Матрица процессов и критических факторов успеха

Пример заполнения таблицы матрицы процессов и критических факторов успеха.

№	Процессы	Критические факторы успеха
	Проектирование и поставка строительных материалов
	Строительство
	Проведение
	Обычные закупки
	Управление человеческими ресурсами
	Планирование бизнеса
	Закупки
	Забота о потребителях

Тип связи:

· Сильная - 3 балла

· Средняя – 2 балла

· Слабая – 1 балл.

1 – Эффективность людей

2 - Формирование партнерства с потребителями

3 - Формирование партнерства с поставщиками

4 - Соблюдение производственных требований

5 - Структура и имидж

6 - Доля рынка

7 – Удовлетворенность потребителей

8 – Финансовая деятельность

Методика составления таблицы

1. Сформировать определяющие факторы успеха, выбрать из них критические и занести их в столбцы таблицы

2. Оптимизировать перечень процессов и занести их в строки матрицы

3. Команды обслуживают связь каждого фактора с результатами процесса. Матрица заполняется построчно. На 1-е место ставится сильная связь.

Для каждого процесса необходимо:

· Определить критерии для мониторинга, измерения и анализа

· Выбрать варианты проведения мониторинга по удовлетворенности потребителя

· Определение параметров, которые необходимо изменять (на входе, выходе, внутри процесса)

· Определения методов измерения

· Определение методов анализа собранной информации, включая обработку.

Если параметры нельзя измерить инструментально, то применяют косвенное измерение (расчет параметров).

Индикаторы процессов – устанавливают на основе целей процессов. Они позволяют оценить степень достижения поставленных целей.

В качестве методов измерения могут использоваться

1. Социологические (анкетирование, тестирование)

2. Экспертные (оценки экспертов, специалистов в данной области)

3. Метод сравнения (идет сопоставление достигнутых результатов с количественными целями)

4. Расчетные методы (математическая обработка массивов данных или выборок)

5. Инструментальные (применение средств измерения).

Пример: Матрица полномочий и ответственности для процесса «Управление документацией».

	Наладчики	Менеджер ТЦ	Начальник ТЦ	Бухгалтер СБС	Завод	Потребитель	Архив
Сбор и анализ данных	О	О	И, К			К
Определение формы документа		О		К
Оформление документа в электронном виде	К	О	К	К	К
Согласование со всеми заинтересованными организациями и подразделениями		О	С	С	С	С
Корректировка с учетом замечаний		О		К	К
Окончательная редакция документа		О
Утверждение документа					У
Создание резервной копии в электронном виде		О
Рассылка во все заинтересованные подразделения и организации		О		И	И	И
Хранение документа (с доступом к использованию)		О
Сдача документа в архив		О		С			С
Хранение в архиве							О
Уничтожение				У			О

Блок-схема Управления СМК

улучшения

Соответствует требованиям

Требуються улучшения

вход

выход

Функции документов СМК:

1. Передача и хранение информации

2. Свидетельство о соответствии того, что запланированное действие выполнено

3. Представление информации для сохранения и распространения опыта организации

4. Снижение влияния негативных ситуаций.

Свойства:

1. Системность

2. Адекватность (ИСО 9001)

3. Доступность

4. Актуальность

5. Эффективность.

Документация СМК должна включать:

· «Стратегические документы» - документально оформленные заявление о политике и целях в области качества, планы и программы СМК, руководство по качеству СМК.

· «Внутренние нормативные документы» - документированные процедуры (обязательные 6 шт.), дополнительные документированные процедуры на существующие процессы.

· «Внешние нормативные документы» - все законы деятельности предприятия, документы вышестоящих организаций.

· «Организационные документы» - все документы, связанные с оформлением организации: устав организации, структура, положения.

· «Распорядительные и информационные документы» - приказы, распоряжения, оперативный план, программы, служебные записки.

· «Документы на продукцию» - конструкторская документация (чертежи, технические условия), технологическая документация, включающая службу УК.

Требования к записям аналогичны требованиям СМК.

В каждом подразделении должны быть следующие документы:

1. положение о подразделении

2. цели в области качества

3. процедуры СМК, которые выполняются в данном подразделении

4. положения о подготовки специалистов

5. свидетельства, отражающие результаты.

Документированная процедура – это установленный способ осуществления деятельности или процесса.

При разработке придерживаются правила 5W1Н – что необходимо сделать, кто должен делать, когда это нужно сделать, почему, на каком основании нужно это делать, где необходимо это делать, как, каким образом нужно это делать.

Состав и структура документированной процедуры:

1. титульный лист – название, обозначение, время выпуска, дата утверждения, подпись лица.

2. Содержание – перечень страниц с указанием номера страницы.

