Алгоритм проектирования оптимальных стратегий управления запасами

На основании изучения опыта работы ряда торговых и производственных компаний нами был разработан обобщенный алгоритм формирования оптимальных стратегий управления запасами, учитывающих особенности цепей поставок (рис.14.1).

Охарактеризуем основные этапы реализации предлагаемого алгоритма.

На первом этапе осуществляется формирование базы данных с информацией, которая может быть полезна для управления запасами. Как правило, это данные, характеризующие процессы потребления продукции, а также информация о ключевых особенностях цепей поставок, которые могут повлиять на выбор стратегии управления запасами.

На втором этапе осуществляется статистическая обработка и анализ рядов данных о расходах и приходах запасов. Анализ данных включает расчет средних значений потребления, времени выполнения заказов, СКО расхода и времени выполнения заказов, оценку принадлежности крайних (максимальных, минимальных) значений общей выборке, дисперсионный анализ рядов, корреляционный анализ (см. ниже) и т.д.

Рис.14.1. Алгоритм формирования стратегий УЗ

На третьем этапе осуществляется классификация всей номенклатуры материальных ценностей в запасах на группы: ABC, XYZ, αβγδ. АВС-анализ позволяет выявлять группы позиций номенклатуры, представляющие наибольший экономический интерес для управления запасами (см. раздел 12). XYZ-анализ позволяет оценить степень стохастичности и точности прогнозирования расходов по отдельным номенклатурным позициям (см. раздел 12.). αβγδ-анализ позволяет идентифицировать характер процесса расхода (редкий спрос, сезонность, экстремальный спрос и т.п.).

На четвертом этапе осуществляется экспертная оценка причин, приводящих к возникновению дефицита, сверхнормативных запасов и других негативных проявлений динамики уровня запасов на складах компании.

На пятом этапе осуществляется процедура выбора (формирования), а также корректировки стратегии управления запасами в соответствии с выявленными ранее особенностями динамики спроса на материальные ресурсы и ключевыми характеристиками цепей поставок. Процесс выбора стратегии УЗ достаточно подробно рассматривался нами в п. 9.6.

На шестом этапе осуществляется расчет основных параметров стратегий управления запасами, таких как объем и периодичность заказов на пополнение запаса, величина страхового запаса, нормативный (желательный) уровень текущего запаса.

На седьмом этапе происходит реализация стратегии в процессе поставок продукции.

На восьмом этапе осуществляется мониторинг состояния системы управления запасами и корректировка стратегий управления запасами исходя из изменений параметров спроса и цепей поставок. Перечень основных параметров, подлежащих контролю и оценке, приведен в п. настоящего пособия.

Рассмотрим теперь более подробно 2 первых этапа, связанных с формированием базы исходных данных, необходимых для управления запасами, и статистической обработкой этих данных.

Данные, необходимые для управления запасами можно условно разделить на 3 группы: данные по потреблению материальных ценностей; данные по поставкам материальных ценностей; данные по затратам в системе управления запасами. Перечень информации, входящей в каждую из перечисленных выше групп приведен в табл. 14.1.

Таблица 14.1

Информация, необходимая при управления запасами

«Потребление»	«Поставки»	«Затраты»
- наименование позиции по ном-ре. - дата расхода (день, месяц, число); - объем расхода; - ед. измерения (шт, компл, проч.)	- наименование позиции по ном-ре. - дата размещения заказа; - объем заказа; - дата поставки по договору; - дата поставки фактическая; - объем фактический (пригодный к использованию, брак не учитывается)	- затраты на заказ на единицу позиции номенклатуры; - затраты на хранение на единицу позиции номенклатуры; - потери от дефицита на единицу позиции номенклатуры; - затраты на приобретение (закупочная стоимость) на единицу позиции номенклатуры

Целесообразно привести основные требования к информации, которая используется при управлении запасами, а именно:

- данные по приходу и расходу должны быть отсортированы по позициям номенклатуры и по времени;

- в базе данных должна быть предусмотрена возможность накапливания статистической информации за длительное время, что позволит постоянно улучшать качество прогнозов.

Источники информации, необходимой для управления запасами можно подразделить на электронные и аналоговые.

Аналоговые источники информации – это данные на бумажных носителях. Примеры аналоговых источников приведены в табл. 14.2.

