2015-09-06
1036
Т.А. Зайцева
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Учебно-методическое
пособие
Москва
Издательство МГУКИ
УДК 025.1 (072)
ББК 65.050я73
З - 17
Рецензенты: Клюев В.К., кандидат педагогических наук, профессор;
Кокойкина О.Н., кандидат педагогических наук, профессор;
Терешин В.И., кандидат педагогических наук, профессор.
|
ISBN
В учебном пособии рассматриваются вопросы методики делопроизводства и документирования управленческой деятельности: характеристика и оформление всех реквизитов документов, правила составления основных систем документации управленческой деятельности, требования к составлению бланков документов.
Пособие предназначено для студентов, обучающихся по специальностям "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Библиотековедение и библиография", а также специалистам: библиографам, документоведам, менеджерам, юристам, экономистам.
|
|
|
УДК 025.1 (072)
ББК 65.050я73
Ó Зайцева Т.А., 2007
ISBN Ó Издательство МГУКИ, 2007
ПРЕДИСЛОВИЕ
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это такое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. Составной частью документационного обеспечения управления является документирование – процесс составления и оформления документов.
Документы отражают деятельность организации, предприятия, учреждения, фирмы. Успех или неуспех, а также правильность принятия управленческого решения имеет прямую зависимость от безошибочно составленного и оформленного документа.
Объектом изучения в делопроизводстве является документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Такой документ называется официальным (управленческим). Документы могут отражать общие вопросы управления или отдельные специальные стороны деятельности учреждения. В связи с этим, выделены системы документации, которые отражают особенности содержания документов, вошедших в эти системы, а также правила их составления.
В данном пособии охвачены не все системы документации. Рассматриваются наиболее известные: организационно-правовая; плановая; распорядительная; справочно-информационная; отчетная.
Правила составления и оформления этих документов в учреждениях, организациях и на предприятиях всех форм собственности – подробно изложены в соответствующих частях данного пособия.
Особое внимание уделено нормативно-методической базе документационного обеспечения управления. Так правила составления, изготовления и оформления документов изложены в общегосударственных нормативно-методических материалах и закреплены законодательными нормативными актами.
|
|
|
Составление и оформление документов требует профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу ведут специалисты-документоведы, которых готовят как высшие учебные заведения, так и средние профессиональные учебные заведения.
1. Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности.
ГОСТ Р51141 документирование определяет как "запись информации на различных носителях по установленным правилам". В Федеральном законе от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" были даны характеристики таким понятиям, как "документированная информация" и "документ". Эти термины являются синонимами и определяются Законом как зафиксированная на материальном носителе информация реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления
Правила оформления документов закрепляются в нормативных актах различного уровня, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, органами управления коммерческих и некоммерческих организаций (законы, указы, распоряжения, постановления и др.). Перечень нормативных актов по оформлению документов (С. 81 – 89).
Составление, изготовление и оформление документов требует много времени, труда, и материальных затрат. При решении однотипных управленческих функций, появляется неоправданное многообразие документов, которые фиксируют выполнение идентичных управленческих действий. Чтобы уменьшить количество, разнообразие состава и форм и снизить трудоемкость обработки документов, проводится их унификация.
Унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД). В ГОСТе Р 51141 – 98 это понятие определяется как "УСД – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности". Каждый документ включает определенный состав реквизитов. Многие из них, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми, и поэтому становятся объектами унификации.
В настоящее время разработано и действует около 20 общероссийских унифицированных систем документации. Например:
унифицированная система организационно-распорядительной документации;
унифицированная система банковской документации;
унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
унифицированная система документации по труду;
унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
унифицированная система внешнеторговой документации и др. (ПРИЛОЖЕНИЕ 1).
Разрабатывают УСД соответствующие министерства и ведомства. Кроме того, предусмотрено внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов.
Определение, назначение и состав УСД устанавливаются ГОСТами. На каждую систему издается ГОСТ. Например: ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и др. Унифицированные формы документов, созданные в разных системах и используемые в управлении различного уровня, проектируются на основе ГОСТа 6.10.5 –87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
|
|
|
Стандартизация – это юридическое закрепление проведенной унификации, т. е. возведение в норму оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов в виде государственных стандартов (ГОСТ) (С. 85 – 86).
Унификация и стандартизация документов связаны, так как требования унификации, как правило, получают правовое закрепление стандартизацией. Подтверждением этого является унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), включающая комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, структуре документов, используемых для решения задач управления.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов и присвоенные им коды; обеспечивают автоматизированную обработку данных (С. 87).
В зависимости от области применения делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
По содержанию они делятся на три группы:
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях. Например:
Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др.
2. Классификаторы информации об организационных структурах:
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.
|
|
|
3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.
С помощью этих документов осуществляется работа по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), изданная в 1990 году, является наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления.
ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в системе государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. В раздел "Документирование управленческой деятельности" включены: положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения их унификации и стандартизации, оформления реквизитов и т. д. управленческих документов, требования к составлению текстов документов. Сейчас готовится новая редакция ГСДОУ, которая будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования, на базе новейших технологий и технического обеспечения. На основании положений ГСДОУ разрабатываются и издаются стандарты, инструкции по документационному обеспечению управления и другие методические и нормативные материалы. Например, для министерств и ведомств разработана Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. В ней расписаны: процесс регистрации документов, создание поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов и др. Ею могут пользоваться предприятия и учреждения любых форм собственности. И, главное, она может быть взята за основу при разработке инструкции по документационному обеспечению конкретной организации.
Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях излагает правила и методику работы с документами частных лиц: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, ведение аналитической справки по обращениям и т. п.
Таким образом, основными общегосударственными нормативно-методическими документами по организации документирования управленческой деятельности, действующими сегодня, являются следующие:
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
