Особенности автоматизации работы ресторанных предприятий

Учет в ресторане имеет свою специфику - сам вид деятельность здесь предполагает сочетание производства и торговли. И этот процесс отражается именно в складском учете. Чтобы представить всю сложность задачи, достаточно перечислить объекты и участки для учета движения товаров.

Их, казалось бы, немного - всего по три:

· товары, закупаемые с целью продажи; они же иногда являются и сырьем для производства. например, алкогольные напитки могут продаваться в чистом виде либо входить в состав коктейлей.

· полуфабрикаты, результат производства, входящие в состав продаваемых блюд, но не являющиеся объектами продажи. например, фарш входит в состав котлет, тефтелей и т.п.

· блюда и полуфабрикаты - результат производства и объект продажи.

А также:

· непосредственно склад, где ответственное лицо - кладовщик, принимающий товары от внешних поставщиков и по мере необходимости выдающий их на кухню и в бар.

· производство, где ответственным лицом является технолог или шеф-повар.

· место розничной торговли: бар, где ответственный - бармен.

Однако для эффективной работы ресторана необходимо контролировать движение каждого товара на конкретном участке. С этой целью, а также для расчета себестоимости и цены готовой продукции составляют калькуляционные карты, которые основаны на данных о поставках сырья и технологических картах. Последние описывают технологию приготовления полуфабрикатов и блюд, а также нормы закладки сырья. По закону любые изменения в нормах закладки и в стоимости сырья должны отражаться в калькуляционной карте.

Повысить эффективность этого процесса помогла только полная его автоматизация, которая сегодня, к счастью, не является проблемой.

В компьютерных системах складского учета формы для ввода данных максимально приближены к оригинальным документам. Их можно выбрать из соответствующих словарей (товаров, единиц измерения, мест хранения, корреспондентов) простым нажатием нескольких клавиш. Кроме того, вводить данные можно при помощи сканеров для чтения штрих-кода.

Автоматизация позволяет вести складской учет и между подразделениями ресторана. В компьютер заносится документ о внутреннем перемещении товаров, которые списываются в подразделении-источнике и приходуются у получателя. В базе данных хранятся и электронные копии рецептов, и история их изменений. Поэтому можно отслеживать динамику изменений сырьевого набора и его стоимости и за считанные секунды получать полную картину работы кухни.

Производственный процесс и отпуск готовых изделий отражается в заборных листах или в расходных накладных. Обрабатывая их, компьютер фиксирует расход сырья, необходимый для получения продукции, приход готовых изделий и рассчитывает себестоимость. Документы по расходу блюд также можно формировать автоматически - для этого кассу и складской компьютер надо связать в единую сеть. В результате все данные о приготовленных блюдах (включая выручку) заводятся официантами и кассирами.

В конце рабочего дня сведения из кассы попадают в базу данных компьютера. На их основе формируются документы по расходу блюд, и строится вся последующая документация: расходные накладные, акты списания продуктов с производства и т.д. Так проводится аналитический учет. Затем эти документы передаются в другие системы, например, в бухгалтерскую, где ведется свой, синтетический учет денежных сумм.

На основе данных о движении товаров составляются расчетные остатки по каждому подразделению, а для контроля проводится инвентаризация. В компьютер при помощи сканера штрих-кода заносятся фактические остатки, и после этой несложной операции тотчас появляется результат: количество и сумма "излишков" и "недостач".

Отдельная тема - инвентаризация в баре. Посчитать остатки здесь не так просто, поскольку не все напитки продаются целыми бутылками. Иногда для расчета таких остатков бармены выливают содержимое бутылок в измерительные мензурки, а потом заливают обратно. Однако современные системы учета позволяют использовать для инвентаризации специальные весы.

Система 1С-Рарус: Ресторан+Бар+Кафе, редакция 2.5, стандартный вариант, сетевая поставка

Конфигурация разработана на основе базовых объектов системы 1С:Предприятие, может использоваться с компонентами «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет», и представляет собой готовое решение для автоматизации процессов розничной продажи на предприятиях общественного питания с использованием торгового оборудования.

