Самым распространенным средством осуществления деловых коммуникаций является письменная и устная речь

Значение коммуникации в управлении. Виды коммуникаций. Элементы процесса коммуникаций. Этапы процесса коммуникаций. Обратная связь и преграды коммуникаций. Принципы связи и передачи информации в организационных системах. Типы коммуникативных структур и их эффективность. Преимущества и недостатки письменной и устной коммуникации, способы преодоления барьеров коммуникативного процесса. Коммуникации между организацией и ее средой. Межуровневые информационные коммуникации в организациях. Неформальные коммуникации. Межличностные коммуникации.

ВОПРОС №6 КОММУНИКАЦИИ В ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ

Процесс управления -совокупность операций, осуществляемых в управлении, в их определенной последовательности и комбинации.

Свойства процесса управления:

· Флуктация – изменчивость процесса управления в виде колебаний вокруг определенных устойчивых состояний.

· Непрерывность – управляемые процессы непрерывны, непрерывен и процесс управления ими.

· Дискретность – неравномерность протекания–накопление потенциала воздействия на этапах определения цели, ситуации, проблемы и импульс активной организационной работы на этапе решения.

· Последовательность этапов – каждый этап является необходимым звеном для формирования воздействия.

· Цикличность – повторяющаяся последовательность этапов процесса управления по мере реализации управленческих решений.

· Временная протяженность процесса управления – время от осознания проблемы до реализации управленческого решения (время цикла)

Невозможно переоценить важность коммуникаций в управ­лении. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это становится понятным, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации и контроля. Едва ли не все, что делают руководители для достижения определенной цели, требует эффективного обмена информа­цией, т.е. коммуникаций. Коммуникации выполняют жизнеобеспечивающую роль в каждой организации, и если вдруг перекрыть потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.

Коммуникация – это универсальная и одна из основных характеристик человеческого общения, так и деятельности любых организаций. Коммуникация безостановочна и безгранична, без нее не обходится ни один акт человеческого взаимодействия.

Суть коммуникации - обмен информацией, знаниями, образами, эмоциями, интеллектуальной собственностью.

Под коммуникациями понимают обмен информацией между двумя людьми и более.

Информация - основа коммуникационного процесса.

Информация — любое сообщение об объектах, явлениях, процессах, событиях окружающего мира, выраженное на определенном языке (знаки, символы, в том числе записанные на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи разными способами (устно, письменно, с помощью технических средств и т. д.)

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

Виды коммуникаций. По взаимодействующим сторонам коммуникации можно раз­делить следующим образом:

КОММУНИКАЦИИ

Межличностные

Организационные

Формальные

Неформальные

Вертикальные

Горизонтальные

Внутренние

Внешние

По восходящей линии

По нисходящей линии

Рисунок 14 – Виды коммуникаций

Организаци­онные коммуникации - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и пе­редачи сведений как внутри организа­ции так и за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятель­ности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.

Внешние коммуникации - коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой. Сюда относятся средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирова­ния, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. Организации подчиняются государственному регулированию и заполняют в этой связи письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

Ф. Котлером все контактные аудитории, окружающие орга­низацию, разделены на три типа: благожелательные аудитории, характеризующиеся позитивным интересом к организации; искомые аудитории, в которых заинтересована сама органи­зация при условии их позитивности; нежелательные аудитории, чье внимание менее всего хотела бы привлечь к себе организация.

Возник­новение коммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, телефонных переговоров, отчетов и т. д., как прави­ло, являются реакцией на воздействие внешней среды. В качест­ве коммуникаций для организации используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и реклама. Соблюдение норм государственного регу­лирования требует письменного оформления документов. Изуче­ние рынка ведется при помощи специальных организаций, т. е. существует множество способов коммуникаций.

Внутренние коммуникации - коммуникации между уровнями управления и подразделениями.

