Вопрос №3 цели и функции теории управления

Содержание и особенности целей управления. Многокритериальность целей управления. Структура и технология анализа целей управления. Понятие и классификация функций управления. Общие (основные) специфические функции управления. Понятие о функциональном управлении. Общая характеристика методов управления. Экономические, организационные, социальные и правовые методы управления.

Одной из главных задач менеджмента является установление целей, ради которых формируется, функционирует и развивается организация как единая система. Установление цели – это исходный момент в деятельности менеджера, что очень важно в условиях развивающейся рыночной экономики. Все организации независимо от формы собственности начинают свой жизненный путь с определения цели и задач организации, ее специализации, размеров, ресурсов и рынков потребления продукции или услуг.

Под целью понимается идеальное или желательное состояние субъекта (органи­зации, индивида и т.п.), на достижение которого ориентирована его деятельность и соответственно процесс управления.

Цель – это…

· образ будущего результата;

· специфический объект (задание), которого человек пытается достичь;

· конкретное состояние отдельных параметров организации, на достижение которого направлена ее деятельность.

К целям предъявляются следующие основные требования:

Во-первых, они должны быть четко сформулированными, конкретными и изме­римыми, выражаться по возможности не только качественно, но и количественно. Это облегчает выбор средств их достижения, восприятие и усвоение исполнителя­ми, правильное распределение обязанностей между ними; позволяет использовать цели в качестве основы оценки достигнутых результатов и персонала.

Во-вторых, цели должны соответствовать условиям деятельности организации, учитывать ее реальные возможности. Цели, адекватные ситуации, облегчают поиск альтернатив, укрепляют доверие к руководству.

В-третьих, цели должны быть гибкими, способными к трансформации и корректи­ровке в соответствии с меняющимися условиями, в противном случае организация рано или поздно попадет в тупик.

В-четвертых, люди должны признавать цели в качестве своих личных, что порож­дает заинтересованность в их реализации. Условием этого являются известность, понятность, близость целей большинству членов организации.

В-пятых, цели должны быть проверяемыми.

Наконец, в-шестых, цели должны образовывать единую систему, быть совмести­мыми во времени и пространстве, взаимно поддерживать друг друга, не ориентиро­вать членов организации на противоречивые действия (как у героев известной бас­ни И. Крылова - Лебедя, Рака да Щуки, один из которых рвался в облака, другой пятился назад, а третья тянула в воду).

Многокритериальность целей. Обычно субъект экономической жизни стремится достичь сразу многих целей. Совершенно ясно, что эти цели конкурируют между собой, борясь за время и силы студента. Трудно совместить даже две из этих целей, связанные с учебой и работой. Как же быть? Многокритериальность реальных задач управления состоит в том, что менеджеру необходимо оптимизировать управляемую им систему сразу по нескольким критериям. Например, добиться максимизации прибыли при минимуме затрат. Ясно, что этого невозможно достичь. Минимум затрат равен 0, он достигается при прекращении выпуска продукции (оказания услуг) и ликвидации предприятия. Но при этом прибыль тоже равна 0. Если же добиться максимально возможной прибыли, то затраты при этом также будут достаточно большими, отнюдь не минимальными.

Теория управления предлагает два основных способа борьбы с многокритериальностью. Один из них состоит в том, чтобы превратить все критерии, кроме одного, в ограничения, и решать задачу оптимизации по оставшемуся критерию. Например, можно потребовать, чтобы затраты не превосходили заданной величины, и при этом условии максимизировать прибыль. Второй вариант состоит в том. Чтобы принять, что прибыль должна быть не меньше заданной величины (например, если выполняется определенный заказ), а затраты при этом условии минимизировать.

Другой подход в борьбе с многокритериальностью состоит в том, чтобы на основе исходных критериев сконструировать один новый и его оптимизировать. В рассматриваемом случае можно использовать рентабельность (по затратам), т.е. частное от деления прибыли на затраты. При максимизации рентабельности находится наилучшее (в определенном смысле) соотношение между затратами и прибылью.

Наиболее распространенными направлениями, по которым в деловых организациях устанавливаются цели, являются следующие: прибыльность, положение на рынке, производительность, финансовые ресурсы, мощности организации, разработка, производство продукта и обновление технологий, человеческие ресурсы, работа с покупателями, оказание помощи обществу.

С точки зрения иерархичностивыделяются миссия, генеральная цель, общеорганизационные и специфические цели. Рассмотрим их подробнее.

Миссия отражает главное предназначение организации, смысл ее существова­ния, принципиальные отличия от других, имидж, философию, взгляды высшего руководства на долгосрочное развитие фирмы, ценности, культуру, социальную от­ветственность перед обществом и своими работниками, позиции в отношении раз­ных социальных групп. Она может формулироваться также и для ключевых подраз­делений.

С учетом миссии формулируются генеральная и конкретные цели организа­ции - общие и специфические.

Генеральная цель некоммерческой организации, в принципе, совпадает с мис­сией.

Генеральная цель любой коммерческой организации состоит в получении при­были (сверхприбыли), поэтому с миссией совпадать не может.

Общие (стратегические) цели, которых обычно бывает от 4 до 6, отражают важ­нейшие направления деятельности организации, связанные с реализацией миссии и достижением главной цели.