Типовое решение позволяет создать специализированные персональные рабочие места следующих работников:

· Администратора автоматизированной системы управления торговым процессом

· Менеджера смены

· Кассира

· Официанта

· Бармена

Для создания автоматизированных рабочих мест в типовом решении применяются специализированные эргономичные интерфейсы, в том числе с использованием дисплеев Touch-Screen, позволяющие реализовать все необходимые действия в соответствии с функциями, выполняемыми сотрудниками предприятия:

· набор заказов от клиентов с различных столиков зала ресторана или с барной стойки. ввод заказов осуществляется с использованием номенклатурных позиций и их свойств, которые также могут менять розничную стоимость блюд.

· печать заказов клиентов на кухонных принтерах с автоматическим определением места приготовления.

· ввод дисконтных карт и назначение различных видов скидок.

· печать чеков.

· прием наличной и безналичной оплаты, в том числе с автоматической авторизацией платежных карт.

· пробитие чека по заказу на фискальном регистраторе. выполнение возвратов по пробитым чекам, выполнение быстрых продаж с пробитием чека без создания заказа.

· полный или частичный перенос товарного состава заказа между столами и официантами.

· закрытие кассовой смены с созданием дневных отчетов о продажах в различных аналитических разрезах с сохранением архива пробитых чеков.

· списание неоплаченных позиций заказов

· получение отчетности по результатам реализации/списания товаров.

Типовое решение позволяет использовать различное торговое оборудование следующих классов:

· Фискальные регистраторы

· авторизаторы безналичных платежей

· программируемые клавиатуры

· touch-screen мониторы (сенсорные дисплеи)

· дисплеи покупателей

· сканеры штрих-кодов и ридеры магнитных карт

· кухонные принтеры заказов

Система управления торговым оборудованием позволяет использовать устройства, подключенные к различным компьютерам сети с произвольного рабочего места.

Система R-Keeper V7 компании UCS

R-Keeper™ – это современная полнофункциональная компьютерная система для организации высокотехнологичного кассового обслуживания для предприятий сфер обслуживания различной формы (классический ресторан, кафе, фаст–фуд, развлекательный центр и т.п.).

Это мощный инструмент для всеобъемлющего контроля зала, складского учета и учета рабочего времени, отличный помощник для финансового менеджмента.

Она позволяет решить множество проблем, повседневно возникающих при работе в баре, бистро, кафе и ресторане.

Многофакторный анализ позволит снизить себестоимость производства за счет эффективного управления товаропотоками и оптимального использования человеческих ресурсов. Система подходит для малых и больших ресторанов, позволяет эффективно управлять ресторанами корпорации.

Наиболее ощутимые результаты достигаются по следующим направлениям:

Максимальная скорость и простота работы персонала при обслуживании клиентов, что достигается минимальными затратами времени на оформление заказа и организацией сервис-печати в барах и кухнях. Исключаются ошибки расчетов, поддерживается документальность операций на всех уровнях. Наличие надежной системы защиты от несанкционированного доступа, использующей современные средства идентификации и разделением полномочий на программном уровне. Осуществление статистических расчетов по продажам. Создается база данных, которую могут использовать программы по учету движения продуктов на производстве, расчету зарплаты персонала и т.д.

Для функционирования системы Back-Office желательно использование SQL Server. Работа гарантируется для InterBase (SCO UNIX или Windows NT). Обеспечивается поддержка Microsoft SQL, SyBase SQL, Informix, Oracle; все - TCP/IP.

Система R-Keeper™V6 работает на нескольких кассовых аппаратах, называемых станциями, объединенных в локальную вычислительную сеть. Максимальное количество станций, подключаемых в одну сеть, ограничивается характеристиками компьютерной сети.

Станции по своему назначению и функциональным возможностям разделяются на четыре вида:

1. Станция кассира

2. Станция официанта

3. Станция бармена

4. Станция менеджера

В качестве менеджерской станции используется IBM PC - совместимый компьютер. Станции бармена и кассира представляют собой специализированные IBM PC - совместимые компьютеры, имеющие в качестве дополнительных устройств считыватели магнитных карточек или электронных таблеток, разъемы для подключения чековых принтеров, интерфейсы для кассового ящика и дисплея покупателя. Станция официанта - специализированный IBM PC - совместимый компьютер со считывателем магнитных карточек.

Для больших ресторанов с большим количеством рабочих станций рекомендуется использование файл-сервера (IBM PC - совместимый компьютер с хорошими скоростными характеристиками). Дополнительные затраты окупаются значительным ускорением в работе системы.

Основные понятия системы

1. Структура меню.Меню ресторана представляет собой иерархическую древовидную структуру, очень удобную для работы.

