Роль кадровой службы в системе управления. Кадровый аудит. Классификация документов кадровой службы

1.Кадровая служба предприятия – это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне. Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией).

Назначение кадровой службы не только в осуществлении и стратегии развития кадров, но и использования трудового законодательства, реализация социальных программ, как федерального, так и не федерального уровня. Таким образом, кадровая служба является основным структурным подразделением компании по управлению кадрами, на которую возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки.

В числе её основных задач можно выделить такие как: социально-психологическая диагностика; анализ и регулирование групповых и межличностных взаимоотношений, отношения руководителя и подчиненных; управление производственными и социальными конфликтами и стрессами; информационное обеспечение кадрового управления; управление занятостью; оценка и подбор кандидатов на вакантные должности; анализ кадрового потенциала и потребности в персонале; маркетинг кадров; планирование и контроль деловой карьеры; профессиональная и социально-психологическая адаптация работников; управление трудовой мотивации; регулирование правовых вопросов трудовых отношений; соблюдение требований психофизиологии, эргономики и эстетики труда. К дополнительным следует отнести задачи, которые могут выполняться совместно с основными, но, как правило, управленческое распорядительство по ним осуществляют внешние (по отношению к службе персонала) подразделения. К такого рода задачам относятся: охрана труда и техники безопасности; расчет и выплата заработной платы; оказание различного рода услуг (например, организация информационной связи, услуги в области социальной инфраструктуры.

2.Кадровый аудит — это оценка, анализ и консультационная поддержка структурного и кадрового потенциала организации, а также его соответствия целям и стратегиям организации. Главной целью кадрового аудита является оценка эффективности и производительности работы персонала с точки зрения того, что это одно из основополагающих условий преуспевания организации.

Задачи кадрового аудита: выявление соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития;выявление соответствия структуры системы управления персоналом организационной структуре организации;проверка соблюдения правил, закрепленных существующей нормативно-правовой базой; выявление причин возникающих трудовых конфликтов и других проблем социально-трудовой сферы, разработка путей их разрешения, предотвращения и снижения негативного воздействия.

Проведение кадрового аудита основано на соблюдении следующих принципов: профессионализм; достоверность; объективность; честность; соответствие международному праву; независимость.

Информационными источниками для проведения кадрового аудита являются: законы и инструкции в области управления трудом и трудовыми отношениями; показатели эффективности работы организации в целом; показатели эффективности работы отдельных подразделений и сотрудников; результаты анкетирования и опросов сотрудников.

Выделяются следующие типы кадрового аудита:

1.по способу проведения проверки: внутренний аудит (проводимый работникам самой организации); внешний аудит (проводимый независимыми специалистами сторонних организаций); 2.по полноте исследуемых объектов: полный (охватывающий все объекты); локальный (охватывающий отдельно взятую группу объектов); тематический (охватывающий все объекты, соответствующие выбранной тематике); 3.по уровню проведения: тактический (оценка производится специалистами службы управления персоналом); стратегический (оценка производится на уровне высшего руководства); управленческий (оценка производится на уровне руководителей подразделений);

4.по методике анализа: комплексный (использующий весь арсенал методов); выборочный (оцениваются только те объекты, которые были выбраны по специальной выборке).

Этапы кадрового аудита:

1. подготовительный: определяются цели аудиторской проверки; подбирается персонал для ее проведения; издается внутрифирменный распорядительный документ; намечаются сроки, задачи, участники и исполнители проверки; разрабатывается план ее проведения;

2. сбор информации, в ходе которого проводятся. проверка документации и отчетности; мониторинг персонала; анкетирование; интервьюирование; наблюдение; предварительная обработка полученных данных;

3.обработка и анализ информации, в ходе которых, полученная информация обрабатывается; формализуется в виде схем, таблиц, диаграмм, графиков;. затем подвергается компьютерной обработке; полученные результаты сравниваются с показателями по отрасли и других организаций;

4. обобщение и представление оценочных результатов, выводов и рекомендаций, в ходе которых, проводится оценка эффективности самой аудиторской проверки; подготавливается итоговый отчет о результатах аудиторской проверки, включающий в себя предложения по совершенствованию управленческих процессов

3.Под кадровой документацией подразумевается большой перечень документов, которые содержат информацию о работниках, деятельности предприятия и его кадровой службы.

Система документов кадровой службы:

1.Обязательные документы: правила ВТР, положение о защите персональных данных работников, инструкция по охране труда, трудовые договоры. Эти локальные документы должны быть у любого работодателя. Составляются в произвольной форме. Особенностью содержания всех локальных документов является наличие в них условий, которые не могут ухудшать положение работников по сравнению с условиями, установленным ТК и иными нормативными правовыми актами.

Штатное расписание, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личная карточка Т-2, табель учета рабочего времени. Наличие этих документов обязательно. Учет труда и з/п основывается на первичной учетной документации, которая ведется по унифицированным формам (кроме приказов по основной деятельности). Данные формы применяются в организациях независимо от формы собственности.

Трудовая книжка, книга учета движения трудовых книжек, журнал учета прохождения инструктажа по охране труда. Ведутся обязательно с использованием установленных образцов.

2.Документы, которые могут стать обязательными, факультативные: Должностные инструкции, положение об оплате труда и материальном стимулировании, коллективный договор, график сменности.
По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:
1. Документы по учету личного состава работников
2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.
В состав документации по личному составу входят различные виды документов:
- организационные (штатное расписание, положение о персонале, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.);
- плановые документы (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

-договорная документация по кадрам

-документирование движения кадров: распорядительные (приказы по личному составу);
информационно - справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты);
- персональные документы (трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии);
- учетные документы (личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.);
- отчетно-статистические документы (по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.).
Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях