Глава 1: Программно-целевое управление

Введение

В современной литературе, посвященной менеджменту и управлению социально-экономическими процессами, объектами, отношениями, всё более широко начинает использоваться такое понятие «программно-целевое управление».

В России в связи с историческими обстоятельствами теория управления развивалась в иных направлениях, чем на Западе. В результате возникла ситуация почти полного отсутствия отечественных научных разработок в этой области при переходе к рыночной экономике. При управлении  приходилось использовать западные модели, которые не всегда подходят к российским условиям.

Актуальность изучения программно-целевого метода управления определяется двумя важнейшими характеристиками менеджмента предприятия организационная структура управления и направленность менеджмента.

Переход от узкой специализации к интеграции вызывает изменения в содержании и характере управленческой деятельности. Проявляется четко выраженная тенденция к уменьшению жесткости и иерархичности сложившихся управленческих структур, расширению использования организационной кооперации, дальнейшему развитию программно-целевого управления. Такие меры приводят к уменьшению бюрократических процедур и значительному сокращению управленческого аппарата.

Целью работы является рассмотрение теоретических основ программно-целевого управления и использование полученных знаний и навыков применительно к объекту исследования. Для достижения поставленной цель необходимо рассмотреть и решить следующие задачи:

1. Охарактеризовать объект исследования, выявить его сильные и слабые стороны

2. Проанализировать состояние внешней и внутренней среды предприятия, угрозы и возможности предоставляемые ею

3. Предложить набор мероприятий по оптимизации ситуации и решению выявленных проблем

Объектом исследования выступает Открытое Акционерное Общество «Стройматериалы» ведущее свою деятельность в отрасли  строительных материалов.

Теоретическая и методологическая база представлена:

1. Работами отечественных и зарубежных исследователей в области программно-целевого управления и отрасли строительных материалов

2. Материалами периодической печати

3. Интернет ресурсами

4. Методическими указаниями к выполнению курсового проекта по менеджменту для студентов специальности Экономика и управление на предприятии

Информационной базой работы выступают:

1. Данные статистического и бухгалтерского отчетов предприятия

2. Результаты маркетинговых и иных исследований проводимых на предприятии

 

Глава 1: Программно-целевое управление

В современном менеджменте широкое распространение имеет программно-целевая деятельность, ориентированная на достижение определенных результатов и целей. Практически это означает, что ставиться определенная цель, и для ее реализации разрабатывается соответствующая программа. Программа представляет собой экономико-организационный документ, сочетающий в себе функции планирования действий и организации их выполнения.

Программно-целевое управление — управление, ориентирующееся на достижение конкретного конечного результата в решении определенной проблемы, развитии той или иной отрасли или региона и в заранее установленные сроки.

Основными принципами программно-целевого управления являются: ориентация на конечную цель, сквозное планирование объекта управления, принцип непрерывности. Программно-целевое управление предназначено для решения сложных проблем общественного производства, возникающих при реализации крупномасштабных народнохозяйственных, межотраслевых и межрегиональных целей с жесткими директивными сроками.

Программно-целевое управление (ПЦУ) применяется в следующих случаях: когда реализация конечной цели зависит от множества промежуточных результатов, обеспечиваемых многочисленными службами; когда реализуемая цель характеризуется сложностью и новизной выполняемых функций и работ; когда реализация цели связана с выделением целевых ресурсов; когда реализация целей связана с наличием сложных этапов.

ПЦУ необходимо, т.к. с его помощью можно предсказать будущее и на это будущее можно повлиять в процессе разработки ПЦУ.ПЦУ осуществляется в 4 этапа:

1) Выработка четких формулировок и целей;

2) Разработка реалистичных планов достижения цели;

3) Систематический контроль, измерение и оценка работы, состояние этой работы и результат;

4) Корректировка мер для достижения запланированных результатов, если меры были не эффективны.

Наряду с политиками или функциональными стратегиями в организациях достаточно часто разрабатываются программы, направленные на достижение стратегических целей. В простом понимании программа – план намеченных действий по решению какой-либо значимой проблемы.

Применительно к деятельности крупных организаций программа, как правило, представляет собой комплекс взаимоувязанных по целям, ресурсам, исполнителям и срокам выполнения проектов и мероприятий, обеспечивающих решение долгосрочных стратегических задач.

Программы и стратегии организаций соотносятся как часть и целое, то есть стратегию можно представить системой программ. Таким образом, программы детализируют выработанные стратегии.

В классификации различных видов программ могут быть использованы различные способы группировок. Например, возможна типология программ по таким критериям, как:

· степень важности (федеральные программы, президентские, региональные, муниципальные);

· функциональная направленность (экономические программы, социальные, инвестиционные);

· совокупность отдельных объектов (программы реконструкции памятников, заботы о детях) [1].

