Информационные технологии управления — совокупность методов, процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение и распространение (транспортировку) информации с целью снижения трудоемкости использования информационного ресурса, а также повышения его надежности и оперативности.
Технология информационной деятельности включает такие понятия, как материально-техническая база, виды информационной технологии, система ведения записей, носители информации, информационные базы данных, пакеты прикладных программ.
Развитие материально-технической базы информационной деятельности можно разбить на несколько этапов.
Первый этап — 50—60-е годы XX в. — характеризуется созданием и использованием крупногабаритных ЭВМ, появлением и быстрым развитием техники, накапливающей, систематизирующей, обрабатывающей и выдающей информацию; созданием и совершенствованием техники, специализированных систем связи; формированием целевых информационных банков. ЭВМ стали базой информационных систем управления в так называемой мак-роэлектронной форме.
Второй этап — 1970-е годы — характеризуется созданием и использованием микропроцессоров во все более разнообразных производственных, информационных, транспортных и других устройствах. Это направление развития электроники дало толчок созданию и быстрому распространению миниатюрных видов вычислительной техники — мини-, микро- и персональных ЭВМ, что обеспечило возможность накопления и выдачи информации в самых различных формах и разнообразного назначения.
На третьем этапе — 80-е и начало 90-х годов XX в. — информационные технологии становятся более эффективными, все глубже охватывают как управляемые производственные процессы, так и сами процессы управления, обеспечивают формирование автономных и интегрированных компьютерных систем.
Электронная техника позволяет экономить управленческие и накладные расходы; значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ; обеспечивает эффективное внутрихозяйственное планирование; заменяет секретарей-машинисток, делопроизводителей; в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.
Во внутрихозяйственной системе информации используют следующие виды вычислительной техники:
ЭВМ крупногабаритные и персональные;
микропроцессоры;
средства телекоммуникаций;
электронные пишущие машинки, терминальные устройства со встроенной микро-ЭВМ;
средства автоматизированной обработки текстовой информации.
В системе оперативного управления производством мини-ЭВМ используются:
для разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
контроля за движением запасов материалов, необходимых для процесса производства;
расчета заработной платы;
контроля за поступлением заказов;
анализа данных о сбыте продукции;
регистрации поступления платежей;
ведения учета и отчетности.
Технические средства современных информационных технологий должны отвечать определенным требованиям: быстро решать отдельные задачи, обладать достаточными объемами памяти и информационной емкости, развитыми коммуникациями. Эти требования обусловлены спецификой информационных процессов в организациях, требующих оперативности обработки и анализа больших объемов информации.
Виды информационных технологий. При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут применяться различные виды информационных технологий:
сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единого документа и использование центральной ЭВМ для их агрегирования;
обработка данных в режиме диалога для расчета показателей на терминале;
получение свободного документа, использование машиносчитывающего носителя информации, обработка данных на компьютерах.
Решение вопросов внедрения новых технологий требует комплексного подхода. Важно не только исследовать технико-экономические организационные аспекты проблемы, но и учитывать влияние внедрения новых технологий на положение работника в производственном процессе. В частности, требуется анализ трудовых функций работника, его образа действия, навыков, способностей, условий труда. Трудность представляет оценка трудовых и социально-экономических факторов.
Для новых информационных технологий характерны: интегрированность информации (осуществляется сквозная информационная поддержка на всех этапах прохождения информации на основе интегрированной базы данных, предусматривающей единую унифицированную форму представления, хранения, поиска, отображения, составления и защиты данных); гибкость (возможность адаптивной перестройки формы и способа представления информации в процессе решения задачи); интерактивность (диалоговый режим решения задач с широкими возможностями для пользователя).
Система ведения записей разрабатывается на основе специальных программ, направленных на облегчение доступа к требуемой информации и использования ее.
К важнейшим видам записей относятся:
технологическая документация, чертежи, инженерно-конструкторские расчеты;
научная документация, опытно-конструкторские разработки, патенты и другая интеллектуальная собственность;
данные учета и финансовой отчетности, финансовая документация;
расчеты заработной платы рабочих и служащих;
тексты контрактов и сопроводительная документация;
тексты годовых отчетов и протоколов общих собраний коллективов и акционеров;
данные для осуществления многовариантных расчетов в рамках программ маркетинга по продукту и хозяйственному подразделению;
данные для разработки планов и показатели планов.
Обычно записи первичных данных делят на две группы:
статистические (финансовые) отчетные показатели, а также текстовая информация: доклады, сообщения, отчеты о текущей хозяйственной деятельности организации и перспективы развития;
составленные на основе информации первой группы предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления организацией в целом и по отдельным подразделениям.
Носители информации. Необходимую информацию заносят на определенные формы — носители информации. Формы могут содержать информацию по организации в целом и по каждому подразделению в отдельности. Каждая форма имеет свой перечень статистических данных и фактологической информации, позволяющий произвести детальный экономический анализ состояния и развития хозяйственной деятельности организации, разработать и принять необходимые управленческие решения.
Различают следующие виды форм: для хранения информации, регистрации данных, статистической (финансовой) отчетности, обследований.
Поскольку потребности в получаемой информации и ее содержание меняются в зависимости от изменяющихся внутренних условий, возникает необходимость в постоянном уточнении и переработке форм, содержащих первичные данные.
Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность организации в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактологический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития организации. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе ее хранения и обновления, а также обоснованной увязке, взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставления данных. Это имеет существенное значение при объединении первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своими реквизитами. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований менеджеров — основных пользователей.
Создание пакетов прикладных программ. Разработка стандартных программных средств организациями, выпускающими персональные ЭВМ, получила в современных условиях существенное развитие.
Разработкой пакетов прикладных программ занимаются как крупные, так и небольшие специализированные организации. Одни ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров одного вида, другие — на разработку пакетов программ для разных видов персональных ЭВМ.
Разработкой пакетов прикладных программ занимаются также специалисты государственных учреждений, университетов на основе конкретных заказов и контрактов.
Эффективность современной информационной технологии в значительной степени зависит от выбранной стратегии ее внедрения. Существуют и могут быть выделены две стратегии внедрения современных информационных технологий: новая информационная технология приспосабливается к действующей системе управления; новая информационная технология внедряется в модернизированную систему управления. Эффект от внедрения первой стратегии невысок, но и затраты незначительны. Затраты по второй стратегии велики, но и эффект максимален.
Контрольные вопросы и задания
1.Сформулируйте понятие информации. Как она классифицируется?
2.Какие требования предъявляют к информации?
3.Какие вы знаете уровни информационного обеспечения?
4.Какие известны типы информации?
5.Расскажите о внутрихозяйственной системе информации.
6.Каковы принципы и цели внутрихозяйственной системы информации?
7.Перечислите задачи и функции внутрихозяйственной системы информации.
8.Какова технология информационной деятельности?