Коммуникации между уровнями и подразделениями.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может перемещаться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Организация нуждается в коммуникациях по восходящей, т.е. передачи информации с низших уровней на высшие, которая может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Горизонтальная коммуникация устанавливается между равноуровневыми, равноправными сотрудниками и подразделениями организации. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключается в формировании равноправных отношений, которые являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Межличностные коммуникации могут возникать в любом из рассмотренных видов коммуникаций и предполагают прямой межличностный обмен информацией, в котором преимущественно используется канал устной речи. При множестве методов коммуникации почти все свое время руково­дители тратят на прямой межличностный обмен информацией. В межличностных коммуникациях главным является переда­ча информации от одного лица к другому. Межличностные ком­муникации обладают рядом отличительных характеристик, кото­рые необходимо учитывать менеджерам в профессиональной деятельности:

· межличностная коммуникация практически всегда более оперативна и достигает своего адресата при минимуме помех;

· она всегда избирательна, так как межличностный канал оперативно формируется в наиболее подходящий для передачи информации момент и способен выхо­дить на нужного респондента;

· межличностная коммуникация более свободна от формальных регламентирующих форму и стиль сообщения рамок, что делает ее более доступной и доход­чивой;

· в межличностной коммуникации открываются огромные неограниченные возмож­ности для использования эффекта обратной связи.

Организация состоит из формальных и неформальных компонентов.

Формальная коммуникация – однонаправленный акт передачи информации по иерархической вертикали формальной структуры.

Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения.

Письменные сообщения имеют определенные преимущества. Они могут быть сохранены как записи и источники ссылок, они часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения, и иногда могут сэкономить и время и деньги.

Неформальные коммуникации — социальные взаимодействия меж­ду людьми, отражающие выражение человеческой потребности в об­щении. Они дополняют формальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Но исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.

Таблица 4 – Виды слухов

Виды слухов	Краткая характеристика
«Мечты и чаяния»	Отражают желания и надежды людей, инициирующих слухи. Это наиболее позитивные слухи, способствующие творчеству работников
Слухи-«пугала»	Возникают на почве страхов и опасений работников, вызывая беспокойство в коллективе, могут нанести ущерб
«Вбивание клиньев»	Продиктованы агрессивностью, порой и ненавистью; наиболее агрессивный тип. Наносят урон репутации как компании, так и отдельных работников
Финальный слух	Вызван предполагаемыми действиями в будущем, длительное время ожидаемы ми сотрудниками

Углубленное изучение коммуникаций предполагает ее рассмотрение как процесса, состоящего из этапов и стадий.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал - средство передачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

И отправитель, и получатель в процессе обмена информаци­ей взаимодействуют между собой на нескольких этапах. Их зада­чами являются составление сообщения, выбор канала передачи сообщения таким образом, чтобы обе стороны поняли, воспри­няли и разделили исходную идею. Трудность заключается в том, что на каждом этапе смысл информации может быть искажен или полностью утрачен. В практике управления процесс комму­никаций часто завершается в несколько секунд. Однако на каж­дом этапе могут возникать свои проблемы. Сам факт обмена еще не гарантирует эффективности общения, т.е. достижения взаи­мопонимания людей, принимающих участие в коммуникации. Достаточно часто передаваемое сообщение бывает неправильно понятым или искаженным. Соответственно, в таком случае ком­муникации являются неэффективными. Для оценки сущности процесса обмена информацией и условий его эффективности необходимо более детально рассмотреть стадии процесса комму­никаций:

1) Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена, формулирует смысл того, почему и что он хочет передать. Идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией.

2) Кодирование и выбор канала. Кодирование – это трансформирование предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан. Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков – носителей информации, которыми могут быть звук, свет, вкус, запах, физические действия. Далее носители группируются в определенную форму, которой могут быть речь, текст, рисунок, поступок и т.д. Умение говорить, писать, жестикулировать, позировать играют важную роль в способности отправителя кодировать передаваемое значение. В результате формируется послание, содержащее данные с определенным значением.

3) Передача. Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до заданного адресата.

Каналы коммуникации – способы передачи информации. Выбор канала зависит от содержания и объема информации. Классифицировать каналы можно по их пропускной способности. Пропускная способность канала – это объем информации, который может быть передан через него за один коммуникационный акт.

Ранжирование каналов по их пропускной способности: разговор лицом к лицу, телефон, электронная почте, локальные информационные сети, письма, записки, формальные отчеты, информационные стенды.

Зависимость канала от содержания сообщения выражается в том, является ли информация стандартным или нет. Нестандартные сообщения связаны с новыми событиями и поэтому могут быть неоднозначно поняты. Такие сообщения передаются через наиболее емкие каналы. Рутинные сообщения прямые и простые, содержат в себе различные данные или же просто закрепляют то, о чем менеджеры ранее договорились. Данные сообщения идут через менее емкие каналы.

Передатчиком может быть как сам человек (его тело и голос), так и техническое средство (телефон, радио, факс, телевизор компьютер). В качестве каналов используется сама среда (воздух, вода, свет) и различные технические устройства и приспособления (линии, волны и т.п.). Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, т.к. отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации.

Отправленное сообщение вернуть обратно уже нельзя. В этот момент заканчивается этап отправления и начинается этап получения передаваемой информации и понимания ее значения.

Канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение послание по другую сторону канала. Если в ходе движения по каналу в сообщении меняются его носители или формы, то прием считается несостоявшимся.

Возможное искажение в значении послания может быть связано с наличием в коммуникационном процессе шума.

Шум – это все то, что искажает смысл информации. Определенные шумы присутствуют всегда, на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Высокий уровень шума приводит к утрате смысла, может блокировать информационный обмен.

4) Декодирование включает в себя восприятие (что получил?) послания получателем, его интерпретацию (как понял?) и его оценку (что и как принял?). Получить еще не означает понять, а понять – это еще не принять.

Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

Обратная связь - это опорная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено. Обратная связь необходима для того, чтобы понять в какой мере сообщение было воспринято и понято. Обратная связь способствует значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Она позволяет обеим сторонам подавлять шум, т.е. то, что искажает смысл. При наличие обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями и весь цикл повторяется вновь, но в другом направлении.

Эффективная обратная связь должна обладать рядом характеристик:

· Направленность – улучшение качества работы каждого отдельного работника;

· Конкретность - должна обеспечить получателя конкретной информацией;

· Описательный характер – должна не оценивать деятельность работника, а объективно описывать, что он сделал;

· Полезность – работник должен получать информацию, которую можно использовать для улучшения качества труда;

· Своевременность;

· Ясность;

· Надежность и достоверность.

Барьеры - коммуникативные помехи, препятствия, любые вмешательства в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающие смысл сообщения.

Тип барьера	Примеры проявлений
личностные барьеры – коммуникативные помехи, обус­ловленные личностными характеристиками отправителя и/или получателя;	Психологическая несовместимость отправителя и получателя. Различия в ценностных суждениях. Компетентность отправителя и получателя (знания, квалификация, навыки, опыт). Негативный прошлый опыт коммуникаций. Селективное восприятие информации. Неумение слушать собеседника. Фильтрация информации. Вредные вербальные привычки (слова и звуки-паразйты: «так сказать», «э-э», «это самое» и т. д.). Вредные невербальные привычки (жесты, мимика)
физические барьеры – коммуникативные помехи, воз­никающие в материальной среде коммуникаций;	Отвлекающий шум, временно заглушающий голос, передающий сообщение. Расстояние между людьми во время общения. Помехи во время радиопередачи
семантические барьеры - коммуникативные помехи, возникающие вследствие неправильного понимания значе­ния символов, используемых в коммуникациях;	Различное понимание слов, рисунков, действий (мимики, жестов, пантомимики)
языковые барьеры – коммуникативные помехи, воз­никающие вследствие языковых различий отправителя и получателя;	Различное понимание одних и тех же слов и выражений. Жаргон, используемый в данной группе, сленг
организационные барьеры - коммуникационные по­мехи, обусловленные характеристиками любой организа­ции: число звеньев и ступеней управления, тип взаимосвя­зей между ними, распределение прав, обязанностей и от­ветственности в системе управления и т.д.;	Многоуровневость. Нарушение нормы управляемости. Излишняя централизация, что приводит к информационной перегрузке центра. Излишняя дифференциация подразделений, в результате чего их сотрудники замыкаются на решении проблем собственного подразделения и обмен информацией между ними ограничивается. Неопределенность обязанностей и прав
культурные барьеры – коммуникативные помехи, воз­никающие вследствие культурных различий, незнания национальных обычаев, традиций, норм общения, системы жизненных ценностей	Культурные различия, проявляющиеся, например, в пунктуальности, точности начала совещаний, переговоров, дистанции между общающимися людьми, использовании вульгаризмов в деловой беседе, приверженности своему языку при проведении переговоров, манерах держаться, использовании различных жестов, громкости голоса
Тип барьера	Примеры проявлений
временные барьеры – коммуникативные помехи, воз­никающие вследствие недостатка времени для осуществле­ния полной коммуникации;	Дефицит времени общения
коммуникативные перегрузки - возникают, когда объем коммуника­тивных входов существенно превышает возможности их обработки или реальные потребности;	Часть сообщений отсеивается, даже не декодируется. Трудность или невозможность упорядочить информацию, содержащуюся на многообразных носителях
различие в статусе - также может стать барьером на пути коммуникации.	Один из участников коммуникации боится высказать свое мнение, боится задать вопрос, не желая выглядеть некомпетентным

Линия, связывающая две организационные единицы, называется каналом. Если канал в момент передачи обмена информацией свя­зывает более двух организационных единиц, он образует информационную сеть или коммуникативную структуру.

В коммуникативной структуре группы учитываются информационные потоки (каналы распространения информации в группе) и объем информации, которым владеет каждый участник группы. В этой структуре особое значение имеют: положение, занимаемое индивидом в системе коммуникации (доступ к получению и передаче информации, циркулирующей в группе, объем информации, важной для осуществления жизнедеятельности группы); направленность и интенсивность коммуникаций в группе.

Сети могут быть открытыми и закрытыми. Открытой считается сеть, в которой в точках выхода каналов поток информации может остановиться, так как дальше пути нет. Вернуться он может только тем же пу­тем, каким пришел. В замкнутой (закрытой) информационной сети инфор­мация может вернуться к отправителю по другому каналу, отличному от того, по которому была послана. Однако точ­ка возврата необязательно будет исходной, сообщение мо­жет поступить в замкнутую сеть извне.

Виды коммуникационных сетей представлены на рисунке 16.

«Колесо» - вся информация стекается к сотруднику, за­нимающему центральное положение (точка Е). Иногда эту сеть называют «звезда».

«Цепочка» - поток информации идет по прямой от А к В, С, Д, Е и наоборот. «Цепочка» эффек­тивна при выполнении повторяющихся, стандартных, ру­тинных операций, но плохо подходит для работы в посто­янно изменяющихся условиях.

«Шпора» или «Игрек (Y)» аналогичны «колесу», но вклю­чают три уровня, пункт А старше всех. Он несет ответствен­ность за всю организацию, его контрольные функции (под­линная власть) в большей степени зависит от действий В в его промежуточной позиции. В - центр реальной власти в «шпо­ре».

«Вертушка» используются в ситуациях, когда группы осуществляют коммуникации по кругу. Здесь возможен обмен мнениями, хотя есть опасность искажения информа­ции при ее интерпретации.

«Круг» - коммуникации осуществляются между людь­ми, расположенными рядом друг с другом. В «круге» более благоприятный климат, он менее устойчив, чем «колесо».

«Всеканальные» сети - полностью децентрализован­ные сети. В них формальное лидерство разделено или пол­ностью отсутствует. Человека (лидера), контролирующего работу сети, в этой схеме нет.

Во вторичных сетях типа «тент», «палатка», «дом» позиции В и С, Е и Д находятся на одних организационных уровнях. Стрелки показывают направление силовых линий, информация идет в обоих направлениях.

Рисунок 16 – Коммуникационные сети

«Тент» - очень сильная и устойчивая сеть при условии четко определенной власти и ответственности.

