Информационные процессы в коммерческой деятельности

Информационные процессы включают в себя сбор, передачу, преобразование, обработку, хранение, использование, защиту и уничтожение информации.

Сбор информации предполагает ее поиск. Источником информации является такой элемент, который может формировать или вырабатывать входное сообщение для предприятия. Источники коммерческой информации могут армироваться как внутри предприятия, так и вне его, соответственно, речь идет о формировании внутренней и внешней информации. Материалы внутренней отчетности создаются и аккумулируются функциональных подразделениях и в банке данных информационной системы. Они находятся в распоряжении руководства и торгового персонала, при этом учитываются различные возможности доступа для принятия конкретных решений.

К числу внутренних источников относится:

- статистическая и бухгалтерская отчетность предприятия;

- документы о закупках и поставках, запасах и товарообороте, издержках и прибылях, о партнерах и коммерческих сделках;

- данные оперативного учета результатов коммерческой деятельности и др.

Таким образом, можно получить информацию о ходе реализации товаров, о товарных запасах, финансовом состоянии предприятия, ходе закупок, выполнении договорных обязательств поставщиками и т. д.

Внешняя информация - это поток входящей информации, которая формируется за пределами предприятия, например, данные внешней государственной статистики и публикуемые в средствах массовой информации сведения э состоянии рынка. В качестве внешних источников коммерческой информации используют также информацию, полученную при специальных обследованиях. Используя эту информацию, можно выявить тенденции развития товарооборота, особенности спроса населения на соответствующие товары. Очень важной является также информация о численности и составе населения, составе семей, доходов и т. д.

В последнее время получает распространение покупка информации у различных фирм, основным видом деятельности которых является сбор, обработка и продажа информации. В настоящее время создано Международное бюро информации и телекоммуникации (МБИТ), специализирующееся на создании информационных ресурсов России, способствующих развитию информационной инфраструктуры рынка.

Главным источником получения коммерческой информации является комплексное изучение рынка путем проведения маркетинговых исследований, включающих как изучение рынка и его конъюнктуры, так и оценку возможностей предприятия. Однако перед тем как вкладывать денежные средства в проведение исследований, сбор и анализ информации, необходимо провести сравнительную оценку затрат и значимости (ценности) возможных результатов. Если прирост прибыли от использования коммерческой информации превысит прирост затрат на ее получение, то проведение маркетинговых исследований является целесообразным. Источники коммерческой информации отражены в табл.1

Таблица 1. – Источники сосредоточения исходной информации

Коммерческая информация может быть получена на основе первичных и вторичных данных.

Первичные данные получают непосредственно проведением маркетинговых исследований. При этом используется метод некабинетных исследований, предполагающий сбор первичной информации непосредственно у покупателей путем сбора, наблюдений, анкетирования, опроса, эксперимента.

Вторичные данные получают путем обработки и анализа первичных данных. При этом применяется кабинетный метод исследования, предполагающий изучение информации в справочниках, периодических изданиях, конъюнктурных обзорах и т. д.

Передача информации представляет собой распространение ее по какому-либо каналу связи (телефон, факс, компьютерная сеть, пересылка бумажной корреспонденции). Главный принцип правильной организации пере­дачи информации предусматривает прохождение ее по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда, что способствует снижению искажения.

Преобразование информации предполагает ее анализ и подготовку новой (вторичной) информации. Цель преобразования - придать информации вид, удобный для. дальнейшего использования.

Обработка информации - совокупность действий, производимых над имеющейся информацией и приводящих к изменению ее вида или характера представления. На этом этапе возможно появление качественно новой по содержанию информации.

Хранение информации заключается в ее передаче во времени. С этой целью используются различные носители информации (бумажные, магнитные и др.). Для удобства хранения и поиска информации ее систематизируют.

При использовании информации получают сведения для принятия коммерческих решений. Принятие решений и обмен информацией являются связующими процессами между подразделениями и контрагентами предприятия, которые обеспечивают неразрывность и взаимосвязь функций, а также эффективность их воздействия на процессы управления предприятием. Принятое решение воздействует на объект управления и таким образом осуществляется прямая связь. После того, как решение вступило в силу, устанавливается обратная связь. Обратная связь - это контроль результатов воздействия принятых решений на управляемый объект. На данном этапе происходит измерение и оценка последствий решения или сопоставление фактических результатов с теми, которые руководитель планировал получить. Анализ сведений позволяет оценить результат воздействия, на основании которого строится новое решение. Сравнивая показатели прошлого периода с показателями отчетного, руководитель может судить об эффективности принятого решения, выявить его последствия и определить дальнейшие действия в этом направлении. Обратная связь позволяет скорректировать решение. Для реализации прямой и обратной связи необходим постоянный обмен информацией.

Принятие решений предполагает обработку множества сведений и выбор из этого множества той информации, которая будет способствовать принятию решения. Обмен информацией представляет собой совокупность отношений между людьми (субъектами рынка). Обмен информацией зависит от качества коммуникаций, что способствует повышению эффективности принятия решений.

При передаче и обработке информации большое значение придается защите коммерческой информации. Для этого используются различные меры, которые способствуют сохранению конкурентных преимуществ предприятия.

Информация уничтожается в случае ее недостоверности, устаревания и после многократного использования. На данном этапе некоторые документы отправляются в архив.