Тема 8. Организационные процессы в системе менеджмента

Разделение и специализация коллективного труда значительно повышает его производительность. Вместе с тем, если отношения между подразделениями и сотрудниками организации не будут четко определены и скоординированы то эффект специализации будет потерян.Поэтому одной из основных функций управления является функция организации,которая заключается в установлении как постоянных так и временных взаимоотношений между всеми подразделениями,рабочими местами и работниками,а также обеспечение координации их действий.

Организация как процесс представляет собой функцию,суть которой состоит в обеспечении систематической координации множества задач и формальных взаимоотношений дюдей,их выполняющих. Поэтому функцию организации необходимо рассматривать в 2-х аспектах:

-формирование организационной структуры то есть деление организации на подразделения в соответствии с её целями и стратегией.

- установление формальных взаимоотношений между членами организации в рамках её структуры.

Вопросы формирования и основные типы организационных структур управления организациями были достаточно полно рассмотрены в теме 7,в этой связи рассмотрим вопросы эффективной координации отношений внутри организации.Основным средством.который обеспечивает установления формальных взаимоотношений работников в организации и распределении между ними полномочий и ответственности является процесс делегирования полномочий.Делегирование полномочий означает передачу задач и полномочий определенному лицу,которое принимает на себя обязанности их выполнения.

Делегирование –одна из наиболее сложных проблем управления,связанная прежде всего с размерами организации.Делегирование – это средство,с помощью которого руководство распределяет среди работников организации множество задач и работ,выполнение которых необходимо для достижения поставленных целей.Между тем именно умение добиваться выполнение работ другими и составляет смысл управления и возможность делегирования превращает человека в менеджера.

Если какому –либо работнику в организации делегируется выполнение определенных задач,организация должна предоставить ему необходимые для этого ресурсы.Поэтому вместе с задачами руководитель вынужден делегировать и соответствующий объем полномочий. Полномочия – это ограниченное право распоряжаться ресурсами и определять действия работников организации.Организационные полномочия имеют как внутренние так и внешние ограничения.Пределы полномочий внутри организации определяются организационными нормативами –правилами,положениями о структурных подразделениях,должностными инструкциями,а также нормами корпоративной культуры. Внешние ограничения содержатся в различных законодательных актах и кроме того формируются традициями,обычаями и социально- культурными стереотипами общества.

Полномочия связаны с должностью,а не с конкретным человеком,занимающим её в данный момент. Хотя в практике управления обычно говорят о делегировании полномочий именно конкретному человеку. Сущность делегирования предполагает передачу задач и полномочий от высших уровней руководства к низшим.

Процесс делегирования всегда двухсторонний процесс так как он предполагает как передачу так и принятие полномочий. Процесс учитывает не только волю и желание руководителя, но и возможности и согласие подчиненного. Если подчиненный не принимает полномочий от руководителя то делегирование не происходит. Чтобы добиться эффективной организации взаимодействия руководство должно делегировать работнику полномочия.которые достаточны для выполнения всех задач, связанных с занимаемой им должностью. Данное правило,называемое в менеджменте принципом соответствия.

Делегирование задач и полномочий порождает в организации и проблему распределения ответственности.Ответственность это обязательство работника выполнять задачи,которые присуще занимаемой им должности и отвечать за результаты своей деятельности. При этом следует различать ответственность руководителя и ответственность исполнителя. Ответственность исполнителя –это обязательство работника выполнять делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда. Ответственность руководителя – обязательство отвечать за выполнение задач и результаты труда подчиненных ему работников. Руководитель не должен «размывать «ответственность в организации и делегируя в случае необходимости часть своих полномочий не может вместе с ними передать подчиненным и часть своей ответственности,продолжая отвечать за их дела. Поэтому ответственность в отличие от полномочий не делегируется. Все это свидетельствует от о сложности нахождения баланса задач,полномочий и ответственности.Но данная проблема так или иначе решается в каждой организации с учетом её целей, структуры и конкретной управленческой ситуации.

Рассматривая организационные полномочия необходимо рассмотреть и близко связанное с ними,но вместе с тем отличное от других понятий – власть. Полномочия- это делегированное,ограниченное,присуще данной должности право использовать ресурсы организации или другими ловами то,что работник занимающий определенную должность в организации имеет право делать. Власть это реальная возможность использовать ресурсы организации и действовать или то что человек действительно может делать.Таким образом можно обладать полномочиями и не иметь власть и наоборот обладая властью не иметь при этом необходимых полномочий.

Рассмотрим виды организационных полномочий. По характеру полномочий принято различать 2 основных типа оргполномочий: линейные и аппартные.Линейные полномочия- основной вид полномочий появившийся одновременно с возникновением иерархической организации.Они означают право непосредственного единоличного командования,отдачи приказов и распоряжений,принятия решений по всем вопросам,возникающим в подчиненном руководителю коллективе в тех пределах,которые установлены организацией, законом или обычаем. Руководитель, наделенный линейными полномочиями называется линейным руководителем. Линейные полномочия лежат в основе формирования организационной структуры так как они передаются непосредственно от начальника к подчиненному и их делегирование создает иерархию уровней руководства в организации, которая зазывается скалярной цепью или цепью команд.Цепь команд сформированная делегированием линейных руководителей- отличительная черта всех достаточно крупных формальных организаций.

Возникновение аппаратных полномочий вызвано усложнением организацией и управленческого труда,его разделением и следовательно специализацией руководителей. В результате такой специализации сформировался аппарат, главное назначение которого – помощь линейным руководителям в принятии и реализации решений. В аппарате управления можно выделить различные организации,руководители которых наделяются специальными аппаратными полномочиями. К конкретным управленческим функциям,выполняемых аппаратными службами необходимо отнести планирование,управление персоналом и т.д.

Объем аппаратных полномочий может варьироваться весьма широко от совсем незначительных до широких,почти совпадающих с линейными. Конкретные полномочия,которыми наделяются аппаратные службы определяются в реальных организациях набором ряда факторов таких как важность работы данного подразделения и его вклад в достижение целей организации,традиции организации,авторитет руководителя организации,его взаимоотношения с вышестоящим руководством организации.Основными разновидностями аппаратных полномочий можно считать:

-рекомендательные

-полномочия обязательного согласования

-функциональные

-параллельные.

Наличие у административного аппарата рекомендательных полномочий означает,что линейные руководители могут но не обязаны обращаться к нему за консультациями, когда при решении каких либо проблем требуются его специальные знания. Линейный руководитель не обязан им следовать,он может их принять или отвергнуть.Очевидно,что это минимальный объем полномочий и он должен постоянно доказывать линейному руководству свою полезность и эффективность.

Полномочия обязательного согласования –более широкие аппаратные полномочия. Означают для линейного руководителя необходимость обсуждать и согласовывать с соответствующими подразделениями административного аппарата и его специалистов готовящиеся к принятию решения,что призвано повысить их обоснованность.