2015-03-27
2784
 Запоминаем
Документационное и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом — процесс создания и обработки кадровых документов по всему комплексу задач в сфере управления персоналом организации, выполняемых в строгом соответствии с действующими нормативными правовыми актами; создание условий для осуществления работы с документами, образующимися при осуществлении деятельности в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента создания работниками кадровой службы или получения ими до завершения исполнения или передачи в другие подразделения.
Кадровый учет — это комплекс мероприятий (кадровых операций и процедур) для оперативного обеспечения процесса управления и контроля за реализацией кадровых решений.
Приказ — правовой акт, основной распорядительный документ, издаваемый действующим на основе единоначалия руководителем предприятия, организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организации.
Нормирование труда — процесс по определению минимально допустимого объема продукции (работ, услуг), производимого в единицу времени (час, смену, месяц), соотношения численности работников и оборудования или максимально допустимого времени для выполнения конкретной операции в любой области деятельности.
Номенклатура дел — оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве службы по работе с персоналом, с указанием сроков их хранения.
| Записываем 
|
Изучаем
|
|
|
1. Кадровое делопроизводство осуществляется отделом (службой) кадрового учета и делопроизводства, который, как правило, является самостоятельным структурным подразделением или подразделением службы управления персоналом и задачей которого является осуществление работы с кадровыми документами, независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет, хранение и др. функции
Содержание деятельности по делопроизводству:
– своевременная обработка поступающей документации,
– доведение документов до соответствующих работников,
– оформление документов по учету кадров,
– регистрация, учет и хранение документов в соответствии с номенклатурой дел,
– контроль за исполнением документов,
– передача документов по горизонтальным и вертикальным связям.
2. Виды документов и приказов
– Организационно-распорядительные документы: положения, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание и др. регламенты; приказы, распоряжения (по личному составу, кадровые, административные),
|
|
|
– Информационно-справочные документы (протоколы, акты, доклады и объяснительные записки)
– Персональные документы (личные дела, трудовые книжки, карточки Т-2, личные листы по учету кадров)
В основе классификации приказов лежит управленческая ситуация, значимость функций и задач, подлежащих документированию.
В соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения», утвержденным Руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года приказы делятся на три группы: по основной деятельности с постоянным сроком хранения, по личному составу со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет, по административно-хозяйственным вопросам со сроком хранения 5 лет.
Приказы по основной деятельности с постоянным сроком хранения издаются в рамках выполнения главных организационных задач, относятся к финансовой деятельности, регулируют вопросы планирования, отчетности, организации рабочего процесса, структуры, реорганизации, утверждения нормативных документов — инструкций, правил, положений, внутренних стандартов.
Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.
Приказы по личному составу:
— приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):
о приеме на работу (заключении трудового договора);
о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия работника, т.е. изменении трудового договора);
об увольнении (прекращении трудового договора);
об установлении заработной платы (изменении размера заработной платы как существенных условий трудового договора);
о поощрении (премировании, объявлении благодарности, награждении ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
— приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:
о предоставлении отпуска;
о направлении в командировку;
о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.
— приказы по оплате труда. Срок хранения — 75 лет. Приказы, связанные с выплатой и удержанием денежных средств (установление и снятие всех видов оплаты, осуществление любых выплат работникам).
3. С 1 июля 2003 г. введен в действие Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
Сроки хранения кадровой документации регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г.
Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, содержит унифицированные формы документов (разновидности учетных документов, названные приказами/распоряжениями), отнесенные к системе первичной учетной документации.
