Некоторые особенности набора текстового материала

Особенности набора текстового материала пояснительной записки связаны с правильным набором знаков препинания, де­фисов, тире, пробелов и т.п.

При наборе кавычек не следует использовать знаки минут (') и секунд ("). Следует использовать кавычки типа “…..”, либо типа «….».

Знаки препинания. Точка никогда не ставится в конце заголовков и подзаголовков, отделенных от текста. Если подзаголовок является частью основного текста, в конце его ста­вится соответствующий знак препинания. Точки не используются в заголовках таблиц, в конце подписей под рисунками.

Точка никогда не ставится в общепринятых сокращениях («и т.д.», «и т.п.»), в сокращениях названий единиц систем мер (га, мм, см, кг, км, кВт), в условных сокращениях обозначений (тел. в/м, б/у, х/б). Если слова сокращаются не по об­щепринятым сокращениям, или общепринятого сокращения не существует, точка по­сле сокращения должна стоять (например, кв., эл. прибор, кв. м).

Запятая ставится при отделении десятичной дроби от целого в дробном числе. Дробные числа должны записываться как 3,25; 100,5; но никак не 3.25; 100.5.

Пробел никогда не отбивается перед знаками препинания (точка, запятая, вопросительный, восклицательный знаки, многоточие и т.д.), а только после них.

Вместо трех подряд идущих точек используется символ многоточия.

При использовании в тексте кавычек и скобок знак препинания в конце ста­вится только один раз. Если скобки (кавычки) стоят в середине предложения, то знаки препинания ставятся вне скобок (кавычек). Если скобка (кавычка) заканчи­вает предложение, то точка ставится сразу за ней.

Черточки бывают трех видов: дефис, короткое тире, тире.

Дефис, имеющийся на клавиатуре, используется только в сложных словах типа все-таки, мало-помалу, и не отбивается пробелами. Этот же знак используется Word как знак переноса.

Короткое тире (Сtrl + «серый минус») используется при указании границ диапазона, например, 15-20, ХIХ-ХХ в.в. Короткое тире, как и дефис, пробелами не отбивается. Короткое тире используется также в качестве знака «минус» в арифметических выражениях.

Тире (Сtrl+Аlt + «серый минус») используется во всех остальных случаях и отбивается пробелами с двух сторон. Тире не должно начинать строку. Поэтому перед тире, начинающем строку, следует вставлять неразрывный пробел (Сtrl+Shift + пробел).

Пробелы. Фамилия от инициалов отбивается неразрывным пробелом, а между инициа­лами лучше всего ставить узкий неразрывный пробел. Такое же правило набораиспользуется в сокращениях типа «и т. д.», «и т. п.».

Порядки в больших числах (более четырех цифр) типа 10000000 разделя­ются неразрывными пробелами. Знаки %, показатели степени, подстрочные ин­дексы, математические знаки не отбиваются пробелами от предшествующего числа. Пробел также не ставится после открывающей кавычки или скобки или перед закрывающей кавычкой или скобкой. Неразрывный пробел всегда ставите перед единицами измерения (100 км) и после знаков типа $, например, $ 5.

Вставка символов. Любой полиграфический символ можно вставить с помощью команды «Вставка/Символ». В этом же диалоговом окне можно определить и свои сокращения для наиболее часто используемых символов. Например, можно определить, что вместо двух последовательно идущих дефисов вставляется длинное тире, отби­тое неразрывным пробелом спереди и обычным сзади, а вместо трех подряд идущих точек вставляется символ многоточия и т.п. Еще проще использовать опцию автозамены при наборе, которая настраивается через «Сервис/Автозамена».

3 Стиль и язык изложения

Текст должен отвечать требованиям грамматики и стилистики. При написании текста работы не допускается применять:

- обороты разговорной речи, произвольные словообразования, профессионализмы;

- различные научные термины, близкие по смыслу, для одного и того же понятия;

- иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

- сокращения обозначений единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы;

- математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (вместо математического знака (-) следует писать слово «минус»);

- математические знаки без цифр, например: ≤ (меньше или равно), ≥ (больше или равно), ≠ (не равно), № (номер), % (процент).

Опечатки, описки и другие неточности, обнаруженные в процессе выполнения работы, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием штрихом и нанесением на том же месте исправленного текста машинописным способом или черной тушью (шариковой ручкой) рукописным способом. Не допускается на одном листе более одного исправления, во всей работе – более 8. Повреждения листов, помарки и следы неполного удаления прежнего текста не допускаются.