2. Модификаторы.В системе предусмотрена возможность учитывать пожелания гостя при приготовлении блюда и сообщать их при составлении заказа на кухню или в бар.

3. "Горячие" клавиши - это клавиши на клавиатуре рабочей станции, с помощью которых осуществляется быстрый ввод блюда в счет или вызов на экран содержимого группы блюд. Использование "горячих" клавиш значительно сокращает время оформления заказа. Пользователь имеет возможность сам определять "горячие" клавиши.

4. Сервис-печать.Система осуществляет автоматическое сообщение заказа в соответствующее подразделение производства.

5. Категории блюд. Все блюда разбиваются на категории, объединенные по какому-нибудь признаку. Это дает дополнительную возможность проведения анализа работы ресторана с использованием отчетов по реализации блюд по категориям.

6. Типы валют. В системе может задаваться любое количество валют (к валютам относятся также кредитные карты и безналичные расчеты), при этом обязательно должны быть указаны два типа валют: базовая валюта - валюта, в которой указываются цены на блюда в меню ресторана, национальная валюта - основная валюта государства.

7. Виды чеков: предварительный чек (пречек); фискальный чек.

8. Технологии, поддерживаемые системой:технология работы по магнитным картам (Card Pay System); технология твердой копии (Hard Copy).

9. Авторизация доступа к системе. Ключем доступа персонала в систему является индивидуальный код, хранящийся на магнитной карте или электронной таблетке. Такую карту или таблетку должен иметь каждый работник ресторана, работающий с кассовой системой

Контрольные вопросы:

1. Назовите распространённые системы автоматизированного управления гостиничными предприятиями?

2. Дайте сравнительную характеристику автоматизированным системам?

3. Особенности учёта в ресторанном бизнесе

4. Какие системы автоматизированного управления применяются в рестранном бизнесе? Дайте краткую характеристику данным системам

ЛИТЕРАТУРА

1. Воздушный кодекс Российской Федерации от 19 марта 1997 г № 60-ФЗ (ред. от 26.06.07).

2. Закон Российской Федерации от 10 января 2003 г. № 18-ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации» (ред.от 26.06.07).

3. Закон РФ от 9 февраля 2007 года № 16-ФЗ «О транспортной безопасности».

4. Правила перевозки пассажиров, багажа и грузов на воздушных линиях Союза ССР. Утверждены приказом МГА СССР от 16 января 1985 г. № 19 (ред. от 23.08.05)

5. Правила международных воздушных перевозок пассажиров, багажа и грузов. Утверждены Министром гражданской авиации СССР 3 января 1986 г. (ред. от 17.05.06)

6. Приказ Министерства автомобильного транспорта РСФСР от 24 декабря 1987 г. № 176 «Об утверждении правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом в РСФСР» (ред. от 21.03.06)

7. ГОСТ Р 50644-94. Туристско-экскурсионное обслуживание. Требования по обеспечению безопасности туристов и экскурсантов. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 21 февраля 1994 г. N 32.

8. ГОСТ Р 50681-94. Туристско-экскурсионное обслуживание. Проектирование туристских услуг. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 21 июня 1994 г. N 177.

9. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации N 490 от 25 апреля 1997 г. (в ред. Постановлений Правительства РФ от 02.10.1999 N 1104,от 15.09.2000 N 693, от 01.02.2005 N 49).

10.ГОСТ Р 51185-98. Туристские услуги. Средства размещения. Общие требования. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 9 июля 1998 г. N 286.

11.ГОСТ Р 50690-2000. Туристские услуги. Общие требования. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 16 ноября 2000 г. N 295-ст.

12.Приказ Министерства путей сообщения Российской Федерации от 26 июля 2002 г. № 30 «Об утверждении правил перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа на федеральном железнодорожном транспорте» (ред. от 28.03.07)

13.Постановление Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2003 г. № 72 «Об утверждении правил оказания услуг по перевозке пассажиров, багажа, грузов для личных (бытовых) нужд на внутреннем водном транспорте (ред. от 18.01.07)

14.Приказ Федерального агентства по туризму «Об утверждении Системы классификации гостиниц и других средств размещения» № 86 от 21 июля 2005 г.

15.Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 25 июля 2007 г. № 104 «Об утверждении правил проведения предполетного и послеполетного досмотров

16.Балашова Е. А. Гостиничный бизнес. Как достичь безупречного сервиса. – М.: ООО «Вершина», 2005. – 176 с.

