Учет численности работников, отработанного времени и выработки

В зависимости от размеров предприятия учет личного состава работников может осуществлять специальная служба - отдел кадров или бухгалтерия. На основании личного заявления работника в обязательном порядке с ним составляется трудовой контракт и издается приказ о приеме, с которым знакомят работника под личную роспись. В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ Постановлением от 5 января 2004 г. № 1 Государственным комитетом РФ по статистике были утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Данные унифицированные формы первичной учетной документации применяются организациями, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.

Перечень форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты представлен в таблице 6.1.

Таблица 6.1

Перечень форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

№	Название
По учету кадров
Т-1 Т-1а Т-2 Т-2ГС(МС) Т-3 Т-4 Т-5 Т-5а Т-6 Т-6а Т-7 Т-8 Т-8а Т-9 Т-9а Т-10 Т-10а Т-11 Т-11а	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу Личная карточка работника Личная карточка государственного (муниципального) служащего Штатное расписание Учетная карточка научного, научно-педагогического работника Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работ График отпусков Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку Командировочное удостоверение Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Приказ (распоряжение) о поощрении работника Приказ (распоряжение) о поощрении работников
По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
Т-12 Т-13 Т-49 Т-51 Т-53 Т-53а Т-54 Т-54а Т-60 Т-61 Т-73	Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Табель учета рабочего времени Расчетно-платежная ведомость Расчетная ведомость Платежная ведомость Журнал регистрации платежных ведомостей Лицевой счет Лицевой счет (свт) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы

Первичными документами по учету движения персонала являются приказы (распоряжения) о приеме на работу (ф. № Т-1), переводе (ф. № Т-5), предоставлении отпусков (ф. Т-6), увольнении (ф. № Т-8) и др. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника-(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником (ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма Ns Т-1а) строка (графа) «по» не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

На основании копий приказов, поступающих в бухгалтерию, о приеме на работу, бухгалтер открывает на каждого работника лицевой счет (ф. Т-54) или карточку-справку с занесением всех справочных данных. Лицевые счета применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений, и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты. Форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

В лицевой счет заносят: Ф.И.О., должность, оклад (разряд, тарифная ставка), количество иждивенцев, задолженность по исполнительным листам, ссудам и другие данные, необходимые для полного расчета заработной платы, различных удержаний. Лицевой счет открывается сроком на год. Срок хранения лицевых счетов — 75 лет. Ежемесячно бухгалтерией организации в лицевые счета работников заносятся сведения о размере начисленной оплаты труда и иных доходов работника, суммах произведенных удержаний и вычетов, а также о суммах, причитающихся к выплате. Основанием для заполнения лицевых счетов являются табели учета использования рабочего времени, наряды на сдельную работу, наряды-заказы на выполнение работы, листки о временной нетрудоспособности, приказы (распоряжения) администрации о выплате премий, оказании материальной помощи, исполнительные документы, поступившие в организацию, и т.д.

При увольнении работник должен получить справку из бухгалтерии о доходе и удержанном налоге на доход за все отработанное время с начала года по день увольнения.

Учет отработанного времени, необходимого при начислении заработной платы, а также правильного определения средней численности работников на предприятии, организуется в табеле учета рабочего времени (ф. №Т-12). Рабочим называется время, в течение которого работник выполняет свои обязанности, обусловленные трудовым договором (контрактом) и правилами внутреннего распорядка. Предельные нормы продолжительности рабочего дня устанавливаются законодательно (табл. 6.2.).

Таблица 6.2

Предельные нормы продолжительности рабочего дня

Категория работников	Продолжительность рабочего времени
Работники не обучающиеся в образовательных учреждениях: - от 16 до 18 лет; - от 15 до 16 лет	35 часов в неделю; 24 часа в неделю
Работники, совмещающие работу с учебой в образовательных учреждениях в возрасте: - от 16 до 18 лет; - от 15 до 16 лет	18 часов в неделю; 12 часов в неделю
Учащиеся, работающие во время каникул: - от 16 до 18 лет; - от 15 до 16 лет	35 часов в неделю; 24 часа в неделю
Работники, занятые на работах с вредными условиями труда	36 часов в неделю. 5, 6 или 7 часов в день (для работников, занятых на производствах с вредными условиями труда)
Врачи и средний медицинский персонал	От 27,5 часа в неделю до 36 часов в неделю
Педагогические работники образовательных учреждений	36 часов в неделю
Женщины, работающие в районах Крайнего севера и приравненных к ним местностях	36 часов в неделю
Женщины, работающие в с/х местностях в разных организациях	36 часов в неделю
Инвалиды 1 и 2 группы	35 часов в неделю
Все категории работников, кроме вышеперечисленных	40 часов

Федеральным законом от 30.06.2006 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» изменены положения, касающиеся работы за пределами установленной продолжительности рабочего времени. Работодатель имеет право в порядке, установленном Трудовым кодексом, привлекать работника к работе за пределами продолжительности рабочего времени, установленной для данного работника в соответствии с ТК, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. В соответствии со статьями 99 и 101 ТК РФ привлекать работника к такой работе можно только по двум основаниям: для сверхурочной работы и если работник работает на условиях ненормированного рабочего дня.

