Учет начислений за отпуск

В соответствии со статьей 139 Трудового кодекса РФ Правительством РФ принято постановление от 24 декабря 2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», согласно которому было утверждено Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Данное устанавливает особенности порядка исчисления средней заработной платы (среднего заработка) для всех случаев определения ее размера, предусмотренных Трудовым кодексом РФ..

Положение исчисления среднего заработка (далее - Положение) определяет правила исчисления такового и сохраняемого за работниками, занятыми в организациях независимо от их формы собственности и организационно-правовых форм (имеются в виду государственные и бюджетные организации, открытые и закрытые акционерные общества, коммандитные товарищества, полные товарищества, кооперативы), в случаях:

– пребывания работника в ежегодном очередном отпуске, в том числе и дополнительном;

– пребывания работника в учебном отпуске;

– выплаты компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении и последующих выплат на период трудоустройства;

– выплаты за вынужденный прогул незаконно уволенному и восстановленному судом работнику;

– выполнения государственных обязанностей;

– перевода на более легкий труд;

– направления на учебу для повышения квалификации с отрывом от производства и в ряде других случаев, когда законодательством предусмотрено сохранение за работником среднего заработка;

– нахождения в медицинском учреждении на обследовании, а также сдачи крови для переливания;

– когда за работниками по той или иной причине, предусмотренной законодательством РФ, сохраняется средний заработок;

– определения пособия по безработице.

Право трудящихся на отпуск закреплено в Конституции РФ. В статье 37 Конституции РФ указано, что каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленная законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск. Отпуск - это свободное от работы время, предоставляемое работнику для отдыха или других целей, в течение которого за ним сохраняется место работы или должность, а также средний заработок.

Трудовым кодексом РФ гарантировано предоставление ежегодного основного отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Если у работника нет права на дополнительный отпуск, то продолжительность его ежегодного отпуска совпадает с продолжительностью основного отпуска. Согласно Трудовому кодексу РФ основной отпуск гарантирован работнику независимо от того, где он работает и какую работу выполняет по трудовому договору. В соответствии со статьей 114 Трудового кодекса РФ ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам с сохранением места pa-боты (должности) и среднего заработка.

Дополнительный отпуск предоставляется помимо основного отпуска при наличии определенных обстоятельств, предусмотренных нормативными правовыми актами. Согласно ст. 116 ТК РФ организации с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами.

Таблица 6.5

Виды отпусков

Характеристики	Основной отпуск	Дополнительные отпуска
Статьи, регламентирующие продолжительность отпусков	Статья 114 ТК РФ	Ст. 116 ТК РФ
Категории работников, которым предоставляется отпуск	Все работники	Работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам сненормированным рабочим днем, работникам, работающим, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами. Организации с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено федеральными законами
Акты, регламентирующие порядок предоставления отпусков	ТК РФ	ТК РФ, коллективные договорами или локальные нормативные акты
Продолжительность отпусков	28 календарных дней (Ст. 115 ТК РФ) Удлиненные отпуска предусмотрены для от дельных категорий работников

Размер ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем составляет не менее трех календарных дней. При этом с 1.10.2006 г. исключено положение, предусматривающее возможность получения денежной компенсации в случае, если отпуск не предоставляется. В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения содержания заработной платы продолжительностью более 14 календарных дней, до 1.10'.2006 г. этот срок составлял 7 дней.

По продолжительности основной отпуск может быть минимальным и удлиненным.

Согласно ст. 115 ТК РФ ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Ежегодный отпуск не может быть меньше установленной данной статьей продолжительности независимо от того, является работник совместителем или работает по режиму неполного рабочего времени.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

В соответствии со ст. 122 Трудового Кодекса право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Оплачиваемый отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы по заявлению работника должен быть предоставлен:

– женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

– работникам в возрасте до восемнадцати лет;

– работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

– в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Последующие отпуска могут предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации. В соответствии со статьей 286 Трудового кодекса РФ лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков (форма № Т-7) обязателен как для работодателя, так и для работника. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала и обязательно под роспись.

В ряде случаев ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен (временная нетрудоспособность работника; исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы; и другие случаи предусмотренные законами, локальными нормативными актами организации).