17.Бгатов А. П. Туристские формальности: Учебное пособие. – М.: Академия, 2004. – 304 с.

18.Биржаков М. Б. Введение в туризм: Учебник. – СПб.: «Невский фонд» - «Издательский дом Герда», 2004. – 448 с.

19.Биржаков М.Б., Никифоров В.И. Индустрия туризма: перевозки.- СПб.: Герда – Невский фонд, 2003. – 400 с.

20.Васюкова А.Т., Пивоваров Б.И., Пивоваров К.В. Организация производства и управление качеством продукции в общественном питании. – М.: Дашков и К˚, 2006. – 296 с.

21.Виноградова М.В., Панина З.И. Организация и планирование деятельности предприятий сферы сервиса. – М.: Дашков и К˚, 2006. – 464 с.

22.Волков Ю.Ф. Введение в гостиничный и туристический бизнес. – Ростов н/Д: Феникс, - 2003. – 352 с.

23.Волков Ю.Ф. Интерьер и оборудование гостиниц и ресторанов. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 352 с.

24.Гуляев В.Г. Организация туристских перевозок. – М.: Финансы и статистика, 2003. – 512 с.

25.Зайцев С. Все о бане. – Мн.: Книжный Дом, 2005. – 832 с.

26.Ильина Е. Н. Туроперейтинг. Организация деятельности. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 256 с.

27.Ильина Е.Н. Менеджмент транспортных услуг: индустрия авиаперевозок. – М.: Советский спорт, 2005. – 176 с.

28.Калашников А. Ю. Кафе, бары, рестораны: Организация, практика и техника обслуживания. – М.: Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 384 с.

29.Квартальнов В. А. Теория и практика туризма: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2003. – 672 с.

30.Ляпина И.Ю. Материально-техническая база и оформление гостиниц и туркомплексов. – М.: Академия, 2004. – 256 с.

31.Маринин М.М. Туристские формальности и безопасность в туризме. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 144 с.

32.Медлик С. Гостиничный бизнес. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 239 с.

33.Менеджмент туризма: Туризм и отраслевые системы: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 272 с.

34.Организация туризма: Учебное пособие – Мн.: Новое знание, 2003. – 632 с.

35.Оробейко Е.С., Шредер Н.Г. Организация обслуживания: рестораны и бары. – М.: Альфа-М; ИНФРА-М, 2006. – 320 с.

36.Осипова О. Я. Транспортное обслуживание туристов: Учебное пособие. – М: «Академия», 2004. – 368 с.

37.Ресторанный сервис. Основы международной практики обслуживания для профессионалов и начинающих. – Пер. с нем. – М.: ЗАО Изд-во Центрполиграф, 2002. – 288 с.

38.Свиридов О. Карманный справочник официанта. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 288 с.

39.Сенин В.С. Организация международного туризма: М.: Финансы и статистика, 2004. – 400 с.

40.Сорокина А.В. Организация обслуживания в гостиницах и туристских комплексах. М.: Альфа-М; ИНФРА-М, 2006. – 304 с.

41.Справочник для выезжающих в турпоездку за рубеж. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 416 с.

42.Сухов Р.И. Организация работы туристического агентства. – М.: МарТ; Ростов н/Д: МарТ, 2005. – 144 с.

43.Труханович Л.В., Щур Д.Л. Кадры туристических агентств, туроператоров, экскурсионных бюро. Сборник должностных и производственных инструкций. М.: Финпресс, 2003. – 160 с.

44.Туризм и гостиничное хозяйство. – М.: ИКЦ МарТ; Ростов н/Д: Март, 2005. – 352 с.

45.Туризм и гостиничное хозяйство: Учебное пособие. М: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2005. – 352 с.

46.Туризм, гостеприимство, сервис: Словарь-справочник. – М.: Аспект Пресс, 2002. – 367 с.

47.Ушаков Д. С. Прикладной туроперейтинг. М: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. – 416 с.

48.Ушаков Д.С. Технологии выездного туризма. – М.: ИКЦ МарТ; Ростов н/Д; МарТ, 2005. – 384 с.

49.Филипповский Е.Е., Шмарова Л.В. Экономика и организация гостиничного хозяйства. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 176 с.

50.www.tonkosti.ru

51.www.tourdom.ru

52.www.turizm.ru

53.www.votpusk.ru

54.www.astt.ru

55.www.travelexpert.ru