Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда

Оплата труда на предприятии является важным элементом затрат в себестоимости продукции.

Заработная плата - это совокупность вознаграждений в денежной или (и) натуральной форме, полученных работником за фактически выполненную работу, а также за периоды, включаемые в рабочее время

Можно выделить следующие особенности расчетных операций с персоналом предприятия по всем видам начислений и удержаний

– сжатые и строго определеннее сроки на расчеты по оплате труда подготовку всей необходимой документации;

– при начислении и выплате суммы заработной платы необходимо руководствоваться значительным числом нормативных актов;

– важное значение имеет точность оформления первичных документов, служащих основанием для расчетов с.работниками.

Алгоритм действий бухгалтера, отражающий порядок операций по оплате труда и связанных с нею расчетов:

— начисление сумм оплаты труда и других выплат работникам предприятия с отнесением за счет соответствующих источников;

— расчет всех видов удержаний из заработной платы;

— расчет сумм отчислений в социальные фонды от фонда оплаты труда единого социального налога (ЕСН);

— получение в банке и отражение в учете наличных денег для выплаты работникам предприятии;

— выдача и депонирование задолженности предприятия перед работниками по зарплате.

Схема учетных записей по расчетам с персоналом по всем видам начислений и удержаний приведена в Приложении 1.

Синтетический учет расчетов по оплате труда организации ведут на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», в развитие которого могут открывать соответствующие субсчета. К данному счету могут быть открыты следующие субсчета: 70-1 «Расчеты с сотрудниками, состоящими в штате организации»; 70-2 «Расчеты с совместителями»; 70-3 «Расчеты по договорам гражданско-правового характера».

По кредиту счета отражают суммы начисленной оплаты труда, премий, пособий по временной нетрудоспособности. Основанием для начисления оплаты труда, премий, пособий и других выплат служат табели учета отработанного времени, наряды на сдельную работу, рапорты о выработке, листки о простоях, листки нетрудоспособности и т.д. Начисленные работникам организации суммы отражаются по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в дебет счетов: 08, 20, 23, 25, 26, 28, 44, 69, 96.

По дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» учитываются выплаты работникам, сумма удержанного налога на доходы физических лиц, своевременно не возвращенные подотчетными лицами авансы, суммы за причиненный материальный ущерб, за брак, в погашение задолженности по выданным займам, по исполнительным документам в пользу различных юридических и физических лиц. Выплаты и удержания отражаются по дебету счета 70 в кредит счетов: 50, 51, 68, 71, 73, 76.

В зависимости от направления расходов суммы начисленной работникам организации оплаты труда и иных выплат классифицируются на:

1. Выплаты, относимые на фактическую себестоимость приобретаемых активов. Например, в соответствии с ПБУ 6/01, 5/01 основные средства, материально-производственные запасы, приобретаемые организацией, должны приниматься к бухгалтерскому учету по их первоначальной стоимости. При этом первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на их приобретение.

Суммы начисленной оплаты труда работников общепроизводственного и общехозяйственного назначения не включаются в фактические затраты на приобретение основных средств, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с их приобретением.

2. Выплаты, подлежащие включению в себестоимость произведенной продукции (выполненных работ, оказанных услуг) в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ.

3. Выплаты, производимые за счет собственных средств работодателя,

4. Выплаты, распределяемые по другим направлениям затрат. В частности, к числу такого рода выплат можно отнести расходы, связанные с выбытием объектов основных средств, в части сумм оплаты труда, начисленной работникам, занятым их демонтажом и реализацией, и единого социального налога.

На основании документов по учету выработки, которые группируются по подразделениям организации, а в разрезе подразделений - по носителям затрат, бухгалтерия ежемесячно составляет ведомости распределения сумм оплаты труда работников. Форму ведомостей бухгалтерия разрабатывает самостоятельно исходя из организационной структуры предприятия.

Оплату труда работников в натуральной форме организация может осуществлять продукцией собственного производства либо в качестве оплаты труда могут выдаваться товары, приобретенные организацией у других юридических, а также физических лиц. При использовании натуроплаты возникают следующие записи (табл. 6.3.).

Таблица 6.3

Оплата труда работников в натуральной форме

При использовании натуроплаты необходимо обратить внимание следующие важные моменты:

1) необходимость отражения выбытия материальных ценностей с использованием счетов реализации 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» так как имеет место переход права собственности;

2) необходимость отражения выбытия материальных ценностей по рыночным ценам в соответствии с требованиями НК РФ;

3) в случае отражения выбытия материальных ценностей по ценам ниже рыночных доначислить налоги;

4) необходимость начисления НДС и других аналогичных налогов.

5) на стоимость выданной работникам продукции необходимо начислить единый социальный налог. Начисление налога производится со всей стоимости продукции, включающей НДС, акцизы (для подакцизных товаров).

Оплата труда работникам организации выдается в сроки, установленные коллективными договорами и согласованные с государственными внебюджетными фондами и инспекцией Министерства РФ по налогам и сборам по месту регистрации юридического лица.

Для получения денег на оплату в банк предъявляются следующие документы: чек, платежные поручения на перечисление в бюджет обязательных налоговых платежей (налог на доходы физических лиц, ЕСН), платежные поручения в пользу различных организаций и лиц на суммы, удержанные из оплаты труда работников по исполнительным листам, исполнительным документам и личным обязательствам.

Если при предъявлении обслуживающему банку чека на выдачу денежных средств на оплату труда организацией не представляются платежные поручения на перечисление единого социального налога, банк не вправе выдавать денежные средства, заявленные в чеке. Выдача денежных средств работникам организации в качестве платы за труд осуществляется кассиром на основании составленных платежных ведомостей, в которых работник расписывается в получении денег. Суммы оплаты труда, не выданные в установленный срок, подлежат сдаче в банк на расчетный счет организации.

