2014-02-02
3877
Классификация информации, циркулирующей в фирме
Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект может быть классифицирован по разным признакам или критериям. Часто встречаются ситуации, когда, в зависимости от условий внешней среды, объект может быть отнесен к разным классификационным группировкам. Эти рассуждения особенно актуальны при классификации видов информации без учета ее предметной ориентации, так как она часто может быть использована в разных условиях, разными потребителями, для разных целей.
На рис. 1.3 приведена одна из схем классификации циркулирующей в организации (фирме) информации [1]. В основу классификации положено пять наиболее общих признаков: место возникновения, стадия обработки, способ отображения, стабильность, функция управления.
Рис. 1.3. Классификация информации, циркулирующей в организации
Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входящую выходящую, внутреннюю, внешнюю.
Входящая информация – это информация, поступающая в фирму или ее подразделения. Выходящая информация – это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение). Одна и та же информация может являться входящей для одной фирмы, а для другой, ее вырабатывающей, выходящей. По отношению к объекту управления (фирме или ее подразделению: цеху, отделу, лабораторияи) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя. Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация – за пределами объекта.
Например, содержание указа правительства об изменении уровня взимаемых налогов для фирмы является, с одной стороны, внешней информацией, с другой стороны, – входной. Сведения фирмы в налоговую инспекцию о размере отчислений в госбюджет являются, с одной стороны, выходной информацией, с другой стороны, – внешней по отношению к налоговой инспекции.
Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной. Первичная информация – это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии. Вторичная информация – это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной. Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов. Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.
Например, в художественном цехе, где производится роспись чашек, в конце каждой смены регистрируется общее количество произведенной продукции и количество расписанных чашек каждым работником. Это первичная информация. В конце каждого месяца мастер подводит итоги первичной информации. Это будет, с одной стороны, вторичная промежуточная информация, а с другой стороны, – результатная. Итоговые данные поступают в бухгалтерию, где производится расчет заработной платы каждого работника в зависимости от его выработки. Полученные расчетные данные – результатная информация.
Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую. Текстовая информация – это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумаге, изображении на экране дисплея). Графическая информация – это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т. д.
Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной). Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например: количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т. п. Постоянная (условно-постоянная) информация – это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:
· постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например: табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т. п.;
· постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например: размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим;
· постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например: план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации.
Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую). Плановая информация – информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.
Например, плановой информацией фирмы могут быть такие показатели, как план выпуска продукции, планируемая прибыль от реализации, ожидаемый спрос на продукцию и т. д.
Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.
Например, нормативно-справочной информацией на предприятии являются:
· время, предназначенное для изготовления типовой детали (нормы трудоемкости);
· среднедневная оплата рабочего по разряду;
· оклад служащего;
· адрес поставщика или покупателя и т. д.
Учетная информация – это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.
Учетной информацией является количество проданной продукции за определенный период времени, среднесуточная загрузка или простой станков и т. п.
Оперативная (текущая) информация – это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.
Оперативной информацией являются:
· количество изготовленных деталей за час, смену, день;
· количество проданной продукции за день или определенный час;
· объем сырья от поставщика на начало рабочего дня и т. д.
Операции, которые выполняются с данными, чтобы произвести информацию, формируют следующие этапы обработки данных: ввод, обработку, хранение, вывод.
На этапе ввода данных сведения об операциях собираются и преобразуются в форму, пригодную для машинной обработки [12].
Один из способов сбора данных состоит в использовании в качестве исходного документа заранее отпечатанной формы, в которую и вписываются данные операции. Примерами внутренних форм могут быть заказ на продажу, требование на приобретение, отчеты, табель рабочего времени. Внешние формы – счет-фактура поставщика, чеки, банковские переводы, предложения клиентов. Сначала исходные документы собираются в пакеты, а затем сканируются или вводятся в систему вручную.
Данные могут также быть введены с использованием оборотного документа, содержащего какие-нибудь данные компании, посылаемого в стороннюю организацию, а затем возвращенного системе как ввод. Оборотные документы готовятся в машиночитаемой форме, чтобы облегчить их последующую обработку как входных записей.
Автоматизированные устройства сбора исходных данных предназначены для перевода данных об операциях в машиночитаемую форму непосредственно во время и на месте их происхождения. Примером служат денежные автоматы, используемые банками, и сканеры, используемые в розничных магазинах.
Для того чтобы облегчить последующую обработку, ввод данных может также потребовать следующую подготовку:
· Классификацию с помощью назначения кодов идентификации (номер счета, номер отдела и т. п.) для записей данных, которая должна базироваться на предопределенной системе, например на плане счетов.
· Проверку, чтобы гарантировать точность данных. Гораздо дешевле и эффективнее предотвращать ошибки ввода данных, чем искать и исправлять их в момент ввода или когда они уже в системе.
· Передачу из одного места в другое. Например, большинство банковских денежных автоматов собирают и пересылают данные о проведенных операциях в главный офис для обработки.
