Порядок осуществления процесса закупки

Закупочная логистика

В странах с рыночной экономикой основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в мате­риалах с максимально возможной экономической эффективностью.

Однако ее достижение зависит от решения целого ряда задач. В обобщенном виде эти задачи можно сгруппировать следующим об­разом.

1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья и ком­плектующих изделий (материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятий, а опоздание в закупках может сорвать производствен­ную программу или привести к ее изменению).

2. Обеспечение точного соответствия между количеством поста­вок и потребностями в них (избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов также негативно вли­яет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восста­новлении балансового оптимума).

3. Соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий.

Основу экономической эффективности закупочной логистики со­ставляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворитель­ного качества по минимальным ценам. В изучении рынка, которое проводится соответствующими отделами фирм, вопрос цен — глав­ный, но существенную роль также играет анализ других факторов, в том числе возможных логистических расходов и сроков поставок.

Для оптового покупателя такое положение дел требует точного расчета издержек. Хотя степень влияния снабженческих издержек на уровень общих производственных затрат в трудоемких и капита­лоемких отраслях не столь велика по сравнению с другими отрасля­ми экономики, особенно материалоемкими, расчет затрат на приоб­ретение сырья и материалов во многом определяет дальнейшую стратегию производства и сбыта конечной продукции.

1) Идентификация потребности в ресурсах

2) Анализ рынка поставщиков

3) Отбор поставщиков

4) Выбор метода закупки – Анализ «производить или закупать»

5) Документарное оформление первичного заказа

6) Согласование условий поставки

7) Заключение договора на поставку

8) Мониторинг поставки

9) Передача ресурсов на хранение

Идентификация потребности в ресурсах. Анализ и определение потребности

В результате решения этой задачи определяют: какие ресурсы требуются, в каком количестве, в какое время и существуют ли ограничения по дефициту и префициту ресурсов.

Классы методов определения потребности в ресурсах:

· детерминированные методы, где известен производственный либо потребительский спрос на ресурс, а так же скорость его расходования со склада;

· стохастические методы, где потребность в ресурсе является случайной величиной, т.е. принимает некоторые значения с заданной наперед вероятностью, скорость расходования ресурса так же величина случайная;

· эвристические методы, где потребность в ресурсе и скорость его расходования за период определяется на основе опыта сотрудников.

Анализ рынка поставщиков.

В результате исследования рынка определяются типы рынков - это:

· непосредственные рынки (рынки, обеспечивающие в настоящее время потребность в ресурсах) – это рынка фактических поставщиков;

· новые рынки – это рынки поставщиков, с которыми ранее не были установлены контрагентские отношения

· рынки заменители – это рынки поставщиков ресурсов ранее не используемых в производстве, но рассматриваемые в качестве альтернативных в целях оптимизации затрат либо повышения качества.

· опосредованные рынки - это рынки используемые поставщиками.

В результате анализа рынка идентифицируется множество поставщиков, общая ситуация на рынке, общеизвестные условия поставки и прочая актуальная для принятия решения о выборе поставщика информация.

Выбор потенциальных поставщиков

Основные методы выбора поставщика:

Конкурсные торги (тендеры)– распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить ресурсы на крупную сумму или наладить долгосрочные отношения с поставщиком. Конкурсные торги выгодны как поставщику так и покупателю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с покупателем. Покупатель совмещает решение проблем получения коммерческого предложения и выбора наилучшего.

Письменные переговоры – вторая форма получения предложения на поставку от поставщика. Инициатива сожжет исходить как от поставщика, так и от покупателя. В результате переговоров в письменной форме поставщик выставляет оферту на поставку, причем оферта может быть твердой (не подлежит изменениям) и свободной (не накладывает обязательств на поставщика).

Основными критериями выбора поставщика являются следующие два:

Стоимость приобретения продукции или услуг, включающая в себя калькулированную цену продукции или услуги, а так же ценность прочих нематериальных активов, не имеющих формального денежного выражения.

Качество обслуживания, включающее в себя качество продукции, качество и надежность обслуживания до, в процессе и после покупки ресурса.

Указанные два критерия не являются исчерпывающими, при прочих равных условиях необходимо дополнить указанное бинарное множество критериев следующими:

1. Кредитоспособность и финансовое положение поставщика

2. Удаленность поставщика от потребителя;

3. Наличие у поставщика резервных мощностей;

4. Сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

5. Организация управления качеством на предприятиях поставщика;

6. Риск забастовок у поставщика;

Источники информации о поставщике:

1. Собственное исследование;

2. Открытая бухгалтерская и финансовая отчетность;

3. Конкуренты поставщика и его контрагенты;

4. Государственные источники

5. Банки и финансовые институты;

6. Средства массовой информации;

7. Прочие источники информации.