Порядок расчета суммы единого социального расчета регламентируется 24 главой НК РФ.

Существуют следующие методы выплаты заработной платы два раза в месяц:

1) аванс в счет будущей заработной платы и ее выплата по итогам месяца;

2) заработная плата за первую и вторую половину месяца.

При применении первого метода за первую половину месяца выдается аванс в счет причитающейся заработной платы. Обычно это сумма в процентном отношении к должностному окладу (месячной тарифной ставке). При этом заработная плата не начисляется и по кредиту счета 70 не отражается. Записью Дебет 70 Кредит 50 отражается выданный аванс и НДФЛ, взносы на социальное страхование при этом начислять не нужно. НДФЛ, ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование, страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний законодательство обязывает производить по итогам месяца, которые можно определить на последнее число. Выплата аванса не является объектом налогообложения, и НДФЛ с авансов исчислять и удерживать не требуется.

Коллективным или трудовым договором может быть установлено, что как за первую, так и за вторую половину месяца производится расчет заработной платы, причитающейся работнику за фактически отработанное рабочее время, выполненный, объем работ. Для этого необходимо заполнение и представление в бухгалтерию табелей учета рабочего времени и других документов дважды в месяц. Поскольку данная форма расчетов требует дополнительных затрат времени работников бухгалтерий и отделов труда, поэтому на практике она встречается реже.

Денежные суммы на оплату труда работникам организации должны быть выданы в течение трех рабочих дней, включая день получения наличных средств в банке. Если в течение данного срока по каким-либо причинам деньги не были выданы работнику, кассир, ответственный за их выдачу, в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии таких лиц ставит штамп или делает отметку от руки «Депонировано». Затем на основании платежной ведомости кассир заполняет реестр невыданной «заработной платы (форма № РТ-11), утвержденный Письмом Минфина России от 24 июля 1992 г. N° 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях». В реестр невыданной заработной платы заносятся следующие данные

— табельный номер работника, не получившего в установленные сроки заработной платы;

— его фамилия, имя и отчество;

— размер депонированной суммы.

Ведение реестра невыданной заработной платы может не осуществляться, если в организации ведется книга учета депонированной заработной платы (форма № 8а), то в соответствии с разъяснениями Минфина России. Порядок заполнения книги во многом схож с ведением формы № РТ-11.

После заполнения данных форм кассир в платежной ведомости указывает фактически выплаченные и депонированные суммы и составляет расходный кассовый ордер на выплаченную заработную плату. Соответствующая хозяйственная операция заносится в кассовую книгу.

На депонированную сумму составляется объявление на взнос наличными, и неполученные денежные средства сдаются в обслуживающее отделение банка. На сданную сумму в обязательном порядке составляется расходный кассовый ордер.

Для учета депонированных денежных средств применяемая счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

Депонированная сумма на оплату труда отражается в бухгалтерском учете до истечения срока исковой давности, составляющего три года. В течение данного срока работники, не получившие денег, имеют право потребовать их выплату. В этом случае выдача депонированной суммы осуществляется по расходному кассовому ордеру. Если депонент будет выдаваться группе лиц, то следует составить платежную ведомость с указанием «Выдача депонента». По желанию работника депонированная сумма может быть перечислена на его личный счет (Дебет субсчета 76-4 Кредит счета 51) либо выдана в натуральной форме (Дебет субсчета 76-4 Кредит субсчета 90-1, 91-1).

По истечении указанного срока (три года) сумма невостребованной депонированной суммы подлежит зачислению в состав прибыли предприятия как прочие доходы и налогообложению в общеустановленном порядке.

При журнально-ордерной форме учета при оформлении операций по расчетам с физическими лицами используются следующие журналы-ордера: № 1 - по кредиту счета 50; № 2 - по кредиту счета 51; № 7 - по кредиту счета 71; № 8 - по кредиту счетов 68, 73, 75, 76; № 10,10/1 - по кредиту счетов 69, 70; № 11 - по кредиту счета 44; № 12 - по кредиту счетов 84,96; № 13 - по кредиту счетов 90, 91. Операции, связанные с начислением заработной платы, отражаются в журнале-ордере № 10. Операции по выплате заработной платы и удержаниям из нее отражаются в журналах-ордерах, предназначенных для учета оборотов по кредиту счетов, корреспондирующих со счетом 70. Типовые учетные записи по счету 70 приведены в Приложении 1. Группировка операций осуществляется в ведомостях: № 1 — ведомость к счету 50; № 2 - ведомость к счету 51; № 7 - ведомость учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами; № 12 - ведомость учета затрат цехов; № 8 - книга учета депонированной заработной платы; № 13, № 13а — ведомость учета потерь в производстве; № 15 — ведомость учета общепроизводственных расходов, расходов будущих периодов и внепроизводственных расходов; № 18 - ведомость учета затрат по капитальным вложениям, а также в разработочных таблицах: № 1 (РТ) — распределение заработной платы и расхода материалов; № 2 (РТ) — распределение заработной платы; № 3 (РТ) — сводка данных по расчетам с рабочими и служащими; № 4 (РТ) - сводка начисленной заработной платы по составу и категориям работников; № 5 (РТ) -сводка начисленной заработной платы по ее составу и категориям работников, и сводка данных по расчетам с рабочими и служащими (взамен таблиц РТ-3, РТ-4) № 11 (РТ) - реестр невыданной заработной платы № 12 (РТ) - карточка аналитического учета расчетов с дебиторами и кредиторами.

Аналитический учет оплаты труда в организации ведется по каждому работнику с использованием лицевых счетов рабочих и служащих (формы № Т-54 и № Т-54а).