4. Внедрение информационной системы позволяет автоматизировать функции кадровой службы, связанные с кадровым учетом и делопроизводством и осуществлять с помощью компьютерных систем:
– учет личного состава;
– ввод информации о сотруднике при приеме, ведение истории изменения условий труда (перемещений, назначений, др.), повышения квалификации, аттестаций, поощрения и т.п.;
|
|
|
– ведение штатного расписания, истории его изменений, поддержка однозначного соответствия между фактическим составом и определенным в штатном расписании, расчет вакансий;
– учет и оформление всех видов отпусков, отслеживание недоиспользованных отпускных дней, назначение дополнительных отпусков сотруднику;
– ведение календаря с учетом выходных/рабочих дней;
– ведение графиков работ с произвольной настройкой видов рабочего времени;
– ведение табельного учета и военно-учетного стола;
– разработку первичных документов, используемых в делопроизводстве кадровой службы;
– формирование, просмотр и печать выходных документов по учету личного состава;
– создание отчетов любой степени сложности.
Переход на автоматизацию процессов оформления движения кадров дает возможность рационализировать выполнение трудовых операций, уменьшить затраты времени и упорядочить действия по кадровому учету.
5. Пример номенклатуры дел управления кадров (индекс — 35)
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, частей) и № статей по перечню | Примечание |
| Начальник управления кадров | ||||
| Документы регламентирующего характера | ||||
| 35-01 | Локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность управления (Положение об управлении кадров, Положение об отделе кадров, Положение об отделе социальных программ, должностные инструкции начальника управления кадров, начальника отдела кадров, специалистов по кадрам, Порядок кадрового делопроизводства и документооборота и др.) | Пост. Ст.16 | ||
| 35-02 | Номенклатура дел управления кадров | Пост. Ст. 67а | ||
| 35-03 | Планы работы управления кадров на месяц | |||
| Организационно-распорядительные документы | ||||
| 35-04 | Приказы и распоряжения директора по вопросам, входящим в компетенцию управления. Копии | ДМН Ст. 6 а | Подлинники в УДОиК | |
| Документы оперативного характера | ||||
| 35-05 | Документы (информационные записки, справки, докладные и служебные записки внутреннего назначения) по оперативной деятельности управления | 5 л. ЭПК Ст. 40 | ||
| 35-06 | Переписка с внешними организациями по вопросам кадровой работы | 5 л. ЭПК Ст. 334 |
| Отдел кадров | ||||
| Документы регламентирующего характера | ||||
| 35-07 | Локальные нормативные акты (для ознакомления работников: Устав, Правила внутреннего трудового распорядка, Правила внутреннего распорядка, Коллективный договор, Положение об оплате труда, Положение о системе наград и поощрений и др.). Копии | 3г. Ст.13 б | После замены новыми. Подлинники в УДОиК | |
| 35-08 | Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников. Копии | Пост. Ст. 16 | Подлинники (должностных инструкций — 75 лет в составе личных дел работников) | |
| 35-09 | Штатное расписание. Копии | ДМН Ст. 32 а | Подлинники в ПЭУ | |
| 35-10 | Описи дел, переданных в архив, акты об уничтожении дел. Копии | ДМН Ст. 74 | Подлинники в архиве СибАГС | |
| Организационно-распорядительные документы | ||||
| 35-11 | Приказы директора по личному составу (прием, перемещение, совместительство, совмещение, перевод, увольнение, аттестация, изменение должностного оклада, об изменении фамилии) | /Л | 75 л. ЭПК Ст. 6 б | |
| 35-12 | Приказы директора по личному составу (о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках) | /ЛК-д | 75 л. ЭПК Ст. 6 б | |
| 35-13 | Приказы директора по личному составу (отпуск по уходу за ребенком, отпуск без сохранения заработной платы, о выплате единовременного пособия при рождении ребенка, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, об оказании материальной помощи, о выплате компенсации за неиспользованный отпуск, о различного рода социальных выплатах) | /Л-м | 75 л. ЭПК Ст. 6 б | |
| 35-14 | Приказы директора по личному составу о поощрениях конкретных работников, дисциплинарных взысканиях. | /Л-т | 5 л. ЭПК Ст. 6 б | |
