Приемы и методы фактического контроля

Методы фактического контроля включают:

1. Инвентаризацию – способ фактической проверки нали­чия товарно-материальных ценностей и денежных средств, а так­же контроля за их сохранением. Большинство случаев недостат­ков, краж, растрат обнаруживается с помощью инвентаризации.

Порядок инвентаризации имущества и финансовых обязательств юридических лиц опреде­ляется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Таблица 1 – Этапы проведения инвентаризации

Инвентаризация, являясь элементом метода бухгалтерского учета и внутрихозяйственного контроля, одновременно является и методическим приемом, используемым при осуществлении внешнего контроля.

В ходе проверок инвентаризации подвергаются в первую очередь ценности на тех объектах, где были вскрыты нарушения: установленного порядка оприходования материалов и продукции; оформления приходно-расходной документации; сроков проведения плановой инвентаризации и предоставления ежегодных отпусков материально ответственных лиц.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактичес­ким наличием и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сум­ма зачисляется на финансовые результаты организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм есте­ственной убыли относится на издержки производства; сверх норм – на счет виновных лиц, а если виновные не установлены – на финансовые результаты организации.

2. Осмотр – оценка ревизором состояния ревизуемого объекта (состояние незавершенного строительства, склада, территории, производственного помещения, отдельных станков и т.п.).

Например, в отчетности организации отражено незавершенное строительство, в составе которого по документам отражена стоимость закладки фундамента. Ревизор может выехать на место и осмотреть объект.

Результаты осмотра сопоставляются с нормативными требованиями, содержанием хо­зяйственных договоров, бухгалтерских документов и записей с последующей корректировкой.

Этот методический прием довольно часто приме­няется материально ответственными лицами, например, при при­нятии товарно-материальных ценностей, при осмотре места хра­нения ТМЦ, незавершенного строительства.

Данная процедура отличается:

1) от инвентаризации – отсутствием громоздкого документального оформления;

2) от наблюдения – наличием четкого желания ревизора осмотреть конкретный объект, тогда как наблюдение дает лучшие результаты без предварительного афиширования.

3. Контрольные обмеры – применяются для проверки выполнения строительно-монтажных и ремонтных работ. С их помощью устанавливается фактический объем и стоимость выполненных работ, проверяется правильность их отражения в первичных документах и регистрах учета, а также правильность списания материалов на производство этих работ.

Фактический объем выполненных работ сопоставляет­ся:

с объемом работ, оформленных документами, на основании которых осуществлены начисления заработной платы и списа­ния материалов,

с объемом работ, предусмотренных проектно-сметной, нормативной и технологической документацией.

С помощью контрольного обмера можно установить факты завышения выполненных работ. При выявлении завышен­ной стоимости выполненных работ не допускается зачет стоимо­сти выполненных, но не включенных в акты приемки работ. По результатам контрольного обмера ревизор составляет акт контрольного обмера и ведомость перерасчета стоимости работ. Эти документы подписыва­ют ревизоры, представители заказчика и подрядчика.

4. Контрольный запуск сырья (материалов) в производство.

Данный метод применяется тогда, когда необходимо:

- проверить правильность действующих на предприятии норм расхода сырья и материалов;

- установить фактический расход, количество отходов, выход готовой продукции;

- проверить технологический процесс, производительность оборудования.

Метод помогает выявить различные недостатки и нарушения в нормировании и технологии производства, вскрыть хищения и другие злоупотребления, связанные с созданием неучтенных излишков материальных ценностей за счет применения завышенных норм расхода и необоснованного списания сверх норм, изменения технологического режима, искажения качественных показателей продукции.

Результаты контрольного запуска оформляются актом, которые подписывают ревизор, технолог и работники организации.

5. Анализ качества сырья, материалов и го­товой продукции. Дает возможность выявить факты использования неполноценного сырья, замены одних материалов другими, более дешевыми, недовложения в продукцию, искажения качественных показателей принимаемой или выпускаемой продукции.

Подобные факты могут свидетельствовать не только о нарушениях технологии производства, установленных правил, норм, стандартов и технических условий, но и о злоупотреблениях, связанных с созданием неучтенных излишков материальных ценностей.

Если проверка качества возможна без специальных лабораторных исследований и производится прямо на месте нахождения продукции, то обязательное участие в ней должны принять лица, ответственные за данный участок работы, и проверяемые лица.

По требованию ревизора, когда невозможно определить качественные признаки сырья, материалов, готовой продукции, проводятся лабораторные исследования (анализы). Результаты лабораторных анализов оформляются письменным заключением.

6. Обследование – непосредственное изучение компетент­ными работниками определенных объектов хозяйственной сис­темы (состояние складского хозяйства, наличие охраны, сигна­лизации, исправность весоизмерительных приборов). Для обсле­дования чаще привлекаются работники правоохранительных или финансовых органов, а также специалисты.

7. Получение устных и письменных объяснений, справок и ответов на заранее разработанные анкеты. Письменные объяснения материально ответственных и должностных лиц нужны для выявления причин допущенных нарушений и винов­ных лиц. Объяснения оказывают содействие вспомогательному выяснению обстоятельств и условий нарушений и недостатков, реальности хозяйственных операций и достоверности фактов злоупотреблений.

8. Контрольная покупка – специальный, по особой про­грамме организованный методический прием фактического кон­троля, потенциально позволяющий определить правильность и законность отпуска товаров покупателям и расчетов с ними в условиях непосредственного совершения указанных хозяйствен­ных операций. Контрольная покупка призвана способствовать выявлению и документальной фиксации фактов обмана покупа­телей, нарушения лицензионных правил торговли и других.