Рисунок 2 - Пример оформления перечислений

4 Оформление числовых значений

Числовые значения величин в тексте должны указываться с необходимой степенью точности, при этом обязательно в ряду величин выравнивание числа знаков после запятой. Не допустимо приводить следующий ряд величин: 45; 67; 76,8; 87,98. Данный ряд должен выглядеть следующим образом: 45,00; 67,00; 76,80; 87,98.

Не следует приводить значения, в которых количество значимых цифр более трех, величины лучше округлять (например, 56,7893 до 56,8). А еще лучше, если величины будут выражены целыми числами.

В тексте работы числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а число без обозначения физических величин и единиц счета от единицы до девяти – словом (например, пять раз, 9 руб., 15 раз).

Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на разные строки или страницы), кроме единиц физических величин, помещенных в таблицах.

Если в тексте для характеристики показателя приводится диапазон числовых значений, выраженных в одних и тех же единицах измерения, то измерения единицы указываются после последнего числового значения диапазона (например, от 1 до 5 руб.).

Если в тексте работы приводится ряд числовых значений, выраженных в одних и тех же единицах измерения, то единицы измерения указывают только после последнего числового значения (например, 200, 300, 4000 руб.).

Количественные числительные в тексте даются без падежных окончаний, а у порядковых числительных окончание указывается, например, 7-го.

Интервалы величин в виде «от» и «до» записываются через дефис, например, стр. 5-7.

5 Оформление формул и уравнений

Написание формул осуществляется только с помощью редактора формул (встроенное средство MS Word), диалоговое окно которого представлено на рисунке 3. На панели инструментов редактор формул представляется пиктограммой: . Написание формул в виде слов недопустимо.

Рисунок 3 - Диалоговое окно редактора формул

Формулы и уравнения следует выделять из текста в отдельную строку. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки (рисунок 4).

Рисунок 4 - Пример написания формулы

Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после знака равенства (=), или после знаков плюс (+), минус (-), умножения (×), деления (:) или других математических знаков. Знак в начале следующей строки повторяют (рисунок 5).

Рисунок 5 - Пример написания формулы

Пояснения значений символов и числовых коэффициентов следует проводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле (рисунок 4). Первая строка расшифровки должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него (рисунок 4).

Формулы в работе должны иметь сквозную нумерацию арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках (рисунок 5). Одну формулу обозначают – (1).

Формулы, помещенные в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения. Например, формула (В.4).

Допускается нумерация формул в пределах одной главы работы. В этом случае номер формулы состоит из номера главы и номера формулы, разделенные точкой (рисунок 4).

6 Оформление иллюстраций

Иллюстрации (чертежи, схемы, графики, компьютерные распечатки, диаграммы, фотоснимки и т.п.) готовятся либо средствами MS Word, либо с помощью другого приложения, совместимого с Word. Все иллюстрации именуются рисунками.

Иллюстрации следует располагать в пояснительной записке непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. При выполнении схем допускается использование туши, маркеров, карандашей и т.д. Все надписи на листах должны быть свободно различимы. Иллюстративный материал должен быть выполнен грамотно, зачеркивания и опечатки не допускаются.

Иллюстрации могут быть в компьютерном исполнении, в том числе и цветные.

На все иллюстрации должны быть даны ссылки в пояснительной записке.

Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией отдельно по каждому виду иллюстрации. Если иллюстрация в работе одна, то она все равно обозначается с присвоением ей номера, например, рисунок 1.

Иллюстрации при необходимости могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Наименование иллюстрации помещают по центру текста после пояснительных данных и формулируют, например, следующим образом, «Рисунок 1 - Денежно-кредитный механизм». В конце наименования иллюстрации точку не ставят (рисунок 6).

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения, например, Рисунок А.3(рисунок 15).

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах одной главы работы. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера главы и порядкового номера иллюстрации, которые разделены точкой, например, рисунок 1.1 (рисунок 7).

Иллюстрации могут быть расположены по тексту работы (возможно ближе к первому упоминанию в тексте) или даны в приложении. Если иллюстративный материал позаимствован, надо приводить библиографическую ссылку к тексту иллюстрации или к названию иллюстрации.

