VI. Документирование движения кадров

Документирование процесса движения кадров - основная функция кадровой службы организации. Для реализации этой функции кадровая служба подготавливает проекты приказов по личному составу, порядок издания, учета и рассылки которых по другим структурным подразделениям должен определяться локальным нормативным актом, регламентирующим кадровое делопроизводство организации. Этот же документ должен определять порядок оформления документов при приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора, предоставлении отпусков и в иных ситуациях, возникающих в процессе управления персоналом. Как правило, общая инструкция по делопроизводству не регламентирует оформление документов по личному составу. Именно по этой причине желательно наличие в организации инструкции по кадровому делопроизводству.

6.1. Прием на работу

Перечень документов, предъявляемых при приеме на работу.

При приеме на работу работодатель вправе потребовать от поступающего документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ.

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Паспорт гражданина Российской Федерации является основным документом, удостоверяющим личность достигшего 14-летнего возраста гражданина РФ на территории Российской Федерации. В случае утраты (хищения) паспорта, достижения 20-летнего или 45-летнего возраста, изменения гражданином в установленном порядке фамилии, имени, отчества, сведений о дате и (или) месте рождения, пола, а также непригодности паспорта для дальнейшего использования вследствие износа, повреждения или других причин, обнаружения неточности или ошибочности произведенных в паспорте записей или изменения внешности гражданин РФ обращается в территориальные органы ФМС России с заявлением о выдаче или замене паспорта. По желанию гражданина в период оформления паспорта ему выдается временное удостоверение личности гражданина РФ, которое также может быть предъявлено в качестве документа, удостоверяющего личность при поступлении на работу. Не рекомендуется принимать от поступающих на работу граждан в качестве документов, удостоверяющих личность, иные документы: профсоюзный, охотничий билеты, справки об освобождении из мест лишения свободы, основной документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации, трудовую книжку, пенсионное, водительское и иные удостоверения.

Трудовая книжка. Представляется всегда, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые (трудовые книжки таким работникам работодатель оформляет не позднее недельного срока со дня приема на работу) или когда работник поступает на работу на условиях совместительства.

Согласно действующей редакции ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

┌────────────────────────────────────────────────────┐

│ Руководителю│

│ организации│

│ ______________________│

│ЗАЯВЛЕНИЕ │

│00.00.0000 N _______ │

│ г. N-ск │

│ │

│Об оформлении новой трудовой книжки │

│при поступлении на работу │

│ │

│ Прошу вас оформить мне при заключении трудового│

│договора новую трудовую книжку в связи с ___________│

│ (причины отсутствия│

│ трудовой книжки).│

│ _________________ /____________/ │

│ (Подпись) (Ф.И.О) │

│ │

└────────────────────────────────────────────────────┘

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования представляют все лица, поступающие на работу. Лица, поступающие на работу впервые, получают страховое свидетельство через работодателя. Статья 283 ТК РФ, перечисляя документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству, не указывает среди них страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Однако в силу Федерального закона от 01.04.96 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" работодатель имеет право при приеме на работу потребовать от работника, а работник обязан предъявить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. В соответствии с Федеральным законом от 28.03.98 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе", Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, уполномоченные должностные лица организаций проверяют у граждан, принимаемых на работу, наличие и подлинность документов воинского учета, а также осуществляют иные действия, предусмотренные законодательством.

Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. Предъявляется только в случае поступления на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Во всех остальных случаях требовать предъявления документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний работодатель не вправе.

Непредставление документов, перечисленных в ст. 65 ТК РФ, может привести к отказу в приеме на работу. Но не во всех случаях, поскольку ст. 64 ТК РФ запрещает отказывать в приеме на работу в связи с обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника (кроме случаев, предусмотренных федеральным законодательством). По этой причине отказать в приеме на работу можно только при непредставлении двух документов: документа, удостоверяющего личность (в этом случае не представляется возможным подтвердить личность поступающего на работу лица, а также его гражданство, прием же на работу иностранного гражданина без выполнения установленных законодательством процедур является серьезным нарушением законодательства), и документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если законом установлено обязательное наличие специальных знаний или навыков при выполнении данной работы.

Кроме перечисленных в ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены и иные документы: свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, свидетельство о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении детей, пенсионное удостоверение, справка об инвалидности и др. Требовать обязательного предъявления этих документов работодатель не вправе. Добровольное представление работником дополнительных документов также не освобождает работодателя от обязанности получить письменное согласие работника на обработку персональных данных, содержащихся в представленных документах.

