Суть функционального и процессного управления. Базовая методика и схема управления бизнес-процессом

Состав функций цепочки создания добавленной стоимости для различных, даже родственных предприятий может существенно отличаться, что ставит задачу разработки методологии обоснования проектных решений по конфигурированию структуры видов деятельности. Основой разработки такой методологии является применение процессного подхода, который нацелен на управление сквозными цепочками выполняемых функций как единым целым.

В процессном подходе происходит смещение акцентов с управления отдельными ресурсами и соответственно центрами затрат предприятия на управление бизнес-процессами, связывающими воедино деятельность взаимодействующих подразделений предприятия. Под бизнес-процессом будем понимать совокупность взаимосвязанных функций (операций), выполняемых для удовлетворения потребностей клиентов в продукции и услугах различными подразделениями предприятия и управляемых организационно из одного процессного подразделения. В качестве клиентов могут выступать как внешние потребители продукции и услуг, так и внутренние под­разделения предприятия. При этом в ходе управления бизнес-процессами все материальные, финансовые и информационные потоки рассматриваются неразрывно и во взаимодействии.

В отличие от функционального подхода, с помощью которого управление множеством часто непосредственно не связанных функций одного центра затрат, используемых в разных типах -процессов, в процессном подходе функции разных центров затрат исследуются с позиции совместного использования в общих бизнес-процессах. Например, склад выполняет функции поступления материальных ценностей, хранения и выдачи для последующего использования, которые при функциональном подходе рассматриваются обособленно от функций закупки и производства. В процессном подходе каждая из перечисленных функций включается в соответствующий бизнес-процесс: функция поступления материальных ценностей на склад будет последней функцией бизнес-процесса закупки, функция выдачи материальных ценностей со склада будет первой функцией, например, производственного бизнес-процесса, а функция хранения будет частью внутреннего процесса поддержания запасов на складе.

Преимущество процессного подхода перед функциональным подходом к управлению цепочками создания добавленной стоимости заключается в лучшей реализации системных свойств. Если функциональный подход концентрируется на оптимизации выполнения собственно функций, то процессный подход концентрируется на оптимизации взаимодействия функций с такой точки зрения, как реализация функции одних центров затрат влияет на эффективность выполнения функций других центров затрат и соответственно на общую эффективность вида деятельности. Например, изменение в организации функции складирования может привести к существенному изменению организации функций закупки и транспортировки. Поэтому на предприятиях могут создаваться специальные процессные подразделения, например службы логистики, которые управляют выполнением взаимодействующих функций разных центров затрат.

В основе эффективности применения процессного подхода лежит решение задачи выделения бизнес-процессов, от которого зависят организация планирования и координации работ внутри цепочек создания добавленной стоимости, распределение материальных и финансовых ресурсов, в конечном счете достижение стратегических целей предприятия. Идентификация (выделение) бизнес-процессов предполагает формирование состава функций (операций) бизнес-процессов, определяющих их границы, организационной ответственности подразделений за выполнение функций, взаимодейст­вия бизнес-процессов между собой (организация интерфейсов). Результаты идентификации бизнес-процессов отражаются в следующих атрибутах:

• владелец (менеджер) бизнес-процесса - лицо, которое отвечает за организацию и результаты процесса и может изменять его структуру;

• поток бизнес-процесса, определяющий вход (исходные объекты) и выход (результат) процесса;

• внешняя среда процесса. У любого бизнес-процесса есть поставщики, которые поставляют на вход процесса исходный материал, и клиенты, которые потребляют результат выхода. Поставщики и клиенты могут быть как внешними, так и внутренними;

• интерфейс бизнес-процесса - набор объектов, с помощью которых бизнес-процесс взаимодействует с другими процессами.

Важность правильного определения перечисленных атрибутов бизнес-процессов связана с необходимостью выделения зон ответственности и точек координации для эффективного управления. Закономерность здесь следующая: чем больше управляемых бизнес-процессов, тем больше интерфейсов и необходимость координации на межпроцессном уровне. Чем меньше бизнес-процессов, тем шире зона ответственности владельца (менеджера) процесса, который выполняет координацию выполнения функций внутри процесса.

Для определения границ бизнес-процесса обычно используется фактор однородности входа и выхода. Если выходы всех взаимосвязанных операций привязываются к одной и той же единице (объекту) управления, например заказу, то их совокупность может образовывать бизнес-процесс, который управляется как единое целое. В этом случае в бизнес-процессе меняется только состояние управляемого объекта, например принятый заказ, обеспеченный заказ, выполненный заказ, оплаченный заказ, выданный заказ. Идеальной считается та ситуация, когда один бизнес-процесс охватывает для вида деятельности всю цепочку создания добавленной стоимости, что в принципе возможно для несложных производств и сервиса.

В связи c возникновением интерфейсных отношений в цепочке добавленной стоимости выделяются роли процессных и подразделений (клиентов и поставщиков), осуществляющееся соответственно потребление и обеспечение ресурсами. В этом случае внутренние клиенты предприятия (прежде всего производственные подразделения) выполняют основные бизнес-процессы по реализации потребностей внешних для предприятия потребителей, а внутренние поставщики (функциональные подразделения) - обеспечивающие процессы по поддержанию ресурсов, используемых в ос­новных процессах, в рабочем состоянии.

Интерфейсы между основными и обеспечивающими бизнес-процессами могут быть как прямыми, так и опосредованными. Прямые взаимодействия бизнес-процессов осуществляются в рамках первичных цепочек создания добавленной стоимости; например, маркетинг, бизнес-планирование, опытно-конструкторская разработка, наладка оборудования, закупка материалов, целенаправлен­ное обучение персонала предшествуют выполнению основного бизнес-процесса в рамках конкретного вида деятельности. Опосредованное взаимодействие бизнес-процессов характерно для процессов инфраструктуры, обеспечивающих все виды деятельности пред­приятия, например, содержание зданий, сооружений и оборудования, наем работников, управление финансами и т.д., которые образуют вторичные виды деятельности.

Интерфейс бизнес-процессов в многозвенной цепочке создания добавленной стоимости может быть организован двумя способами:

1) с помощью требования (запроса, заказа) - реактивный тип интерфейса «клиент-исполнитель», в котором исполняемый процесс должен реагировать на поступающие запросы/заказы (рис. 1.);

2) с помощью директивного документа (плана-графика) - директивный тип интерфейса. Процесс должен выполняться в соответствии с предписанием, запомненным в информационной базе (рис. 2).