Инициация проекта

УпраЛабораторная работа №3

Управление проектами

1. Цель работы: научиться управлять проектами с помощью Project

Технология работы

Как управлять проектом с помощью Project 2002

Применение систем управления проектами в разной степени может облегчить и повысить эффективность выполнения этих процессов. Для того чтобы по возможности более наглядно показать возможности Project в части поддержки процессов управления проектами, эти возможности рассмотрены применительно к конкретному примеру проекта.

Далее по тексту этот проект будет использован для иллюстрирования возможных приемов и способов применения стандартной версии Project 2002, а описание возможностей этой версии будет последовательно рассмотрено для основных групп процессов управления проектами.

Рекомендуется учитывать, что методически определенные группы процессов управления проектами в каждом конкретном случае реализуются с учетом обстоятельств и особенностей каждого проекта. Поэтому на практике реализация каждого из процессов может быть выполнена гибко. Так, в некоторых проектах иные процессы управления могут не иметь серьезного значения, а другие процессы могут комбинироваться. Практически типичными являются методы выполнения процессов управления проектами на стадиях предварительного и детального планирования.

Замечание

Помните, что Project, как и любая другая система управления проектами, не автоматизирует управление, а только поддерживает его. Управленческие решения при всех блестящих возможностях Project должен принимать менеджер (т. е. человек).

В подтверждение этого тезиса дальнейший материал не предлагает последовательно изучать все возможности Project, а рассматривает полезность применения этой программы для поддержки основных процессов управления проектами. При этом порой требуются некоторые излишние, на первый взгляд, усилия, которые в случае наиболее трудоемких и ответственных процессов управления окупаются их эффективной поддержкой и неоценимыми для практики возможностями прогнозирования.

Чтобы показать возможности использования Project в разных условиях, рассмотрены процессы планирования для проекта-примера на стадиях предварительного и детального планирования.

Инициация проекта

Началу каждого проекта должны предшествовать маркетинговые исследования, проработка целесообразности выполнения, переговоры с заказчиками, инвесторами и другими потенциальными участниками проекта. Эту стадию проекта обычно называют инициацией. Основная цель процессов инициации - сделать запуск проекта управляемым. Так, решение о запуске проекта должно быть ответственным, сознательным и приниматься теми, кто имеет на это право. Для того чтобы лица, принимающие решение о запуске проекта, могли принять адекватное решение, они должны обладать информацией обо всех аспектах проекта. Например, инвестора прежде всего будут интересовать гарантии эффективного использования его капиталовложений, схемы финансовых потоков, размеры и сроки получения прибыли. Заказчика будут интересовать цели и продукт проекта, сроки его выполнения и стоимость. Менеджера высокого ранга наряду с этим будут интересовать сведения о необходимых для проекта технологиях, специалистах и ресурсах, а также о порядке их использования.

Каждое из лиц, принимающих решения, должно получить обоснованную информацию, на основании которой оно сможет принять решение. Поэтому на стадии инициации должны быть изучены все аспекты проекта в объеме, позволяющем принять обоснованное решение важных вопросов.

- Какими должны быть цели и продукт проекта?

- Каков должен быть цикл реализации проекта?

- Какие средства и из каких источников могут быть использованы для его финансирования?

-Какие ограничения следует соблюдать при его выполнении?

- Как будет организовано управление проектом и кто за это будет отвечать?

- Кто будет принимать участие в проекте? и т. д.

Проработка целесообразности проекта обычно выполняется на основе общих методов ведения бизнеса. Так, например, для анализа экономической эффективности любого проекта целесообразно использовать методы бизнес-планирования.

В ходе инициации должен быть составлен достаточно компактный документ - устав проекта, в котором должны быть отражены ответы на вопросы, самые актуальные для данного проекта на этой стадии. Поскольку любой проект обладает определенной долей новизны, в уставе проекта наиболее подробно должны быть рассмотрены прежде всего именно наиболее оригинальные аспекты проекта.