Данные компании – один из ее наиболее важных ресурсов. Но само по себе существование актуальных данных не гарантирует их полезность. Чтобы нормально функционировать, организация должна иметь постоянный и легкий доступ к своим данным. Поэтому лица, для которых предназначены те или иные данные, должны понимать, как эти данные организовываются и хранятся в информационной системе и как к ним можно получить доступ. В сущности, им нужно знать, как управлять данными для получения максимальной выгоды от их совместного использования.
Легко представить, как трудно было бы найти конкретную счет-фактуру, если бы все основные документы фирмы были произвольно свалены в шкафах. К счастью, большинство архивов компаний организовываются для легкого поиска.
Приведем основные понятия и определения, касающиеся хранения данных.
Сущность – это нечто, о чем хранится информация. Примерами сущностей являются служащие, товарно-материальные ценности, счета клиентов. Каждая сущность имеет атрибуты, или характеристики, которые подлежат учету и хранению. Примеры атрибутов – адрес, фамилия клиента, приход, расход (рис. 1.4).
Рис. 1.4. Пример таблицы данных
Символы – числа и буквы, скомбинированные осмысленным образом, образуют значение данных. Например, номер почтового ящика (значение данных) является адресом (атрибутом) Иванова (сущности). Обычно каждый тип сущностей обладает одинаковым набором атрибутов. Например, все служащие имеют свой номер, оклад, домашний адрес. Специфические значения данных этих атрибутов, однако, изменяются от одной сущности к другой (оклад у разных служащих может быть разный).
Системы электронной обработки данных хранят данные, организовывая более мелкие единицы данных в большие, более значимые. Значения данных физически хранятся в области, называемой полем. Несколько полей, сгруппированных вместе, формируют запись, коллекцию значений данных, которая описывает специфические атрибуты сущности. На рис. 1.4 каждая строка представляет разные записи, а каждый столбец – атрибут. На пересечении каждой строки и столбца стоит поле, содержащее символы (значение данных) и описывающее конкретный атрибут и запись, к которой оно относится.
Родственные записи, сгруппированные вместе, образуют файл. Так, например, все записи о дебиторских задолженностях клиентов хранятся в файле дебиторских счетов. Файлы, содержащие связанные по смыслу данные, объединяются, образуя базу данных. Централизованная координация файлов базы данных облегчает как обновление данных, так и доступ к ним пользователя. Например, файл дебиторских счетов может быть объединен с файлами клиентов, продаж, другими файлами, чтобы сформировать базу данных клиентов.
Метод баз данных рассматривает данные как организационный ресурс, который должен использоваться и управляться в интересах всей организации, а не только отдела, из которого исходят данные. Базы данных сосредоточиваются на интеграции и использовании данных всеми допущенными к ним пользователями. Интеграция достигается объединением главных файлов в большие «хранилища» данных, которые доступны многим прикладным программам. Пример – база данных служащих, которая объединяет данные, прежде содержавшиеся в главных файлах платежных ведомостей, кадров, квалификации работников.
Программа, которая контролирует, управляет данными, обеспечивает их хранение, а также связь между данными и прикладными программами, называется системой управления базой данных (СУБД). Совокупность базы данных, СУБД и прикладных программ, которые имеют доступ к базе данных через СУБД, называется информационной системой (системой баз данных). Человека, ответственного за базу данных, называют администратором базы данных.
Использование системы базы данных дает следующие преимущества [11, 12]:
· Интеграцию данных. Информация может объединяться неограниченным количеством способов. Например, можно отвечать на такие вопросы, как «какие приспособления поставляются ОАО Электрон?» и «кто из сотрудников говорит на немецком языке?»
· Гибкость отчетов. Отчеты могут быть легко проверены и сгенерированы, когда требуется, необязательно периодически (еженедельно или ежемесячно). Базу данных можно просматривать, если требуется получить более подробную информацию, лежащую в основе полученного отчета.
· Минимальную избыточность и совместимость данных. Поскольку элементы данных обычно хранятся только один раз, избыточность данных и несовместимость данных сведены к минимуму.
· Независимость данных. Поскольку данные и программы, которые их используют, независимы друг от друга, можно изменять способы хранения данных без необходимости изменять программы и наоборот. Это свойство упрощает как программирование, так и управление данными.
· Централизованное управление данными. Управление данными более эффективное, поскольку администратор базы данных отвечает за координирование, контроль и управление данными.
· Безопасность. Программное обеспечение СУБД имеет специальные встроенные средства, например пароли, которые помогают гарантировать сохранность данных.
· Перекрестно-функциональный анализ. В системе базы данных можно точно определить связь между, например, продажами и затратами на рекламные кампании и использовать это при подготовке управленческих отчетов.
Последний шаг цикла обработки данных – вывод информации. Выводимая информация представляется, как правило, в трех формах: документ, отчет или ответ на запрос.
