Понятие «организация»

Понятие «организация» имеет несколько смысловых значений (Ожегов, 1999). Организациями являются государственные и частные учреждения, фирмы, объединения, их части или подразделении (1). Существует понятие «организация», как процесс ( организация соревнований, митинга, субботника) (2). В то же время «организация» - это и отдельный видуправления, его функция (3). Во многих видах спорта, где выступает два и более человек являются командой, от внутренней организации (взаимодействия, поддержки, правильного распределения полномочий) которых зависит успех (фигурное катание, парусный спорт, бобслей и др.).

В теории управления в первом смысле этого слова организация рассматривается как группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. Другими словами, это двое или больше людей, работающих совместно, стремящихся к общей цели, специализирующихся в выполнении определенных функций.

Три характерные особенности, которые определяют любую организацию независимо от ее масштабов и сферы деятельности. Это люди (не менее двух), объединенные общей целью, и управление (компонент, который координирует и мобилизует усилия людей для достижения этой цели).

Объединение людей в группы оправданно и понятно, так как совместные усилия дают больший результат. Но в этом случае для достижения общих целей люди добровольно отдают часть своих личных свобод и теряют независимость. Группы людей возникают на основе контактов, общих интересов, потребности в общении, более полного удовлетворения своей духовной, эмоциональной и творческой сфер.

Организации имеют различные, часто сложные, цели, но тем не менее обладают общими характеристиками и признаками.

К первым относятся:

- использование ресурсов,

- неразрывная связь и зависимость от внешней среды,

- внутренняя среда организации,

- необходимость управления.

В общих чертах цель организаций - преобразование ресурсов для достижения результатов.

Ресурсы - это люди (так называемые человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.

Этот процесс легче всего прослеживается в производственных организациях. В сфере физической культуры и спорта также используются все вышеперечисленные виды ресурсов. Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Организация полностью зависит от окружающего мира, как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей и т.д. Под «внешней средой» понимают внешние по отношению к организации силы, которые необходимо учитывать в практической деятельности (Починкин 2010).

Сюда относятся экономические условия, правительственные акты и законодательство, потребители и общественные организации (профсоюзы и т.п.), конкурирующие организации, система ценностей в обществе, общественные взгляды, традиции, техника и технологии, международная обстановка и др. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все то, что происходит внутри организации. Внешние факторы можно разделить на две основные группы - прямого и косвенного воздействия.

Факторы прямого воздействия - факторы, которые непосредственно влияют на деятельность организации и испытывают, в свою очередь, на себе прямое влияние этой деятельности. К ним следует отнести поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов.

Факторы косвенного воздействия - те, которые могут не оказывать немедленного воздействия на организацию, но тем менее играют важную роль. К ним следует отнести состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов, международную обстановку и др. Внешняя среда характеризуется следующими чертами: взаимосвязанностью факторов внешней среды, сложностью внешней среды, подвижностью и неопределенностью среды (Починкин, 2010).

Хотя организация и зависит полностью от внешней среды, Последняя, как правило, находится вне пределов ее влияния. Даже самые процветающие компании не могут ничего противопоставить прогрессу в сфере их деятельности, более того, они сами вынуждены активно работать в этом направлении, выискивая для себя новые возможности. Чтобы добиться успеха, руководителю любого уровня приходится учитывать все большее количество факторов внешней среды. Подразделения, как и целая организация, представляют собой группы людей, деятельность которых направляется и координируется для достижения общей цели.

Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. Для успешной работы, например, спортивного клуба деятельность его Отдельных подразделений должна быть скоординирована для реализации главной цели - эффективной подготовки спортсмена (команды) и достижения запланированных результатов определенные сроки. Без координации усилий всех подразделений эта цель достигнута не будет. Разделение управленческого труда имеет две формы.

Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда, которое реализуется через создание подразделений. Вторая, называемая вертикальной, отделяет работу по координированию от действий исполнителей.

Зависимость от внешней среды делает организацию открытой системой. Система представляет собой совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность и единство. Выделяют материальные и абстрактные системы. Первые разделяются на системы неорганической природы (физические, геологические, химические и др.) и живые системы (биологические системы, организмы, популяции, экосистемы); особый класс материальных живых систем - социальные системы (от простейших социальных объединений до социально-экономических структур общества). Абстрактные системы - понятия, гипотезы, теории и др.

