Анализ различных структур управления ВЭД

На производственном предприятии выбор формы организаций службы ВЭД определяется:

• видом хозяйственной деятельности предприятия (промышленная, аграрная, торговая и т.п.);

• мотивами и потребностями, побуждающими к участию в междунвродной кооперации и др.);

• степенью интернационализации производственной деятельности (уже участвует или только намерено включиться в международные операции, количество и характер уже освоенных внешних рынков);

• методами реализации продукции фирмы (самостоятельные экспортные операции или через посредников);

• масштабом предприятия и объемом его фактического и потен­циального экспорта, что определяет количественные параметры служ­бы управления ВЭД;

• характером внешнеэкономических операций (осуществление их на постоянной основе или периодически, время от времени).

От этих факторов зависит форма организации управления ВЭД. Если на предприятии планируется осуществлять единичные внешне­торговые операции с разовой или периодической поставкой, то доста­точно привлечения к работе одного специалиста. Форма организа­ции — специалист по ВЭД.

Отдел внешнеэкономической деятельности (ОВЭД) создается в структуре управления предприятием при постоянном характере экс­портных и других внешнеэкономических операций, нацеленности на их расширение.

Департамент по ВЭД целесообразно создавать при крупных ком­паниях, ориентированных на внешнеэкономические операции, нося­щие постоянный, устойчивый характер, как правило, на долгосрочных условиях.

Внешнеторговые фирмы (ВТФ) входят в состав крупных объедине­ний с масштабными внешнеэкономическими операциями (как прави­ло, с правами юридического лица, существующие в форме Торговых домов).

Кроме того, организация управления ВЭД предприятия осуществ­ляется при помощи национальных специализированных и государст­венных посредников или услуг иностранных посредников.

В целом выбор в пользу той или иной организационной структуры управления ВЭД и ее эффективность определяются степенью ее при­способления и адаптации к изменяющимся условиям рыночной среды.

В практике российских предприятий на современном этапе наибо­лее распространены отделы ВЭД (ОВЭД), департаменты ВЭД и внеш­неторговые фирмы (ВТФ). Общим для всех форм организации управ­ления ВЭД предприятия выступарт их функциональная направлен­ность и решаемые задачи.

Основной функцией организации управления ВЭД является углуб­ление торговых отношений с иностранными партнерами. В соответст­вии с этчм задачи всех форм организации управления ВЭД сводятся к следующим:

• планирование, организация и непосредственное осуществление внешнеэкономических сделок в рамках утвержденной номенклатуры;

• наращивание объемов экспорта, совершенствование его товар-;, ной и региональной структуры;:

• повышение эффективности импортных закупок в соответствии со стратегией развития предприятия;

• повышение конкурентоспособности продукции за рубежом, содействие улучшению ее качества за счет сбора и анализа рекламаций и отзывов клиентов, доведения соответствующей информации до раз-' работников и производителей продукции; - ' '

• изучение и анализ конъюнктуры мирового рынка соответст­вующей продукции, разработка предложений по совершенствованию! внешнеэкономических операций;

• систематическое изучение деятельности важнейших отечествен­ных и зарубежных конкурентов, анализ их сильных и слабых сторон;

• налаживание научно-технического и производственно-инве­стиционного сотрудничества с фирмами зарубежных стран;

• организация послепродажного сервиса за рубежом;

• постоянное совершенствование системы управления ВЭД на предприятиях;

• участие во внешнеторговом ценообразовании, разработке це­новой стратегии и политики предприятия;

•■ контроль за выполнением обязательств по заключенным кон­трактам: контроль за организацией отгрузки, страхования, таможен­ной очистки и транспортировки товаров, контроль платежно-расчет­ных операций, анализ рекламаций;

• анализ эффективности внешнеэкономических операций;

• организация и участие в проведении переговоров с зарубежными партнерами;

• подготовка предложений по рекламным акциями, по участию в международных выставках, ярмарках.

ОВЭД является структурным подразделением предприятия и осу­ществляет функции управления ВЭД как элемента единой системы внутрифирменного управления. Как правило, ОВЭД имеет немного­численный штат сотрудников и линейную структуру управления (рис. 9.1).

В обязанности начальника ОВЭД входят:

• общая координация деятельности работников О ВЭД и реализа­ции ими своих полномочий в сфере развития ВЭД предприятия;

• разработка и согласование программ и планов развития ВЭД, бизнес-планов, бюджетов, отчетов, других документов по вопросам

управления ВЭД, маркетингом, инновациями, персоналом и инфор­мацией ОВЭД, а также мероприятий по их исполнению;

• организация информационной системы ОВЭД по конъюнктуре мировых и российского рынков экспортируемой (импортируемой) продукции. Получение информации от внешних источников, переда­ча необходимой информации, касающейся деятельности ОВЭД, не со­ставляющей коммерческую тайну, внешним пользователям;

• изучение законодательных и нормативных актов, регулирую­щих экономические процессы, включая ВЭД, в России и странах контрагентов, изучение специализированной литературы и докумен­тации, необходимых для выполнения своих должностных обязанно­стей и повышения квалификации;