«Палатка» образуется, когда руководитель в пози­ции А («босс») решает, что его старшим подчиненным В и С выгоднее вместе заняться общими делами, прежде чем передавать их наверх. Верхние позиции А, В, С об­разуют замкнутую сеть - небольшой круг, с каналом между В и С.

«Дом» получается, когда возникает новый официаль­ный канал Е-Д, это полностью замкнутая система. Возмож­на связь каждого пункта с другими точками по нескольким каналам.

Деловая коммуникация условно делится на прямую (непосредственный контакт, то есть беседы, совещания, собрания, деловые встречи, конференции) и косвенную (когда во время общения существует некая пространственно-временная дистанция, то есть письма, телефонные разговоры, деловые записки и т.д.).

Главное достоинство устной коммуникации состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией. Собеседники вовлечены в непосредственный контакт со слушающими и должны добиться, чтобы их поняли. Конечно же, устная речь, в отличие от письменной, способна передать тончайшие оттенки мысли и чувства, использовать эмоциональные средства воздействия, тем самым усилив эффект внушения. Во время устного выступления можно воздействовать на слушателей путем использования речевых, интонационных, мимических средств, жестов, а также своим обликом и манерой поведения. Слово известно своей силой. Им можно оказать как конструктивное, так и деструктивное воздействие.

Однако устная речь является недостаточно эффективным средством воздействия. При устной коммуникации могут возникнуть проблемы на каждом из уровней оформления устного текста, связанные с определением предмета беседы, неумением вникнуть в суть этого предмета, осмыслить его, разобраться в логической структуре сообщения, использовать адекватные способы выражения содержания отсутствием или недос­таточной развитостью языковых и речевых умений. Иногда хорошие специалисты не могут выразить свою мысль, боясь показаться косноязычным. Еще одной причиной неэффективной устной коммуникации является то, что чаще всего люди не умеют слушать. Как говорится в древней китайской пословице: «услышишь – забудешь, увидишь – запомнишь, сделаешь – поймешь». Американский специалист по коммуникационным взаимодействиям А. Мехребиен установил, что 55 % сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, 38 % – через интонации и модуляции голоса и только 7 % остается содержанию слов, воспринимаемых получателем информации в процессе устной коммуникации. Поэтому при решении наиболее важных управленческих вопросов целесообразно прибегнуть к письменной форме коммуникации.

Любое письменное сообщение имеет несомненные преимущества перед устным сообщением. Прежде всего у составителя есть возможность подумать, привести в порядок свои мысли и в случае необходимости откорректировать сообщение. Поэтому письменное сообщение часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения. Помимо этого, полученное сообщение не требует мгновенного восприятия, с ним можно ознакомиться в любое время, в связи с этим происходит экономия времени. Т.к. больше внимания уделяется сознательному восприятию информации, то письменная коммуникация вызывает меньше эмоциональных реакций, чем устная коммуникация. Письменные сообщения дают возможность длительного хранения содержащейся в них информации, на которую можно сослаться позднее и подтвердить документально. Эффективна письменная коммуникация с людьми, находящимися на расстоянии, с которыми сложно установить непосредственный контакт. В сообщениях наглядно проявляются общая культура, грамотность, компетентность пишущего, что позволяет адресату составить представление о нем как о личности. Деловое сообщение предполагает обратную связь между адресантом и адресатом, поэтому коммуникацию легко можно проконтролировать. В настоящее время деловая коммуникация невозможна без использования Интернета, который намного облегчает и ускоряет ее. Даже в электронных письмах сформировался определенный кодекс поведения, которого придерживаются в деловой среде. А электронные сообщения все больше вытесняют сообщения на бумажных носителях.

Однако нужно отметить и недостатки письменной коммуникации. Восприятие сведений в сообщении напрямую зависит от качества его составления. Плохо написанные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и устные объяснения, делают конечное сообщение дорогим и путаным. Письменное сообщение не может передать интонацию голоса и жестикуляцию, а также нет мгновенной обратной связи. Необходимо учитывать затраты, связанные с осуществлением операций с сообщением (составление, получение, хранение) – временные, финансовые, материальные.