2015-03-22
1408
Нормативное регулирование (Порядок ведения кассовых операций в РФ Письмо ЦБ (2011), Постановление Госкомстата от 18.08.1998 об утверждении форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации).
Одним из важнейших участков финансово-хозяйственной деятельности организаций являются кассовые операции, которые регулируются Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40. (с изменениями от 26 февраля 1996 года)
В данном документе рассматриваются общие положения по ведению кассовых операций в Российской Федерации, а также такие вопросы, как: прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов, ведение кассовой книги и хранение денег, ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.
К данному даны следующие приложения:
Приложение 1. Признаки и правила определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России
1. Признаки платежности.
2. Допустимые повреждения платежных банкнот.
3. Порядок обмена банкнот и монет.
4. Порядок экспертизы денежных знаков.
Приложение 2. Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке
Приложение 3. Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий (с изменениями от 26 февраля 1996 г.)
1.Общие положения
2. Требования по технической укрепленности помещений касс предприятий
3. Требования к оборудованию помещений касс средствами охранной и охранно-пожарной сигнализации
Приложение 4. Акт ревизии наличных денежных средств
Документальное оформление кассовых операций строго регламентировано постановлением Госкомстата РФ 18.08.98 № 88 (в ред. от 03.05.2000 № 36) об утверждении форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации.
В данном документе перечислены первичные документы по учету кассовых операций, которые должны обязательно оформляться всеми предприятиями без исключения.
Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными организация создает специальный участок бухгалтерии – кассу, которую возглавляет кассир. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей.
Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе или просто лимитом остатка кассы. Размер лимита устанавливает организация Лимит зависит от потребности фирмы в наличных деньгах и при необходимости может быть пересмотрен.
Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение пяти рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий (в районах Крайнего Севера – 5 дней).
Если останутся в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, организацию оштрафуют. Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение руководителя организации могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности. К денежным документам относятся путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные для работников предприятия, почтовые марки, проездные билеты и т.д.
Бланки строгой отчетности к которым и относятся денежные документы (трудовые книжки и вкладные листы к ним и т.д.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».
Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Наличные деньги, полученные из банках, расходуются на те цели, на которые они предназначены (указание в чеке), а именно: на выдачу зарплаты, на хозяйственные нужды или командировочные расходы и т.д.).
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении:
1) расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
2) неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности
3) несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
4) в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций - влечет наложение административного штрафа в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.
Нарушение установленного срока представления в налоговый орган или орган государственного внебюджетного фонда информации об открытии или о закрытии счета в банке или иной кредитной организации - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до двух тысяч рублей.
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.
Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.
При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению).
На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор, и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора.
Для учета кассовых операций применяются следующие типовые формы первичных документов:
1) КО-1 – «Приходный кассовый ордер» для оформления поступления наличных денег в кассу;
Поступление денежных средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером. Ордер выписывается в одном экземпляре ответственным за это лицом.
Приходный кассовый ордер состоит из двух частей. Основная часть остается в кассе. Отрывная - передается лицу, внесшему деньги в кассу, что является подтверждением принятия от него денег.
Приходный кассовый ордер заполняется вручную, на печатной машинке или вычислительной техники. Помарки и исправления не допускается.
2) КО-2 – «Расходный кассовый ордер» для оформления выдачи наличных денег из кассы. Ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это.
Получатель собственноручно расписывается в получении денежных средств с указанием полученной суммы в рублях прописью. Выдача денег осуществляется только лицу, указанному в документе и на которого выписан расходный кассовый ордер.
Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные – руководитель организации и главный бухгалтер или лица ими уполномоченные.
Приходные и расходные кассовые ордера должны быть заполнены четко и ясно чернилами и шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительно) машинке (компьютер). Подчистки, помарки и исправления не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.
Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии, выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости.
3) КО-3 – «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» для регистрации кассовых ордеров или заменяющих их документов;
4) КО-4 – «Кассовая книга». Кассовая книга предназначена для учета поступления и выдачи наличных денег организации в кассу. Организация имеет право вести только одну кассовую книгу. Книга заводится на определенный период времени: месяц, квартал, год, (это устанавливается в учетной политике предприятия). Обычно каждый лист кассовой книги соответствует одной отчетной дате (дню). Однако, если записей не слишком много, разрешено вместо даты отчета ставить интервал.
Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
Существуют два способа ведения кассовой книги. Первый - рукописный. Второй - с помощью машинограмм.
Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____________ листов". Общее количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: первая (с горизонтальной разметкой строк) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется как второй экземпляр с лицевой и обратной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первой и второй экземпляры нумеруются одинаково. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Вторые - отрываются и служат отчетом кассира, до конца операций за день не отрываются.
Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4). Журнал кассира-операциониста применяется для учета операций по приходу и расходу выручки по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и печатью организации. Затем он регистрируется в налоговом органе. Записи ведутся ежедневно кассиром-операционистом на основании отчетов кассового аппарата за день. Они заносятся в хронологическом порядке. При внесении в журнал исправлений они должны быть заверены подписями кассира-операциониста, главного бухгалтера и руководителя организации. В конце рабочего дня кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру. Журнал кассира-операциониста в отличии от кассовой книги заводится не на какой-либо период, а на фактическое время работы кассового аппарата. В случае если остался последний лист, журнал КМ-4 продляется в налоговой инспекции.
Аналитический учет кассовых операций ведется в кассовой книге. Кассовая книга – это реестр аналитического учета, защищающий интересы как кассира, так и организации. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало и конец месяца; оборот по дебету – суммы, поступившие в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные наличными.
Кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1, а операции по дебету – в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 1. и ведомости № 1. служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводиться одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале0ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.
Основные бухгалтерские проводки по счету 50 «Касса»:
1. Операции по увеличению (поступлению) денежных средств наличными:
Д 50 К 51 – поступление наличных денег с расчетного счета организации
Д 50 К 71 – сдан остаток аванса неиспользованных денежных средств подотчетными лицами
Д 50 К 73 – погашение наличными задолженности по недостачам, растратам, хищениям и прочим платежам.
Д 50 К 62, 90 – оплата наличными за проданный товар, оказанием услуг, получение итого дохода наличными.
Д 50 К 76 – погашение дебиторской задолженности, возникновение кредиторской задолженности
Д 50 К 75 – взносы учредителей.
2. Операции по уменьшению (выбытию) денежных средств наличными:
Д 51 К 50 – сдан сверх лимитный остаток свободных денежных средств кассы
Д 69 К 50 – выдано единовременных пособий по случаю рождения ребенка и т.п.
Д 70 К 50 – выданы наличными зарплата, премии
Д 71 К 50 – выдано наличными под отчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы
Д 91 К 50 – выдача материальной помощи на питание и т.д.
