Лекция № 6 оформление документов при приеме на работу

Заявление о приеме на работу, личный листок по учету кадров и автобиография пишутся гражданином собственноручно без использования печатных устройств. Все записи, сделанные в этих документах, сравниваются сотрудником кадровой службы с персональными документами. Неподтвержденные записи, на которых настаивает гражданин, дополняются записью сотрудника кадровой службы: «Со слов гражданина». Исправления в указанных документах НЕ ДОПУСКАЮТСЯ.

Копии персональных документов снимаются сотрудником кадровой службы в помещении кадровой службы в присутствии гражданина и заверяются работником кадровой службы. Оригиналы персональных документов после работы с ними НЕМЕДЛЕННО возвращаются гражданину (кроме трудовой книжки). Работать с указанными документами в отсутствие гражданина ЗАПРЕЩЕНО.

Резюме – это предельно краткая и вместе с тем достаточно полная справка о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте.

Базовый тип резюме в российской практике содержит следующие данные:

- фамилия, имя, отчество;

- домашний адрес и телефон;

- образование (указываются наименования всех учебных заведений, даты поступления и окончания);

- список предыдущих мест работы, включая работы временного характера;

- список публикаций (если они есть);

- перечень патентов (если они есть);

- квалификация по должности, на которую претендует гражданин;

- военная служба;

- общественная деятельность;

- личные данные (дата рождения, семейное положение, число детей, состояние здоровья, гражданство, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей и т.д.);

- дополнительная информация, которая может повлиять на решение о приеме на работу.

В России резюме носит необязательный информационно-рекламный характер и не является документом, несущим правовую нагрузку.

Личный листок по учету кадров. Основная масса сведений о кандидате на должность концентрируется в личном листе по учету кадров. Он имеет типовую форму и включает 19 пунктов. А на первом листке должная быть фотография не менее 5Х6 мм. Все пункты заполняются четко и разборчиво, сокращения и подчеркивание НЕ ДОПУСКАЮТСЯ (типовой образец данного документа находится в рабочей тетради «Унифицированные формы кадровой документации»).

Автобиография пишется поступающим на работу в произвольной форме с обязательным изложением основных этапов жизни и трудовой деятельности в хронологическом порядке. В документе должна быть отражена следующая информация:

- ФИО (если гражданин менял свою фамилию, то указываются причины изменения фамилии);

- дата и место рождения;

- социальное положение;

- сведения о родителях;

- образование (какие учебные заведения заканчивал и по какой специальности);

- трудовая деятельность с указанием в прямой хронологической последовательности даты, должности и места работы, причин перехода с одной работы на другую и перерывов в работе более 1 месяца;

- служба в Российской армии;

- награды, поощрения;

- взыскания, судимость;

- семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках;

- иные сведения, которые желает сообщать о себе гражданин.

Рекомендательное письмо составляется организацией или авторитетным частным лицом. Оно не носит официального характера. В данном документе описываются знания и навыки претендента на должность и оцениваются его личные качества. С согласия гражданина может быть сделан запрос на рекомендательное письмо или необходимые сведения получены по телефону и зафиксированы сотрудником кадровой службы.

Характеристика является официальным документом и дает оценку деятельности гражданина в целом. Характеристика обычно выдается по запросам различных организаций. Данный документ составляется руководителем структурного подразделения при участии представителя профсоюзного комитета (если такой комитет существует в организации). Характеристика отражает мнение этих лиц о сотруднике. Документ оформляется на общем бланке предприятия или на чистом листе бумаги формата А4. Подпись автора документа обязательно заверяется печатью.

В характеристике указывается следующая информация:

- анкетные данные сотрудника и его должность;

- время работы в организации, продвижение по службе;

- отношение к работе, рост профессионального уровня;

- наличие наград и поощрений;

-оценка деловых и моральных качеств работника, черты характера.

Текст излагается от третьего лица. В конце характеристики сообщается ее целевое назначение, т.е. в какую организацию и с какой целью выдана.

Рекомендательное письмо и характеристика выдаются на руки гражданину или высылаются по запросу.

Представление к назначению на должность составляется во всех случаях приема граждан на руководящие или ответственные должности.

В представлении указываются заслуги работника, его достижения, деловые и личные качества, позволяющие рекомендовать его на должность. Документ оформляется на общем бланке предприятия, подписывается первым руководителем, датируется и удостоверяется гербовой печатью организации.

