2015-07-04
810
Внедрение крупных систем производится по следующей технологии: формируется небольшая проектная группа (4–8 человек), состоящая из сотрудников заказчика и исполнителя (специалисты заказчика проходят максимально полный курс обучения настройки и работы с системой). Эта группа в дальнейшем возьмет на себя обязанности по сопровождению и развитию системы.
Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во-первых, предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы специалисты, которые могут оперативно решить большинство рабочих вопросов, были всегда под рукой, а во-вторых, обучение и использование своих сотрудников всегда существенно дешевле привлечения сторонних специалистов. Таким образом, формирование сильной группы внедренцев является залогом успешной реализации проекта.
Процесс внедрения обычно строится из нескольких этапов, некоторые из которых могут идти параллельно:
1. Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, формальное описание схемы движения документов (этот этап можно провести еще до выбора самой системы, как было отмечено вначале).
|
|
|
2. Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
3. Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.
4. Установка и настройка программного обеспечения.
5. Обучение персонала организации.
6. Опытная эксплуатация.
7. Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
8. Сдача в промышленную эксплуатацию.
Сроки внедрения зависят от многих факторов. К примеру, установка одного рабочего места на компьютере секретаря займет неделю, в течение которой будет проводиться обучение секретаря работе с системой. Внедрение системы на несколько десятков рабочих мест и более может длиться до полугода — все зависит от масштаба предприятия, от готовности к переходу на электронный документооборот, от степени организованности бумажного, от позиции руководства и многих других факторов.
На сроки влияет и то, каким образом система адаптируется для конкретного предприятия: изменением настроек или доработкой программного кода. Настраиваемые системы удобны тем, что специалисты проектной группы (не обязательно программисты) смогут в дальнейшем менять их и модифицировать систему, не обращаясь к услугам поставщика. Кроме того, настраиваемые системы быстрее внедряются и легче мигрируют на новые версии.
Вообще, процесс внедрения нельзя закончить, можно только остановить. Система документооборота будет совершенствоваться в процессе эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий и развитием компании.
|
|
|
Сравним системы:
Включим в него несколько наиболее популярных на российском рынке систем (в алфавитном порядке):
- CompanyMedia, ИнтерТраст
- Landocs, Ланит
- Optima Workflow, Оптима
- БОСС-Референт, АйТи
- Дело, Электронные Офисные Системы
Кроме того, в последнее время мощную рекламную политику проводит компания Документум Сервисиз, официальный дистрибутор Documentum, Inc. Поэтому система Documentum также была включена, хотя по сути Documentum надо было бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite и т.д.
Функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система.
Кроме того, в связи с распространением Интернета производители поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры.
Для выбора конкретной системы автоматизации, рассмотрим более детально возможности систем, предлагаемых современным рынком:
Дело, ЗАО «Электронные офисные системы» [19]
Система автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) «Дело» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.
Система «Дело» обеспечивает выполнение следующих функций:
· Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
· Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;
· Регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;
· Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
· Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;
· Пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
· Регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
· Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
· Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.
· Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
· Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
· Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
|
|
|
· Предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;
· Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;
· Хранение электронных образов документов;
· Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
· Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.
Система функционирует в локальной вычислительной сети и рассчитана на моноструктурную организацию.
В качестве средства разработки БД используется РСУБД, что усложняет доработку и адаптацию системы.
Система обеспечивает поиск документов в базе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только в версии под MS SQL.
Система имеет сертификат Госстандарта на соответствие ГСДОУ.
БОСС-Референт, компания АйТи [20]
Система «БОСС-Референт» разработана на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.
Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия.
Система обеспечивает поддержку следующих процессов:
· Подготовка и согласование документов;
· Подготовка, исполнение и контроль поручений;
· Обработка входящей и исходящей корреспонденции.
Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового ввода документов, а также автоматического преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмотрению руководством и выдаче резолюции, ознакомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением. Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, регистрация документа, экспедиционная обработка документа;
|
|
|
· Управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;
· Хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;
· Поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы: а) ведение реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработка событий по ним в) взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами;
· Поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.
