Информационное обеспечение решений и информационная безопасность

Тема 1 Решение и его роль в деятельности менеджера

Значение, сущность и функции решений. Место управленческих решений в процессе управления. Основные элементы управленческого решения: управленческая ситуация, информация, альтернативность, критерий. Свойства управленческого решения.

Разработка эффективных решений — основополагающая предпосылка обеспечения конкурентоспособности продукции и фирмы на рынке, формирования рациональных организа­ционных структур, проведения правильной кадровой поли­тики и работы, регулирования социально-психологических отношений на предприятии, создания положительного имид­жа и др.

Проблема принятия решений носит фундаментальный ха­рактер, что определяется ролью, которую играют решения в любой сфере человеческой деятельности. Исследования этой проблемы относятся к числу междисциплинарных, поскольку выбор способа действий — это результат комплексной увязки различных аспектов: информационного, экономического, пси­хологического, логического, организационного, математическо­го, правового, технического и др.

Управленческие ре­шения выступают способом постоянного воздействия управля­ющей подсистемы на управляемую (субъекта на объект управ­ления), что в конечном счете ведет к достижению поставлен­ных целей. Это постоянное связующее звено между двумя подсистемами, без которого предприятие как система функциони­ровать не может. Данное обстоятельство подчеркивает опреде­ляющее место управленческого решения в процессе управле­ния (рис. 1.1).

Рис. 1. Место управленческих решений в процессе управления

Содержание понятия "решение" по-своему интерпретиру­ется в разных областях знаний. Так, в психологии исследуются принятие решений и решение проблем. При этом принятие ре­шений рассматривается как этап важного акта, включающего такие психические компоненты, как цели, оценки, мотивы, ус­тановки.

Общая теория принятия решений, разработанная на осно­ве математических методов и формальной логики, использует­ся в экономике и имеет предпосылки для широкого распрост­ранения. С позиции данной теории принятие решений — это выбор из множества наиболее предпочтительной альтернати­вы. Под решением же понимается:

– элемент множества возможных альтернатив;

– нормативный документ, регламентирующий деятель­ность системы управления;

– устные или письменные распоряжения необходимости выполнения конкретного действия, операции, процесса;

– регламентируемая последовательность действий для достижения поставленной цели;

– нечто, отражающее осуществление поставленной цели (материальный объект, число, показатель и др.);

– реакция на раздражитель.

В экономической литературе понятие "решение" также неоднозначно и рассматривается как процесс, как акт выбора и как результат выбора. Решение как процесс предполагает временной интервал, в течение которого оно разрабатывает­ся, принимается и реализуется. Решение как акт выбора вклю­чает этап принятия решений с соблюдением особых правил. Решение как результат выбора — это волевой акт, ориенти­рованный на наличие альтернатив, сопредельных целей и мо­тивов поведения лиц, принимающих решения (ЛПР).

Авторы работ по менеджменту в определение понятия "уп­равленческое решение" включают организационные, психоло­гические аспекты, положения общей теории принятия решений. Так, управленческое решение формулируется как:

– продукт управленческого труда, организационная реак­ция на возникшую проблему;

– выбор определенного курса действий из возможных ва­риантов;

– выбор предварительно осмысленной цели, средств и ме­тодов ее достижения;

– выбор способа действий, гарантирующего положитель­ный исход той или иной операции.

Представляется наиболее удачным в комплексе, учитыва­ющем отдельные аспекты данного феномена, следующее опре­деление.

Управленческое решение на предприятии представляет собой творческий акт субъекта управления (индивидуально­го или группового лица), определяющий программу деятель­ности коллектива по эффективному разрешению назревшей проблемы на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации о ее состоянии.

Исходя из приведенного определения, можно выделить ряд аспектов решения: организационный, психологический, соци­альный, информационный, экономический.

Организационный аспект проявляется в организации, как разработки, так и выполнения управленческого решения. При этом реализуется ряд его функций, а именно направляющей, координирующей и мотивирующей функций, свидетельствую­щих о многогранности данного понятия.