Приказ о приеме работника на работу.

Все распорядительные действия работодателя, связанные с трудовой деятельностью работников, оформляемые приказами (распоряжениями) по личному составу, с точки зрения бухгалтерского учета являются хозяйственными операциями, следовательно, к ним применяются не только требования трудового законодательства и правила делопроизводства, но и требования законодательства о бухгалтерском учете.

Статья 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" устанавливает требование, согласно которому все хозяйственные операции, совершаемые организацией, оформляются оправдательными первичными учетными документами, которые принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В целях реализации положений Федерального закона "О бухгалтерском учете" Правительство РФ 08.07.97 приняло Постановление N 835 "О первичных учетных документах", в котором возложило функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий на Государственный комитет РФ по статистике. Постановлением Минфина России от 18.06.98 N 27н и Госкомстата России от 29.05.98 N 57а установлено, что с 01.01.99 первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России. Таким образом, все операции, связанные с движением кадров, должны оформляться по унифицированным формам, кроме тех случаев, для которых эти формы Госкомстатом России не разработаны.

В настоящее время действуют унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Приказ (распоряжение) издается на основании заключенного трудового договора, его содержание должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Для оформления приема на работу существуют две унифицированные формы первичной учетной документации: индивидуальная форма приказа (распоряжения) о приеме работника на работу N Т-1 и сводная форма приказа (распоряжения) о приеме работников на работу N Т-1а.

Допускается заполнение унифицированной формы приказа от руки (разборчиво, желательно печатными буквами), а также печатным способом, в том числе с использованием средств вычислительной техники.

Заполнение реквизитов унифицированной формы производится по определенным правилам.

Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Указывается полное и сокращенное наименование организации. Заполнение поля ОКПО является обязательным.

Дата документа. Дата приказа - дата его подписания руководителем, в чью компетенцию входит прием на работу сотрудников. Дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Дата проставляется руководителем в момент подписания приказа.

Регистрационный номер документа. Приказы по личному составу нумеруются в пределах календарного года, номер дополняется буквенным индексом (обычно "лс" или "к"). Регистрация документа осуществляется после его подписания, поэтому регистрационный номер должен проставляться от руки или с использованием автоматического нумератора.

Реквизит "Дата" состоит из двух граф. Графа "с" заполняется в соответствии с обязательным условием трудового договора о дате начала работы. В случаях, когда заключается срочный трудовой договор, в графе "по" указывается срок его действия. При заключении срочного трудового договора на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с законодательством сохраняется место работы, возникает необходимость увеличения ширины графы "по", так как срок действия трудового договора определяется условием, например: "дату выхода из ежегодного основного оплачиваемого отпуска специалиста Сидорова С.С." В случае заключения трудового договора на неопределенный срок в графе "по" ставится прочерк.

Фамилия, имя, отчество работника записываются полностью в именительном или родительном падеже.

Табельный номер присваивается работнику при приеме на работу в соответствии с принятой в организации системой табельного учета.

Наименование структурного подразделения вносится в унифицированную форму в том случае, если оно являлось условием трудового договора. В ином случае в графе ставится прочерк. Наименование структурного подразделения записывается полностью с указанием внутреннего деления (департамент, отдел, группа и т.д.), в именительном или винительном падеже.

Наименование должности, профессии, специальности записывается в соответствии с заключенным трудовым договором полностью с указанием разряда, класса (категории) квалификации в именительном или творительном падеже.

В графу "Условия приема на работу, характер работы" вносятся такие условия, как "по совместительству", "в порядке перевода от другого работодателя", "с полной материальной ответственностью" и другие, предусмотренные трудовым договором. В соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ режим рабочего времени становится обязательным условием трудового договора тогда, когда для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя, так что внесение условия о режиме рабочего времени в приказ о приеме на работу подчиняется тем же правилам.

Размер тарифной ставки (оклада), надбавки проставляются в соответствии с условиями заключенного трудового договора и указываются цифрами.

Продолжительность испытательного срока указывается в приказе о приеме на работу только в том случае, если условие об испытании включено в трудовой договор. Даже если сторонами было составлено соглашение об установлении испытательного срока при приеме на работу, но в оформленный в последующем трудовой договор условие об испытании по каким-либо причинам не было включено, включение его в приказ о приеме на работу не порождает для сторон договора юридических последствий. Отсутствие условия об испытании в самом трудовом договоре (даже в случае ознакомления работника с приказом, содержащим условие об испытании) означает, что работник принят без испытания.