Разработка масштабных планов развития организации базируется на принципах программно-целевого управления. Его появление тесно связано и по времени, и по содержанию с переходом менеджмента на системные и ситуационные концепции. Можно утверждать, что программно-целевое управление является конкретизацией системного подхода, рассматривающего объект управления как сложную целеустремленные систему, имеющую свои функции, структуру, связи.

В качестве предпосылок и условий выбора и использования именно программно-целевого управления обычно называют:

· наличие в системе сложных, значимых и приоритетных по срокам задач и проблем, требующих безотлагательного решения, комплексного подхода и согласованной деятельности разных субъектов и уровней управления внутри системы;

· объективно межфункциональный характер этих проблем, требующий координации усилий и ресурсов с выходом за рамки существующих ведомственных структур, и требующий участия субъектов власти и управления более высоких уровней;

·  существование реальной сильной потребности в решении данной проблемы и получении максимально полезного (оптимального) результата за соответствующий промежуток времени;

·  необходимость концентрации всех ресурсов, требующихся для решения проблемы, их разумного распределения и использования в условиях финансовой нестабильности.

Существенными признаками программно-целевого управления являются:

· системное понимание объекта; комплексный анализ проблем;

·  обоснованный подход к выбору целей и средств их достижения

·; направленность на конкретные конечные результаты;

·  увязывание воедино целей и ресурсов;

·  создание для такого увязывания специального документа – целевой комплексной программы;

·  стремление к максимальной эффективности достижения целей при рациональном использовании ресурсов;

·  интеграция усилий субъектов управления и координация их деятельности с помощью специально создаваемых организационных структур управления [2].

Обычно программы должны соответствовать некоторым принципиальным общим требованиям. Эти требования могут носить как позитивный («что желательно, что должно быть?»), так и негативный («чего не должно быть?») характер.

В частности в последнем случае программы не должны:

· носить наукообразного характера, подменять собой концепции и другие документы теоретического и доктринального типа;

·  иметь политизированный и идеологический характер;

· быть избыточно детализированными (так как это приведет к резкому расширению роста объема программ.). В любом случае детализация может следовать только после раскрытия принципиального подхода, целей, стратегии.

Основные требования к программе и особенности их реализации [2]

1. Актуальность и клиентоориентированность программы, нацеленность на решение ключевых проблем – реализация требований обеспечивается специальным проблемно-ориентированным анализом состояния дел.

2. Напряженность программы, нацеленность на максимально возможные результаты при рациональном использовании имеющихся ресурсов – реализация программы обеспечивается нацеленностью на выбор наиболее рационального и экономического из имеющихся вариантов.

3. Реалистичность и реализуемость программы, соответствие требуемых и имеющихся возможностей – обеспечивается трезвостью мышления разработчиков, просчетом всех возможностей, включаю административные и финансовые ресурсы, нацеленность на реализацию программы.

4. Системность программы – опорой на стратегию системных изменений, системным характером планируемых нововведений, где четко и комплексно увязаны поставленные цели, люди и подразделения организации, их действия и ресурсы.

5. Целеустремленность программы - четким выбором уровней целеполагания и формулированием ясных целей.

6. Ресурсная обеспеченность – расчетом необходимых ресурсов и планируемых действий по их получению и использованию.

7. Контролируемость, индикативность программы – максимально возможно точностью и операциональностью целей, задач, ориентиров и индикаторов.

8. Социальная открытость программы – обеспечивается информированием участников работы и социальных партнеров

Реализация данных требований позволит экспертам судить о качестве предлагаемых программ. Важную роль здесь играет их формат и структура. Как правило, структурное содержание многих программ имеет следующий вид:

1) Введение (аннотация): часто оно представлено в виде паспорта программы – представленных в табличной форме основных её характеристик. Например [3]: наименование программы; дата принятия решения о разработке программы; заказчики программы; координатор программы; основной разработчик программы; цели и задачи программы; важнейшие целевые индикаторы и показатели программы; сроки и этапы реализации программы; объемы и источники финансирования программы; ожидаемые конечные результаты реализации программы и показатели социально-экономической эффективности.

2) Информационно-аналитическая справка: связана с характеристикой проблем, на решение которых направлена программа, а также с прогнозом развития сложившейся проблемной ситуации.

3) Цели (ожидаемые результаты) программы и общая стратегия их реализации: в любом случае цели должны быть понятными и измеримыми; реалистичными и достижимыми; количественно определёнными; ограниченными во времени, т.е. привязаны к определённому сроку [4]. На основе системы целевых показателей в рамках стратегии приводятся основные направления программных мероприятий.

4) Конкретный план и план-график программных мер, действий, мероприятий: эта часть, как правило, занимает более половины объёма программного документа. В ней описываются этапы реализации программы, приводится перечень её мероприятий (проектов), показываются сводные данные по расчету потребности в ресурсном обеспечении, необходимом для реализации программы.