| 35-15 | Приказы по личному составу о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках | /Л-к | 5 л. ЭПК Ст. 6 б | |
| 35-16 | Приказы директора по кадрам (о поощрении, премировании списком или по составу) | /К | 75 л. ЭПК Ст. 6 б | |
| 35-17 | Приказы директора по кадрам (о ежегодных оплачиваемых отпусках, дополнительных отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурстве в выходные и праздничные дни, об утверждении графика отпусков, графиков рабочего времени, переносе выходных и праздничных дней, о продлении и переносе очередного отпуска, об отзыве из очередного отпуска) | /К-г | 5 л. ЭПК Ст. 6 б |
| 35-18 | Книги регистрации приказов по личному составу (Л) | 75 л. Ст.358 а | ||
| 35-19 | Книги регистрации приказов по личному составу (ЛК-д) | 75 л. Ст.358 а | ||
| 35-20 | Книги регистрации приказов по личному составу (Л-м) | 75 л. ЭПК Ст. 6 б | ||
| 35-21 | Книги регистрации приказов по личному составу (Л-т) | 5 л. ЭПК Ст.358 а | ||
| 35-22 | Книги регистрации приказов по личному составу (Л-к) | 5 л. Ст.358 а | ||
| 35-23 | Книги регистрации приказов по кадрам (К) | 75 л. ЭПК Ст.358 а | ||
| 35-24 | Книги регистрации приказов по кадрам (К-г) | 5 л. ЭПК Ст.358 а | ||
| 35-25 | Графики отпусков работников | 1 г. Ст. 356 | ||
| Документы по учету кадрового состава работников | ||||
| 35-26 | Личные дела работников из числа основного состава | 75 л. Ст.358 | ||
| 35-27 | Личные дела работников из числа административно-управленческого, инженерно-технического и прочего персонала | 75 л. Ст.358 | ||
| 35-28 | Основания (личные дела рабочих) | 75 л. Ст.358 | ||
| 35-29 | Алфавитные книги учета основного состава | 75 л. Ст.358 | ||
| 35-30 | Алфавитные книги учета административно-управленческого персонала, рабочих, ИТР. | 75 л. Ст. 358 | ||
| 35-31 | Личные карточки работников | 75 л. Ст. 358 | ||
| 35-32 | Личные карточки работников из числа административно-управленческого, инженерно-технического и ИТР | 75 л. Ст. 358 | ||
| 35-33 | Трудовые книжки работников | До востребован. Ст. 342 | Не востребован. — не менее 50 л. | |
| 35-34 | Книга учета выдачи трудовых книжек | 3 г. Ст. 351 | ||
| 35-35 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 75 л. Ст. 358 |
| 35-36 | Книга регистрации выдачи справок о стаже, месте работы | 3 г. Ст. 79 | ||
| 35-37 | Журнал регистрации листков нетрудоспособности работников | 5 г. Ст. 476 | ||
| 35-38 | Журнал учета работников, выбывающих в командировки | 5 л. Ст.358 з | ||
| 35-39 | Журнал учета прибывших в командировки | 5 л. Ст.358 з | ||
| 35-40 | Статистические отчеты о наличии и движении кадров | 5 л. Ст. 201 | ||
| Документы оперативного характера | ||||
| 35-41 | Переписка с исполнительными органами государственной власти, учреждениями, предприятиями и частными лицами по основным направлениям кадровой работы. | 5 л. Ст. 335 | ||
| 35-42 | Документы (заявки, сведения) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников | 5 л. Ст. 335 | ||
| Отдел социальных программ | ||||
| 35-50 | Документы о представлении к награждению работников на государственные и отраслевые награды. Копии | Пост. Ст. 384 | Подлинники — в личных делах работников | |
| 35-51 | Документы о представлении к награждению работников на награды Губернатора и мэра. Копии | Пост. Ст. 384 | Подлинники — в личных делах работников | |
| 35-52 | Документы о представлении к награждению работников на награды организации. Копии | Пост. Ст. 384 | Подлинники — в личных делах работников | |
| 35-53 | Протоколы заседаний комиссий по социальным вопросам | Пост. Cт.5 в | ||
| 35-54 | Книга учета выдачи путевок детям работников в санатории и ДОЛ | 5 л. Ст. 495 | ||
| 35-55 | Заявления работников о направлении на восстановительное лечение (копии) | 3 г. Ст. 496 | ||
| 35-56 | Документы (заявления, справки) об оказании медицинской помощи работникам по системе ДМС | 3 г. Ст. 496 | ||
| 35-57 | Приказы (распоряжения) директора по вопросам социального обслуживания. Копии | ДМН Ст.6 а | Подлинники в УДОиК | |
| 35-58 | Документы информационного характера, справки, докладные и служебные записки (внутреннего назначения) по оперативной деятельности по вопросам социального обслуживания | ДМН | ||