Направляющая функция решений проявляется в том, что они принимаются исходя из долговременной стратегии разви­тия предприятия, конкретизируются в многообразных задачах. Одновременно решения являются направляющей основой для реализации общих функций управления — планирования, орга­низации, контроля, мотивации, которые реализуются через посредство решений.

Координирующая роль решений отражается в необходимо­сти согласования действий исполнителей для реализации реше­ний в утвержденные сроки и соответствующего качества.

Мотивирующая функция решений реализуется через си­стему организационных мер (приказы, постановления, распо­ряжения), экономических стимулов (премии, надбавки), соци­альных оценок (морально-политические факторы трудовой ак­тивности: самоутверждение личности, творческая самореали­зация).

Эффективность каждого управленческого решения в значительной мере зависит от выполнения и соотношения указанных функций, как в ходе его подготовки, так и на эта­пе внедрения. С учетом этого управленческое решение ста­новится реальным инструментом достижения поставленных целей.

Важно социальное содержание выбранного способа дей­ствий, так как оно отражается на жизни менеджера, всех, кто с ним работает, т. е. на интересе организации, коллектива. Не всякое экономически выгодное решение может быть эффективным в социальном плане. Примером тому может служить решение о росте производительности труда, сопряженное с нарушением техники безопасности, ухудшением условий тру­да работающих. В связи с этим чувство ответственности не должно покидать руководителя при выборе окончательной альтернативы. Просчет функционального исполнителя в ап­парате управления (например, экономиста при определении нормы выработки для рабочего) имеет частный характер. Ошибка руководителя при принятии решений является свое­го рода браком и отражается на результатах работы, полити­ке предприятия в целом, а в крайних случаях может привести к банкротству, потере рабочих мест, иметь глубокие соци­альные последствия.

Управленческое решение в повседневной практике явля­ется продуктом управленческого труда, мыслительной деятель­ности человека.

Интеллектуальная деятельность при разработке решений: психологические признаки преуспевающего менеджера, особенности мышления руководителей, структура потенциального психологического источника управленческих решений.

С позиции менеджмента процесс мышления включает следующие состав­ляющие (рис. 2).

Рис. 2. Схема процесса мышления

В начале любого дела лежит идея, которая трансформиру­ется в мысль и под влиянием внешней среды и внутренних фак­торов человека превращается в убеждение. Убеждение, усилен­ное концентрацией, чувствами и вниманием, реализуется в кон­кретных действиях менеджера. При согласии с внешней сре­дой, укрепляющей жизненные силы человека, предпринимае­мые действия ведут к успеху. Повторение успехов формирует мастерство или искусство принятия решений. Под искусством в данном контексте понимается высокая степень умения лица, принимающего решения (ЛПР).

Управленческое решение не проще теоретического, а по ряду характеристик сложнее. В частности, это проявляется в способности преобразовывать сложнейшую информацию в оп­ределенные, простые, доступные планы и решения.

Управленческое мышление должно быть конкретным. Руководителю необходимо представлять сложное целое и ви­деть при этом составляющие его элементы. Важнейшими свойствами управленческого мышления являются способ­ность к риску и личная ответственность за исход дела. Каж­дое решение порождается в процессе мышления, которое со­относит возможности личности с конкретно складывающей­ся ситуацией.

Мышление руководителей имеет множество особенностей (рис. 3). В их составе наряду с другими выделяются:

– глубина мышления — свидетельствует об умении пред­видеть наиболее удаленные от поверхности причинно-след­ственные связи;

– широта мышления — отражает умение видеть все мно­гообразие взаимосвязанных явлений в целом, не выделяя из них какую-то проблему и не увлекаясь только ею;

Рис. 3. Особенности мышления руководителей

– гибкость мышления — проявляется в умении отступать от излюбленных, оправдавших себя стереотипных решений; умение исходя из сложившейся ситуации найти оригинальное решение;

– быстрота мышления — это "скорость" мысли от анализа проблемы к формулированию решения.

Поскольку психологические особенности личности руково­дителя влияют на управленческие решения, выясним основные из них: управленческие потребности личности, управленческие способности, управленческая концепция. Указанные элементы психологии руководителя в единстве образуют потенциальный источник принимаемых решений (рис. 4).

