Проблемы управления запасами и методы их решения

Управление запасами - это процесс прогнозирования, планирования, организации, контроля, анализа и регулирования уровня запасов МР и ГП в логистической системе предприятия. Поскольку запасы – это инвестиции в активы производителей и торговых посредников, то уровень запасов и издержки на их хранение должны быть оптимальными и обеспечивать равномерную работу производственной, транспортной и складской систем. Политика управления запасами состоит из решений: что заказывать, когда и в каких объемах и где размещать запасы. Процедура принятия решений по управлению запасами включает последовательное решение следующих проблем:

1. Планирование потребности в запасах на определенный период.

2. Определение общих затрат по управлению запасами за данный период (год).

3. Структуризация и контроль запасов. 4. Регулирование запасов.

5. Определение оптимального размера заказа и интервала времени между заказами.

6. Выбор оптимальной системы управления запасами.

Рассмотрим данные проблемы и методы их решения.

Для планирования потребности в МР или ГП (в физ. ед.) используются следующие альтернативные методы:

а) эвристический - ожидаемая потребность устанавливается на основе опыта логистического менеджера;

б) стохастический - ожидаемая потребность определяется с учетом потребления в прошлом периоде и прогноза спроса;

в) детерминированный - расчет потребности в МР или ГП начинается только при поступлении заказов потребителей с учетом их наличия на складе.

Выбор метода зависит от наличия (или отсутствия) в организации информационной системы управления запасами. Существуют толкающая (PUSH) и тянущая (PULL) альтернативные системы управления запасами. Традиционная толкающая система основана на содержании страхового запаса МР, который постоянно поддерживается на постоянном, как правило, высоком уровне. Объем запаса ГП в данной системе соответствует плановому выпуску и прогнозируемому спросу. Преимущества: низкая вероятность образования дефицита МР и ГП, стабильность производства и распределения, недостатки – большие затраты на содержание запасов. Примером данной системы является MRP-система.

В тянущей системе страховые запасы МР минимальные, складские площади почти не предусмотрены, размер запаса ГП равен размеру заказа, который не задерживается на складе из-за быстрой отправки заказчику. Преимущества данной системы: отказ от избыточных запасов, быстрое реагирование на изменение спроса, замена политики продажи произведенных товаров политикой производства продаваемых товаров (на заказ), высокое качество выполнения заказов. Недостаток – вероятность возникновения дефицита из-за действия форс-мажорных обстоятельств. Примерами тянущей системы управления запасами является JIT и Канван, суть которых известна поставлять МР и ГП к тому времени, когда в них возникает потребность у производителей или потребителей.

Результаты подробного анализа внедрения данных технологий на западноевропейских предприятиях показали, что:

— запасы незавершенного производства сократились более чем на 80%;

— запасы готовой продукции сократились примерно на 33%;

— объем материальных ресурсов колебался от 4 часов до 2 дней по сравнению с 5-15 днями до внедрения;

— продолжительность производственного цикла снизилась примерно на 40%;

— производственные издержки снизились на 10-20%;

— значительно повысилась гибкость производства.

Принятие решений по закупкам, транспортировке, складированию и производству зависит от общих затрат по управлению запасами. Они складываются из издержек, связанных с выполнением заказа (Сзак) и издержек, связанных с содержанием запасов (Схр). К первым (условно-постоянным) затратам относятся: расходы по оформлению договора поставки и согласованию условий поставки, затраты на прибретение и доставку МР или ГП, командировочные и административные расходы, расходы по приемке и складированию, а также налоги и страховые платежи. Вторые (переменные) расходы включают: зарплату работников склада, расходы на инвентаризацию запасов и комплектацию заказов, затраты на отопление и освещение склада, расходы, связанные с устареванием и естественной убылью запасов. Для примера оптовые закупки приводят к снижению постоянных, но росту переменных затрат, и наоборот. Издержки на содержание запасов – одна из самых больших статей общих логистических затрат, влияющих на прибыльность организации. Информация об этих затратах требуется для определения оптимального объема производства, оптимального размера заказа и оптимального времени между заказами. Основная задача менеджера по запасам – добиться оптимального баланса между затратами по управлению запасами и требуемым уровнем обслуживания потребителей. Для снижения затрат по обслуживанию запасов, а значит и инвестиций в запасы, менеджер может использовать следующие методы управления запасами:

1. Аутсорсинг запасов – передача функций хранения и ответственности за запасы ключевым поставщикам или провайдерам логистических услуг и складов (третьей стороне), в результате чего достигается экономия в размере 10-20%;

2. Совершенствование системы управления и обработки заказов;

3. Внедрение информационных систем ERP или SMI (Supply Management Inventory), основанных на прогнозировании потребительского спроса, планировании запасов, анализе времени выполнения заказов и оборачиваемости запасов.

