Составление перечня информационных ресурсов

Команда нуждается в каталоге информационных ресурсов, который, по ее мне­нию, будет продуктивным для уточнения списка кандидатов-партнеров для бенч­маркинга. Так как члены команды лучше всех знают свой процесс, им следует также знать о своих потенциальных источниках информации. Возможно, это периодические издания, сфокусированные на теме, которая представляет ин­терес. Это могут быть и презентации, проводимые на собраниях или ежегод­ных конференциях профессиональных ассоциаций. Команде могут быть известны специалисты в данной области или же она может знать, как их найти. Существуют исследовательские организации, кото­рые сосредоточены на выбранной теме, уже опубликовавшие релевантную ин­формацию в книгах и других документах. Несмотря на то, что тема, возможно, не рассматривалась в специальном научном исследовании, отчет может содер­жать информацию или ссылки, которые важны для процесса или темы бенч­маркинга.

Команда будет вести каталог этих источников в порядке оказания помощи ответственному за библиотеку. Каталогизация указывает пути, которым нужно следовать в ходе формального поиска. Эти пути являются важными ключами к уникальным базам данных, в которых ведется поиск, описаниям ключевых слов, которые в иных случаях могли быть упущены, или вторичной информации, на­ходящейся в распоряжении других людей, но не ставшей всеобщим достоянием.

Вооружившись списком компаний-кандидатов и потенциальных источников информации в том виде, как они представляются осведомленным членам ко­манды, можно проводить тщательный поиск, используя опыт специально под­готовленного лица, отвечающего за подбор научно-технической литературы. Большинство крупных фирм располагают определенными возможностями по поиску литературы, которую часто можно подобрать в официальной библиоте­ке или у специалиста, работающего по совместительству. Если внутри компании нет подобных средств, то команда должна привлекать специалистов со сторо­ны. Местные университеты или бизнес-школы можно назвать в числе вероят­ных кандидатов по темам, относящимся к деловым операциям. Даже местная общественная библиотека способна оказать помощь в поиске литературы. На­конец, организации могут использовать такую возможность: заключить дого­вор на проведение информационного поиска.

Ответственному за подбор литературы необходимо дать как можно больше исходных данных о базисе бенчмаркингового исследования, включая отчет с описанием проекта первого этапа процесса. Чем больше библиотекарь знает о предмете, тем легче ему идентифицировать специальные базы данных и клю­чевые слова для доступа.

Основные усилия ответственного за подбор литературы заключаются в по­иске данных, публикуемых в средствах массовой информации и доступных широкой общественности. Это подразумевает поиск электронных баз данных, которые, по мнению информационного работника, являются релевантными. Вначале поиск может сводиться к последним двум-трем годам. Если никакая информация не выявлена, или же ее меньше, чем ожидалось, временные рам­ки можно расширить. Для написания статьи, ее опубликования и появления ссылки о ней в электронной базе данных может потребоваться полгода или даже год. Поэтому наиболее многообещающая информация, получаемая из этого источника, часто должна дополняться просмотром самых свежих публикаций. Специалистам луч­ше известна также терминология каталогизации, то есть выбор ключевых слов, по которым ведется поиск тематической области. Разумное использование клю­чевых слов может быть действенным средством быстрого и эффективного по­иска необходимых ссылок.

Несмотря на настоятельные рекомендации, чтобы поиск проводился спе­циалистом, следует отметить, что мир информационного поиска разительно меняется. Заинтересованный член команды может самостоятельно вести поиск нужной информации в базах данных, поскольку они все чаще записываются на компакт-диски и поступают в общественные и частные библиотеки. Поэтому участники команды могут обращаться к основным периодическим изданиям в области бизнеса, вооружившись лишь несколькими инструкциями о процеду­рах доступа. Затем они смогут отследить нужную информацию или ключе­вые слова, которые обеспечат более детальный и плодотворный поиск.

Независимо оттого, проводит ли поиск непосредственно участник коман­ды, подготовленный библиотекарь или же они работают вместе, в результате должны быть получены ссылки на статьи, документы, отчеты, журналы, отрас­левую периодику и т.п. Если включено название компании и перекрестные ссыл­ки с предметом обсуждения, поиск предоставит ссылки на нужную информа­цию или на те организации, которые активно работают в данной области и, ве­роятно, располагают лучшими методами организации производственных про­цессов.