппаратов, где вместо электростатического переноса изображения используется лазерный или светодиодный перенос изображения. Технология цифрового копирования обеспечивает многократную распечатку копии единожды просканированного оригинала. Выбор цифрового или аналогового аппарата при его покупке теперь определяется не только ценой, но и эффективностью копировальных аппаратов или необходимостью использования дополнительных предоставляемых возможностей.

В последнее время практически все ведущие фирмы - производители копировальной техники осуществляют переход к новому ряду моделей, так называемых цифровых копировальных аппаратов, использующих при нанесении изображения на светочувствительный барабан не световой, а лазерный луч. Приэтом резко расширяются их возможности. Они могут выполнять в зависимости от комплектации функции копира, лазерного принтера, сканера и факса. При наличии сетевой карты такие машины могут бытьвключены в локальную сеть на правах самостоятельного устройства. Копировальные аппараты с полным набором функций целесообразно использовать в небольших офисах.

О цветных копировальных аппаратах. По сути этоцифровые аппараты. Разница между изготовлением черно-белойи цветной копии такая же, как и при печати черно-белой и цветнойфотографии. Отсюда можно сделать вывод о сложности устройстватаких копиров. Соответственно выше и цена. Цветные копировальные аппараты низкоскоростные и не предназначены для изготовления больших тиражей. Ресурс светочувствительных барабановнизок, расходные материалы дороги. Однако существует возможность подключения таких машин к компьютеру через отдельнопоставляемое устройство типа ColorPASS, и тогда такой копир приобретает свойства, присущие любому цифровому аппарату.

На рынке средств копирования в России представленыизделия таких фирм, как CANON, RICOH, SHARP, XEROX и др.Выбор достаточно широк, хотя рынок копировальной техники в России нельзя считать насыщенным: из-за высокой стоимости спрос на копировальные аппараты пока еще невелик. Поэтому, прежде чем вложить деньги в дорогостоящую технику, следует четко оценить потребности офиса. Наряду с оценкой объемов копирования необходимо решить задачу: кто, где и как будет осуществлять сервисное обслуживание вашего аппарата.

К средствам подготовки текстовых и табличных документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, печатающие устройства для персональных компьютеров, диктофоны и некоторая другая техника.

По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам: перьевым, шариковым, фитильным ручкам (фломастерам). Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда.