Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Для синтетического учета расчетов с подотчетными лицами используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 является активно-пассивным, поэтому его сальдо может быть дебетовым или кредитовым; дебетовое сальдо отражается в активе баланса в составе дебиторской задолженности, а кредитовое – в пассиве в составе кредиторской задолженности.

Синтетический учет ведут в разрезе подотчетных лиц.

Учетный регистр - журнал-ордер №7, заполняется на основе авансовых отчетов.

Журнал-ордер №7 (по Кредиту сч. 71)

Проводки:

Д-т 71 К-т 50 выданы наличные под отчет, погашен перерасход подотчетных сумм

Д-т 10,41 К-т 71 приобретены ТМЦ за наличные;

Д-т 19 К-т 71 отражен НДС по ТМЦ, приобретенным через подотчетных лиц;

Д-т 26 К-т 71 списаны подотчетные суммы на общехозяйственные расходы (расходы по командировкам);

Д-т 20 К-т 71 списывается стоимость работ, услуг для основного производства,

оплаченных подотчетными лицами;

Д-т 50 К-т 71 возврат экономии подотчетных сумм;

Д-т 70 К-т 71 экономия подотчетных сумм удержана из зарплаты;

Остатки и обороты в целом по синтетическому счету 71 складывается из остатков и оборотов аналитических счетов (для разных подотчетных лиц).

В п. 10 Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 указано, что при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, основанием для регистрации счетов-фактур в книге покупок являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке». Отсюда следует, что бланк строгой отчетности заменяет счет-фактуру.

Полученные счета гостиниц, проездные билеты, квитанции и чеки следует регистрировать в книге покупок.

При отсутствии бланка строгой отчетности требуются счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой налога). Выделение отдельной строкой соответствующей суммы налога является обязательным условием для обоснования права на вычет.

Лучше всего фирме самой приобретать билеты в транспортных агентствах, оплачивая их по безналичному расчету. Тогда у организации будет счет-фактура с НДС и не будет проблем с налоговой инспекцией.

Чтобы применить вычет по проживанию, необходимо получить в гостинице счет по унифицированной форме № 3-Г и № 3-ГМ (утвержденной Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности»). Счет по этим формам будет являться бланком строгой отчетности, на основании которого можно будет принять НДС к вычету.