Основанием издания приказа о приеме на работу является заключенный сторонами трудовой договор, реквизиты которого вносятся в графу "Основание".

До подписания приказа руководителем может быть предусмотрено визирование проекта приказа руководителями различных служб - кадровой, бухгалтерией, юридическим отделом и др. В связи с тем что унифицированная форма приказа о приеме на работу не предусматривает соответствующего реквизита, виза проставляется в нижней части оборотной стороны приказа (допускается визирование на лицевой стороне документа). Виза должностного лица должна включать в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Согласно ч. 2 ст. 68 ТК РФ приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Подтверждением выполнения этого требования является дата, собственноручно проставляемая работником в момент ознакомления с приказом.

На основании приказа о приеме на работу кадровая служба вносит запись о приеме на работу в трудовую книжку, оформляет личную карточку, заводит на работника личное дело.

Вышеприведенные требования соблюдаются при заполнении сводной формы приказа о приеме работников на работу по форме N Т-1а. В связи с тем что в форме N Т-1а не предусмотрено место для отражений условий приема на работу и характера работы, а также затруднено увеличение ширины граф для внесения необходимого текста, возможно даже в случаях одновременного приема на работу нескольких работников оформление отдельных индивидуальных приказов по форме N Т-1.

Унифицированная форма N Т-1

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

┌───────┐

│ Код │

Форма ├───────┤

Общество с ограниченной ответственностью по ОКУД │0301001│

"Организация" ├───────┤

_______________________________________________ по ОКПО │000000 │

наименование организации └───────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 77/лс │02.09.2007 │

ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

(распоряжение)

о приеме работника на работу

┌─────────────┐

│ Дата │

┌──────┼─────────────┤

Принять на работу │ с │ 02.09.2007 │

├──────┼─────────────┤

│ по │ - │

└──────┴─────────────┘

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Петров Петр Петрович │ 1035 │

─────────────────────────────────────────────────┴───────────────┘

фамилия, имя, отчество

Отдел кадровой политики

в ________________________________________________________________

структурное подразделение

Ведущий специалист

__________________________________________________________________

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)

__________________________________________________________________

квалификации

В порядке перевода от другого работодателя

__________________________________________________________________

условия приема на работу, характер работы

2500 00

с тарифной ставкой (окладом) ___________ руб. __ коп.

цифрами

- -

надбавкой ___________ руб. __ коп.

цифрами

с испытанием на срок __________________________________ месяца(ев)

Основание: 02 сентября 07 45/2007

Трудовой договор от "__" ___________ 20__ г. N _______

Директор Иванов И.И. Иванов

Руководитель организации ___________ _______ _____________________

должность личная расшифровка подписи

подпись

С приказом (распоряжением) Петров 02 сентября 07

работник ознакомлен ________________ "__" ________ 20__ г.

личная подпись

Соглашение об установлении испытания при приеме на работу.

В соответствии со ст. 70 ТК РФ при приеме на работу работнику может быть установлено испытание. Если работник фактически допускается к работе без оформления трудового договора (ч. 2 ст. 67 ТК РФ), в трудовой договор, оформляемый в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, условие об испытании может быть включено, только если стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы.

Соглашение об установлении испытания должно оформляться в письменной форме. Законодателем установлены ограничения по срокам испытания: срок испытания не может превышать 3 месяцев, а для руководителя организации, его заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей обособленных структурных подразделений организаций - 6 месяцев, если иное не установлено федеральным законом. Кроме того, необходимо учитывать содержащийся в ст. ст. 70 и 207 ТК РФ запрет на установление испытания для некоторых категорий работников. При приеме на работу испытание не устанавливается для:

- лиц, избранных на замещение должности по конкурсу;

- беременных женщин;

- женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет;

- лиц, не достигших возраста 18 лет;

- лиц, окончивших имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение одного года со дня окончания образовательного учреждения;

- лиц, избранных на выборную должность на оплачиваемую работу;

- лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;

- лиц, заключающих трудовой договор на срок до 2 месяцев;

- лиц, успешно завершивших ученичество у данного работодателя.

Федеральными законами, коллективным договором могут быть предусмотрены иные случаи, когда испытание при приеме на работу не устанавливается.

В соглашении, как и в оформляемом в последующем трудовом договоре, должны быть указаны:

фамилия, имя, отчество лица, поступающего на работу, и наименование работодателя;

сведения о документах, удостоверяющих личность поступающего на работу лица;

сведения о представителе работодателя, подписавшем соглашение, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

место и дата заключения соглашения.