| 35-59 | Переписка со сторонними организациями по вопросам социального обслуживания | ДМН | ||
| 35-60 | Договоры со сторонними организациями о медицинском обслуживании работников. Копии | ДМН | Подлинники в УДОиК | |
| 35-61 | Договоры со сторонними организациями на выполнение заказов, услуг по вопросам социального обслуживания. Копии | ДМН | Подлинники — в бухгалтерии |
Делаем выводы
|
|
|
1. Основной функцией кадровой службы является оформление кадровой документации.
2. Последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер, поэтому в работе кадровой службы обязательно соблюдение требований к оформлению документов организации, содержащихся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 входят в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД) и образуют в ней отдельную подсистему по учету труда и его оплаты.
4. При оформлении кадровых приказов для защиты персональных данных работников, удобства и правильности формирования личных дел, соблюдается условие: одно управленческое действие в процессе трудовых отношений с одним работником оформляется одним (индивидуальным) приказом по личному составу (или по учету труда).
5. Автоматизация функций по кадровому учету и делопроизводству специалиста отдела кадров позволяет сократить временные затраты работников при выполнении многих кадровых процедур.
| Код формы | Номер формы | Наименование формы | Срок хранения |
| Т-1 | Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу | ||
| Т-1а | Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу | ||
| Т-5 | Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу | ||
| Т-5а | Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу | ||
| Т-6 | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику | ||
| Т-6а | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам | ||
| Т-8 | Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником | ||
| Т-8а | Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками | ||
| Т-9 | Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку | ||
| Т-9а | Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку | ||
| Т-11 | Приказ (распоряжение) о поощрении работника | ||
| Т-11а | Приказ (распоряжение) о поощрении работников |
Выполняем
Задание 1. Изучите перечень приказов в таблице 1 и выделите в нем приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника и оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником. Поставьте сроки хранения приказов.
Задание 2. Подготовьте проект приказа о применении дисциплинарного взыскания.
В приказе необходимо отразить:
1. В заголовочной части — название организации, ее код по ОКПО, название вида документа, его регистрационный номер и дату, заголовок: «О применении дисциплинарного взыскания к работнику».
2. В содержательной части — тексте приказа:
– фамилию, имя, отчество;
– табельный номер работника (работников);
– структурное подразделение;
– должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
– вид дисциплинарного взыскания;
– причину дисциплинарного взыскания.
3. После текста приказа — основание: документы, номер, дата (акт о нарушении трудовой дисциплины, докладная записка, объяснительная записка, табель учета рабочего времени и др.).
4. В заключительной части:
– подпись руководителя — наименование должности, личная подпись и расшифровка личной подписи;
– отметку об ознакомлении работника с приказом.
Задание 3. Подготовьте проект приказа о выплате премии работникам ООО «Ромашки-Лютики» за выполнение особо важных и сложных заданий в порядке ст. 191 ТК РФ за подписью Генерального директора Андрея Викторовича Григорьева с указанием вида премирования, оснований для выплаты премий, перечня лиц, подлежащих премированию, размеров премий и сроков осуществления выплат.
При составлении проекта приказа необходимо руководствоваться унифицированными формами № Т-11 и № Т-11а, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и указаниями относительно правил их заполнения (применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе; составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник; подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку.
|