На весь приведенный иллюстративный материал должны быть ссылки в тексте работы, например, «… в соответствии с рисунком 2» (при сквозной нумерации)или «… в соответствии с графиком 1.2» (при нумерации в пределах главы).

Рисунок 6 - Пример оформления иллюстрации

В качестве иллюстративного материала в работах часто используются графики. Оси абсцисс и ординат графика должны иметь условные обозначения и размерность применяемых величин (рисунок 7).

Рисунок 7 - Пример оформления графика

Надписи, относящиеся к кривым и точкам, производят только в тех случаях, когда их немного и они кратки. Многословные надписи заменяются цифрами, расшифровка которых приводится в поясняющих данных.

На одном графике не следует приводить более трех кривых. Если одна кривая значительно отличается от остальных, то количество кривых может быть и больше трех.

7 Оформление таблиц

Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Наименование таблицы должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Наименование таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире (рисунок 8, рисунок 9). Таблицы целесообразно оформлять средствами Word, или другого приложения, совместимого с ним.

Таблицу следует располагать в пояснительной записке непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице.

На все таблицы должны быть ссылки в пояснительной записке. При ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера (рисунок 8, рисунок 9).

Таблицу с большим числом строк допускается переносить на другой лист. При переносе части таблицы на другой лист слово «Таблица», ее номер и наименование указывают один раз слева над первой частью таблицы, а над другими частями также слева пишут слова «Продолжение таблицы» и указывают номер таблицы (рисунок 10).

Рисунок 8 – Содержание таблицы

Рисунок 9 - Пример оформления таблицы

Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией (рисунок 9).

Допускается нумеровать таблицы в пределах главы. В этом случае номер таблицы состоит из номера главы и порядкового номера таблицы, разделенных точкой (рисунок 9).

Таблица, расположенная в приложении имеет нумерацию с учетом номера приложения. Например, «Таблица В.1», т.е. таблица 1, расположенная в Приложении В (рисунок 15).

Рисунок 10 - Пример оформления таблицы

Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте пояснительной записки, а межстрочный интервал уменьшать до одинарного.

При наличии в работе небольшого по объему цифрового материала оформление таблицы нецелесообразно. Такой материал следует давать текстом, располагая цифровые данные в виде колонок (Приложение Г). Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей, а также сопоставимости информации, полученной из разных источников.

Заголовки граф (столбцов) таблицы начинают с прописных букв. Подзаголовки – со строчных букв, если они составляют одно предложение с заголовком. Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишут с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков таблиц знаки препинания не ставят. Заголовки указывают в единственном числе.

Диагональное деление головки таблицы не допускается. Графу № п/п в таблицу не включают. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера указывают в боковике таблицы перед их наименованием.

Нумерация граф таблицы арабскими цифрами допускается в тех случаях, когда в тексте работы имеются ссылки на них, при делении таблицы на части, а также при переносе части таблицы на следующую страницу.

Если цифровые данные в графах таблицы выражены в различных единицах, то их указывают в заголовке каждой графы. Если все параметры, размещенные в таблице, выражены в одной и той же единице, сокращенное обозначение единицы включают в название таблицы, например, Сведения о кредитах, в тыс. руб.

Таблица слева, справа и снизу, как правило, ограничивается линиями. Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей. Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы. Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм. Слова более, не более, менее, не менее, в пределах следует помещать рядом с наименованием соответствующего параметра в боковике таблицы или в заголовке графы.

Если цифровые данные в таблице не приводятся, то в графе ставится прочерк.

Заголовки граф записывают, как правило, параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее головку или боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку и (или) боковик заменять соответственно номером граф и (или) строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

В таблицах числовые значения величин, одинаковые для нескольких строк, допускается указывать один раз.

В названии, головке и боковике таблицы следует использовать минимальное количество аббревиатур, даже если они оговорены в перечне применяемых сокращений.

Текст, повторяющийся в строках одной и той же графы и состоящий из однотипных слов, чередующихся с цифрами, заменяют кавычками. Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении его заменяют словами то же, а далее – кавычками. Если последующая фраза является частью предыдущей, то допускается заменить ее словом то же и добавлять дополнительные сведения. При наличии горизонтальных линий текст необходимо повторять.

Если таблица содержит данных значительно больше, чем можно охватить одним взглядом, то такую таблицу следует поместить в приложение. Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа.

8 Оформление примечаний и ссылки (сноски)

Примечания приводятся, если необходимы пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблицам или графическому материалу.

Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или таблицы, к которой относится это примечание, и располагать с прописной буквы с абзацного отступа и не подчеркивать. Примечание к таблице помещают в конце таблицы под линией, обозначающей окончание таблицы (рисунок 8).

Если примечание одно, то после слова «Примечание»ставится тире, и текст примечания пишут с прописной буквы. Одно примечание не нумеруется (Рисунок 11).

Если примечаний несколько, то каждое примечания нумеруются по порядку точки арабскими цифрами без проставления точки (Рисунок 11).

Рисунок 11 - Пример оформления примечания

Если в работе при употреблении отдельных положений необходимо привести библиографические или другого характера ссылки, то эти положения помечаются надстрочными знаками сноски (рисунок 12). Указатель сноски должен быть единым (или порядковые цифры, или звездочки) для всей работы. Внизу страницы с абзацного отступа приводят сам текст сноски, отделенный от основного текста короткой тонкой горизонтальной линией с левой стороны (1/3 длины строки). Для оформления сноски необходимо воспользоваться опцией «Вставка», далее «Ссылка» затем «Сноска» и используя окна диалога оформить сноски по тексту.

Если необходимо привести сноску к данным, расположенным в таблице, то текст ссылки помещают внизу таблицы под линией, обозначающей окончание таблицы.

Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение, и перед текстом самой ссылки. Текст сноски приводится внизу страницы.Сноски в тексте выполняются средствами текстового редактора. В качестве указателя целе­сообразно выбирать символ звездочки «*» (если на странице сносок не более двух-трех) или нумеровать их в естественном порядке, возможно размещение всех сносок в конце документа, тогда в качестве указателя сноски использу­ется ее порядковый номер. Текст сноски набирается обычно шрифтом меньшим, чем шрифт основного текста пособия, но не меньше 10 пт, например, Times New Roman Суr размером 12 пт.

Рисунок 12 - Пример оформления сноски

В тексте библиографической сноски должны соблюдаться правила библиографического описания источника. Пример оформления библиографической ссылки. [2]

В тексте любой учебной или научной работы для конкретизации и подтверждения точности приведенных данных, цифр, фактов, цитат необходимо использовать ссылки. Это могут быть ссылки на структурные элементы работы (таблицы, иллюстрации, приложения), на документы (библиографические источники).

Библиографическая ссылка – это совокупность кратких библиографических сведений об источнике цитаты или заимствования, а также об издании, которое оценивается, рекомендуется или критикуется в основном тексте, необходимых и достаточных для их общей характеристики, идентификации и поиска[3].

Ссылки приводятся во всех случаях, когда в письменной работе используются и цитируются источники и литература. Обязательно подтверждаются ссылками факты, цифры и другие конкретные данные, приводимые в тексте и заимствованные из источников и литературы, а также сведения, полученные при анализе (подсчете, группировке в таблицы и т. п.) данных, приведенных в изученных источниках и литературе.

Ссылка на источник в целом оформляется в виде номера библиографической записи, который ставится после упоминания автора или коллектива авторов, либо цитаты из работы.

Например:

«К.М. Сухоруков [43] наиболее важными проблемами в международной стандартизации в области библиографии считает...».

Ссылка на определенные фрагменты источника отличается от предыдущей указанием страниц цитируемого документа.

Например:

«А.Д. Сахаров [63, с. 201–202] писал, что...»

Применяется и комбинированная ссылка, когда необходимо указать страницы цитируемых работ в сочетании с общими номерами остальных источников.

Например:

«Как видно из исследований [6, с. 4–9; 9, с. 253; 10–14]...».

Если возникает необходимостьсослаться на мнение, разделяемое рядом авторов либо аргументируемое в нескольких работах одного и того же автора, то следует отметить все порядковые номера источников, которые разделяются точкой с запятой.

Например:

«Исследованиями ряда авторов [27; 91; 132] установлено, что...».

При оформлении ссылок на нормативные источники следует приводить текст этих документов из официальных изданий: «Собрание законодательства Российской Федерации», «Бюллетени нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», «Вестник Банка России» и др.

В тексте работы ссылка на источник, названный в списке литературы, указывается в квадратных скобках, например, [1]. При необходимости ссылка может включать в себя номера страниц используемого источника. Например, ссылка [1, с.23-25] указывает на необходимость обратиться к страницам 23, 24 и 25 литературного источника под номером 1 в списке литературы.