Несколько изменился и порядок привлечения к сверхурочной работе. Ранее привлечение работодателем работника к сверхурочной работе допускалось только с письменного согласия работника. В ТК РФ определены три категории случаев, когда это возможно и без такого согласия. С октября 2006 г. привлечение работника к сверхурочной работе допускается при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия; при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта, связи; при производстве работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Учет рабочего времени может быть поденным и суммированным. В соответствии с новой редакцией статьи 104 нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

Численность работников постоянно должна уточняться на основании приказов (распоряжений) о приеме, переводе и увольнении. Учет использования рабочего времени ведется в табелях открываемых на каждый месяц, по предприятию в целом (или по его структурным подразделениям) или в годовых табельных карточках. Табель заполняется на всех работников, принятых на постоянную, сезонную или временную работу, сроком на один день и более, со дня зачисления, кроме принятых по договорам подряда. В списочный состав включаются работники: фактически явившиеся на работу; находящиеся в служебных командировках; не явившиеся на работу по болезни; принятые на неполный день или неполную рабочую неделю; работающие на дому; находящиеся в отгуле и другие. Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Существуют два метода ведения табеля учета рабочего времени:

1. метод сплошной регистрации явки на работу по табельной системе. Наиболее приемлем при оплате по тарифным ставкам и при неустойчивом режиме;

2. метод регистрации отклонений (менее трудоемкий), когда дни явки считаются по плановому графику, а дни неявок и отклонений от нормального режима отражаются буквенными или цифровыми кодами. Все учитываемое время делится на три вида:

– отработанное оплачиваемое время работа сдельная, работа повременная, служебные командировки, отвлечения от основной работы, перевод из-за простоев на другую работу и т.д.);

– неотработанное оплачиваемое время (льготные часы подростков, дни донорства, внутрисменные простои, учебные и очередные отпуска, исполнение общественных и гособязанностей, временная нетрудоспособность и т.д.);

– неотработанное (рабочее и нерабочее) неоплачиваемое время (административный отпуск, выходные и праздничные дни, прогулы и т.д.).

В табеле фиксируются случаи опоздания на работу, неявок, простоев (с указанием причин); часы, отработанные сверхурочно, в ночное время, в выходные и праздничные дни и т.д. Контроль за использованием рабочего времени возлагается на руководителей производственных подразделений. Все виды использования рабочего времени должны быть подтверждены приложенными соответствующими первичными документами, которые вместе с табелем передаются в бухгалтерию для выполнения расчетов с работниками по оплате труда.

Для расчета заработной платы работников, находящихся на повременной оплате труда, используются данные табелей учета отработанного времени.

Привлечение работников к сверхурочным работам оформляется соответствующими списками, утвержденными руководством предприятия.

В условиях сдельной формы оплаты труда могут применяться различные системы учета выработки рабочих-сдельщиков, в частности система пооперационного учета выработки. Она предусматривает приемку, подсчет и фиксирование информации о выработке рабочего (или бригады рабочих) в первичных документах контролером ОТК или мастером после выполнения каждой операции.

В условиях мелкосерийного и индивидуального производства основным первичным документом по учету выработки является наряд на сдельную работу. В нем отражают задание, его выполнение, разряд работы, отработанное время, расценку и сумму заработка по каждой операции. Возможно применение как разовых, так и накопительных нарядов, рассчитанных на фиксирование выработки рабочих в течение двух недель или за месяц.

В серийном производстве первичными документами для учета выработки рабочих являются маршрутные листы или карты. В них фиксируют запуск в производство и обработку партии заготовок в соответствии с установленным технологическим процессом. Контроль за сохранностью и точностью обработки деталей осуществляется в процессе приемки работ ОТК после выполнения каждой операции. При передаче партии деталей из цеха в цех вместе с ними передается и маршрутный лист. При дроблении партии деталей выписываются новые маршрутные листы.

Маршрутные листы могут применяться как самостоятельные документы, так и в сочетании с рапортами или отрывными талонами.

В массовых и крупносерийных производствах для определения выработки каждого рабочего за смену или за расчетный период производится пооперационная перепись остатков не обработанных деталей или не собранных изделий на конец смены или расчетного периода. Выработка рабочих определяется как остаток деталей или заготовок на начало смены, увеличенный на количество деталей, переданных на рабочее место за смену, минус остаток не обработанных или не собранных деталей (заготовок) на конец смены. Рассчитанная таким образом выработка каждого рабочего оформляется рапортами или ведомостями учета выработки.

После умножения сдельной расценки на фактически достигнутую выработку получают размер начисленной заработной платы рабочего-сдельщика.