Рис. 4. Структура потенциального психологического источника управленческих решений

Управленческие потребности могут отсутствовать у лю­дей либо иметь разную побудительную силу. Немало и тех, кто видит свою жизненную перспективу именно в руководстве людьми, предпринимает значительные усилия для продвиже­ния по службе. Наличие управленческих потребностей — не­обходимое условие назначения кандидата на руководящую де­ятельность. Они проявляются в стремлении воздействовать на окружающих людей с целью направления их усилий на реше­ние конкретных задач. Управленческие потребности являются источниками основных мотивов деятельности руководителя и отвечают на вопрос: насколько сильно нравственно созрело стремление возглавить коллектив, повести его на выполнение определенных задач.

Кроме потребностей необходимо обладать соответствую­щими способностями к управлению. Важнейшие из них — ди­агностические, творческие и организаторские.

Диагностические способности позволяют формировать чет­кое представление о настоящем и будущем организации; твор­ческие — вырабатывать решения, адекватные задачам пред­приятия; организаторские — обеспечивать их реализацию. На основе потребностей и способностей в процессе учебы и после­дующей практической деятельности у руководителя формиру­ется индивидуальная (отражающая его личные возможности) управленческая концепция.

Индивидуальная управленческая концепция руководите­ля (ИУК) — это способ понимания и трактовки проблем управ­ления. Она соотносится с жизненной позицией руководителя, служит своеобразным источником принятия решения. Но это не сумма решений. Через призму ИУК руководитель оценива­ет поступающую информацию, сообразуясь со всем своим пред­шествующим опытом. ИУК объясняется факт выбора разных целей разными руководителями в равных объективно сложив­шихся условиях. Так, нерадивого работника одни стремятся уволить, другие проводят воспитательную работу, третьи мо­гут рекомендовать на более высокую должность в другой кол­лектив, чтобы от него избавиться. Другими словами, в первом случае используются административные методы, во втором — воспитательные, в третьем — совершается поступок, недостой­ный руководителя.

В структуре ИУК выделяется три элемента: сверхзадача, проблемное наполнение и управленческие замыслы.

Сверхзадача представляет собой личностный смысл дея­тельности человека в крупные отрезки времени (юность, зре­лость, старость). Она определяет связность, условность жиз­ненного пути человека, служит психологическим стержнем, вокруг которого разворачиваются многочисленные поступки и действия, внешне не всегда логически связанные. Для руко­водителя сверхзадача может выступать в форме конкретной цели в сложившихся социально-экономических условиях (на­пример, постоянное повышение эффективности производства). Она характеризует меру социально-политической зрелости человека.

Проблемное наполнение — это система задач, на решение которых руководитель направляет свою активность. Из всего многообразия задач он выбирает те, которые постоянно или эпи­зодически находятся в центре его внимания. От качеств руко­водителя зависит, какая из проблем, способствующая решению многих других, выбрана в качестве приоритетной.

Проблемное наполнение должно оперативно перестраи­ваться, быть гибким, переключать при необходимости внима­ние на решение новых задач. Недостаточная гибкость в этом случае сродни инертности мышления и может привести к гру­бым ошибкам.

Управленческие замыслы — предпочтительные и привыч­ные для руководителя способы решение проблем. У разных ру­ководителей они могут быть различными. Например, повыше­ние производительности труда достигается несколькими путя­ми: улучшением организации труда, изменением технологии производства, либо используются данные пути в разной степе­ни. Если эти замыслы стереотипны, незначительно меняются при смене экономической ситуации и социальных условий хо­зяйствования, возникает опасность отставания менеджера от жизни.

Проблема интеллектуальной деятельности менеджера имеет и иной аспект. Во второй половине XX в. значительное распространение получили работы в области искусственно­го интеллекта. Делаются предположения о том, что в конеч­ном итоге искусственный интеллект превзойдет интеллект человека, хотя и признается чрезвычайная сложность этого процесса. Основная идея работ в области искусственного ин­теллекта — создание методов формирования "разумных си­стем".