Специфические цели (цели первого уровня развертывания) отражают состояние основных организационных подсистем и основываются на стратегических. Они разрабатываются в каждом подразделении и определяют основные направления его деятельности в свете реализации общих целей.

Обычно они охватывают средне- и краткосрочный периоды и обязательно выражаются в количественных показателях, что позволяет им служить основой планов.

Специфические цели бывают операционными (отдельного работника) и опера­тивными (подразделения).

Дерево целей — структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность целей организации, в которой выделены главная цель («вершина дерева») и подчиненные ей подцели первого, второго и последующих уровней. Основание дерева целей составляют задачи, представляющие собой формулировку работ, которые должны быть выполнены определенным способом в установленные сроки.

Дерево целей позволяет: обеспечить четкую координацию усилий всех структурных подразделений организации; увязать обязанности должностных лиц и повысить их взаимную ответственность; установить конкретные задачи, исполнителей, сроки реализации; осуществлять четкий контроль исполнительской дисциплины; обеспечить высокую степень управляемости всеми процессами; сделать организацию более подготовленной к внезапным переменам.

Цели обретают свою конкретизацию в задачах, выполняемых заранее установлен­ным способом в оговоренные сроки.

Функциональное управление - управление по функциям, в процессе которого каждый функциональный руководитель ведает исполнением определенного круга функций, работ (производственные, технологические, проектные, финансовые, информационные, обеспечивающие).

Суть функционального управления - контроль над исполнением сотрудниками их функций и строгое исполнение работниками указаний “эксперта”. Норма управляемости, т. е. научно обоснованное количество подчиненных, которых можно контролировать, составляет 5 ± 2 человека. Определяющий параметр эффективности - профессиональная квалификация руководителя, поскольку он сам распределяет сферы деятельности между подчиненными. Относительно низкая норма управляемости объясняется тем, что руководителю (эксперту) нужно контролировать исполнение всех технологий, а это непросто. Кроме того, при любых изменениях условий руководитель должен внести соответствующие корректировки в технологии, довести это до исполнителей и проконтролировать точность и корректность исполнения.

Любые внешние влияния приводят к изменению всей технологии работы, что неизбежно влечет за собой реорганизацию системы управления: людей надо либо переучивать, либо привлекать новых. Но постоянно переучивать персонал невозможно. Поэтому принятие решений по-прежнему замыкается на руководителе-эксперте. Происходит его перегрузка “текучкой”, а исполнители не видят своего вклада в результатах деятельности предприятия.

Рисунок 2 – Функциональное управление

Функция управления - направление или вид управленческой деятельности, характеризующийся обособленным комплексом задач и осуществляемый специальными приемами и способами.

В определении функций управления всеобщее распространение получил подход, основанный на выделении общих (обязательных к исполнению в любой организационной системе) и конкретных или специальных (отражающих специфику деятельности той или иной организационной системы) функций.

Разные авторы выделяют свои перечни общих функций управления.

С учетом перечисленных особенностей можно выделить как наиболее обоснованную классификацию согласно которой процесс управления состоит из функций планирования, организации, координации, мотивации и контроля.

Организация

Координация

Мотивация

Контроль

Планирование

Рисунок 3 – Взаимосвязь общих функций управления.

Планирование - это процесс разработки плана, определяю­щего то, чего нужно достичь и какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством.

Организация - это управленческая деятельность, обеспечива­ющая четкое упорядочение процесса управления в целом, расп­ределение как функций исполнения управленческих решений, так и собственно функций управления. Организация обеспечи­вает основу рационального построения каждого конкретного органа управления, определения компетенции его структурных подразделений.

Координация - это управленческая деятельность, заключаю­щаяся в обеспечении взаимосвязи и согласованности субъек­тов, объектов и процессов труда во времени и в пространстве. Координация создает условия для пропорционального и непре­рывного функционирования системы управления за счет уста­новления непрерывных связей между отдельными подразделениями организации и исполнителями.

Мотивация - управленческая дея­тельность, осуществляющая целенаправленное воздействие на структуру мотивов (потребностей, интересов) участников процесса исполнительской и управленческой деятель­ности и с помощью адекватных мотивам стимулов побуждающая творчески решать поставленные задачи, достигать лучших конечных результатов.

Контроль - управленческая деятельность, позволяющая выявлять, исправлять и предупреждать отклонения достигнутых результатов от намеченных параметров, целей. Контроль предс­тавляет собой наблюдение за объектом и процессами с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желае­мому и необходимому состоянию, предусмотренному законами, другими нормативными актами, а также программами, планами. Он позволяет осуществлять корректирующие воздействия на объект управления, обеспечивает эффективную реализацию пос­тавленной цели. Особая роль контроля как функции управле­ния обусловлена тем, что он служит средством осуществления об­ратных связей, своевременного принятия мер воздействия на управляемый объект, изменения планов или поставленных целей.

Конкретные функции управления связаны со спецификой объекта управления. Выделение конкретных функций управления необходимо для организации управления, формирования штатов и организационной структуры.

Конкретные функции возникают в результате наложе­ния общих функций управления на специфику объектов управле­ния, поэтому перечень таких функций зависит от перечня объектов уп­равления (ресурсы, процессы и результаты) и уровня декомпозиции самих функций.

Методы управления охарактеризованы в вопросе №5.