Методы тайм-менеджмента

Метод “АЛЬПЫ” состоит из 5 стадий:

1. составление заданий

2. оценка длительности мероприятий по их выполнению;

3. резервирование времени (в соотношении 60:40);

4. принятие решений по приоритетам;

5. контроль и перенос несделанного.

Первая стадия – составление заданий. Для этого необходимо записать все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

¨ задачи из списка дел или из недельного плана;

¨ невыполненное накануне;

¨ добавившиеся дела;

¨ сроки, которые надо соблюсти;

¨ периодически возникающие задачи.

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.

Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что Вам следует охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно 5 часов!

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауера

(или Матрица управления временем)

Этот принцип является простым вспомогательным средством в случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела.

Срочное — это то, что требует немедленного внимания.

То, что можно обозначить словом «сейчас». Важное имеет отношение к результатам. Важным же является то, что вносит вклад в вашу миссию, ценности и в выполнение наиважнейших целей.

Все дела подразделяются на 4 группы:

1. Срочные/ важные дела – их необходимо выполнять самому руководителю

2. Срочные/менее важные дела - их следует делегировать

3. Менее срочные/важные задачи – их необязательно выполнять сразу, но выполнять их надо самому.

4. Менее срочные/ менее важные дела – от их выполнения следует воздержаться

Дела	Срочные	Несрочные
Важные
Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с «горящим сроком» исполнения	Профилактические действия Поддержание ресурсов и средств Создание связей Поиск новых возможностей Планирование Восстановление сил
Неважные
Отвлечения, некоторые телефонные звонки Корреспонденция, какие-то сообщения Некоторые заседания Предстоящие неотложные дела Распространенные виды деятельности	Мелочи, отнимающие время Корреспонденция Звонки Пустая потеря времени Праздное времяпровождение

Метод проглатывания «лягушек»

«Лягушками» в тайм-менеджменте называются не срочные дела и задачи, выполнение которых не отнимает много времени, зато является весьма неприятным. (Например, п озвонить недружелюбному клиенту). Именно последний фактор заставляет большинство людей откладывать их на последок. Несмотря на то что эти дела и не являются срочными, их не выполнение грозит чаще всего большими неприятностями.

Итак, метод состоит в том, что необходимо составить список из всех накопившихся «лягушек» и проглатывать каждое утро по одной. Делать это стоит именно утром, чтобы целый день ходить в приподнятом настроении, потому что самое неприятное дело дня уже сделано.

Метод борьбы со «слонами»

«Слоны», по тайм-менеждменту, – это объемные задачи, которые на первый взгляд кажутся очень сложными и трудоемкими. Проглотить сразу целого «слона» невозможно, зато можно разбить его на «бифштексы» и проглатывать каждый из них по отдельности. Однако при реализации этого метода существует две важные детали: каждый день съедать по бифштексу и дробить слона на бифштексы таким образом, чтобы каждый из них являлся существенным, приближал к поставленной цели и в тоже время являлся просто реализуем в течение дня.