Внутренняя среда организаций

Глава 2

ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ

Глава посвящена описанию организации как объекта управления, характеристик ее внутренней и внешней среды, а также роли внутренних и внешних факторов в обеспечении эффективного функционирования организации. В преломлении к специфике предприятий фармацевтического профиля освещены материалы, раскрывающие суть успешной деятельности организации, содержание работы руководителя, методы руководства, отношения власти и лидерства.

Организации фармацевтической системы как объекты управления.

Внутренняя среда организаций

Базовым понятием менеджмента является организация, так как теорию менеджмента нельзя рассматривать вне организационных отношений.

Понятие "организация" в менеджменте употребляется в двух значениях: организация как функция управления, как процесс, и организация как предприятие, учреждение (заведение), то есть объект управления. В последнем случае в основе понятия лежит соответствие нескольким обязательным требованиям:

а) наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы;

б) наличие хотя бы одной цели (то есть желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;

в) наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Из этого следует, что организация — это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

В соответствии с определением Кеннета Киллена организация – это группа людей, работающих вместе во главе с руководителем с целью выполнения определённых планов.

В материалах Всеамериканской конференции по проблемам управления комплексными программами работ в эпоху научно-технического прогресса дано такое определение организации: организация – это совокупность материалов, машин, технических и научных средств, а также персонала, ориентированных на решение определённой задачи в результате непрерывного взаимодействия и интегрированных в единую социальную систему.

В более широком понимании организацию можно характеризовать как структуру, в рамках которой осуществляются соответствующие мероприятия.

Организации делятся на простые и сложные. Поскольку организация, как правило, имеет набор взаимосвязанных целей, она чаще всего является сложной. Общими чертами её являются:

· ресурсы (материальные – средства и предметы труда, финансовые, трудовые, технологические, информационные);

· зависимость от внешней и внутренней среды;

· необходимость управления;

· наличие структурных подразделений;

· разделение труда (горизонтальное и вертикальное).

В фармацевтической системе организациями — объектами управления — являются аптеки, аптечные пункты, аптечные склады и базы, фармацевтические фабрики, фармацевтические предприятия и их объединения, оптово-посреднические предприятия, контрольно-аналитические лаборатории и др.

Организации представляют собой созданные людьми системы, состоящие из многочисленных взаимозависимых частей, тесно связанных с внешним окружением, то есть имеющие внутреннюю и внешнюю среду. К основным внутренним переменным организации, требующим управления со стороны руководства, относятся: цели, структура, технология и люди (рис. 2.1.)

Основные

характеристики

Цели организационной

структуры

Классификация

технологий

Типы структур

Функции организационной

структуры

Категории

Исходные позиции для начертания целей;

Сферы, в которых формируются цели;

Стратегии в выборе целей

Рис. 2.1. Внутренние переменные организации и их характеристики

Цели — это конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, так как он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. Немаловажное значение при этом имеет соответствие общих целей организации и ее подразделений. Цели подразделений должны составлять конкретный вклад в цели организации как целого и не вступать в противоречие с целями других подразделений.

У организаций могут быть разнообразные цели. Так, организации, которые заняты бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или услуг. Эта их задача направлена на достижение таких целей, как рентабельность и производительность. Государственные органы, учебные институты, лечебные учреждения действуют в соответствии с целями, сформированными как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений.

Крупные организации имеют много целей. Например, чтобы получить прибыль, они должны сформулировать цели на таких участках, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность.

Исходя из специфики аптечных предприятий, основной целью их является удовлетворение потребности населения и лечебно-профилактических учреждений в лекарственных препаратах, что одновременно является составляющей интересов общества. Кроме того, для успешной деятельности немаловажное значение имеет достижение доходности, подготовка и отбор руководителей и др.

Структура организации — это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных сфер, построенные в такой форме, которая позволяет эффективно достигать целей организации:

Функциональной сферой является работа, выполняемая подразделениями для организации в целом. Выбор функциональных сфер определяет основную структуру организации и в значительной степени — возможности ее успешной деятельности.

