V.Информационное обеспечение менеджмента

Для разработки и принятия управленческих решений, а также для организации их

исполнения необходима ин­формация.

Информация — это совокупность различных сообще­ний об изменениях в

системе управления и окружающей ее среды.

Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между

субъектом управления, уп­равляемым объектом и внешней средой.

Информационное обеспечение менеджмента пред­ставляет собой совокупность

сведений о состоянии и ди­намике объекта управления, необходимых для принятия

и реализации управленческих решений.

Информация, используемая в процессе управления торговлей, может быть

классифицирована по различным признакам.

По содержанию различают торгово-оперативную, бюджетно-статистическую,

нормативную, организацион­ную, социальную и научно-техническую.

Торгово-оперативная информация характеризует вы­полнение основных

хозяйственных функций торговой ор­ганизацией (закупку товаров, состояние

товарных запа­сов, объем продажи товаров и т. п.).

Бюджетно-статистическая информация отражает све­дения о потреблении

определенных товаров отдельными группами населения и др. Такая информация

представля­ет интерес для прогнозирования и оценки деятельности отрасли на

макроуровне.

Нормативная информация включает научно обосно­ванные нормы и нормативы,

отражающие различные про­цессы, происходящие в торговле.

Организационная информация необходима для ор­ганизации управления

товародвижением и товароснабжения, для организации торгово-технологического

про­цесса, а также хозяйственного обслуживания и работы аппарата управления

торговой организации. К этой ин­формации можно отнести графики завоза товаров и

представления заявок, схемы размещения товаров и движения покупательских

потоков, графики ремон­та торговых помещений, планы проведения совещаний и т.

п.

Социальная информация образуется в процессе со­циологических

исследований, а также в оперативной кад­ровой работе. Она включает данные,

содержащие соци­альную характеристику трудового коллектива торговой

ор­ганизации.

Научно-техническая информация представляет собой совокупность

данных, необходимых для осуществления технического руководства. Это схемы,

чертежи и технические характеристики торгового оборудова­ния,

планировки торговых залов и складских площадей и т. п.

По месту образования и направлению информационных потоков принято различать

входящую, исходящую и внутреннюю информацию.

Входящая информация охватывает сведения, поступающие в торговую

организацию. Например, документы, сопровождающие грузы, поступающие в торговую

организацию, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления,

законодательные акты.

Исходящая информация —это информация, поступающая от торговой

организации. Например, реклама, заявки на поставку товаров.

Внутренняя информация образуется в данной торговой организации и

используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы

регистрации, карточки учета товаров и др.

По степени преобразования различают первичную и производную информацию.

Первичная информация используется в том виде, в котором была получена.

Производная информация — это информация, полу­ченная путем переработки

первичной информации.

По времени хранения информацию подразделя­ют на хранящуюся определенный срок

и хранящуюся по­стоянно.

По степени использования выделяют ин­формацию однократного и многократного

использо­вания.

Основным носителем информации является доку­мент, т. е.

материальный объект, содержащий информа­цию в зафиксированном виде, оформленный

в установ­ленном порядке и имеющий в соответствии с действую­щим

законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания

или получения до исполнения или отправки, называется документообо­ротом.

Документы, участвующие в документообороте, могут быть классифицированы по

различным признакам.

В зависимости от авторства различают слу­жебные и личные документы.

Служебные документы составляются от имени раз­личных предприятий,

организаций и органов управления. Примером служебных документов могут быть

заявки и письма торговых организаций предприятиям промышлен­ности. Авторами

личных документов являются отдельные граждане. Например, к такого рода

документам можно от­нести заявление о приеме на работу, расписку, доверен­ность

и т. п.

По сложности различают простые и сложные доку­менты.

Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные

содержат вопросы, касающиеся раз­личных служб, должностных лиц и подразделений.

По степени типизации документы могут быть ^типовыми и индивидуальными.

Типовые документы обычно составляют по опреде­ленной схеме (например,

договоры, уставы, протоколы и т. п.).

Индивидуальные документы составляют по произ­вольной форме, они отражают

исключительные ситуации (или явления).

В зависимости от подлинности выделяют подлинные документы и копии

(дубликаты, выписки и т. п.).

Все виды работ по оформлению, написанию и обра­ботке документов охватывает

делопроизводство — спе­циальный раздел управления.

Документооборот в торговой организации осуществля­ется обычно по определенной

схеме.

Поступающую документацию регистрируют в специ­альных журналах или на

карточках. Часть почты не реги­стрируют, а направляют в соответствующие

подразделе­ния организации.

Наиболее важные документы представляют для озна­комления руководителю

организации или его заместите­лям, которым делегированы полномочия,

необходимые для решения соответствующих вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях,

которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При

этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в

резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в

соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или

внутреннего доку­мента.

Для особо важных документов по указанию руководи­теля вводится особый учет и

контроль. Такой контроль осуществляется обычно секретарем (референтом) или

канцелярией в специальных картотеках (на особых кар­точках).