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала, то ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

В соответствии со статьей 125 ТК РФ не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Отзыв из отпуска оформляется приказом, в котором необходимо указать время, когда работнику будет предоставлена оставшаяся часть отпуска. Денежные суммы, приходящиеся на дни неиспользованного отпуска, следует включить в заработную плату, начисленную со дня фактического выхода на работу. При предоставлении работнику неиспользованной части отпуска в другое время расчет отпускных должен быть произведен заново в установленном порядке.

Перенос или продление отпуска осуществляется на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Работодатель обязан по письменному заявлению работника перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником, если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее, чем за две недели до его начала.

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) может быть предоставлен отдельным категориям работников (например, педагогическим работникам образовательного учреждения).

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

В соответствии со статьей 128 ТК РФ работнику может быть предоставлен по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам его письменному заявлению отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Таблица 6.6

Продолжительность отпусков

Категория работников	Продолжительность отпуска	Нормативный документ
Работники моложе 18 лет	Ежегодный основной оплачиваемый отпуск не менее 31 календарного дня	Ст. 267 ТК РФ
Работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев	Оплачиваемый отпуск или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы	Ст. 291 ТК РФ
Работники, занятые на сезонных работах	Оплачиваемый отпуск из расчета два календарных дня за каждый месяц работы	Ст. 295 ТК РФ
Педагогические работники образовательного учреждения	Ежегодный основной удлиненный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется Правительством РФ	Ст. 334 ТК РФ
Не реже чем через каждые 10 лет непрерывной преподавательской работы имеют право	На длительный отпуск сроком до одного года, порядок и условия предоставления которого определяются учредителем и (или) уставом данного образовательного учреждения	Ст. 335 ТК РФ
Отдельные работники некоторых научно-исследовательских и культурно-просветительских учреждений, учебных заведений, детских учреждений	До 48 рабочих дней	Постановление Совмина СССР от 21.04.49 № 1577 (с изменениями от 06.11.86)

Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

– участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году;

– работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;

– родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших: вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, — до 14 календарных дней в году;

– работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году;

– работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до пяти календарных дней;

– в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами либо коллективным договором.

Право на получение дополнительного оплачиваемого отпуска, как правило, связано с работой по определенной специальности, профессии, должности, в определенных условиях труда, в сверхурочное время, а также с повышенной нагрузкой, ответственным характером работы, неудобным режимом труда, работой в тяжелых и неблагоприятных природно-климатических условиях, стажем работы и т.д.

Если работник имеет право на дополнительный отпуск, то общая продолжительность ежегодного отпуска складывается из основного и дополнительного отпусков. Все дополнительные отпуска должны присоединяться к отпуску в 28 календарных дней, если иная продолжительность основного отпуска не предусмотрена законом.

Дополнительный отпуск за работу с вредными условиями труда предназначен для компенсации по мере возможности вредного влияния, которое оказывают на организм особенности производства.

При определении продолжительности дополнительных отпусков для работников с вредными условиями труда необходимо руководствоваться:

– списком производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденным постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.74 № 298/П-22, с изменениями и дополнениями;

– инструкцией «О порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день», утвержденной постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.75 № 273/П-20.

Продолжительность дополнительного отпуска по различным профессиям с вредными условиями труда дифференцирована и колеблется от 6 до 36 рабочих дней. Дополнительный отпуск предоставляется одновременно с ежегодным. При этом запрещается непредоставление ежегодного отпуска работникам, имеющим право на дополнительный отпуск в связи с вредными условиями труда. В случае, если работник имеет право на предоставление дополнительного отпуска в связи с вредными условиями труда по нескольким основаниям, то отпуск предоставляется по одному из них. Для отдельных категорий работников, например для руководящих работников, может быть установлен ненормированный рабочий день. В этом случае работника можно привлечь к труду сверх нормального рабочего времени без дополнительной оплаты при условии предоставления ему дополнительного отпуска.

Ежегодный дополнительный отпуск лицам, работающим в северных районах России, установлен Законом РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» (с изменениями и дополнениями от 06.08.2001). Особенности предоставления и продолжительность дополнительных отпусков для отдельных категорий работников представлены в Приложении 2.