Каждому пользователю в системе предоставлен свой Рабочий «Кабинет» — персональный почтовый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от статуса. Однако статус исполнения выданных Вами приказов — недоступен, потому что механизм почтовой базы не приспособлен для реализации подобных функций.
Система не рассчитана на полиструктурные организации, т.е. в холдинге невозможен контроль исполнения распоряжений в нижестоящих организациях. Кроме того, почтовые механизмы передачи документов между организациями и удаленными подразделениями не могут рассматриваться как безусловно надежные.
Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001.
ГОСТ — это система государственных стандартов, касающихся различных отраслей. К примеру, сертификат ГОСТ Р ИСО 9001–2001 удостоверяет, что система менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию. разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач соответствует ГОСТ Р ИСО 9001–2001.
Optima Workflow, Оптима [21]
Система «Optima Workflow» предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы Optima Workflow входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.
Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:
· централизованное хранение документов в электронном виде;
· формализацию процедур создания и обработки документов;
· наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;
· единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов. Контроль реализован следующим образом: создается специального вида документ — «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителей и соисполнителей. Уведомления рассылаются по электронной почте MS Outlook/Exchange.
Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.
Информации о наличии сертификата соответствия ГСДОУ нет.
Landocs, Ланит [22]
Система «LanDocs» предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба.
Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-модели без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).
Основные параметры системы:
· ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;
· настройка на конкретные условия с помощью модификации CASE-модели.
Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:
· Регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.;
· Рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с помощью механизма электронной почты;
· Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.);
· Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов;
· Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов;
· Поддержку нескольких версий одного документа;
· Сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR);
· Интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов;
· LanDocs сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов — текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При попытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование — блокирует документ на основе механизма Check In — Check Out (что существенно ужесточает требования к пропускной способности сети в территориально-распределенной системе);
· При включенной функции безопасности (поставляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи;
· Организацию архивирования документов;
· Регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы;
· Возможность доступа к информации через сеть Internet;
· Интеграция с другими приложениями через OLE.
· Система работает с РСУБД Oracle и MS SQL. Серверная часть реализована только под Windows NT.
Каждому пользователю системы LanDocs предоставляется три почтовых ящика:
· входящий, в который помещаются все извещения и задания, ему адресованные;
· исходящий, в котором содержится информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях
· на контроле, в котором содержится информация о заданиях, по которым сотрудник является контролером.
Т.е. для работы в системе пользователь должен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.
Система LanDocs соответствует стандарту ГСДОУ. Компания Ланит с имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001.
Documentum, Документум Сервисиз [23]
Documentum по функционалу и стоимости надо сравнивать с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота — вопрос лишь в стоимости. Но все же в рамках данной статьи мы попытались обрисовать некоторые возможности и недостатки системы, применительно к системам автоматизации делопроизводства.
Documentum обладает следующими возможностями:
· Масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей;
· Уведомления и поручения рассылаются с помощью механизма электронной почты;
· Поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию ПО, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реализована совместно с компанией ПРОМТ;
· Сервисы генерации аудиторского следа (т.е. наблюдения за действиями пользователей);
· Управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;
· Управление мультимедиа-данными — извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;
· Печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;
· Потоковый ввод документов через сканер и распознавание.
В пятой версии осуществлен переход на стандарт J2EE, вследствие чего Documentum может работать на самых разных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet и т.д.
Есть клиент WebTop, идентичный по функциональности обычному «толстому» клиенту. Заказчику, правда, придется описывать оба типа интерфейса («толстый» и «тонкий») по отдельности — сделать это один раз в терминах метаданных с перекладыванием задачи генерации интерфейса на само программное обеспечения нельзя. То есть если мы хотим работать с одним приложением через оба клиента — код придется писать два раза.
Система разработана за рубежом, на российском рынке представлена с 2000 года и российских клиентов пока можно пересчитать по пальцам. Система Documentum является системой управлением содержанием (ECM), а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. Фактически из систем электронного документооборота Documentum является самой дорогой и ориентирована на очень крупные внедрения.