Для решения проблемы структуризации и контроля уровней запасов используются методы АВС-, XYZ-анализа. АВС-анализ позволяет распределить запасы на основе их объема или веса, стоимости хранения, а также выяснить размеры складского помещения и количество необходимого подъемно-транспортного оборудования. Так, для немногочисленных, крупных и дорогих запасов группы А, стоимость хранения высокая, поэтому уровень запасов этой группы необходимо постоянно контролировать и по возможности свести к минимуму, а также рассчитывать оптимальный размер заказа и момент заказа. Для многочисленных и недорогих запасов группы С, имеющих низкую стоимость хранения, определяется величина потребности на длительный период времени, оптимальное число заказов и интервал времени между заказами. С помощью XYZ-анализа запасы ресурсов и товаров также делятся на группы в зависимости от частоты и точности прогнозирования потребления. В группу Х включают запасы, которые характеризуются постоянной величиной потребления, поэтому уровень запасов может соответствовать прогнозу спроса на них. Запасы группы Y подвержены сезонным колебаниям и имеют средние возможности прогноза спроса, поэтому и уровень запасов нестабильный. Запасы группы Z потребляются нерегулярно, прогнозирование их потребности неточно, поэтому уровень запасов минимальный.

Результатом совместного проведения АВС- и XYZ-анализа является матрица, состоящая из девяти различных классов запасов (рис. 15).

	Х	Y	Z
А	AX	AY	AZ
В	BX	BY	BZ
С	CX	CY	CZ

Рис. 15. Распределение запасов по классам

Для ресурсов и товаров группы А необходимо точное планирование потребностей, нормирование запасов, ежедневный учет и контроль текущего запаса, в частности, для: АХ - оптимальный запас, жесткий контроль поставок и запасов; АY – перевести потребителей на предварительный заказ для определения оптимального размера заказа; AZ – постоянный учет страхового запаса; ВХ, ВY BZ – вследствие большого интервала времени между заказами, скорректировать объем заказа или размер гарантийного запаса в ответ на возможные сбои в поставках и потреблении, например, при задержке или ускоренной поставке, занижении или завышении объема поставки, сокращении или увеличении потребления. Для ресурсов и товаров группы С применяют укрупненные методы планирования, а контроль за уровнем запасов делегируется низшим звеньям управления. СХ, СY, CZ – заказ один раз в месяц, контроль динамики спроса и момента вероятного перехода товаров в группу В или выведение их из оборота.В процессе анализа и контроля выявляются резервы для ускорения оборачиваемости запасов, сокращения времени выполнения заказов, совершенствования структуры скидок и размеров упаковки в соответствии с требованиями транспортировки и складирования.

Основным методом регулирования запасов является их нормирование, то есть установление нормы запасов на определенный период (квартал, год). Проблема регулирования запасов связана также с нарушениями нормального функционирования системы управления запасами из-за следующих возмущающих воздействий:

1) изменение объема потребления; 2) задержка или ускорение поставки;

3) неполная поставка; 4) поставка завышенного объема;

5) ошибки учета фактического объема запаса, приводящие к росту или занижению размера заказа.

Эти возмущающие воздействия приводят либо к дефициту запасов, либо к дефициту складских площадей. В первом случае необходимо регулировать уровень гарантийного запаса, во втором – уровень максимально желательного запаса. Для расчета данных параметров менеджер должен знать величину или размер оптимального заказа.

В условиях неопределенности для расчета оптимального, экономически обоснованного размера заказа используется модель ЕОQ (Economic Order Quantity), которая основана на сбалансированности затрат на оформление заказа (Сзак) и затрат на хранение запасов (Схр), в результате которой определяется минимум общих затрат управления затратами (Суп), при котором объем заказа оптимальный. В данной модели приняты следующие допущения:

- спрос является постоянным, стабильным и известным;

- время выполнения заказа или пополнения запасов является постоянным и известным,

т. е. каждый заказ доставляется в заданное время (мгновенное пополнение);

- цена закупок и затраты на транспортировку являются постоянными и не зависят от размера заказа и от времени его размещения;

- удовлетворяются все запросы, т.е. дефицит не допускается;

- транзитных запасов нет;

- диапазон планирования и капитал неограниченны;

- в запасе имеется только один тип продукции, т.е. нет никакой совместной поставки.

Существует графическое решение данной задачи, представленное на рис. 16.