Обязательным для включения в трудовой договор является условие о сроке испытания.

Соглашение может быть оформлено за любой срок до фактического начала работы. Как правило, такое соглашение подписывается либо в день фактического допущения к работе, когда времени для оформления трудового договора в письменной форме недостаточно, либо заблаговременно, когда достигнута принципиальная договоренность о приеме на работу, но не оговорены остальные условия трудового договора, в том числе дата начала работы.

СОГЛАШЕНИЕ ОБ УСТАНОВЛЕНИИ ИСПЫТАНИЯ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

___.___.200__

г. N-ск

Общество с ограниченной ответственностью "Организация", в лице

руководителя..., действующего на основании Устава, с одной

стороны, и гражданин ____________________________________________,

фамилия, имя, отчество гражданина

документ, удостоверяющий личность _______________________________,

реквизиты документа,

удостоверяющего личность

с другой стороны, подписали настоящее соглашение об установлении

гражданину ______________ при приеме на работу в ООО "Организация"

испытания продолжительностью ____ (________) месяца.

Согласно части второй статьи 70 Трудового кодекса Российской

Федерации, на основании настоящего соглашения условие об испытании

подлежит включению в трудовой договор при его оформлении в

письменной форме не позднее трех рабочих дней после фактического

допущения работника до работы.

Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих

одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

Подписи сторон:

Руководитель

.....................................

__________________ ___________________

М.П.

6.2. Уведомление работника об изменении условий трудового

договора по инициативе работодателя

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора. Инициатива при этом может исходить от любой стороны, однако чаще инициатива подобных изменений исходит от работодателя. Без соглашения сторон трудового договора, только по инициативе работодателя, изменение условий трудового договора возможно только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Такими случаями являются, например, катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия или эпизоотия, любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части. В подобных обстоятельствах работник, согласно ч. 2 ст. 72.2 ТК РФ, может быть переведен на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу, но исключительно для предотвращения указанных случаев или устранения их последствий.

Кроме того, без согласия работника перевод на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу возможен также в случаях простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера), необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника. При этом простой или необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника должны быть вызваны перечисленными выше чрезвычайными обстоятельствами. Надо отметить, что в случаях, предусмотренных ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ, перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается только с письменного согласия работника.

В случаях, предусмотренных ч. ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ, издается приказ о временном переводе по унифицированной форме N Т-5, предварительное уведомление работника не требуется. В случае, когда инициатива работодателя предваряет оформление соглашения об изменении условий трудового договора (ст. 72.1, ч. 1 ст. 72.2, ст. 73 ТК РФ), оформляется документ, называемый ОКУД "Представление о переводе на другую работу", а в кадровой практике - "Предложение работнику другой работы".

Иная ситуация складывается в случаях изменения по инициативе работодателя определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда. В ст. 74 ТК РФ закрепляется требование об уведомлении работника о предстоящих изменениях, а также о причинах, вызывавших необходимость изменений, не позднее чем за 2 месяца. Уведомление работника производится в письменной форме на бланке организации, на котором в обязательном порядке должны присутствовать определенные реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа - уведомление;

заголовок к тексту документа - например, "Об изменении определенных сторонами условий трудового договора";

дата документа - датой уведомления является дата его подписания, дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим документ;

регистрационный номер документа;

адресат;

текст документа. В соответствии со ст. 74 ТК РФ текст уведомления должен содержать описание предстоящих изменений и указание причин, вызвавших необходимость таких изменений. Кроме того, необходимо предупредить работника о возможных последствиях его отказа от продолжения работы в новых условиях. В случае отказа работника от продолжения работы работодатель обязан предложить ему другую имеющуюся работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Так как предложение другой работы делается работодателем только при отказе работника от продолжения работы в новых условиях, целесообразно оформлять предложение отдельным документом. В тексте уведомления должна обязательно быть указана дата, с которой вступают в силу изменения условий трудового договора;

подпись. В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Подписывать уведомление об изменении условий трудового договора могут руководитель организации, заместитель руководителя или руководитель кадровой службы в соответствии с их компетенцией;