Если отпуск установлен в календарных днях, то воскресные дни включаются в число дней отпуска. Праздничные нерабочие дни, приходящиеся на период отпуска, предоставляемого в календарных днях, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются[4].

Например, если работнику предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 3 июня 2004 года, то датой окончания отпуска будет не 1 июля, а 2 июля так как на период отпуска приходится праздничный день 12 июня. Таким образом, в отпуске работник будет находиться фактически дней.

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

До принятия официального разъяснения о порядке суммирования отпусков Министерство труда и социального развития РФ предлагает использовать схему, изложенную в письме Минтруда России от 1 февраля 2002 г. № 625-ВВ.

Если отпуск, предоставляемый работнику, исчисляется (полностью или частично) в рабочих днях (например, отпуск, предоставляемый за прошлое время, дополнительный отпуск за вредные условия груда и др.), то в этом случае необходимо:

1) от даты начала отпуска отсчитать определенное количество дней основного отпуска в календарных днях, определенное количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю;

2) определить дату последнего дня отпуска;

3) общий период отпуска перевести в календарные дни.

В случае увольнения работника предприятие обязано выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска. По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

При предоставлении ежегодного отпуска работнику за ним сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Средняя заработная плата за все время отпуска в соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ должна выплачиваться не позднее, чем за три дня до начала отпуска.

Начисления за ежегодные отпуска включаются в фонд оплаты труда отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном месяце. Суммы, причитающиеся за дни отпуска в следующем месяце, включаются в фонд оплаты труда следующего месяца.

Схема бухгалтерских проводок, используемых в соответствии с Планом счетов, приведена в таблице 6.7.

Таблица 6.7

Бухгалтерские записи по начислению и выплате отпускных вознаграждений

№ п/п	Содержание операции	Корреспондирующие счета	Первичный документ
Дебет	Кредит
	Н ачислены отпускные за дни отпуска: а) в текущем месяце	20, 23, 25, 26, 29, 44		Записка-расчет о предоставлении отпуска (форма N° Т-60)
б) приходящихся на следующий месяц
	Начислена доля ЕСН с суммы отпускных за дни отпуска, приходящиеся на текущий месяц: а) зачисляемая в ФСС	20, 23, 25, 26, 29, 44	69-1-1	Бухгалтерская справка-расчет
б) зачисляемая в ПФР	20, 23, 25, 26, 29, 44	69-2
в) зачисляемая в ФОМС	20, 23, 25, 26, 29, 44	69-3-1
г) зачисляемая в ТОМС	20, 23, 25, 26, 29, 44	69-3-2
д) зачисляемая в ФСС на страхование от несчастных случаев	20, 23, 25, 26, 29, 44	69-1-2
	Начислена доля ЕСН с суммы отпускных за дни отпуска приходящиеся на следующий месяц: а) зачисляемая в ФСС		69-1-1	Бухгалтерская справка-расчет
б) зачисляемая в ПФР		69-2
в) зачисляемая в ФОМС		69-3-1
г) зачисляемая в ТОМС		69-3-2
д) зачисляемая в ФСС на страхование от несчастных случаев		69-1-2
	Удержан налог на доходы с полной суммы отпускных			Записка-расчет о предоставлении отпуска (форма № Т-60) Налоговая карточка (форма 1-НДФЛ)
	Выданы отпускные из кассы			Расходный кассовый ордер или платежная ведомость
	Отпускные за дни отпус­ка, учтенные по дебету сч. 97, отнесены на себестоимость в составе фонда оплаты труда соответствующего месяца	20, 23, 25, 26, 29, 44		Бухгалтерская справка-расчет
	Сумма начисленного единого социального налога, учтенная по дебету счета 97, отнесена на себестоимость соответствующего месяца	20, 23, 25, 26, 29, 44		Бухгалтерская справка-расчет

В случае создания на предприятии резерва на предстоящую оплату отпусков суммы, подлежащие резервированию (отчисления в резерв), включаются в резерв равномерно в течение года. Уменьшение резерва на суммы отпускных производится при их начислении.

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором применяются приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) либо приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а). Данные документы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска составляется Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма №° Т-60).