CompanyMedia, ЗАО Компания «ИнтерТраст» [24]
Система «CompanyMedia» предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций, в том числе со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов и филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление.
ПО CompanyMedia позволяет описать сеть предприятий любой сложности и наладить в ней «сквозное» делопроизводство, при котором система отслеживает движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними. Это позволяет создавать приказы, распространяющиеся на любую глубину иерархии управления, контролировать их исполнение и поддерживать горизонтальные информационные связи между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий и т.д.
Российские предприятия страдают от несовершенства коммуникаций. Важные звенья системы управления нередко находятся в местах, где качество связи не позволяет создать коммуникационные центры.
В CompanyMedia впервые реализованы технологические разработки компании ИнтерТраст, позволяющие гибко отображать логическую структуру управления на реальную коммуникационную инфраструктуру территориально-распределенного предприятия.
Система автоматически доставляет информацию между любыми двумя предприятиями по кратчайшему маршруту, причем в каждой его точке передачу документов контролируют и передающая и принимающая стороны. Этот механизм гораздо надежнее электронной почты.
Данная система имеет следующие особенности, выделяющие ее из числа других разработок:
· Корпоративность — система может использоваться как в одной организации, так и в холдинге или группе связанных организаций;
· Полиструктурность — система рассчитана на сложную структуру организации и возможную независимость (с точки зрения штатных расписаний) подразделений и филиалов организации;
· Высоконадежный механизм доставки информации — использованный с системе механизм передачи документов и рассылки позволяет гарантировать доставку информации адресату на 99.9%; данный механизм предполагает также работу системы в территориально-распределенном режиме;
· Сложные перекрестные связи документов — система позволяет устанавливать «цепочки» перекрестных ссылок документов друг на друга и реализовывать переход в обе стороны по данным ссылкам;
· Организация т.н. «сквозного документооборота» — система позволяет организовывать передачу и контроль документов внутри независимых организаций холдинга, совмещая его с классическим документооборотом.
Система CompanyMedia обеспечивает решение следующих ключевых задач:
· подготовка документов по корпоративным и личным шаблонам, согласование и передача документов на регистрацию (в том числе и через «тонкий» клиент Internet Explorer — в составе системы «CompanyMedia-Управление электронными документами»);
· прием, обработку и распределение входящей корреспонденции, подготовку, подписание, регистрацию и отправку исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения (в составе системы «CompanyMedia-Делопроизводство»);
· планирование, подготовку и проведения заседаний, а также контроль за исполнением принятых по их итогам решений (в составе системы «CompanyMedia-Заседания»);
· подготовка договоров (в том числе и по шаблонам), согласование, визирование, хранение их актуального реестра (в составе системы «CompanyMedia-Договоры»);
Кроме того, все системы CompanyMedia предоставляют:
· разграничение доступа к документам, базирующееся на основе структуры организации;
· механизмы замещения при работе с документами, а именно, возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»);
· возможность самостоятельного и быстрого построения произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в базе данных;
· единый поиск (по реквизитам и полнотекстовый) по корпоративному хранилищу документов.
Проектирование продуктов системы CompanyMedia выполнено в соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления. При разработке систем производились консультации со специалистами Всероссийского НИИ Документоведения и Архивного Дела (ВНИИДАД). Система CompanyMedia имеет 4 сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ (на системы «Делопроизводство», «Управление проектами и договорами», «Управление планированием» и «Управление персоналом»). Компания «ИнтерТраст» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001.
Сводная таблица параметров перечисленных выше систем автоматизации дана в Приложении.
Рассмотрев характеристики основных систем автоматизации, мне хотелось бы предложить для внедрения в администрации МО «Город Пикалево» продукт системы CompanyMedia, так как она предназначена для крупных коммерческих организаций, в том числе со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений, стремящихся создать для сотрудников всех офисов и филиалов единое информационное пространство. Система наладит «сквозное» делопроизводство, при котором будет отслеживаться движение документа не только в пределах одного офиса, но и между ними. Это позволит поддерживать горизонтальные информационные связи между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких офисов. Кроме того, система имеет отличные качественные характеристики и разработана совместно с государственными службами.