подпись работника, подтверждающая ознакомление с уведомлением, - это реквизит документа, имеющий особую важность в свете требований, предъявляемых Трудовым кодексом РФ. Желательно, чтобы в документе присутствовала фраза, отражающая смысл проставления подписи работника: "С уведомлением об изменении условий трудового договора ознакомлен, экземпляр уведомления на руки получил". Такая фраза может быть написана самим работником от руки или заготовлена на документе при его составлении. Подпись работника должна включать личную роспись и ее расшифровку (желательно собственноручно проставленную работником), а также дату ознакомления с документом. Дата ознакомления работника с уведомлением должна отстоять от даты вступления в силу предстоящих изменений условий трудового договора не менее чем на 2 месяца. Статья 74 ТК РФ указывает, что работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за 2 месяца, при этом необходимо помнить, что течение указанного срока начинается на следующий день после ознакомления работника с уведомлением, т.е. с изменениями, вступающими в силу, например, с 1 ноября 2007 г., работник должен быть ознакомлен под роспись не позднее 31 августа 2007 г. Подпись работника проставляется на экземпляре уведомления, остающемся у работодателя. Во избежание возможных недоразумений рекомендуется составлять оригинал уведомления в 2 экземплярах. При использовании в качестве экземпляра работодателя копии уведомления она должна быть надлежащим образом заверена уполномоченным лицом.

Кроме ознакомления с уведомлением, работник должен отразить на остающемся у работодателя экземпляре уведомления согласие или несогласие на продолжение работы в новых условиях. Согласие или отказ работника также должны сопровождаться собственноручной росписью, расшифровкой подписи, датой.

При отказе работника от ознакомления с уведомлением или с предложением другой работы составляется соответствующий акт.

Далее приводятся образцы оформления уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора по инициативе работодателя и предложения другой работы.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

"ОРГАНИЗАЦИЯ"

УВЕДОМЛЕНИЕ

об изменении определенных сторонами

условий трудового договора

____.____.2007 N _____

Сидорову С.С.

Уважаемый Семен Семенович!

В соответствии с требованиями статьи 74 Трудового кодекса

Российской Федерации уведомляем Вас об изменении условий

заключенного с Вами трудового договора. В связи с... (ПЕРЕЧИСЛИТЬ

ПРИЧИНЫ, ВЫЗВАВШИЕ НЕОБХОДИМОСТЬ ИЗМЕНЕНИЙ), определенные трудовым

договором от 00.00.0000 N 00/00 условия... (УКАЗАТЬ УСЛОВИЯ

ТРУДОВОГО ДОГОВОРА, ПОДЛЕЖАЩИЕ ИЗМЕНЕНИЮ) не могут быть сохранены

и будут изменены с 00.00.0000:... (УКАЗАТЬ ИЗМЕНЕННЫЕ УСЛОВИЯ

ТРУДОВОГО ДОГОВОРА).

Генеральный директор И.И. Иванов

С уведомлением об изменении условий трудового договора

ознакомлен, экземпляр уведомления на руки получил.

_____________ /С.С. Сидоров/ ___.___.___.

На продолжение работы в новых условиях ________ (СОГЛАСЕН / НЕ

СОГЛАСЕН) ____________ /С.С. Сидоров/ ___.___.___.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

"ОРГАНИЗАЦИЯ"

ПРЕДЛОЖЕНИЕ

другой работы

____.____.2007 N _____

Сидорову Семену Семеновичу

Уважаемый Семен Семенович!

В связи с изменением условий трудового договора от 00.00.0000

N 00 и Вашим отказом от продолжения работы на новых условиях

сообщаем, что на 00.00.0000 Вам могут быть предложены следующие

вакансии:

1. _____________________ (УКАЗЫВАЕТСЯ ТРУДОВАЯ ФУНКЦИЯ);

условия оплаты труда ____________ (ДОЛЖНОСТНОЙ ОКЛАД (ТАРИФНАЯ

СТАВКА), НАДБАВКИ, ДОПЛАТЫ, ПООЩРИТЕЛЬНЫЕ ВЫПЛАТЫ, В ТОМ ЧИСЛЕ

ПРЕМИИ), прочие условия ____________________________.

2...........................

Другой работы, соответствующей Вашей квалификации, нижестоящей

должности или нижеоплачиваемой работы, которую Вы можете выполнять

с учетом Вашего состояния здоровья, в настоящее время в данной

местности не имеется.

Предупреждаем Вас, что в случае Вашего отказа от предложенных

вакансий трудовой договор с Вами будет прекращен 00.00.0000 на

основании пункта 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса

Российской Федерации - вследствие отказа работника от продолжения

работы в связи с изменением определенных сторонами условий

трудового договора.

Руководитель кадровой службы И.И. Петрова

С предложением другой работы ознакомлен, экземпляр предложения

на руки получил.

_____________ /С.С. Сидоров/ ____._____._____.

На предложенную вакансию _________________ согласен.

_____________ /С.С. Сидоров/ ____._____._____.

От предложенных вакансий отказываюсь

_____________ /С.С. Сидоров/ ____._____._____.

6.3. Оформление внутренних переводов

Приказ о переводе работника на другую работу.

На основании соглашения об изменении условий трудового договора, которым оформляется постоянный внутренний перевод, работодатель издает приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Приказ издается по унифицированной форме N Т-5 (Т-5а - для группы работников), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты унифицированная форма приказа заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под подпись.

Заполнение реквизитов унифицированной формы N Т-5 производится с учетом ряда особенностей.

В реквизите "Перевести на другую работу" графа "Дата" заполняется следующим образом: в поле "с" вносится дата начала исполнения трудовых обязанностей по новому месту работы (в соответствии с соглашением об изменении условий трудового договора), в графе "по" ставится прочерк.

В графу "Вид перевода" вносится запись "постоянно".

Наименование структурного подразделения прежнего места работы вносится в унифицированную форму N Т-5 в том случае, если оно являлось условием трудового договора. В ином случае в графе ставится прочерк. Аналогично решается вопрос с указанием наименования структурного подразделения нового места работы.

Основанием издания приказа о переводе работника на другую работу является заключенное сторонами соглашение об изменении условий трудового договора, реквизиты которого вносятся в графу "Основание". В тех случаях, когда при приеме на работу трудовой договор с работником не был оформлен, в реквизите "Основание" указываются другие документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, иные документы), в полях реквизита "Изменение к трудовому договору" ставятся прочерки.

На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу вносится запись в трудовую книжку и личную карточку работника (форма N Т-2). Работник должен быть ознакомлен с внесенной в личную карточку записью под подпись.

ПРИМЕРНЫЙ ОБРАЗЕЦ

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА РАБОТНИКА

3-я страница формы Т-2

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

┌──────────┬─────────────┬────────────┬───────┬──────────┬─────────┐

│ Дата │ Структурное │Должность │Оклад, │Основание │ Личная │

│ │подразделение│(специаль- │надбав-│ │ подпись │

│ │ │ность, про- │ка, │ │владельца│

│ │ │фессия), │руб. │ │трудовой │

│ │ │разряд, │ │ │ книжки │

│ │ │класс (кате-│ │ │ │

│ │ │гория) ква- │ │ │ │

│ │ │лификации │ │ │ │

├──────────┼─────────────┼────────────┼───────┼──────────┼─────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │

│09.02.2006│Администра- │ Помощник │ 15000 │Приказ от │ │

│ │тивный отдел │ директора │ │09.02.2006│ Троянов │

│ │ │ │ │N 23К │ │

│01.11.2006│Администра- │Секретарь- │ │Приказ от │ │

│ │тивный отдел │референт │ 15000 │01.11.2006│ Троянов │

│ │ │директора │ │N 316К │ │

└──────────┴─────────────┴────────────┴───────┴──────────┴─────────┘

Унифицированная форма N Т-5

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 5 января 2004 г. N 1

┌───────┐

│ Код │

Форма ├───────┤

Общество с ограниченной ответственностью по ОКУД │0301004│

"Организация" ├───────┤

________________________________________________ по ОКПО │000000 │

наименование организации └───────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 316-к │ 31.10.2006│

ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

(распоряжение)

о переводе работника на другую работу

┌─────────────┐

│ Дата │

┌──────┼─────────────┤

Перевести на другую работу │ с │ 01.11.2006 │

├──────┼─────────────┤

│ по │ │

└──────┴─────────────┘

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Троянов Артем Петрович │ 58 │

─────────────────────────────────────────────────┴───────────────┘

фамилия, имя, отчество

Постоянно

__________________________________________________________________

вид перевода (постоянно, временно)

административный отдел

│___________________________________________________

Прежнее место │ структурное подразделение

работы │

│ помощник прокурора

│___________________________________________________

│ должность (специальность, профессия), разряд,

│ класс (категория) квалификации

замещение вакантной должности

__________________________________________________________________

причина перевода

│ административный отдел

│___________________________________________________

│ структурное подразделение

│

│ секретарь-референт директора

│___________________________________________________

Новое место │ должность (специальность, профессия), разряд,

работы │ класс (категория) квалификации

│___________________________________________________

│

│ 3000 00

│тарифная ставка (оклад) _____________ руб. ___ коп.

│ цифрами

│

│надбавка _____________ руб. ___ коп.

│ цифрами

Основание:

28 августа 06

изменение к трудовому договору от "___" __________________ 20__ г.

2/6

N ______; или

другой документ __________________________________________________

документ (заявление, медицинское заключение и пр.)

Директор Иванов И.И. Иванов

Руководитель организации __________ _________ ____________________

должность личная расшифровка подписи

подпись

С приказом (распоряжением) Троянов 31 октября 06

работник ознакомлен ___________________ "__" ________ 20__ г.

личная подпись

Приказ о временном переводе работника на другую работу.

На основании заключенного соглашения о временном переводе работника на другую работу (ст. 72.2 ТК РФ) оформляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу по унифицированной форме N Т-5 (N Т-5а - для группы работников), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

В поле "по" реквизита "Дата" вносятся сведения о дате окончания срока временного перевода. Если срок определен конкретной датой, указывается дата. Если перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законодательством сохраняется место работы, то окончание срока перевода определяется событием - выходом основного работника на работу, что и указывается в графе, например: "дату окончания временной нетрудоспособности специалиста Сидорова С.С.".

В строке "Вид перевода" делается запись о характере перевода - "временно".

В графу "Основание" вносятся реквизиты соглашения о временном переводе работника на другую работу.

Если приказом оформляется временный перевод работника на другую работу для предотвращения или устранения последствий случаев, перечисленных ч. ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ, соглашение об изменении условий трудового договора не оформляется, графа "Основание" не заполняется. Если при обстоятельствах, предусмотренных ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ, работник переводится на работу, требующую более низкой квалификации, необходимо получить письменное согласие работника на такой перевод. Такое согласие может быть оформлено отдельным документом в форме заявления или в виде дополнительного реквизита формы Т-5 <1>:

--------------------------------

<1> Дополнительные реквизиты в унифицированные формы добавляются в порядке, предусмотренном Постановлением Госкомстата России от 24.03.99 N 20.

┌────────────────────────────────────────────────────┐

│Я согласен на перевод на работу, требующую более │

│ Петров │

│низкой квалификации ____________ "31"октября 2006 г.│

│ личная подпись │

└────────────────────────────────────────────────────┘

На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу вносится запись в личную карточку работника (форма N Т-2). Работник должен быть ознакомлен с внесенной записью под подпись.

Унифицированная форма N Т-5

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 5 января 2004 г. N 1

┌───────┐

│ Код │

Форма ├───────┤

Общество с ограниченной ответственностью по ОКУД │0301004│

"Организация" ├───────┤

________________________________________________ по ОКПО │000000 │

наименование организации └───────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 516-к │ 31.05.2007│

ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

(распоряжение)

о переводе работника на другую работу

┌─────────────┐

│ Дата │

┌──────┼─────────────┤

Перевести на другую работу │ с │ 31.05.2007 │

├──────┼─────────────┤

│ по │ 31.08.2007 │

└──────┴─────────────┘

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Петров Петр Петрович │ 45 │

─────────────────────────────────────────────────┴───────────────┘

фамилия, имя, отчество

Временно

__________________________________________________________________

вид перевода (постоянно, временно)

юридический отдел

│___________________________________________________

Прежнее место │ структурное подразделение

работы │

│ Юрисконсульт

│___________________________________________________

│ должность (специальность, профессия), разряд,

│ класс (категория) квалификации

На время длительной командировки старшего юрисконсульта

Николаева Николая Николаевича

__________________________________________________________________

причина перевода

│ юридический отдел

│___________________________________________________

│ структурное подразделение

│

│ старший юрисконсульт

│___________________________________________________

Новое место │ должность (специальность, профессия), разряд,

работы │ класс (категория) квалификации

│___________________________________________________

│

│ 3000 00

│тарифная ставка (оклад) _____________ руб. ___ коп.

│ цифрами

│

│ 1000 00

│надбавка _____________ руб. ___ коп.

│ цифрами

Основание:

28 мая 07

изменение к трудовому договору от "___" __________________ 20__ г.

2/6

N ______; или

другой документ __________________________________________________

документ (заявление, медицинское заключение и пр.)

Директор Иванов И.И. Иванов

Руководитель организации __________ _________ ____________________

должность личная расшифровка подписи

подпись

С приказом (распоряжением) Петров 31 мая 07

работник ознакомлен ___________________ "__" ________ 20__ г.

личная подпись

Приказ о переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением.

В соответствии со ст. 73 ТК РФ работника, нуждающегося в переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением, с его письменного согласия работодатель обязан перевести на другую имеющуюся у работодателя работу, не противопоказанную работнику по состоянию здоровья.