Под интеллектуальными системами (ИС) понимаются си­стемы, созданные как для имитации, так и для расширения возможностей интеллектуальной деятельности человека в об­ласти принятия решений. Благодаря использованию ИС стал возможным качественный скачок в развитии управленчес­ких технологий. Принципиально новые возможности (связанные с широкомасштабным внедрением компьютеризации, со­временных методов выработки и принятия решений, автома­тизированных систем) открывают качественно новые подхо­ды к пониманию и осуществлению управленческой деятель­ности. А поскольку управленческая деятельность включает управление государством, регионом, отраслью, концерном, фирмой и принятие решений в реальной жизни осуществля­ется каждодневно, можно представить диапазон возможного применения ИС.

Неудивительно, что назначение ИС достаточно разнооб­разно: от экспертных систем (ЭС), основная идея которых со­стоит в использовании знаний и опыта специалистов высокой квалификации, до автоматизированных систем экспертного оценивания (АСЭО), предназначенных для использования кол­лективного опыта и знаний при решении нестандартных про­блем.

Любое логическое рассуждение, используемое руковод­ством, может быть закодировано и воплощено в ИС. Умение пользоваться современными ИС не только делает человека бо­лее вооруженным при необходимости объяснения логики при­нятия решения, но и позволяет повысить качественный уровень принимаемых решений.

Информационное обеспечение решений и информационная безопасность.

Высокой значимостью информации, используемой для раз­работки управленческих решений, обусловлены предъявляе­мые к ней требования: достоверности, полноты, своевременно­сти, краткости, четкости, непротиворечивости и др.

Источники сбора информации могут быть самыми разно­образными: от средств массовой информации до проведения специальных исследований самостоятельно либо с обращени­ем в соответствующие фирмы. Затраты на получение инфор­мации могут достигать значительных сумм, поэтому объем не­обходимой информации для решений должен предварительно оцениваться.

Методы сбора информации могут быть неформальными и формальными. К первой группе относятся способы получения информации путем непосредственного общения с подчиненны­ми, коллегами, клиентами, деловыми партнерами. Однако ди­намичность рыночных ситуаций потребовала ускорения процес­сов сбора, передачи, обработки информации, создания новых информационных технологий.

Внедрение компьютерной техники и кардинальное изме­нение на этой основе информационно-коммуникационных процессов непосредственно влияют на принятие управлен­ческих решений. Постоянно возрастающий объем информа­ции и относительно низкая производительность труда людей, занятых ее обработкой, вызвали к жизни новые информаци­онные технологии (ПИТ). Это целостные технологические системы по принятию управленческих решений, для которых характерны:

– новые технологии коммуникационных сетей ЭВМ (на ос­нове локальных и распределительных);

– новые технологии обработки информации на базе персо­нальных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (ПЭВМ и АРМ);

– безбумажная технология, исключающая бумагу как но­сителя информации;

– технология использования искусственного интеллекта в процессе принятия решений на базе моделируемых систем с различными формами представления ситуации, экспертных систем, знаний и т. п.

Основными компонентами структуры НИТ выступают:

– технические средства — ЭВМ и организационная тех­ника;

– информационно-технологическое и программно-алгорит­мическое обеспечение;

– специально создаваемые организационные структуры управления, обеспечивающие эффективное использование всех элементов НИТ.

Практика показывает, что чаще всего решения по слож­ным проблемам принимаются в условиях диалога компьютера и человека. Одно из достоинств НИТ состоит в возможности коллективного действия (за счет участия в обсуждении разных специалистов) на базе ЭВМ, ПЭВМ, локальных сетей, распре­делительных сетей ЭВМ, средств передачи данных, АРМ. Фор­мой коллективного действия может быть проведение телекон­ференций и др.

Существует и негативный аспект внедрения современных электронных технологий в управленческую практику, который должен быть известен менеджеру. Широкое применение ЭВМ остро ставит вопрос защиты информации от разрушения, ис­кажения, от несанкционированного использования вопреки воле владельца.

Заслуживает особого внимания проблема сочетания фор­мального и неформального аспектов в процедуре разработки управленческих решений.

Сочетание формального и неформального аспектов в разработке решений.Формальная (математизированная) теория принятия решений в рамках нормативного подхода и/или в рамках дескриптивного подхода.

