double arrow

Способы исправления ошибок в бухгалтерском учете


Учетные регистры и их классификация

ФОРМЫ И ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

ТЕМА 4.

1. Учетные регистры и их классификация.

2. Способы исправления ошибок в бухгалтерском учете.

3. Формы бухгалтерского учета.

Организация бухгалтерского учета определяет различные учетные регистры, устанавливает порядок, последовательность и способы записи в них, взаимосвязь между ними. К организации бухгалтерского учета также относятся выбор и применение форм учетных регистров, правильное и рациональное сочетание аналитического и синтетического учета и, в конечном счете, применение определенной формы бухгалтерского учета. Под формой бухгалтерского учета понимают определенный способ технического осуществления бухгалтерского учета: построение регистров и их взаимосвязь, порядок и способы записи и группировки в них хозяйственных операций и применение определенных технических средств учета.

Основанием для записей в учетных регистрах являются данные первичных документов, фиксирующие хозяйственные операции. Согласно требованиям Закона "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине", первичный документ должен быть составлен при осуществлении хозяйственной операции. Если это невозможно – непосредственно после ее окончания. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы. В бухгалтерском учёте под документами подразумевается письменное свидетельство опреде-лённой формы и содержания о практическом осуществлении хозяйственной операции, а также право на её совершение. Документы являются основанием для записи на бухгалтерских счетах, а содержащиеся в них данные – фундаментом для всего содержания экономической информации.

Минимальной структурной (неделимой) единицей документа является реквизит – показатель документа, характеризующий одну из сторон хозяйственной операции. Общими для любых документов являются следующие реквизиты:

место составления: название предприятия, учреждения, от имени которого составляется документ (например, АО «ХТЗ»);

наименование документа (приходный ордер, карточка складского учёта, лимитно-заборная карта);

дата составления хозяйственной операции (05.10.2000 г.);

содержание хозяйственной операции (в основное производство переданы материалы: Д 23 К 20);

количественная характеристика хозяйственной операции (отпущены материалы в производство на сумму 350 грн.);

стороны, участвующие в хозяйственной операции (например Акт-требование), содержат следующую информацию:

кто затребовал материал (начальник цеха);

кто выдал (заведующий складом);

кто получил (инженер Ткаченко А. В.);

должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции).

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичных документах, руководствуясь требованиями Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, могут быть указаны дополнительные реквизиты, а именно:

идентификационный код предприятия, учреждения из государ-ственного реестра;

номер документа;

основание для осуществления операции;

данные о документе, который удостоверяет лицо получателя, и другие.

Информация, содержащаяся в первичных документах после их группировки, проверки и таксировки (количество переводится в денежные единицы: общая стоимость 100 кг сырья по 2,15 грн. за кг составляет 215 грн.), группируется в определённом порядке. Документы, в которых осуществляется этот этап учётной работы, называются учётными регистрами, а отражение в них данных о хозяйственных операциях носит название учётной регистрации.

Учётный регистр – это носитель информации, то есть документ, в который переносится информация из первичных документов или из других журналов.

Согласно Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. №88 учетные регистры представляют собой бумажные, машинные носители специального формата в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов, машинограмм и иного предназначенного для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группирования и обобщения информации из первичных документов, принятых к учету.

Учётные регистры группируются по ряду признаков.

По видам бухгалтерские записи подразделяются на:

хронологические, в которых операции отражаются по мере их совершения, т.е. в хронологическом порядке (например регистра-ционный журнал, ведомость отгрузки реализованной продукции);

систематические – регистры, в которых ведется систематическая запись однородных операций (например учет производства и реализации).

Если в одном регистре выполняется как хронологическая, так и систематическая записи, то такой регистр называется комбини-рованным.

Например,журнал №3 по кредиту сч. 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", журнал №3 по кредиту сч. 372 "Расчеты с подотчетными лицами".

По внешнему виду: регистры бывают в виде книг (Главная книга, кассовая книга); в виде карточек (карточка складского учёта, лимитно-заборная карта, инвентарная карточка по учёту основных средств); в виде свободных листов (разного рода ведомости); в виде табуляграмм (свободные листы, в которых печатаются показатели).

По степени обобщения данных регистры делятся:

синтетические;

аналитические;

комбинированные.

В синтетических учетных регистрах записи проводятся в обобщенном виде, коротко, только с указанием даты и номера бухгалтерской записи. Натуральные и трудовые измерители в них отсутствуют (т.е. записи производятся только в денежном измерении).

В аналитических учетных регистрах детализируется содержание записи. С помощью этих регистров осуществляется контроль за наличием и движением каждого вида материальных ценностей, за состоянием расчетов с каждым поставщиком и другой характер. Записи в них делаются подробно с пояснительным текстом, с приведением натуральных и трудовых показателей.

Например, складские карточки по учету материальных ценностей.

В бухгалтерском учёте возникают ошибки. Выявленные ошибки исправляются следующими способами:

корректурным;

дополнительных записей;

сторно.

Корректурный метод исправления ошибок заключается в том, что неправильно сделанная запись зачёркивается одной чертой, но так, чтобы можно было прочесть зачёркнутое, а сверху или рядом пишется правильная сумма. При этом зачёркивается вся сумма независимо от того, что неверна в ней была всего одна цифра. Исправление должно быть оговорено и подтверждено:

подписями лиц, подписавших документ, если исправление в первичном документе (в акте требования, приходном ордере);

подписью лица, сделавшего исправление, если оно сделано в учётных регистрах (журнал, ордер, Главная книга, карточка складского учёта).

Оговорки следует писать следующим образом: "Исправлено" или "Исправленному верить" и указать новую исправленную сумму и дату исправления.

Исключения составляют кассовые и банковские документы, в которых любые исправления не допустимы. Эти документы с ошибками погашаются, перечеркнув и сделав запись "Аннулировано". Такие документы хранятся вместе с правильными (с остальными), а их номер не может быть присвоен другим документам, выданным взамен ошибочным.

Исправления при журнально-ордерной (ж/о) форме осуществля-ется следующим образом.

При обнаружении ошибок после проставления в журнале-ордере итогов, но до внесения итоговых сумм в Главную книгу, исправления делаются в предусмотренных для этого в журналах после итогов в свободных строках или графах.

После перенесения итогов в Главную книгу никакие исправления в журнале не допускаются. Обнаруженная ошибка исправляется посредством дополнительной записи в Главной книге и в нужном журнале.