Порядок приемки документов и их обработка

Классификация документов

Лекция 10.

Тема 10. Бухгалтерская документация.

Документ (от латинского – свидетельство, доказательство, образец) – это письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции и объеме тех средств, состояние которых изменилось при ее осуществлении.

Каждый документ, включая машинный, должен содержать обязательную информацию, показатели по операции или так называемые обязательные реквизиты документа, без которых он не имеет юридической силы:

1) наименование и номер документа;

2) дату и место его составления;

3) основание и содержание хозяйственной операции;

4) количественное измерение операции в натуральном или денежном измерителях;

5) наименование должностей, фамилии, личные подписи или другие их заменяющие признаки идентификации личностей участников хозяйственной операции.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные (оправдательные) и бухгалтерского (учетного) оформления и комбинированные. С помощью распорядительных документов дают разрешение или право на осуществление операции. К таким документам относятся: приказы, распоряжения, наряды, требования, заказы и другие.

Исполнительные документы подтверждают факт совершения операции. Например, акты, накладные, отчеты и т.п.

К отдельной группе относятся документы бухгалтерского или учетного оформления. По своей сущности они относятся к оправдательным или исполнительным документам по тем операциям и объектам, по которым единственным исполнителем и ответственным лицом является бухгалтер. Так, например, бухгалтер сам ежемесячно исчисляет сумму износа ОС, оформляет этот расчет документально и подписывает его. Право на совершение таких операций, порядок расчета сумм и оформления документа дает действующее законодательство, положения, инструкции и установившаяся методология ведения учета.

Комбинированные – документы одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления.(например, накладная на отпуск материала: распоряжение отпустить материалы, а также сколько).

Ни одна хозяйственная операция не может быть совершена и отражена в бухгалтерском учете без подтверждения ее первичным документом.

В зависимости от места составления различают внутренние и внешние первичные документы.

Внутренние – составляют внутри предприятия в различных его подразделениях и на рабочих местах: требование, наряды, отчеты, приходные и расходные ордера, накладные и т.п.

Внешние документы поступают от других предприятий, организаций, учреждений (счета-фактуры поставщиков, товарно-транспортные накладные на поступившие ценности, копии чеков, квитанции, билеты и др. документы при подтверждении расходов по командировкам и т.п.)

По порядку составления:

¨ первичные – документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения (например, приходной кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежное требование, акты на списание основных средств и т.д.).

¨ сводные - документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов (например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости).

По способу использования:

¨ разовые – документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете (например, приходный и расходный кассовый ордер, расчетно-платежные ведомости).

¨ накопительные - документы составляются в течении определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения (лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.).

Создавая, принимая, используя и храня первичные документы предприятия должны руководствоваться Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ.

Первичные документы следует заполнять в момент совершения операции.

Ответственность за своевременность и доброкачественность документов, достоверность содержащихся в документах сведений несут лица, заполнившие и подписавшие эти документы.

В первичных бухгалтерских документах могут быть ошибки. Если ошибка допущена в документах, которыми оформлены кассовые операции (приходные и расходные кассовые ордера), то их составляют заново, независимо от характера ошибки, т.к. исправления в кассовых ордерах не допускаются.

Не допускаются исправления и в банковских документах – чеках, платежных поручениях, платежных требованиях и др.

В первичных документах на других хозяйственных операциях ошибки исправляют корректурным способом, т.е. зачеркивают одной чертой неправильный текст или сумму, так чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым вписывают правильный текст или сумму и оговаривают записью «исправлено» с указанием даты исправления и заверяют подписями лиц ранее подписавших документ.

Документооборотом называют движение первичных документов от места их получения или выписки, последующей обработки и использования в бухгалтерских и других подразделениях, до сдачи в архив на хранение.

Прием первичных документов в бухгалтерии осуществляют по форме и по существу операции. Прием по форме заключается в проверке соответствия бланка документа, проверке наличия всех реквизитов (особенно подлинности подписей и печатей), отсутствия неоговоренных исправлений, подчисток, своевременности и сдачи.

Проверка по существу – это проверка законности и обоснованности самой операции. Вся деятельность предприятия и его отдельные хозяйственные процессы и операции должны соответствовать действующему законодательству– налоговому, трудовому, экологическому, финансовому, производственному и др.

Документы, не соответствующие предъявляемым требованиям, возвращаются на дооформление, а документы по незаконным хозяйственным операциям направляются руководству предприятия для принятия соответствующих мер.

Принятые и проверенные первичные документы в бухгалтерии подвергаются бухгалтерской обработке.

1) Документы группируют, т.е. деление на группы (пачки) по отдельным признакам производят по объектам учета (Основные средства, материалы, кассовые операции), по виду операций (приход, расход), по месту осуществления, по времени (дате), по отчетным периодам и другим группировочным признакам.

2) После группировки осуществляется расценка показателей документов, т.е. те показатели, которые приведены в натуральном или трудовых измерителях переводят в стоимостные. Это арифметическая проверка позволяет выявить ошибки, допущенные при токсировке и подсчете итоговых сумм.

Токсировка = цена * количество

3) Контировка (от conto - счет) – это запись на документе корреспондирующих счетов по данной операции.

- Ответственность за правильность оформления документов возлагается на главного бухгалтера и лиц, которые его представляют.

- За неправильное оформление документов, их порчу и утерю материально-ответственного лица несет уголовную ответственность.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы хранятся в течении установленных для этого сроков в бухгалтерии предприятия, после чего их передают в архив, некоторые документы подлежат уничтожению.

Организация работы архива, порядок и сроки хранения документов определяются действующим законодательством по архивному делу. На каждом предприятии за создание и организацию работы текущего архива бухгалтерии несет ответственность главный бухгалтер, а архива предприятия – его руководитель.

Основные требования к организации архива – обеспечение сохранности документации и ограничение доступа к ним.

Документы, находящиеся в архивах, имеют различные сроки хранения. Эти сроки устанавливаются законодательными актами (инструкциями) архивных органов, исходя из важности информации, сроков исковой давности и др. фактов.

3-х летний срок – оправдательных документов, ведомостей, журналов и книг и др;

5-ти летний срок – акты ревизий, Главной книги и др.;

для лицевых счетов по расчетам с персоналом до 75 лет (возрастное);

бессрочное (постоянное) хранение – бухгалтерского баланса, пояснительных записок к ним.