Таблица 14.2

Аналоговые источники информации, используемой при управлении запасами

Вид документа	Источник, подразделение	Содержащаяся в документе информация	Какие задачи УЗ могут быть решены с помощью этой информации
Карточки складского учета материалов (готовой продукции) или книги складского учета материалов	Склад	Даты и объемы поступления / расхода МЦ; источники поступления МЦ; направления расхода МЦ; остатки МЦ на определенную дату	Моделирование процесса движения запасов; прогнозирование потребности в запасах; - определение параметров стратегий УЗ ит.п.
Оборотные количественно-суммовые ведомости или ведомости продажи для готовой продукции	Склад, бухгалтерия	Наименование МЦ и номенклатурный номер, единица измерения, цена за единицу измерения, приход за месяц, расход за месяц, наличие на конец месяца	АВС-анализ номенклатуры МЦ; контроль неликвидов и общая оценка эффективности УЗ
Ведомости неликвидов	Склад	Наименовании и номенклатурный номер МЦ, количество и стоимость по каждой позиции, дата последнего движения	Выявление и анализ неликвидов

Окончание табл. 14.2

Вид документа	Источник, подразделение	Содержащаяся в документе информация	Какие задачи УЗ могут быть решены с помощью этой информации
Ведомости учета остатков материалов	Склад	Наименование МЦ, номенклатурный номер МЦ, единицы измерения, цены, нормы запаса и затем остаток - количество и сумма	Выявление неликвидов
Ведомости (журналы) оперативного учета выполнения договоров поставки	Бухгалтерия или отдел снабжения, отдел продаж	В этих ведомостях отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и др.	Определение и контроль надежности поставок
Договора на поставку, счета, счета-фактуры и др.	Бухгалтерия или отдел снабжения, отдел продаж	Поставщик (наименование); сведения о договоре: номер, дата; наименование позиции; количество в заказе; дата поставки по договору	Определяются показатели надежности поставок, необходимые для расчета страхового запаса
Счет-фактура, ТТН	Бухгалтерия или отдел снабжения, отдел продаж	Наименование позиции; поставщик (наименование); номер договора (заказа), дата; объем и номенклатура поставки (факт.); дата поставки по договору (факт.); стоимость	Моделирование процесса движения запасов «приход-расход»; определяются показатели надежности поставок, необходимые для расчета страхового запаса
И др.

С развитием специализированного складского и бухгалтерского программного обеспечение в сфере управления запасами все большее распространение получают цифровые источники информации.

Цифровые источники информации – это отчеты специализированных программных продуктов, хранимые на персональных компьютерах, передаваемые по сети Internet. Цифровые источники информации гораздо более удобны в использовании, поскольку информация в электронном виде может быть перенесена в любую прикладную программную среду и обработана компьютером. Для использования аналоговой информации, ее предварительно необходимо внести в электронную базу данных, что требует дополнительных затрат времени и труда, которые в конечном счете выливаются в дополнительные затраты финансовых ресурсов компаний. Примеры возможных цифровых источников информации, которая может быть использована при управлении запасами, приведены в табл. 14.3.

Таблица 14.3

Цифровые источники информации, используемой при управлении запасами

№	Блок данных	Состав информации	Решаемые задачи	Источник
	Потребление	Дата требования (расхода); объем требования (расхода); источник поступления требования (парк, подразделение, транспортное средство и т.п.)	Моделируется процесс потребления МР. Оценка характера процесса потребления (стохастичность). Используется как база для прогнозирования потребности в материальных ресурсах	Отчеты складского и бухгалтерского ПО. Пример: отчет «Карточка складского учета МЦ», формируемая программным продуктом 1С Бухгалтерия 8.0
	Потребление	Поставщик (наименование); сведения о договоре: номер, дата; наименование позиции; количество в заказе; дата поставки по договору	Определяются показатели надежности поставок, необходимые для расчета страхового запаса	Отчеты складского и бухгалтерского ПО. Пример: отчет «Сведения о закупках и движении МЦ», формируемая программным продуктом 1С Бухгалтерия 8.0

Окончание табл. 14.3

№	Блок данных	Состав информации	Решаемые задачи	Источник
	Поставки	Наименование позиции; поставщик (наименование); номер договора (заказа), дата; объем и номенклатура поставки (факт.); дата поставки по договору (факт.); стоимость	Моделирование процесса движения запасов «приход-расход»; определяются показатели надежности поставок, необходимые для расчета страхового запаса	Отчеты складского и бухгалтерского ПО. Пример: отчет «Карточка складского учета МЦ», формируемая программным продуктом 1С Бухгалтерия 8.0
	И др.

Помимо данных, характеризующих процесс потребления материальных ресурсов и качество поставок при формировании оптимальных стратегий управления запасами необходимо учитывать еще и особенности цепей поставок.

К ключевым параметрам цепей поставок, влияющим на формирование стратегии управления запасами, можно, например, отнести:

- условия поставок (по Incoterms);

- сроки поставок и периодичность поставок, определяемые поставщиком;

- требования поставщика к минимальному и максимальному размеру заказа;

- ограничения производственных и складских мощностей клиента по переработке поступающих от поставщиков материальных ценностей;

- условия и порядок осуществления расчетов за поставляемую продукцию;

- способы доставки и характеристика транспорта, используемого при поставках материальных ценностей от одного участника цепи поставок другому;

и др.