• сбор информации о состоянии мирового рынка соответствую­щей продукции, внутреннего рынка России, определенных стран ближнего (как правило, для предприятий Ростовской области это — Украина, Казахстан, Белоруссия) и дальнего зарубежья (Турция, Ал­жир, Италия, Марокко, Египет и др.), ее обработка, своевременная пе­редача руководителям предприятия и других служб и отделов, если она затрагивает их интересы;

• анализ получаемой информации, оценка и прогноз конъюнкту­ры рынков соответствующей продукции, динамики внутренних и ми­ровых цен, представление информации и рекомендаций руководителю и структурным подразделениям предприятия;

• анализ конкурентоспособности продукции предприятия на рынке, сопоставление ее потребительских свойств, цены, издержек производства и обращения с аналогичнълш показателями продукции конкурентов. Изучение деятельности конкурентов;

• предоставление рекомендаций по выработке ценовой политики предприятия;

• постоянное повышение квалификации;

• полное использования всех ресурсов ОВЭД для максимально эффективной работы службы;

• разработка и проведение мероприятий по снижению уровня за­трат, связанных с деятельностью ОВЭД.

Начальник ОВЭД

Экономист по ВЭД		Менеджер ло ВЭД		Специалист по международ­ному маркетингу		Специалист по логистике		Протокольное бюро
Инженер-переводчик

Экономист по ВЭД выполняет обязанности, включающие:

• разработку планов реализации внешнеэкономических сделок (текущих) и развития ВЭД предприятия (стратегических);

• расчет внешнеторговых цен, их обоснование;

• оптимизацию транспортных расходов;

• координацию работы с финансово-кредитными учреждениями по вопросам кредитования ВЭД и реализации валютного контроля за реализуемыми предприятием внешнеэкономическими сделками. Оформление документации по валютному банковскому контролю;

• осуществление международных расчетов, составление отчетов и графиков платежей на неделю и на месяц;

• анализ эффективности заключенных и исполненных внешне­экономических сделок;

• планирование и экономическое обоснование расширения ас­сортимента продукции, предназначенной для экспорта.

В обязанности менеджера по ВЭД входит:

• поиск поставщиков, установление контакта с ними посредством переписки;

• организация и проведение переговоров с иностранными контр­агентами;

• подготовка проектов внешнеторговых контрактов и другой то­варосопроводительной документации, их своевременный перевод на иностранные языки;

• прием (размещение) заказов на экспорт (импорт) продукции и контроль за их выполнением;

• ведение информационного банка данных о потенциальных партнерах.

В функции специалиста по маркетингу входит:

• исследование конъюнктуры мировых рынков соответствующей продукции, потребительского спроса на нее;

• отслеживание ассортимента и координация закупок;

• установление требований в отношении количества, периодично­сти поставок;

• анализ и мониторинг ценовой конъюнктуры зарубежных рын­ков, сбор информации для приведения базовой цены;

• поиск новых партнеров и рынков сбыта продукции предпри­ятия на внешнем рынке, изучение возможностей расширения ассорти­мента продукции предприятия, реализуемой на внешнем и внутрен­нем рынках, разработка новых направлений деятельности ОВЭД (транспортно-экспедиторское обеспечение, страхование и т.д.);

• формирование базы данных о фирмах-партнерах (досье фирм);

• изучение коммерческих предложений предприятия, расчет се­бестоимости его продукции, уровня рентабельности возможных внеш­неторговых сделок, проведение сравнительного анализа рентабельно­сти внешнеторговых и внутрироссийских поставок;

• проведение переговоров, переписки с потенциальными партне­рами, разработка внешнеторговых контрактов (по согласованию с со­ответствующими службами предприятия), дальнейшая координация действий по исполнению заключенных внешнеторговыхконтрактов;

• контроль за выполнением обязательств по внешнеэкономиче­ским договорам;

• своевременное предоставление четкъх*'инструкций и контроль за правильным оформлением отгрузочных документов по внешнеэко­номическим поставкам предприятия;

• осуществление представительских функций в интересах пред­приятия в органах государственной власти, организациях и обществах, связанных с деятельностью ОВЭД, других служб и отделов предпри­ятия в пределах своих полномочий;

• участие в разработке и исполнении мероприятий, направлен­ных на снижение степени риска в ВЭД предприятия;

• представление на утверждение руководителю предприятия про­ектов-приказов, распоряжений, указаний, инструкций и других доку­ментов, относящихся к деятельности ОВЭД и полномочиям начальни­ка по вопросам управления финансами, производством, маркетингом, инновациями, информацией ОВЭД;

• исполнение приказов, указаний, распоряжений, решений, ин­струкций и других документов, утвержденных руководителем пред­приятия и его заместителем;

• своевременное принятие оптимальных решений по всем вопро­сам, относящимся к задачам и полномочиям начальника, в том числе при серьезных и неожиданных нарушениях стабильности деятельно­сти ОВЭД;

• организация и совершенствование оперативного и статистиче­ского (документарного и электронного) учета и отчетности по вопро­сам общего руководства, управления финансами, производством, мар­кетингом, инновациями, информацией для обеспечения эффективно­го использования ресурсов ОВЭД;