Основной задачей АФТО является обслуживание пользователей услуг ОАО "РЖД" в части оказания услуг по перевозкам грузов, информационным и иным дополнительным услугам в границах зоны обслуживания.
АФТО в границах зоны обслуживания осуществляет следующие функции:
Предложение и оформление оказания услуг, связанных с перевозками грузов, в соответствии с единым прейскурантом услуг ОАО "РЖД" и формирование заказов на их исполнение.
Прием и рассмотрение в установленном порядке заявок на услуги, связанные с перевозкой грузов, внесение в них изменений по просьбе грузоотправителей, доведение до грузоотправителей результатов согласования заявок и изменений к ним, в том числе в условиях электронного документооборота, и организация исполнения согласованных заявок.
Консультирование клиентов ОАО "РЖД" о порядке и правилах оказания услуг, связанных с перевозками грузов, оформления договоров, перевозочных документов, по проведению расчетов за оказание услуг, связанных с перевозками грузов, за информационные и дополнительные услуги, по другим вопросам.
|
|
Оформление железнодорожных транспортных накладных или комплекта железнодорожных перевозочных документов, в том числе в условиях электронного документооборота. Выдача квитанций о приеме груза грузоотправителям.
Ведение учетных карточек выполнения заявок на перевозку грузов и взаимодействие с грузоотправителями по их оформлению.
Ведение в установленном порядке учетно-отчетной документации (ведомостей подачи и уборки вагонов, накопительных карточек, актов общей формы, отчетов и книг установленных форм и образцов).
Обеспечение полноты и своевременности начисления сборов и платежей за выполнение услуг, связанных с перевозками грузов, оформление расчетных, учетных и отчетных документов в порядке, установленном ОАО "РЖД" для подразделений линейного уровня, выдача пользователям услуг ОАО "РЖД" счетов-фактур и другой документации.
Выполнение кассовых операций при расчетах наличными денежными средствами за услуги, связанные с перевозками грузов.
Оформление переадресовки грузов и досылки грузов к основным отправкам, в том числе в условиях электронного документооборота.
Взаимодействие с таможенными и другими государственными органами по вопросам оформления перевозочных документов на экспортные, импортные и транзитные перевозки грузов, в том числе в условиях электронного документооборота.
Информирование, в том числе в условиях электронного документооборота, грузополучателей о прибытии в их адрес грузов.
Оформление раскредитования транспортных железнодорожных накладных и досылочных дорожных ведомостей, в том числе в условиях электронного документооборота. Выдача оригиналов транспортных железнодорожных накладных грузополучателям.
|
|
Взаимодействие со станциями по оформлению приема груза к перевозке от грузоотправителей и выдачи груза грузополучателям, а также по оформлению перевозки груза в пути следования.
Организация выполнения работ по договорам на транспортное обслуживание и оказание услуг, связанных с перевозками грузов.
Прием и первичное рассмотрение претензий по вопросам, возникающих при оказании услуг, связанных с перевозками грузов.
Сбор и систематизация первичной маркетинговой информации по перевозкам грузов.
Проведение работ по обеспечению безопасных условий и охраны труда в АФТО.
Участие в проведении работ по мобилизационной подготовке и гражданской обороне в АФТО.
Обеспечение защиты государственной и коммерческой тайны, а также противодействия иностранным техническим разведкам и технической защиты информации в АФТО.
Ведение делопроизводства и хранение документов в установленном порядке в АФТО.
АФТО в границах зоны обслуживания имеет право:
Запрашивать и получать в установленном порядке от станций необходимые сведения о выполнении работ по оказанию услуг, связанных с перевозками грузов, оперативную и статистическую отчетность для осуществления своей деятельности и давать поручения, необходимые для выполнения возложенных на АФТО задач и осуществления им своих функций.
Приглашать на совещания представителей станций по вопросам, отнесенным к компетенции АФТО.
Осуществлять официальную переписку с организациями и гражданами по вопросам, отнесенным к компетенции АФТО.
Участвовать в совещаниях и других мероприятиях, проводимых отделением железной дороги и станциями.
Работники ЛАФТО обслуживают многочисленные организации и предприятия, оформляют заявки на перевозку грузов по каждому грузоотправителю, оформляют грузовые перевозочные документы, осуществляют расчеты с грузоотправителями за перевозки, информируют грузополучателей о прибытии груза, ведут учет и отчетность по установленным формам и выполняют другие работы.
ЛАФТО включает в себя одну или несколько станций, открытых для производства грузовых операций. В первом случае ЛАФТО располагается на одной станции и производит обслуживание грузоотправителей, предъявляющих груз к перевозке и грузополучателей, получающих прибывший груз на этой станции. Во втором случае в ЛАФТО входит несколько станций и обслуживание грузоотправителей и грузополучателей производится на любой станции, входящей в данное ЛАФТО.
Оформление перевозочных документов производится также в отделах оформления документов территориальных центров фирменного транспортного обслуживания.
Для выполнения перечисленных выше работ, ЛАФТО оборудуются автоматизированными рабочими местами оформления перевозочных документов в АС ЭТРАН, телефонной связью с подразделениями станции, с грузоотправителями и грузополучателями, с подъездными путями (при необходимости - механизированной почтой для пересылки грузовых документов).
Правильное выполнение коммерческих операций при приеме груза к перевозке на станциях отправления и выдачи его на станциях назначения влияет на его сохранность, а также на своевременную доставку получателю, рациональное использование подвижного состава и своевременное поступление доходов от перевозок.