Оборот исходящей информации осуществляется! обычно по следующей схеме.

Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют,

подписывают, регистрируют и отправляют. При этом важно проверить

отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата

и т, п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи

руководителя, печати. А на остающихся в организации копиях отправляемых

документов долж­ны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность под­писи.

Подписанные и оформленные соответствующим обра­зом исходящие документы

передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с

курьером), а копии документов хранят в специальных делах в секрета­риате (или

в подразделениях фирмы, которые готовили этот документ). Дела для хранения

документов формиру­ются по определенной системе, которая зависит от

со­держания документов, сроков их хранения и объема доку­ментооборота.

Выводы

Центральное место в процессе управления при­надлежит управленческому решению,

Решение — это выбор альтернативы. Вместе с тем решение — это ре­зультат

управленческого труда, который в конечном счете повышает или снижает

эффективность функцио­нирования предприятия. Решения, принимаемые в процессе

управления, классифицируют по различным признакам: уровню управления;

масштабу воздейст­вия; содержанию; характеру; форме подготовки и при­нятия;

частоте повторяемости и в зависимости от пол­ноты и достоверности информации.

К управленческим решениям предъявляется ряд общих требований, важнейшими из

которых являются минимум корректировок, сбалансированность прав и

обязанностей менеджера, принимающего решение, единство распорядительства,

согласованность, обо­снованность, конкретность, полномочность,

своевре­менности

Процесс подготовки, принятия и организации вы­полнения управленческих решений

подразделяется на три фазы, каждая из которых в свою очередь включа­ет

определенные этапы. Так, фаза подготовки управ­ленческого решения состоит из

следующих этапов: уяснение проблемы, анализ исходной ситуации, по­становка

задачи, разработка, вариантов решения. Фаза принятия управленческого решения

подразуме­вает два этапа: анализ предлагаемых вариантов и выбор

оптимального " варианта. Заключительная

фаза — организация выполнения управленческих решений охватывает такие

элементы, как доведение за­даний до исполнителей, формирование и исполнение

организационного плана, контроль исполнения.

В целях оптимизации управленческих решений ис­пользуются методы

математического моделирования, метод экспертных оценок, мозгового штурма

(мозго­вая атака), теория игр.

Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений требуют

информационного обеспечения. Информация — это совокупность сооб­щений об

изменениях в системе управления и ок­ружающей ее среде. Информация,

используемая в процессе управления торговлей, классифицируется по различным

признакам. В частности, различают инфор­мацию: торгово-оперативную; входящую,

исходящую и внутреннюю; первичную и производную; хранящуюся определенный срок

и хранящуюся постоянно; одно­кратного и многократного использования,

Основным носителем информации является доку­мент. Все виды работ по

оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводст­во —

специальный раздел управления.

Список используемой литературы:

1. Бланк И.А. Управление торговым предприятием. – М.: Ассоциация авторов

и издателей. ТАНДЕМ. Издательство ЭКМОС, 1998. – 416с.

2. Бланк И.А. Торговый менеджмент. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.:

Эльга, Ника-Центр,2004. – 784с.

3. Лукашевич В.В. Основы менеджмента в торговле: Учеб. для сред. спец.

учеб. Зав. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ОАО «Издательство «Экономика»,

1998. – 238с.

4. Сорокина М.В. Менеджмент торгового предприятия. – СПб.: Питер, 2003. –

528с.: ил. – (Серия «Теория и практика менеджмента»).

Авторитет (от лат. «auctoritas» — власть, влияние) — влияние ин­дивидуума, основанное на занимаемом им положении, должности, ста­тусе и т.д.; признание за индивидуумом права на принятие ответствен­ного решения в условиях совместной деятельности. В первом значении понятие «авторитет» в социальной психологии нередко соотносится с представленной властью. Во втором значении оно может и не совпа­дать с отождествлением власти, им может пользоваться индивидуум, не наделенный соответствующими полномочиями, но являющийся своего рода нравственным эталоном и в силу этого обладающий высо­кой степенью референтности для окружающих. Референтность (от лат. referens — сообщающий) — отношение значимости, связываю­щее субъекта с другим человеком или группой лиц.

В общем смысле власть — это способность и возможность оказывать определяющее воздействие на деятельность, поведение людей с помо­щью каких-либо средств — воли, авторитета, права, насилия. Власть есть право, которым обладает человек вследствие того служеб­ного положения, которое он занимает в организационной структуре. Власть, если ее рассматривать с этой точки зрения, имеет межличностный характер и не имеет ничего общего с конкретным че­ловеком, занимающим его положение. Напротив, авторитет в большей степени персонифицирован и имеет отношение к умению человека добиваться выполнения задач путем оказания влияния на других лю­дей. Таким образом, авторитет — это прямой результат воздействия личности человека.

Лидер (от англ, «leader» — ведущий) — член группы, за которым она признает право принимать ответственные решения в значимых для нее ситуациях, т.е. наиболее авторитетная личность, реально играющая центральную роль в организации совместной деятельности и регули­ровании взаимоотношений в группе.