Правила отбора источников информации для принятия решения о выборе поставщика следующие.

1. Нельзя ограничиваться одним источником информации;

2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т.е. незаинтересованным в заключение контракта.

Принципы работы с поставщиками, рекомендуемые в рамках проектирования интегрированной логистической системы:

1. Общаться с поставщиками также как с клиентами;

2. Информировать поставщика о своих задачах, быть в курсе его деловых операциях;

3. Соблюдать принятые на себя обязательства;

4. Готовность оказать помощь, в случае возникновения проблем у поставщика;

5. Поддерживать деловые контакты в деловой сфере.

Определение метода закупок

1. Закупка товара одной партией (это оптовые закупки)

Закупка производится единовременно на величину всей потребности за период с единовременной оплатой.

“+” - простота оформления документов

- гарантия поставки всей партии

- предоставление скидки

“ - ” - большая потребность в складских помещениях

- замедление оборачиваемости капитала

2. Регулярные поставки мелкими равными партиями с периодической оплатой.

“+” - ускоряется оборачиваемость капитала

- достигается экономия складских помещений

“ - ” - вероятность заказа избыточного количества ресурса

- необходимость периодической оплаты всей партии

3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям

Котировочная ведомость содержит следующие сведения:

- полный перечень товаров;

- количество товара на складе;

- требуемое количество товара.

“+” - ускорение оборачиваемости капитала

- снижение затрат на складирование и хранение

- своевременность поставок

“ - ” - возрастание издержек на отслеживание уровня запаса

- увеличение затрат на документарное оформление заказа

4. Получение ресурса по мере необходимости

Особенности:

- количество товара определяется приблизительно;

- поставщики перед каждым выполнением заказа связываются с покупателем;

- оплачивается только поставленное количество товара.

“+” - отсутствие твердых обязательств перед поставщиком

- ускорение оборачиваемости капитала

“ - ” - увеличение затрат на коммуникации

- возможное изменение условий поставки

5. Закупка ресурса с немедленной сдачей.

Используется при закупке редко используемых ресурсов, создание запасов которых несоизмеримо дороже их приобретения по мере необходимости, обычно такие ресурсы допускают дефицит. Товар заказывается, когда он требуется и вывозится со склада поставщика.

“ - ” - увеличение издержек на оформление документации

- высокая стоимость ресурса в приобретении и срочной доставке

Документарное оформление заказа

Информация, которая должна содержаться в заказе:

- название документа;

- порядковый номер и дату;

- название и адрес компании - покупателя;

- ответственный за заказ: контактное лицо и способ связи с ним;

- адрес и наименование поставщика;

- описание товара;

- сроки поставки и количество товара;

- адрес поставки;

- цена;

- расчетный счет.

Согласование цены и заключение договора

Правовые основы закупок

Основные элементы контракта:

1. Предложение и его принятие;

2. Финансовые условия;

3. Право заключать контракт;

4. Законность.

Структура контракта

1. Место

2. Номер

3. Преамбула (устанавливаются стороны, между которыми заключается контракт)

Пункты:

1. Предмет контракта (технические характеристики, ГОСТы и т.д.)

2. Количество товара

3. Качество товара

4. Условия поставки (в международных контрактах указываются в соответствии с ИНКОТЕРМС - 2000, базисные условия поставки)

5. Сумма контракта и порядок расчета (стоимость за единицу или партию)

6. Упаковка и маркировка

7. Поставка товара

8. Приемка товара (осуществляется методом контроля, т.е. количество, качество, комплектность)

9. Форс - мажор (природа, забастовки, военные действия)

10. Ответственность сторон (каким образом стороны будут отвечать за невыполненный контракт)

11. Разрешение споров (в каком суде и т.д.)

12. Прочие условия

13. Юридические адреса и реквизиты сторон

ИНКОТЕРМС - 2000 (выдержки))

1. EXW (место загрузки) Продавец обязан подготовить груз к отгрузке и передать его покупателю на своем складе.

2. FOB (порт) Продавец доставляет груз до порта, оформляет экспортную таможенную декларацию (только морские перевозки).

3. FCA (место) Указывается, в каком месте товар должен быть передан перевозчику.

4. FAS (порт) Свободно вдоль судна, порта. Продавец доставляет до порта, все остальное делается покупателем.

5. CPT (место) Перевозка оплачивается до указанного места.

6. CIP (место) Перевозка и страховка оплачивается до указанного места.

7. DDU (место) Доставлено без уплаты таможенной пошлины.

8. DDP (место) Доставлено с оплатой таможенной пошлины.

9. DAF (государство) Доставлено до границы, указывается государство.