Процесс изучения кандидатов на должность. По итогам рассмотрения документов кандидата ему может быть отказано в приеме на работу. Все последующие мероприятия по отбору кандидатов на должность осуществляются только после изучения представленных документов.

При отказе в приеме на работу или отказе гражданина от предлагаемой работы ему возвращаются трудовая книжка, резюме и документы, выданные другими организациями. Все остальные документы и копии не возвращаются.

С теми кандидатами, которым не отказано в работе по итогам изучения документов, проводится собеседование и иногда тестирование или анкетирование. Для выполнения подобных действий необходимо получить письменное согласие кандидата.

Цель данных действий – установление реальных профессиональных способностей кандидатов, проверка их знаний, умений и личных качеств. Собеседование, тестирование или анкетирование выполняются квалифицированными специалистами, психологами и руководителем структурного подразделения.

При работе по подбору персонала недопустима половая, социальная, политическая, религиозная или расовая дискриминация.

Собеседование с кандидатом на должность. Собеседование проводится поочередно, отдельно с каждым из кандидатов в присутствии руководителя структурного подразделения и руководителя кадровой службы. Как правило, собеседование проводится один раз. Возможно предварительное и окончательное собеседование.

Собеседование может проводится тремя способами:

1. По заранее подготовленной схеме вопросов, от которой эксперт не отклоняется. При подобной схеме не выявляются индивидуальные особенности кандидата.

2. Заранее готовится схема основных вопросов, которую эксперт расширяет, направляя беседу в необходимое русло.

3. По заранее подготовленному списку тем, которые необходимо затронуть в беседе.

В процессе собеседования ведется протокол. Ход беседы может фиксироваться на видео- или аудиопленку, но только после получения письменного согласия на это кандидата.

При проведении экспертных мероприятий обязательно проверяются паспортные данные, фотографии на соответствии личности кандидата.

Опрос третьих лиц. Сотрудник кадровой службы может провести опрос третьих лиц, знающих кандидата на должность. При этом обязательно письменное согласие на это претендента на данную должность.

При опросе уточняется различная информация о кандидате. Опрос фиксируется в опросном листе или протоколе.

Заключение трудового договора. Согласно ТК РФ (ст. 56) трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату в полном объеме и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством РФ, коллективным договором и соглашением сторон.

Трудовой договор имеет типовую форму, оформляется в письменном виде и должен иметь следующие реквизиты:

- наименование вида документа;

- дата документа;

- номер документа;

- место составления;

- текст;

- подписи сторон;

- гербовая печать организации.

Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, один из которых вручается работнику.

Статья 64 ТК РФ запрещает отказывать работнику в заключении трудового договора.

Требования к тексту трудового договора определены статьей 57 ТК РФ и включают следующую информацию:

- ФИО работника и наименование работодателя (сторон договора);

- место работы (наименование структурного подразделения и указание должности);

- дата начала работы;

- права и обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

- характеристики условий труда;

- режим труда и отдыха (если есть отличие от общих правил);

- условия оплаты труда (ставки, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты);

- виды и условия социального страхования.

Условия труда могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме (ст.73 ТК РФ).

Согласно статье 58 ТК РФ трудовой договор может заключаться на неопределенный и определенный (не более 5 лет) срок. Если в договоре не обозначен срок, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор считается вступившим в силу со дня подписания его работником и работодателем.

Работник должен приступить к работе со дня, определенного трудовым договором. Если в договоре нет срока начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу.

Издание приказа о приеме на работу. Приказ (распоряжение) о приеме на работу составляется лицом, ответственным за прием новых сотрудников.

Структура текста пункта приказа о приеме на работу следующая:

- распорядительное действие;

- ФИО нового сотрудника;

- наименование структурного подразделения;

- должность (профессия);

- испытательный срок (если он есть);

- характер работы (по совместительству, постоянно, временно);

- оклад.

Основанием для издания приказа является трудовой договор и заявление гражданина о приеме на работу. Приказ подписывает первый руководитель. В приказе обязательна виза ознакомления.

Существуют унифицированные формы приказов о приеме на работу:
Т-1 (индивидуальный приказ), Т-1а (сложный приказ).

Факт приема работника в организацию регистрируется отделом кадров в специальном журнале регистрации поступающих на работу, который имеет следующую табличную форму:

№ п/п	ФИО	№ и дата приказа о приеме	Табельный №	Структурное подразделение	Должность
1	2	3	4	5	6