Любая организация как открытая система обладает двумя основными свойствами - границами и окружающей средой, а также состоит из отдельных подсистем различных уровней, относительно обособленных и связанных между собой. В свою очередь, подсистема может быть рассмотрена как самостоятельная система. Так, спортивный клуб как открытая система может включать в себя следующие подсистемы: административный аппарат, тренерский состав, обслуживающий или технический персонал, команды спортсменов и т.д., каждая из вышеназванных подсистем, в свою очередь, может быть представлена в виде открытой системы, но уже другого уровня.

Сложнее установить границы системы. Это связано прежде всего с тем, с каких позиций рассматривать деятельность организации. Так, спортивное сооружение, с точки зрения менеджера спортивного клуба, представляет собой систему, границы которой определяются, в первую очередь, его расположением, составом входящих в него спортивных объектов и вспомогательных помещений, количеством мест для зрителей и т.д. С точки зрения менеджера спортивного сооружения в качестве границ будет выступать необходимость дальнейшего строительства и реконструкции. Все, что выходит за границы системы, является ее окружающей средой (внешней средой).

Таким образом, организация, как открытая система, вступает во взаимоотношения с окружающей средой.

Эти взаимоотношения характеризуются, по крайней мере, тремя понятиями:

- потребление (получение сырья и ресурсов из внешней среды);

- расходы, связанные с переработкой и трансформацией ресурсов в целях производства товаров и услуг,

- производство продукта (товаров и услуг).

Особого внимания руководства требуют цели, структура, задачи, технология, кадры и организационная культура организации. Эти факторы - внутренние переменные параметры любой организации.

Цель - конкретные конечные состояния или желаемый результаты, которого стремится добиться группа, работая вместе.

Структураорганизации - логические взаимоотношения уровней управления и функциональных элементов организации (системы), обеспечивающие достижение поставленных целей. Более подробно «структура организации» будет рассмотрена в следующем параграфе.

Задачи - предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи организации традиционно делятся на три категории: работа с людьми, работа с предметами и работа с информацией. Управленческая деятельность - это, в основном, работа с людьми и информацией.

Под технологией понимают средство преобразования сырья, будь то люди, информация или физические материалы, в продукты и услуги. Люди являются основой любой организации, они создают конечный продукт, от них зависит качество, они формируют культуру организации, ее климат.

Организационная культура складывается из норм поведения, принципов менеджмента, используемых руководством организации, смысла ее деятельности. Носителями организационной культуры являются люди.

Миссия – четко выраженная причина существования организации. Цели вырабатываются для реализации миссии и служат критериями для последующего процесса принятия управленческих решений. Миссия детализирует статус организации, обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных управленческих уровнях. Так, например, основной миссией спортивного клуба может быть удовлетворение потребности общества в подготовке спортсменов. Для ее выполнения руководство должно, прежде всего, подобрать квалифицированный тренерский состав, создать условия для подготовки атлетов высокого класса, обеспечить процесс их подготовки обслуживающим персоналом.

Выбор миссии находится в прямой зависимости от возможностей организации, ее ресурсов, внешних факторов. Опасность для организаций, особенно малых, заключается в выборе слишком сложных миссий. Общие цели формируются на основе миссии организации и определенных ценностей, на которые ориентируется руководство. Эти цели должны обладать рядом характеристик, чтобы внести необходимый вклад в успех организации.

Во-первых, они должны быть конкретными и измеримыми. В сфере физической культуры и спорта такому требованию отвечают многие составляющие этой деятельности: количество видов спорта и объем упражнений, динамика количественных и качественных характеристик тренировочного процесса, спортивные результаты, материальное и социальное обеспечение тренеров, спортсменов и т.д.

Во-вторых, цели должны быть ориентированы во времени. Они могут быть долгосрочными (в спорте это, как правило, 4-летний цикл), среднесрочными - от 1 года до 4 лет - и краткосрочными - до 1 года.

В-третьих, цель должна быть достижимой, чтобы способствовать повышению эффективности организации. Установление цели, которая превышает возможности организации, может вызвать негативные последствия. Так, планирование неоправданно высокого рейтинга для спортивной организации (команды) может привести к блокированию стремлений спортсменов к успеху, и их мотивация значительно снизится.

Достижение главной цели организации невозможно без решения ряда текущих и оперативных целей, которые, как правило, открыто не декларируются. Их формирование предусматривает следующее. Во-первых, в совокупности они должны составлять главную цель организации и ни одна из них не должна вступать в противоречие с последней; во-вторых, несмотря на схожесть текущих целей, некоторые из них могут в конфликт друг с другом; в-третьих, решения, которые принимаются для реализации оперативных целей, оказывают влияние на сущность организации и отличают ее от других организаций с подобной миссией и целью.