Но независимо от характера проекта в уставе должны быть отражены: его цели, определение продукта проекта, перечень и требуемые сроки выполнения основных стадий (фаз) проекта, их результаты, лимиты затрат и основные ограничения, с учетом которых должен выполняться проект. Также в уставе проекта обязательно должны быть сформулированы критерии успеха проекта.

Следует учитывать, что во многих случаях цели проекта могут существенно отличаться от продукта проекта. Так, продуктом проекта можно считать некоторый объект, изделие, материал, услугу и т. д., необходимые потребителям. В отличие от этого цели проекта должны обязательно строиться на основе стратегии выполняющей проект организации и в общем случае цели проекта - более широкое понятие, чем продукт проекта. Например, для завоевания нового сегмента рынка, освоения перспективной технологии, поддержки своего имиджа организация может пойти даже на совершенно убыточный проект.

Если проект имеет инновационный характер или обладает новизной, принципиальной для выполняющей его организации, большое значение для практики может иметь уточнение в уставе проекта полномочий его руководителя.

В целом ряде случаев основанием для инициации проекта служит контракт с заказчиком. В таких случаях сам контракт, определяя цель проекта, сроки его выполнения, объем затрат и требования к качеству, во многом играет роль устава проекта. Заканчивается инициация обычно утверждением устава проекта и назначением руководителя проекта.

В целом устав проекта может быть разработан при помощи обычных средств MS Office, но некоторые аспекты проекта на стадии инициации можно прорабатывать с использованием специальных средств - например, проанализировать экономические аспекты проекта можно с помощью программы Project Expert.

В уставе проекта следует обязательно отразить основные фазы проекта и сроки их выполнения, а также бюджет проекта с распределением потребности в финансовых ресурсах по времени - значит, уже на этой стадии необходимо оперировать укрупненным графиком реализации проекта.

Для работы с укрупненным графиком на всех стадиях и для его документирования можно очень эффективно использовать Project.

Необходимо учитывать, что процессы инициации не исчерпываются полностью утверждением устава проекта и назначением руководителя проекта. Важно представлять себе, что в начале каждой из последовательных фаз проекта процесс инициации должен вновь выполняться применительно к этой фазе, пусть даже в очень ограниченном объеме. По крайней мере переход проекта в новое качество (а это характерно для начала любой фазы проекта) должен сопровождаться проверкой того, как полученные результаты соответствуют целям проекта и критериям его успеха.

В зависимости от этого возможна инициация следующей фазы проекта в запланированном или измененном объеме. В крайнем случае возможен отказ от инициации некоторой фазы проекта вплоть до закрытия проекта на выполненном объеме, если достижение целей проекта стало частично или полностью невозможно.

Предварительное планирование проекта

Предварительное планирование проекта может быть начато еще на стадии его инициации, т. к. уже тогда следует оценить цикл выполнения проекта. По существу для этого и нужен предварительный план. Конечно, на этой стадии план не может быть детальным и точно определять многие важные для проекта даты, но он уже должен формировать оценки для этих дат. Понятие оценки в управлении проектами является одним из наиболее важных. Оценка некоторого показателя представляет собой его значение, определенное с доступной в данный момент (на данной стадии) проекта точностью. Очевидно, что оценка любого показателя может изменяться с течением времени, а точность такой оценки быстро убывает по мере роста срока, отделяющего текущую дату от предполагаемого момента, в который для данного показателя можно будет определить фактическое значение. Кроме того, предварительный план проекта нужен для того, чтобы на его основе можно было:

- оценить перечень и сроки выполнения основных фаз проекта;

- сформировать предварительный бюджет проекта;

- выявить роль, сроки и степень участия в проекте всех его участников;

- убедить потенциальных участников проекта в его эффективности;

- организовать детальное планирование проекта в соответствии с его целями и установленными для него ограничениями;

- создать базу для сравнения в перспективе текущего состояния проекта с предварительным планом.

