Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:
1. по наименованию:
- письма;
- телеграммы, телефонограммы;
- заявления;
- предписания;
- характеристики;
- справки;
- инструкции;
- удостоверения;
- приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы и т.п.;
2. по типу материального носителя:
- бумажные (письменные, графические и т.д.)
- фото-, кино- и видеодокументы;
- электронные документы;
3. по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности:
- система управленческой документации;
- система обеспечивающей документации;
- система документации по основной деятельности и т.п.
Система управленческой документации:
|
|
1) распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);
2) документация по планированию;
3) информационно-справочная и аналитическая документации.
Система обеспечивающей документации:
1) документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;
2) документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.
Система документации по основной деятельности:
1) документация по материально-техническому обеспечению;
2) производственно-технологическая документация.
1.3 Организация информационного обеспечения
Информация позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.
Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.
Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:
- удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
|
|
- формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
- создание и развитие систем обработки и передачи информации;
- развитие системы информационного обеспечения.
Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:
- законодательные акты РФ;
- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;
- методические материалы по работе с документами;
- государственные стандарты на документацию;
- унифицированные системы документации.
Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.
Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и отношениями между ними. В зависимости от источника возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации – это внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.
Информация внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. В качестве внешних источников информации могут выступать:
- законодательные и регулирующие органы;
- клиенты и партнеры предприятия;
- информационные агентства;
- конкуренты;
- органы статистического учета.
Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер.
Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:
- простые и сложные запросы;
- формализованные и неформализованные запросы.
Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.
В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления.
Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности – централизованная и частично или полностью децентрализованная.
Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и информационными технологиями.
Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.
|
|
Достоинства и недостатки обеих технологий привели к необходимости придерживаться частично децентрализованного подхода – организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.