Ссылка на источник, названный в списке литературы, ставится в конце предложения (рисунок 13).

а) вариант ссылки на текст, приведенный в соответствующем источнике

б) вариант ссылки на формулу, приведенную в соответствующем источнике

в) вариант ссылки на рисунок, приведенный в соответствующем источнике

Рисунок 13 – Варианты ссылок в различных ситуациях при оформлении текста

9 Оформление списка литературы

Список литературы (затекстовые библиографические ссылки) является составной частью работы и отражает степень изученности рассматриваемой проблемы. При этом в список литературы включаются, как правило, не только те источники, на которые в работе имеются библиографические ссылки, но и те, которые изучены при исследовании темы работы (рисунок 14).

Под затекстовыми ссылками понимается указание источников цитат с отсылкой к пронумерованному списку литературы, помещаемому в конце работы или каждой главы (рисунок 14).

Каждая библиографическая запись в списке получает порядковый номер и начинается с красной строки.

Рекомендуется вариант заглавия списка - Список использованной литературы – если включается только та литература, которая анализировалась или использовалась в тексте в виде заимствований.

Расположение литературы в списке избирается автором в зависимости от характера, вида и целевого назначения работы. Как правило, литературу на иностранных языках помещают в конце списка.

Наибольшее распространение получил алфавитный способ расположения материала. Алфавитное расположение – по фамилиям авторов, загла­виям книг и статей (если автор не указан или авторов больше трех).

Рисунок 14 - Пример оформления списка литературы

Литература группируется в списке в следующем порядке:

1) нормативно-правовые акты органов законодательной и исполнительной власти: Конституция, законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ – в хронологической последовательности;

2) ведомственные правовые акты в хронологической последовательности;

3) источники статистических данных в хронологической последовательности;

4) документы и материалы государственных архивных учреждений – в хронологической последовательности;

5) книги и статьи на русском языке – в алфавитном порядке;

6) книги и статьи на иностранных языках – в алфавитном порядке.

Включенная в список литература нумеруется сплошным порядком от первого до последнего названия.

В работе разделение на группы, указанное на рисунке 14, ненужно. На рисунке 14 это сделано с целью демонстрации, какими источниками необходимо пользоваться при работе над проектом.

Литературный источник приводится в соответствии с библиографическими требованиями с указанием автора, названия, выходных данных и объема. Для статей данные дополняются указанием страниц, названием статьи и источником ее публикации.

10 Оформление приложений

Материал, дополняющий текст работы, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ и т.д. Приложения могут быть обязательными или информационными. Информационные приложения могут быть справочного или рекомендуемого характера. Пример оформления приложения представлен на рисунке 15.

Приложения оформляют как продолжение работы на последующих листах или выпускают в виде самостоятельного документа. Приложения выполняют, как правило, на листах формата А4. Допускается выполнять приложения на листах формата А3, А4х3, А4х4, А2 и А1.

В тексте работы на все приложения должны быть ссылки. Порядок оформления по тексту ссылок на приложения такой же, как и оформления ссылок на иллюстрации. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте работы.

Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием в правом верхнем углу слова «Приложение»и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово «обязательное», а для информационного приложения – «рекомендуемое»или «справочное».

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста прописными буквами отдельной строкой. Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с буквы «А», за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы (для отличия от близких по начертанию букв и цифр). После слова «Приложение»следует буква, обозначающая его последовательность. Если в работе одно приложение, оно обозначается «Приложение А». Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и O (для отличия номера приложения от цифр 1 и 0). Кроме того, приложения можно обозначать цифрами.

Если содержимое приложения не умещается на одном листе, то оно продолжается на последующих листах с указанием в правом верхнем углу приложения с этим номером.

Рисунок 15 - Пример оформления приложения

11 Оформление общепринятых текстовых сокращений (аббревиатур) и терминов

При выполнении оформления общепринятых текстовых сокращений и терминов используется ГОСТ 7.12 – 93 «Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке». В работе используются, как правило, только общепринятые текстовые сокращения или аббревиатуры, например, РФ, ЦБ РФ и т.п. Если в работе принята особая система сокращений слов или наименований, то в ней должен быть приведен перечень принятых сокращений, который помещают после приложений перед перечнем терминов.

Если в работе принята специфическая терминология, то в конце работы (перед списком литературы) должен быть помещен перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями.