Общие сведения об управленческой информации

Все коммуникации в ор­ганизации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных.

Данные - это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Информация - это данные, не­сущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация - это часть данных.

Обычно информацию разде­ляют на два большие класса: объективную, овеществленную в товаре и субъек­тивную, отраженную, организованную людьми. К объективной относится ин­формация, полученная от объекта управления как потребительной стоимости. Например, информация о работнике: диплом об образовании, его патенты и свидетельства об изобретениях, трудовая книжка, местожительство и т.д.; ин­формация о конкуренте: прайс- листы на продукцию, его реклама, местонахож­дение, сведения о персонале и т.д. Основную долю составляет класс субъек­тивной информации. Соотношение субъективного и объективного в отражен­ной информации зависит от многих факторов, в т.ч. от уровня профессиональ­ной подготовки и культуры человека, потребностей и интересов, сложности процесса и времени на управление, уровня и технических средств управления.

Субъективность информации нельзя отождествлять с ошибочной, недосто­верной - это разные категории. Субъективная информация может иметь высо­кий уровень объективности и достоверности.

Категория "информация" имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (ин­форматор) и ее получатель (информант). Человек может одновременно быть информатором и информантом. Так, осуществляя управленческое воз­действие на объект управления, руководитель получает информацию о ходе воздействия и результатах деятельности объекта управления (обратная инфор­мационная связь).

Характеристики управленческой информации. Обычно в управлении выде­ляют следующие характеристики информации: объем, достоверность, цен­ность, насыщенность и открытость.

1.Объем информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения.

Он зависит от символьного объема, формы представления (текст, графика, формулы, звук), временного ин­тервала на ее обработку, сложности информации или ее обработки, индивиду­альных характеристик информанта.

Объем информации имеет три уровня: информационная избыточность, субминимальный уровень и недостаток информации (информационный голод).

Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стои­мость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублиро­вание информации, т.е. создание информационной избыточности.

Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений. Монополизация проявляется в двух направлениях:

- за­секречивании (обоснованном или необоснованном) части необходимых сведе­ний;

- стремлений отдельных лиц или организаций монопольно обладать информа­цией для повышения их социального и материального статуса.

Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повыше­ния вероятности правильного решения.

Выход из этого состояния должен быть в демократизации информационных процессов, т.е. в широком доступе к интересующей информации через различ­ные каналы всех заинтересованных лиц.

Субминимальный уровень информации это минимально полный объем ин­формации для конкретного человека, при котором он может принять обосно­ванное управленческое решение. Естественно, этот уровень является величи­ной субъективной и его следует подстраивать под конкретного человека. Тех­нология определения этого минимума должна учитывать индивидуальность человека.

3. Достоверность информации - это процент реальных сведений к общему объ­ему информации (в дальнейшем под объемом информации будем понимать объем воспринимаемой информации).

Достоверность имеет три уровня: абсо­лютный (100%), доверительный (более 80%), негативный (менее 80%). Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем мень­ше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность.

4. Ценность информациихарактеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня: нулевой, средний (сокращение уровня за­трат или повышение прибыли более, чем на 10%), высокий (сокращение уровня затрат более, чем в 2 раза), сверхвысокий (сокращение уровня затрат более, чем в 10 раз), Ценность характеризует информацию как товар, имеющий по­требительную стоимость.

Нулевую ценность имеет информация, повторяющая известные характеристики объекта управления или представляющая ненужные характеристики для принятия решения.

Средний уровень ценности имеет ин­формация, создаваемая добросовестными, но потерявшими интерес к работе специалистами.

Высокую ценность представляют имитационные модели ор­ганизаций, позволяющие руководителю правильно предусмотреть возможные последствия реализации при различных вариантах решения.

Сверхвысокую ценность представляет информация, связанная с инновационными технология­ми, маркетинговыми исследованиями.

5. Насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой информа­ции.

Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профес­сиональной) информации за счет: улучшения настроения, поднятия эмоцио­нального уровня, предварительной настройки внимания на заданную тему.

Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о матери­альном и моральном стимулировании, предупреждение о предстоящей инфор­мации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как "сухая" и плохо воспринимается. При обилии фоновой информации можно пропустить или частично воспринять необходимый объем полезной информации. В таких случаях говорят, что в со­общении, докладе, распоряжении много "воды".

Насыщенность имеет три уровня: высокий (80-100%), нормативный ( 50-80%) и низкий (менее 50%). Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации пока еще относится к искусству управления.

6. Открытость информации - это возможность предоставления ее различным контингентам людей.

Существует три уровня открытости. Секретная (госу­дарственная тайна) - отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование. Например, информация об обороне страны. Конфиденциальная ( для служебного пользова­ния) - отражает интересы общества, группы или коллекти­ва людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной отно­сится информация с высоким уровнем ценности (сокращение уровня затрат более, чем в 2 раза) и сведения о потенциале организации (кадровом, техноло­гическом, научном и т.п.). Она включает: инвестиционные программы и планы инвестиций, имущественное положение организации, методы изучения рынка сбыта и продаж, сведения о партнерах и клиентах, способ производства про­дукции и структура цены, условия сделок и контрактов. Публичная (открытая) - отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Этот тип информации не имеет огра­ничений на использование.

Рассмотренные нами пять характеристик информации оказывают влияние друг на друга. Корректировка одной характеристики влияет и на другие. Так, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения ее объема и открытости.

5.4. Закон самосохранения

Формулировка закона: "Каждая материальная система (организация, кол­лектив, семья) стремиться сохранить себя (выжить) и использует для дос­тижения этого весь свой потенциал (ресурс)".