К структуре организации имеют отношение две концепции: специализированное разделение труда и сфера контроля.

Специализированное разделение труда — это закрепление определенной работы за специалистами, то есть теми, кто способен ее выполнять лучше, с точки зрения организации как единого целого. Группировка специалистов в пределах функциональной области формирует горизонтальное разделение труда.

Вертикальное специализированное разделение труда обусловлено необходимостью координации непосредственного выполнения задач группами. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней, то есть формальную подчиненность лиц на каждом уровне. Количество лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля ― это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество работников, то речь идет о широкой сфере контроля, которая дает плоскую структуру управления.

Если сфера контроля узкая, то есть каждому руководителю подчиняется мало работников, значит, речь идет о многоуровневой структуре.

Взаимосвязь специализированного разделения труда, сферы контроля и структуры организации проиллюстрирована на рисунке 2.2. на примере аптеки с правом изготовления лекарственных форм.

Рис. 2.2. Организационная структура и разделение труда в аптеке с правом изготовления лекарственных форм

Задача в общем понимании и как внутренняя переменная — это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре организации каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение общих целей.

Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами) и информацией.

Например, в аптеках работа фармацевтов по изготовлению экстемпоральных лекарств и фасовщиков состоит преимущественно из работы с предметами. Задачи заведующего аптекой, его заместителя, заведующих отделами, провизоров-технологов по приему рецептов и отпуску лекарств — это в основном работа с людьми. В то же время задачи провизора-информатора связаны в большей степени с информацией.

Технология — четвертая важная внутренняя переменная. Большинство людей рассматривает технологию как нечто связанное с изобретениями и машинами, однако социолог Чарльз Перроу описывает технологию как способ переработки сырья – будут ли это люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги. Существует еще одно похожее определение: "Технология – это объединение квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответственных технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях".

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как способа преобразования материала, которую имеем при входе, в форму, получаемую на выходе. С другой стороны, выбор технологии обуславливается целями и структурой организации.

Выбор технологии предприятиями фармацевтического профиля обусловлен объемом и характером выполняемой работы. В аптеках преобладают технологии индивидуального изготовления лекарств по рецептам и технология мелкосерийного изготовления лекарств по часто повторяющимся прописям. Фармацевтические предприятия имеют в своем распоряжении технологии промышленного изготовления лекарственных препаратов. Промежуточное место между индивидуальными технологиями и технологиями массового производства занимают технологии малых фармацевтических предприятий. Такое место малых производств обусловлено тем, что выпуск их продукции не может быть полностью стандартизирован, в отличие от крупных фармацевтических предприятий и фирм.

Люди являются центральным фактором в любой модели управления. Ситуационный подход к управлению рассматривает три основные аспекта человеческой переменной: поведение отдельных людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп. Но объединяет их то, что поведение человека в обществе и на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды. Наиболее важными из этих характеристик являются: способности, предрасположенность, одаренность, потребности, ожидание, восприятие, отношение, точка зрения, ценность.

Способности — индивидуальные способности — область, в которой люди наиболее различаются. Организации почти всегда пытаются воспользоваться различиями в способностях при решении вопроса, какую работу будет выполнять конкретный работник. Отбор человека, который лучше других способен выполнять определенную работу, — это логичное средство увеличения выгод от специализации.

Наклонность, одаренность — тесно связаны со способностями. Наклонность — это имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо конкретной работы. Наклонность в определенной отрасли обычно облегчает приобретение способности эффективно выполнять ту или иную работу. Наклонность к управлению важна при определении кандидатов на руководящую должность.

Потребности — внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо. К базисным потребностям относятся, в основном, физиологические (потребности в пище, питье, тепле), а также психологические потребности причастности, принадлежности к обществу или группе людей. Многие имеют потребности власти и влияния.

Поэтому организация должна стремиться создать ситуации, в которых удовлетворение потребностей работника вело бы к реализации целей организации.

Ожидание оказывает значительное влияние на поведение людей. Если люди не ожидают, что поведение, которого ждет от них организация, приведет к достижению желаемых целей или удовлетворению личных потребностей, они, вероятно, не будут работать эффективно.