3. Введение – указывается пункт ИСО являющийся основным.

4. Область применения – уточняется обратная документация, устанавливаются должностные лица, для которых используемые документы являются обязательными.

5. Нормативные ссылки – перечень номеров, название документа, который встречается в тексте.

6. Определения – при необходимости ссылка на стандарт, справочник.

7. Обозначения и сокращения – все сокращения используемые в документе.

8. Ответственность – указываются обязанности отдельных лиц.

9. Общие положения – сведения об объекте, описание документов СМК.

10. Описание процедуры:

требования потребителя

организации, поставщик

входные и выходные данные:

5W1Н

Способы управления принципами и деятельностью

Документация, относящаяся к деятельности

Методы измерения

Отчетные документы (записи).

11. Ресурсы – все виды ресурсов

12. Приложения – графический материал, таблицы, на которые сделана ссылка в тексте

13. Лист согласования – наименование должностей и ФИО, даты и подписи

14. Лист учета периодических проверок –данные о проверки адекватности документа (1 раз в год)

15. Лист регистрации изменений – таблица, где вносятся изменения

16. Реестр рассылки

17. Лист ознакомления.

Пример: Рассмотрите СМК ОмГУПС. Ознакомьтесь с содержанием и составом документа.

Блок-схема «Процедура управления документацией»

Алгоритм	Действие	Ответственный, исполнитель	Документ, регламентирующий действие	Запись о качестве
да нет Начало Завершение	1.Сбор и обработка материалов	разработчик	Указание, техрешение, акт
2.Разработка проекта документа	разработчик
3.Ознакомление заинтересованных подразделений	разработчик		Служебная записка (при необходимост)
4. Есть замечания?	Подразделения		Лист с замечаниями, служебная записка
5. Корректировка проекта документа с учетом замечаний	разработчик
6. Разработка окончательной редакции документа	разработчик
7.Согласование с заинтересованными подразделениями	разработчик		Подписи, визы
8. Утверждение документа	Директор, главный инженер		Подпись
9. Регистрация документа	разработчик.		Инв. Номер
10. Приказ по заводу о вводе в действие документа	разработчик	Инструкция по делопроизводству	Подпись
11.Утверждение приказа	Директор		Подпись
12.Размножение документа	разработчик		Требование-накладная на готовую продукцию
13 Рассылка заинтересованным подразделениям	разработчик		Журнал рассылки

Блок- схема по проведению, оформлению результатов внутреннего аудита

Алгоритм	Действие	Ответственный, исполнитель	Документ, регл. действие	Запись о качестве
Начало Б	1. Разработка графика проведения аудита	Начальник БМК, инженер БМК	СТП 406 021 - 2003	Проект графика
2. Согласование графика	Начальник БМК, инженер БМК, руков. подр.	СТП 406 021 - 2003	Подписи, визы
3. Доработка по выявленным замечаниям и уточнениям.	Начальник БМК, инженер БМК	СТП по упр. док.	Список замечаний
4. Оформление графика для утверждения	Начальник БМК, инженер БМК	СТП по упр. док.
5. Утверждение графика проведения аудита.	Генеральный директор	СТП по упр. док.	Подпись
6. Рассылка в подразделения.	Инженер БМК, секретарь ТО	СТП по упр. док.	Журнал рассылки
7. Назначение руководителя группы аудита, подбор группы.	Предст. руководства по качеству, Начальник БМК	СТП 406 021 - 2003
8. Разработка программы аудита.	Инженер БМК, рук. группы ауд.	СТП 406 021 - 2003	Проект программы
9. Согласование программы.	Начальник БМК, Рук. группы ауд., Руков подр.	СТП 406 021 - 2003	Подписи, визы
10. Доработка по замечаниям.	Начальник БМК, Рук. группы ауд.	СТП по упр. док.	Список замечаний
11. Утверждение программы.	Предст. руководства по качеству	СТП 406 021 - 2003	Подпись
12. Рассылка программы в подразделение.	Рук. группы ауд., секретарь ТО	СТП по упр. док.	Журнал рассылки
13. Подготовка рабочей. документации аудита.	Руков. группы Аудиторы	СТП 406 021 - 2003
14. Выполнение аудита «на месте».	Руков. группы Аудиторы	СТП 406 021 - 2003	Рабоч. листы Протоколы
15. Подготовка и обсуждение отчета	Руков.группы Аудиторы	СТП 406 021 - 2003	Проект отчета
16. Утверждение отчета.	Предст. руководства по качеству	СТП по упр. записями.	Подпись
17. Рассылка отчета.	Руков.группы Аудиторы Секретарь ТО	СТП по упр. записями.	Журнал рассылки
Б – переход на процедуру проведения корректирующих и предупреждающих действий