5).Приложения к программе.

Процесс разработки программных документов распадается на ряд последовательных стадий. В этой связи в нашей стране сформировались определённые традиции. На основе обзора специальных источников литературы [2, 5, 6, 7], связанных с рекомендациями по разработке целевых программ, можно сформулировать следующие основные логические этапы, шаги.

Основные этапы и шаги разработки целевой программы

1. Подготовительный этап – готовность разработчиков к началу работы над программой и наличие соответствующих ресурсов

1.1. Принятие решений о необходимости и сроках подготовки программы

1.2. Создание и запуск системы управления проектом по разработке программы

1.3. Работа по выявлению, учету и вовлечению в работу возможных партнеров

1.4.  Подготовка необходимых материалов и ресурсов, создание условий для работы

1.5. Поиск дополнительных ресурсов, дополнительный инструктаж для сотрудников

2. Основной этап - этап разработки программы как документа

2.1. Подготовка введения к программе

2.2. Анализ состояния и прогноз тенденций изменения внешней среды, значимой для проекта. Анализ состояния и прогноз тенденций изменения сильных и слабых сторон в контексте внешних возможностей, ограничений и рисков. Анализ и оценка достижений и их причин. Проблемный анализ состояния дел.

2.3. Разработка образа желаемого будущего состояния, постановка важнейших целей программы.

2.4. Разработка и описание стратегии реализации целей.

2.5. Планирование конкретных действий

2.6. Разработка и описание плана-графика действий по реализации идей программы.

2.7. Сборка и первичное редактирование текста программы.

3. Этап экспертизы, подведения итогов и приянития решения.

3.1. Оценка и первичная коррекция программы ее разработчиками

3.2. Оценка программы экспертами

3.3. Информирование участников работы и вовлеченных сторон о ходе работы, организация обсуждения и утверждения программы

3.4. Передача программы на согласование и утверждение. Представление и защита программы. Принятие решений по программе

Правильное и качественное выполнение всех этапов и шагов создает высокую степень вероятности высокого качества конкретной программы и в определенной степени гарантирует ее эффективную реализацию.

Применение программно-целевого метода для управления строительством

Отечественная и зарубежная практика доказала высокую эффективность программно-целевого метода планирования и управления, являющегося современным инструментом решения сложных задач.

Программно-целевое управление осуществляется через реализацию целевых комплексных программ. Целевая комплексная программа является директивным и адресным документом, представляющим собой в общем случае увязанный по ресурсам, исполнителям и срокам осуществления комплекс социально-экономических, производственных, научно-исследовательских, организационно-хозяйственных и других заданий и мероприятий, направленных на решение определенной проблемы наиболее эффективными путями в установленные сроки [9].

Таким образом, важнейшими особенностями программно-целевого метода являются:

ориентация на достижение конечной цели;

комплексный подход и реализация программы на основе горизонтальной интеграции всех ее участников;

полная увязка целей с ресурсами через систему подцелей, задач и мероприятий;

охват всех этапов исследования, проектирования и реализации программы.

Капитальное строительство, являясь одной из важнейших отраслей народного хозяйства, имеющей сложные взаимосвязи со всеми его отраслями, стало объектом широкого применения программно-целевого метода планирования и управления. Его применение в строительстве связано с возведением крупных промышленных и территориально-производственных комплексов.

На строительстве БАМа с помощью программно-целевого метода осуществляется массовое внедрение прогрессивных технологий работы и конструкции: эффективные фундаменты для малых и средних мостов, насыпи на подземных льдах и косогорах, устройство водоотводов и укрепление откосов и т. п. Благодаря применению программного подхода здесь стали широко использовать высокопроизводительные буровые установки и другие виды новой техники. Практика убедительно доказывает эффективность применения программно-целевого метода при внедрении достижений научно-технического, прогресса. Так, например, эффект от реализации программных мероприятий на БАМе составляет от 8 до 10 руб. на 1 руб. затрат.

Применение программно-целевого метода планирования и управления в строительстве позволяет расширять и укреплять связи научно-исследовательских институтов, вузов со строительными организациями и предприятиями стройиндустрии, поскольку в течение всего периода внедрения разработок их авторы оказывают производственникам помощь, активно содействуют быстрейшему осуществлению идей, создаются благоприятные условия для более полного использования результатов фундаментальных и прикладных исследований.

Накопленный опыт говорит, что программно-целевой метод планирования и управления является надежным средством ускорения научно-технического прогресса в капитальном строительстве.