Деловая организация представляет собой некоторую само­стоятельно существующую систему, подобную живому орга­низму, который появляется на свет, растет, развивается, со­вершенствуется, болеет, стареет и умирает. Организации при­суще стремление к самосохранению. В этом смысле она может продолжить свое существование даже после достижения по­ставленной цели.

При рыночных отношениях и наличии острой конкурент­ной борьбы происходит естественный отбор организаций, наиболее приспособленных к сложившимся условиям. Орга­низации, не удовлетворяющие потребностей общественного развития, обречены на гибель. Поэтому выбор целей и соци­альной миссии организации является первым и самым ответ­ственным моментом в стремлении к выживанию. В жизни многих организаций бывали ситуации, когда они оказывались на грани ликвидации или вступали в процедуру банкротства. Одни из них при этом были ликвидированы, другие, реоргани­зовав предприятие, сумели найти ресурсы и выжили.

Решению проблем выживания организаций способствует закон самосохранения, который утверждает, что любой ор­ганизации как социально-экономической системе присуще стремление к самосохранению (выживанию) за счет опти­мального использования кадровых и материальных ресурсов.

Следует отметить, что стремление к самосохранению при­суще не только крупным формациям, но и каждому отдельно­му человеку, и небольшим коллективам, в том числе и семье — ассоциативной организации малого размера.

Закон самосохранения служит основой для оценки способ­ности организации к выживанию в изменяющихся условиях существования. Полученная оценка используется для опреде­ления времени существования организации и при прогнозиро­вании ее дальнейшего развития. В ходе построения оценки необходимо составить максимально полное описание факто­ров внутренней и внешней среды, оказывающих влияние на деятельность организации, разбить эти факторы на две груп­пы: позитивные и негативные.

Позитивные факторы относятся к ресурсам, повышающим возможности организации в борьбе за выживание. Организа­ция способна к выживанию и устойчивому поступательному развитию в том случае, если энергетический потенциал пози­тивных (созидательных) факторов превышает соответствую­щий показатель негативных (разрушительных) факторов.

Основная сложность составления баланса созидательного и разрушительного потенциала заключается в том, что, оцени­вая способности организации к самосохранению, необходимо учитывать не только внутренние факторы материализованного характера (наличие денежных средств, состояние материаль­но-технической базы, технологии работы и т.д.), но и соци­ально-психологические факторы. Сюда следует отнести характеристики профессиональной и психологической при­годности персонала к выполнению возложенных на них обя­занностей, показатели общей психологической атмосферы в коллективе (отношение к руководству, конфликтность, спо­собность работать в часто меняющихся или экстремальных условиях и т.д.).

Кратко охарактеризуем факторы внешней среды, оказывающие влияние на деятельность орга­низации.

Международные факторы. К ним относятся взаимоотноше­ния между государствами, соглашения по тарифам и торговле между странами, законодательные основы различных стран. Крупные и средние деловые организации, как правило, стре­мятся выйти на международный рынок. Поэтому они должны отслеживать политику правительств других стран, предусмат­ривающую меры по защите или расширению национального рынка. Многие меры могут быть не только запретительного (установление высоких таможенных пошлин на отдельные группы импортируемых товаров), но и поощрительного харак­тера. Так например, правительство Франции, с целью поощре­ния экспорта изделий легкой промышленности ввело 15% скидку на отпускные цены для товаров, вывозимых физиче­скими лицами в другие страны с выплатой компенсации из средств госбюджета. В Финляндии при выезде из страны на границе возвращают НДС за товары, купленные иностранцами в местных магазинах.

Политические факторы. Это прежде всего государственный строй, законодательная и нормативная деятельность феде­рального правительства и органов местной власти, уровень правового регулирования экономической деятельности, со­стояние кредитной политики, протекционизм в таможенной политике.

Экономические факторы. Среди них темпы инфляции (де­фляции), налоговые ставки, способность управления финан­сами на государственном уровне, условия предоставления кредитов, уровень цен, платежеспособность населения и пред­приятий, уровень безработицы в стране.

Рыночные факторы. Многочисленные факторы состояния рынка существенно влияют на работу деловой организации. Анализ спроса и предложения позволяет руководству вовремя предвидеть неблагоприятные ситуации, учитывать демогра­фическую ситуацию, уровень конкуренции, емкость рынка и защищенность организации в рамках выбранного сегмента рынка. Изучение поведения конкурентов позволяет опреде­лить их цели и стратегию на рынке, что дает возможность де­ловой организации быть готовой к потенциальным угрозам со стороны недоброжелательных конкурентов.

Технологические факторы. Изменение в технологической внешней среде может поставить организацию в условиях кон­куренции в безнадежное положение. При анализе технологи­ческой внешней среды важно не упустить момент появления в ней нововведений. Для нынешнего этапа развития деловых отношений России характерно быстрое изменение в области технологий работы. В основном это связано с тем, что в по­следние годы расширились возможности использования но­вейших достижений передовых стран мира. Это не только технические новации, но и современные информационные технологии, новые технологии управления органи­зациями, финансовыми потоками и т.д.

Социальные факторы. Эти факторы самым тесным образом связаны с тем, чему отдают предпочтение большие группы на­селения. В условиях экономической нестабильности именно они могут представлять заметную угрозу выживаемости орга­низации. В настоящее время для России характерно заметное влияние таких факторов, как обостренные национальные чув­ства (покупать только отечественные товары, не покупать товары у лиц определенных национальностей и т.п.), неодно­значное отношение к предпринимательству, изменение обще­ственных ценностей, развитие движения в защиту прав потре­бителей и т.д. Составление списка потенциальных угроз суще­ствованию организации, анализ этих угроз и предварительная разработка сценариев поведения в экстремальных ситуациях значительно повышают шансы выживания деловой организа­ции, стремящейся к самосохранению в условиях острой кон­курентной борьбы, что, как показывает опыт солидных дело­вых организаций, вполне осуществимо.