Рассмотрим более подробно понятия «власть», «авторитет» и «ли­дерство».

Власть руководителя может принимать разнообразные формы. Так, по классификации Френча и Рейвена она имеет пять основных форм.

Эти основы власти являются инструментом, с помощью которого менеджер может заставить подчиненных выполнить работу, но и они же служат средствами, которые могут быть использованы неформаль­ным лидером, обладающим авторитетом, чтобы помешать достижению целей организации.

В американском менеджменте различные формы власти в хозяйственных корпорациях рассматриваются в более широком контексте — это власть принуждения, наказания, вознаграждения, закона, приме­ра, знания, авторитета и личного обаяния. С некоторой долей услов­ности принято считать, что первые четыре формы власти закреплены в системе за формальным, или официальным, руководителем, а четы­ре остальные — за неформальным лидером коллектива.

Менеджер имеет власть над подчиненными, однако в некоторых ситуациях и подчиненные имеют власть над руководителем, так как последний зависит от них по таким вопросам, как необходимая для принятия решений информация, неформальные контакты с людьми в других подразделениях и т.п. Отсюда следует, что менеджер должен понимать и учитывать тот факт, что поскольку подчиненные тоже ча­сто обладают властью, то использование им в одностороннем порядке своей власти в полном объеме может вызвать у подчиненных такую реакцию, когда они захотят продемонстрировать свою собственную власть. Поэтому следует поддерживать разумный баланс власти, которой должно быть достаточно для достижения целей организации, но которая не должна вызывать у подчиненных отрицательных реакций.

Способы влияния на подчиненных могут быть эмоциональными (заражение, подражание) и рассудочными (внушение, убеждение, просьбы, угрозы, подкупы, приказ). Важнейшим фактором личного влияния является авторитет.

Авторитет — это заслуженное доверие, которым руководитель пользуется у подчиненных, вышестоящего руководства и коллег по работе. Это признание личности, оценка коллективом соответствия субъективных качеств менеджера объективным требованиям. Автори­тет руководителя, связанный с выполнением его основных функций согласно занимаемой должности, должен подкрепляться личным при­мером и высокими моральными качествами. В этом смысле следует различать два источника (статуса) авторитета: официальный, опреде­ляемый занимаемой должностью (должностной статус), и реальный, заключающийся в фактическом влиянии, реальном доверии и уваже­нии (субъективный статус).

Руководитель, пользующийся авторитетом, располагает к себе лю­дей, положительно влияет на них.

Забота об авторитете руководителя — не только его личное дело, но и высшего руководства, и руководителя одного уровня, и особенно подчиненных, которые призваны его укреплять, оберегать и повышать. Авторитет следует рассматривать как фактор, облегчающий управле­ние, повышающий его эффективность.

Укрепляя авторитет, менеджеру необходимо следить за тем, чтобы он не подавлял им, не сковывал инициативу подчиненных. Искусст­венные приемы формирования авторитета не приводят к успеху, в ре­зультате появляется мнимый, или ложный, авторитет (псевдоавтори­тет).

Правильное формирование и укрепление авторитета менеджера способствует и управлению конфликтами и стрессами.

Лидером обычно считают человека, высокая степень значимости которого признается большинством членов группы при решении их общей задачи. Феномен лидерства возникает в проблемных ситуаци­ях, с которыми сталкивается группа в своей деятельности [7, с. 86—94].

10)Основные функции, которые выполняют лидеры в процессе регу­лирования поведения группы: установка и поддержание норм ее пове­дения и мотивирование последнего в соответствии с установленными нормами.

Процесс влияния через способности и умения или другие ресурсы, необходимые людям, получил название неформального лидерства. Такой характер лидерской позиции в большей степени обусловлен использованием личностной основы власти и питающих ее источников. Идеальным для лидерства считается использование эффективного сочетания обеих основ власти.

Соотношение понятий «лидер» и «менеджер»

Природа лидерства может быть понята лучше, если его сравнить с собственно управлением. Быть менеджером и быть ли­дером в организации — это не одно и то же. Менеджер в своем влиянии на работу подчиненных и построении отношений с ними прежде все­го использует и полагается на должностную основу власти и питающие ее источники. Лидерство как специфический тип отношений управле­ния основывается больше на процессе социального воздействия, а точ­нее, взаимодействия в организации. В отличие от собственно управле­ния лидерство предполагает наличие в организации последователей, а не подчиненных. Соответственно отношения «начальник — подчинен­ный», свойственные традиционному взгляду на управление, заменяют­ся отношениями «лидер — последователь».

Быть менеджером еще не означает автоматически считаться лиде­ром в организации, так как лидерству в значительной степени свой­ственна неформальная основа. Можно занимать первую должность в организации, но не быть в ней лидером.

Лидер и менеджер отличаются по многим позициям. Эффективный менеджер не обязательно является эффективным лиде­ром и наоборот. Их основные характеристики находятся как бы в раз­ных измерениях.