Восприятие сильно влияет на ожидание и на все остальные аспекты поведения. Оно определяет, испытывает ли человек потребность и каковы его ожидания в конкретной ситуации. Поэтому, если руководство хочет, чтобы работники стремились к достижению цели организации, ему не следует ограничиваться лишь поощрениями. Работникам необходимо объяснить, что желаемое поведение приведет к удовлетворению их индивидуальных потребностей.

Отношение, точка зрения — это еще один аспект различий между людьми, который раскрывает их отношение к чему-либо или их социальные установки. Отношение формирует необъективное восприятие людьми окружающей среды и тем самым влияет на их поведение. Установки же формируются под влиянием людей, которые составляют привычное окружение.

Ценности — это общие убеждения, вера в то, что хорошо и что плохо, или что не имеет значения в жизни. Ценность всегда предполагает субъективное ранжирование по важности, качеству или по признанию чего-то благом.

Ценности, как и многие другие индивидуальные характеристики, приобретаются посредством обучения (в школе, в семье), а в дальнейшем они укрепляются в других социальных контактах и даже через средства развлечения и досуга.

Каждая организация, сознательно или несознательно, также устанавливает свою собственную систему ценностей. Эта система составляет организационную культуру или нравственный облик организации.

Все приведенные характеристики определяют индивидуальность, присущую каждому человеку, а сочетание стабильных характеристик определяет личность. Личность проявляется через "характеристики отдельного человека и его поведение, которые сгруппированы таким образом, что отражают уникальный характер приспособления данного лица к окружающей среде". Задача руководителя, который и сам должен быть личностью, состоит как в том, чтобы выявить и использовать работников, имеющих черты, желательные для деятельности по достижению целей организации, так и в том, чтобы создать рабочую среду, способствующую поддержанию этих черт.

Однако характер поведения работника не является чем-то постоянным, он формируется и развивается под воздействием различных факторов окружающей среды, два из которых можно считать доминирующими, — это группы и управленческое лидерство.

Группы могут формироваться спонтанно, как результат интенсивных социальных взаимодействий. Но вместе с тем, сама организация и ее подразделения тоже являются группами благодаря формальной структуре.

Группы оказывают влияние на поведение конкретных людей. Члены группы формируют разделяемые ими установки, ценности и ожидания в вопросах, связанных с пониманием поведенческой нормы. Нормой и называются стандарты поведения, признаваемые приемлемыми в определенных условиях. Чем в большей степени человек ценит свою принадлежность к группе, тем в большей степени его поведение будет совпадать с групповыми нормами.

Групповые нормы могут способствовать или противодействовать достижению целей организации. Примером первого служит высокая степень коллективизма в группе, поддержание стабильности в общении и др.

Чтобы быть эффективным менеджером, необходимо быть и эффективным лидером. Лидерство — это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определенным образом. Стиль лидерства отражает ценности и взгляды менеджера, его отношение к подчиненным, его самооценку и личность. Выбор стиля руководства в значительной степени определяет, насколько хорошо менеджер сможет направить усилия работников на достижение целей, создать работоспособный коллектив, решить конфликтную ситуацию и др.

Внутренние переменные в управленческой практике не могут рассматриваться независимо друг от друга. Значительные изменения любой из них будут в определенной степени влиять на все остальные (рис. 2.3.)

Рис. 2.3. Взаимосвязь внутренних переменных организации

В своей совокупности внутренние переменные рассматриваются как социотехнические подсистемы, поскольку имеют и социальный (люди) и технический (другие переменные) компоненты. Следовательно, управляя внутренними переменными, необходимо учитывать, что совершенствование одной из них, например, технологии, не обязательно может привести к повышению производительности, если эти изменения отрицательно сказываются на другой переменной, например, на людях.

Внутренняя среда представляет собой систему показателей, характеризующих деятельность предприятия. К ним относятся: производство, маркетинг, финансы, трудовые ресурсы и образ (имидж) корпорации. В современных условиях большое значение имеют научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы предприятий.