Электронный офис

Понятие офиса имеет материальный и организационный аспекты. В первом случае

имеются в виду помещения и оборудование, во втором — формы и структура управления.

Офис может быть самостоятельным учреждением либо он входит в более крупную организационную структуру.

Особенность работы офиса заключается в том, что он является не только источником конечных информационных услуг, но и источником решений, регламентирующих поведение людей или распределение материальных ресурсов.

Учитывая, что офис прежде всего вырабатывает решения, имеющие ценность для клиента, дадим следующее определение офиса.

Офис — это информационное предприятие (часто пользующееся правом юридического лица), преобразующее информационные ресурсы в информационные продукты.

Использование компьютерной и иной организационной техники в офисе прошло несколько этапов:

􀂃 традиционный офис;

􀂃 производственный офис;

􀂃 электронный офис.

Традиционный офис — это сравнительно небольшой коллектив людей с достаточно широким кругом обязанностей.

Типовой состав рабочих операций в таком офисе включает подготовку материалов, печать, выверку документов, работу с почтой, ведение картотек, поиск информации, поддержание информационных фондов, выполнение расчетов, ведение деловых разговоров по телефону, работу за терминалом.

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы,

ее строгой формализацией, более жестким распределением функций среди сотрудников.

В этом случае суть автоматизации заключается в формировании и поддержании крупных информационных фондов, их систематизации, производстве выборок данных и проч.

Электронный офис есть реализация концепции всестороннего использования в

офисной деятельности компьютерных средств и средств связи при развитии традиций

предшествующих форм деятельности.

К основным функциям и средствам электронного офиса относятся:

􀂃 прием документов, их контроль и оформление;

􀂃 обеспечение доступа к документам без их дублирования на бумаге;

􀂃 дистанционная и совместная работа служащих над документом, электронная почта;

􀂃 персональная обработка данных;

􀂃 составление документов и их размножение;

􀂃 обмен информацией между базами данных;

􀂃 автоматизация контроля за документоведением;

􀂃 организация электронного документооборота;

􀂃 информационная поддержка принятия решения;

􀂃 работа с автоматизированными информационными системами;

􀂃 участие в совещаниях, используя средства удаленного доступа, и др.

Электронный офис благодаря электронной почте, ПК и компьютерным сетям увеличивает возможность прямого взаимодействия людей, не требуя при этом их физического нахождения в одном помещении.

Цель и характер деятельности организации определяют его информационную систему, а также вид перерабатываемого и производимого информационного продукта.

Если задачей организации (нотариальные конторы, туристические фирмы, информационные агентства и др.) является производство информационного продукта, оформленного в виде документов, то для нее важнейший элемент деятельности — хранение информации, которое связывается со спецификой деятельности и необходимо для принятия управленческих решений.

Для снабженческо-сбытовых контор важно знать рынки сбыта, изготовителей продукции, цены на продукцию и обеспечивать заключение договоров и выполнение контрактов.

Однако при всей специфике деятельности современных бизнес-организаций важнейшим и неотъемлемым элементом деятельности является обеспечение эффективности процессов прохождения документов.

Анализ базовых задач, решаемых специалистами в процессе экономической деятельности офисов, показывает, что их основные информационные потребности могут быть удовлетворены с помощью имеющихся типовых функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных средств.

К ним относятся программные средства текстовой, табличной и графической обработки информации, персональные компьютеры и средства оперативного размножения документации, средства электронных коммуникаций для взаимодействия между различными типами ЭВМ и сетями.