Эволюционное состояние менеджмента отражается на от­дельных его направлениях. В силу данного обстоятельства, а также своей фундаментальности такие понятия, как "решение" и "принятие решения", неоднозначно трактуются авторами в специальной литературе. Так, "принятие решения" некоторые авторы рассматривают в расширительном плане, отождествляя его с процессом управления в целом. В узком плане – это фор­мально математизированное направление по выбору наилуч­шего решения.

Формальная (математизированная) теория принятия реше­ний в рамках нормативного подхода анализирует, как должны приниматься решения, при каких условиях они будут наибо­лее рациональными. Отклонения на почве психологической ре­альности от схемы формальной теории принятия решений (иг­норирование альтернатив, недооценка или переоценка объек­тивных вероятностей и др.) учитываются при использовании дескриптивного подхода (более подробно рассмотрено в после­дующих разделах).

Нормативные модели основаны на дедуктивной логике, рассчитанной на то, как мы должны думать, а не на то, что мы думаем на самом деле. Этот тип математического моде­лирования исходит из идеи "рационального человека". Здесь уместно напомнить, что, по мнению известного специалиста по менеджменту Н. Энкельмана, "в конфликте чувства и разума всегда побеждает чувство". В данном контексте чувство, основанное на конкретных представлениях об объекте управ­ления, выражает отношение к принимаемому решению. Ос­таваться беспристрастным к содержанию и качеству реше­ний менеджеру не позволяет социальная среда, в которой осу­ществляется процесс управления. Кроме того, руководите­лю никогда не избавиться от необходимости определения дол­говременных и краткосрочных целей, решения социальных и психологических проблем в коллективе, да и математичес­кому моделированию предшествует качественное изучение объекта моделирования. Только в условиях глубокого знания дела математика становится мощным средством принятия научно обоснованных решений. Иначе, по образному выра­жению, она, как мельница, перемалывает то, что в нее зало­жат. Процесс принятия решения, тем не менее, венчает не­формальный аспект.

Из сказанного следует, что менеджер должен обладать раз­носторонними теоретическими знаниями (теории менеджмен­та, теории организации, психологии, социологии, информати­ки, математики, других наук) и практическими навыками, опы­том разработки управленческих решений, чтобы обеспечить их высокое качество и эффективность. А математический аппа­рат, формализованные структуры теории принятия решений и современные информационные технологии будут способство­вать этому.

Известное мнение о том, что принять решение легко – трудно принять хорошее решение, лишь подчеркивает слож­ность процесса разработки решения, сочетающего в себе фор­мальные и неформальные аспекты, различающиеся степенью участия в нем человека.

Чем больше количественной определенности изучаемо­го явления, тем больше доля формальной стороны при раз­работке и принятии решений. И наоборот, чем менее опреде­ленно происходящее, хуже количественные представления о явлении, тем больше доля творчества людей, ЛПР. Однако на любом уровне количественного описания событий реализация творческого потенциала человека либо группы людей обязательна.

Соотношение формального и неформального аспектов разработки управленческого решения весьма динамично. Оно обусловлено как развитием математического аппарата и тех­нических средств, так и формализацией психофизиологичес­ких процессов человеческого поведения.

По утверждению специалистов, психология стоит на пороге нового этапа развития — создания математического аппарата для описания психических явлений и связанного с ними человечес­кого поведения. И это весьма важно, поскольку психологические (неформальные) аспекты – составная часть процесса разработ­ки решений, не учитываемая нормативными моделями.

Привлекательная, с одной стороны, и необходимая – с дру­гой, идея усиления значимости формальных аспектов в разра­ботке решений может оказаться в обозримом будущем (XXI в.) не такой уж безобидной. В противостоянии "человек – искусст­венный интеллект" может обнаружиться неожиданное ослабле­ние позиций человека. Гипотетически это можно допустить как результат влияния ряда факторов, в том числе экологических, на рекреативное состояние человека, включая его интеллект.

Постоянные изменения в хозяйственной деятельности пред­приятия требуют ответной реакции в субъекте управления, раз­работки самых разнообразных управленческих решений.