Исходя из таких требований в предварительном графике выполнения проекта должны быть:

- отражены все фазы проекта с датами их начала и окончания, а также другие ключевые даты;

- учтены все основные участники и ресурсы проекта с определением дат начала и окончания работ (задач) каждого из них;

-учтены оценки основных затрат как по объему, так и по срокам для формирования бюджета;

-сформирована структура работ детального графика проекта;

- сформировано минимальное количество задач при максимальной наглядности.

Рекомендуемая последовательность действий по формированию нового файла графика реализации проекта в общем случае включает следующие шаги:

- определение опорных дат проекта;

-создание перечня работ с оценкой их продолжительности;

- организация иерархической структуры работ графика;

- формирование ресурсного обеспечения;

- сохранение файла.

Предлагаемая последовательность формирования модели (графика) реализации проекта является типовой, но может варьироваться пользователем по своему усмотрению с учетом условий и объема работы. Возможности выполнения этих шагов с использованием Project будут рассмотрены ниже.

Изучение возможностей использования Project для управления проектами полезно выполнять на конкретном примере. Поэтому считается полезным заранее оговорить характеристику такого конкретного примера.

В качестве примера взят не очень сложный проект, знакомый любому обучающемуся, - ремонт квартиры. В роли организатора такого ремонта может оказаться каждый, даже просто хозяин квартиры, ремонтирующий ее своими силами. В таком положении, наверное, побывали все, и многие уже не считают шуткой известное изречение о том, что ремонт - это не действие, а состояние, и его нельзя закончить, а можно только прекратить. Возможно, для обычного хозяина квартиры этот итог - не такая уж большая беда, но для того, чья специальность - организация ремонтных работ, подобный результат свидетельствует о профессиональной непригодности.

Следует учитывать существенную разницу по отношению к ремонту в положении хозяина квартиры и профессионального руководителя проекта. Хозяин квартиры, распоряжаясь своими деньгами и своей квартирой, всегда имеет более широкую степень свободы вплоть до изменения сроков и целей проекта (он действительно может в любой момент остановить ремонт). Руководитель проекта, в отличие от него, распоряжается чужими деньгами, чужой собственностью, чужим временем. Поэтому он несет особую ответственность и не может допустить неопределенный результат.

Знакомая многим ситуация с организацией и планированием ремонта квартиры рассматривается как проект и с позиции именно руководителя проекта.

С учетом сделанных предположений рассмотрим процесс поддержки управления на стадии предварительного планирования. Как правило, для проектов типа рассматриваемого примера рамки стадии предварительного планирования определяются от проработки договора на выполнение работ до проработки детального планирования в начальной стадии выполнения проекта.

Планирование предметной области и определение структуры работ на стадии предварительного планирования

Итак, пусть для некоторой квартиры определены объем ремонтных работ и примерная стоимость материалов. Для конкретности будем считать, что на предварительной стадии согласована примерная смета затрат, сохраненная в файле Смета.xls. В этом же файле хранится упрощенное описание самого объекта ремонта - обыкновенной квартиры.

С учетом приведенного перечня основных шагов по созданию нового файла графика реализации проекта рассмотрим создание перечня задач графика на примере предварительного плана проекта.

Для рассмотренного примера применительно к разработке предварительного графика реализации проекта важно исходить из этой предварительно согласованной сметы и определить основные фазы будущего проекта. Пусть исходя из предполагаемых результатов предварительных переговоров с заказчиком и опыта выполнения аналогичных работ установлено, что основные этапы проекта после его начала будут такими:

- подготовка к ремонту квартиры;

- закупка материалов;

- ремонт полов;

- основные ремонтные работы;

- ремонт стен и потолков;

- отделка помещений.

Во многих случаях на стадии предварительного планирования приведенных выше данных может хватить для начала работы.