Выполнение всего комплекса требований, вытекающих из решений партии и правительства о совершенствовании хозяйственного механизма, требует широкого использования комплексных целевых программ в планировании и управлении. Это подчеркнуто в материалах XXVI съезда КПСС, где говорится об обязательности разработки и реализации целевых комплексных программ по решению важнейших проблем планирования организации и управления народным хозяйством.

Современные особенности программно-целевого управления организацией

 

В настоящее время многие учёные сходятся во мнении, что экономика России перешла на новый этап своего развития. Основная проблема органи­заций заключается сейчас не в поисках путей вы­живания и сохранения своей деятельности, а в по­вышении эффективности функционирования, до­стижения конкурентоспособности на внутренних и внешних рынках, выстраивании стратегических программ и их осуществлении.

Эффективность программно-целевого управле­ния на современном этапе развития экономики определяется:

• эффектом целостности программ развития ор­ганизации, обеспечиваемой взаимосвязью це­лей, задач и мероприятий;

• правильно выбранными индикаторами страте­гической программы развития, нацеленной на максимально возможный полезный эффект;

• чувствительностью комплекса различных си­стем взаимодействующих при применении про­граммно-целевого управления (система выбора целей и построения дерева целей; система мо­ниторинга и контроллинга; система оценки), позволяющая управленческому персоналу иметь достаточно времени для принятия реше­ния в случае сбоя реализации программных ме­роприятий;

• чёткой ориентацией организации на конечный результат, что помогает быстрее находить реше­ние сложных проблем развития, максимально мобилизовать имеющиеся резервы;

• комплексным анализом самой организации и его внешней среды;

• облегчением принятия управленческих реше­ний, основанном на использовании специаль­ных методов сбора и аккумулирования информации;

• координацией и коммуникацией всех процес­сов жизнедеятельности предприятия, ориенти­рованных на стратегические цели;

• мобильностью в перестраивании (реформировании, модернизации) процессов развития ор­ганизации;

• возможностью предвидения изменений среды и прогнозирования процессов изменения на предприятии;

• облегчением постановки стратегических целей и ключевых задач развития предприятия;

• эффективным решением ключевых задач в сжа­тые сроки;

• освобождением руководителей высшего уровня от решения множества оперативных задач, для последующего использования их знаний и опыта в инновационном развитии организации.

Несмотря на все достоинства, применение про­граммно-целевого управления сопряжено с рядом трудностей [7]. Во-первых, это касается определе­ния целей и задач. Здесь возможны ошибки из-за того, что конечные цели кажутся внешне очевидными. И в связи с этим подчас главное внимание уделяется поиску формулировок, причём весьма общих. Во-вторых, усложняется проблема сбалан­сированности и пропорциональности мероприя­тий программы. Программы обычно охватывают не все стороны развития организации, а её отдель­ные подразделения. Поэтому при программно-це­левом управлении особенно важно сбалансировать развитие организации в целом. И, в-третьих, проис­ходит усложнение системы управления. Увеличи­вается число звеньев управления, в связи с этим возрастает развитие бюрократических тенденций. Кроме всего прочего, для реализации программно-целевого управления обычно создаётся громоздкая система документов, и бывает, что в ходе работы утрачивается чувство меры и сама система целево­го управления и его информационного обслужива­ния становится столь громоздкой, что теряет свои очевидные преимущества.

В настоящее время использование программно-целевого управления на российских предприятиях широко не распространено. Косвенное подтвер­ждение такого положения даёт Н. Ахмедов: "Явля­ется фактом, что до настоящего времени ни одна консалтинговая фирма в России не предложила комплекса услуг по построению системы управле­ния предприятием, основанной на методах страте­гического маркетинга или программно-целевого управления" [8]. Основная причина этому заклю­чается в том, что внедрение в организацию программно-целевого управления связано с высокими финансовыми и трудовыми затратами. Поэтому данный метод управления применяется, прежде всего, в крупных организациях. Так, например, в 90-х годах прошлого века специалистами Институ­та экономики и организации промышленного про­изводства программно-целевое управление было с успехом внедрено на Павлодарском тракторном за­воде [9]. В последние годы программно-целевые методы управления начали активно развиваться в сфере образования. На данный момент многие ве­дущие российские университеты, в том числе и Томский политехнический университет, разраба­тывают и реализуют комплексные программы ра­звития.

Таким образом, программно-целевой подход — это современный и, безусловно, высокоэффектив­ный метод управления развитием организации. В нынешних экономических условиях, требующих от организаций полной мобилизации всех имеющих­ся в распоряжении ресурсов, программно-целевое управление позволяет надёжно добиваться реше­ния поставленных задач и достижения целей. Важ­ным положительным моментом внедрения этого метода в практику управления организациями яв­ляется то, что большинство из них в той или иной степени используют некоторые элементы програм­мно-целевого управления, составляющие основу стратегического управления, бюджетирования, контроллинга и других направлений менеджмента.