Важнейшее значение в решении этих задач имеет технологический процесс работы ЛАФТО в том числе на опорных железнодорожных станциях, который подробно излагает порядок выполнения операций, периодичность сбора и доставки документов с грузового района станции и мест необщего пользования в линейное агентство, содержит графики выполнения каждой операции с учетом наиболее рациональных приемов и методов труда в соответствии с "Типовым технологическим процессом работы агентства фирменного транспортного обслуживания", устанавливающим порядок выполнения работником ЛАФТО следующих функций [23]:
|
|
выполнение работ по обеспечению транспортного обслуживания грузоотправителей и грузополучателей (включая грузоотправителей и грузополучателей, являющихся структурными подразделениями ОАО "РЖД") на станциях, отнесенных к зоне обслуживания ЛАФТО;
обеспечение получения доходов от осуществления перевозок грузов за счет правильности, полноты и своевременности начисления и взимания сборов и плат за перевозку грузов и выполненных услуг.
Оформление перевозочных документов осуществляется по двум технологиям: на бумажном носителе и с помощью электронного обмена документами с применением электронной подписи.
Основными задачами ЛАФТО являются:
контроль за выполнением плана погрузки грузов по станции в целом и по каждому грузоотправителю в отдельности;
оформление перевозочных документов;
ведение установленных форм учета и отчетности;
выполнение расчетов по перевозкам.
контроль за сбором денежной выручки; своевременность и достоверность информации предоставленной в ИВЦ железной дороги
Основные задачи АФТО:
• контроль за выполнением плана погрузки грузов по станции в целом и по каждому грузоотправителю в отдельности;
• оформление перевозочных документов;
• информирование грузополучателей о прибытии груза;
• ведение установленных форм учета и отчетности;
• выполнение расчетов по перевозкам.
В условиях централизованных расчетов АФТО определяет размеры причитающихся платежей и производит расчет только с теми грузоотправителями и грузополучателями (разовыми плательщиками), которые не включены в систему централизованных расчетов.
Размещение и оборудование рабочих мест должны обеспечивать поточность оформления и обработки грузовых документов.
|
|
Для оформления перевозки грузов в товарной конторе станции отправления агент АФТО при предъявлении грузоотправителем документов, подтверждающих право отправителя рассчитываться за перевозку, отправляет телеграмму на станцию назначения с запросом о приеме груза. После подтверждения станцией назначения приема груза агент АФТО, используя межканальную связь, запрашивает из технологического центра по обработке перевозочных документов (ТехПД) информацию о дебиторской задолженности грузоотправителя.
Убедившись в наличии кредита, агент АФТО на ЭВМ составляет счет за перевозку оформляемой отправки, в которой отражены, кроме железнодорожного тарифа, сборы за услуги, предоставляемые станцией для грузов, перевозимых повагонными отправками и в контейнерах. Оформленные перевозочные документы передаются в СТЦ.
По прибытии грузов на станцию назначения перевозочные документы поступают в СТЦ, где на каждом документе проставляют календарный штемпель о времени прибытия, вводят информацию о прибывших вагонах, после чего накладные и дорожные ведомости передают в АФТО станции назначения, а вагонные листы — на пункты выгрузки.
Реестр на погрузочно-разгрузочные работы составляют и распечатывают в двух экземплярах: первый в МЧ, второй — в дела станции.
С поступивших из СТЦ перевозочных документов агент АФТО вводит информацию о прибывших грузах по каждому сообщению отдельно в соответствии с макетом ГУ-42.
По международным сообщениям автоматически формируется Книга передачи документов в таможню на основании информации, введенной по Книге прибытия грузов, в двух экземплярах. Один экземпляр Книги вместе с документами передается в таможню под расписку представителей станции и таможни, второй остается в делах станции.
Затем агент АФТО передает накладную и дорожную ведомость информатору для уведомления получателя о прибытии груза. От информатора документы поступают агенту АФТО для оформления выдачи груза.
Агент АФТО с помощью макетов «Справка о накладных» и «Справка о вагоне» уточняет по каждой отправке время и место выгрузки груза (номер склада, секции или участка), сверяет эту информацию с данными в вагонных листах, поступающих от приемосдатчика, и отмечает время и место выгрузки груза в накладных.
Грузополучатель предъявляет агенту АФТО разовую или постоянную доверенность на право получения груза и документ, удостоверяющий его личность, после чего агент АФТО составляет и выдает в автоматическом режиме недоговорному грузополучателю счет-фактуру за предоставленные станцией назначения услуги (за вагон либо контейнер или за отправку).
В настоящее время на сети железных дорог внедрена система безбумажного электронного документооборота «Электронная транспортная накладная» (ЭТРАН). Основные задачи системы — повышение качества подготовки перевозочных документов и расчетов за перевозки. Электронный документооборот избавляет агентов АФТО от ручного труда и улучшает взаимодействие железных дорог с грузоотправителями и грузополучателями.
Система ЭТРАН охватывает полный документооборот, начиная с заявки, т.е. с этапа планирования перевозки. Она основана на однократном вводе информации, что сокращает время оформления документов и объединяет в единое целое АРМы агентов АФТО, обеспечивая их автоматизированную связь с соответствующими подразделениями дорожного и сетевого уровня. После того как заявка оформлена, на вагон заводят учетную карточку, регистрирующую все параметры его прохождения по маршруту.
У крупных клиентов устанавливают автоматизированные рабочие места подготовки перевозочных документов. Эти АРМы включают в систему ЭТРАН. Электронные документы пока подтверждают бумажными. Клиент подает заявку в электронном виде, после согласования ее распечатывает и представляет в бумажном виде с соответствующими подписями и печатями. После решения проблемы электронной подписи (для чего требуется разработка специальной правовой базы) необходимость распечатки бумажных документов отпадет.