Законодательство выделяет два вида переводов на другую работу в соответствии с медицинским заключением:

1) постоянный внутренний перевод в соответствии с медицинским заключением, оформляемый соглашением об изменении условий трудового договора;

2) временный перевод по состоянию здоровья, оформляемый соглашением о временном переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением.

Обязательными условиями соглашения о временном переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением являются:

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя;

дата заключения соглашения;

трудовая функция, которую обязуется выполнять работник;

условия работы (заработная плата, особенности режима рабочего времени и времени отдыха, иные условия);

срок перевода.

При переводе работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в предоставлении другой работы, на другую нижеоплачиваемую работу у данного работодателя, за ним сохраняется его прежний средний заработок в течение одного месяца со дня перевода, а при переводе в связи с трудовым увечьем, профессиональным заболеванием или иным повреждением здоровья, связанным с работой, - до установления стойкой утраты профессиональной трудоспособности либо до выздоровления работника (ст. 182 ТК РФ).

На основании соглашения о переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением издается приказ о переводе на другую работу по форме N Т-5, вносится запись в личную карточку N Т-2.

СОГЛАШЕНИЕ О ВРЕМЕННОМ ПЕРЕВОДЕ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

В СООТВЕТСТВИИ С МЕДИЦИНСКИМ ЗАКЛЮЧЕНИЕМ

___.___.200__ N ______

г. N-ск

Общество с ограниченной ответственностью "Организация", в лице

директора..., действующего на основании Устава, именуемое

в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и _____________

__________________________________________________________________

фамилия, имя, отчество работника

именуемый в дальнейшем Работник,

с другой стороны, подписали настоящее Соглашение о нижеследующем:

1. В соответствии с медицинским заключением от "___"____200_ г.

N __________, выданным ____________________________, работник с

"____"_________200___ г. временно переводится на __________________

_____________________________________, которую обязуется исполнять

работа, на которую переводится работник

в соответствии с должностной инструкцией от "__"___200_ г. N __.

2. Срок перевода - __________________________________.

(указать срок перевода)

3. Условия работы: __________________________________________.

Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих

одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

Подписи сторон:

Работодатель Работник

.....................................

_________________ ____________________

6.4. Оформление дополнительной работы

Приказ об установлении дополнительной работы.

В соответствии со ст. 60.2 ТК РФ работнику с его письменного согласия может быть поручено выполнение дополнительной работы за дополнительную оплату. Порученная дополнительная работа выполняется в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором.

Выделяются три вида дополнительной работы:

1. Совмещение профессий (должностей). Эта дополнительная работа осуществляется по другой профессии (должности), нежели работа, определенная трудовым договором.

2. Расширение зон обслуживания (увеличение объема работ). Данная дополнительная работа осуществляется по такой же профессии (должности), что и работа, определенная трудовым договором.

3. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. Такая дополнительная работа может осуществляться как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Согласие работника на поручаемую дополнительную работу может быть получено тремя различными способами:

путем представления работником письменного заявления;

письменным согласием работника, проставленным на докладной записке руководителя структурного подразделения;

заключением соглашения сторон трудового договора.

Независимо от формы документа, избранного для оформления дополнительной работы, существуют обязательные реквизиты документа:

вид дополнительной работы (в порядке совмещения должностей (профессий), в порядке расширения зон обслуживания (увеличения объема работ) или путем исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором);

срок выполнения поручаемой дополнительной работы;

содержание (объем) дополнительной работы (работнику может быть поручен как весь объем обязанностей, предусмотренный должностной инструкцией (тарифно-квалификационными требованиями), так и отдельные функции по должности (профессии));

размер доплаты за поручаемую дополнительную работу (ст. 151 ТК РФ).

На основании оформленного документа подготавливается приказ о поручении дополнительной работы. Приказ издается в текстовой форме на бланке организации. Обязательными условиями приказа являются:

вид дополнительной работы;

срок выполнения поручаемой дополнительной работы;

содержание дополнительной работы (возможна ссылка на должностную инструкцию (тарифно-квалификационные требования) и ознакомление с ними работника);

согласованный сторонами размер доплаты за поручаемую дополнительную работу.

Запись о дополнительной работе не вносится ни в личную карточку работника (форма N Т-2), ни в трудовую книжку.

┌───────────────────────────────────────────────────┐

│Отделу кадров Директору│

│оформить совмещение ООО "Организация"│

│с доплатой 1000 рублей. И.И. Иванову│

│Иванов │

│ │

│ЗАЯВЛЕНИЕ │